關(guān)于購(gòu)銷合同編號(hào)的規(guī)定2016.doc

XXXXX有限公司文件編號(hào)ZG-20160101編制部門綜合管理部關(guān)于購(gòu)銷合同編號(hào)的規(guī)定填制日期2016-01-01版本號(hào)A/0頁碼共3頁1、目的為加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范公司合同存檔，明確在合同存檔環(huán)節(jié)中相關(guān)部門的職責(zé)以及工作流程，特制訂為規(guī)范合同編號(hào)的指導(dǎo)性和標(biāo)準(zhǔn)性文件，便于目標(biāo)成本的落實(shí)和控制。 2、適用范圍 本規(guī)則除特別指明外，適用于XXXX有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的所有合同。3、職責(zé)分工（1）、綜合管理部負(fù)責(zé)本規(guī)則的制定、修改、實(shí)施指導(dǎo)和監(jiān)督；（2）、各職能部門合同管理員、檔案管理員負(fù)責(zé)本規(guī)則的具體實(shí)施。4、合同編號(hào)原則（1）、適應(yīng)公司主營(yíng)業(yè)務(wù)的合同管理需要；（2）、公司所有合同都應(yīng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類并連續(xù)編號(hào)。5、合同分類編號(hào)方法（一）合同編號(hào)規(guī)則1. 合同編號(hào)由五個(gè)字母和八個(gè)數(shù)字組成；2編號(hào)形式：XX-XS-XH-201511001，其中符號(hào)所代表的含義如下圖所示：使用“-”進(jìn)行連接各級(jí)編碼XX - XS - XH - 201511001合同編號(hào)規(guī)則示意圖四級(jí)編碼：年月日+順序號(hào) 三級(jí)編碼：業(yè)務(wù)類型簡(jiǎn)寫 二級(jí)編碼：部門縮寫 一級(jí)編碼：公司拼音縮寫一級(jí)編碼：公司拼音縮寫 （二）合同編號(hào)具體編寫規(guī)則，如下表所示:級(jí)碼名稱縮寫一級(jí)編碼XXXX有限公司XX二級(jí)編碼綜合管理部ZG財(cái)務(wù)部CW采購(gòu)部CJ銷售管理部XS生產(chǎn)管理部SC三級(jí)編碼銷售合同XH采購(gòu)合同CJ勞動(dòng)合同LD四級(jí)編碼即年月份+順序號(hào)（根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號(hào)，從“000”自“999”止，列在該合同編碼最后三位）。（三）補(bǔ)充協(xié)議編碼規(guī)則的處理1.補(bǔ)充協(xié)議是指對(duì)合同的補(bǔ)充、變更、解除等而訂立的協(xié)議，在與合同共用一個(gè)編號(hào)的前提下，根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議的簽訂順序在流水號(hào)后用擴(kuò)號(hào)加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，以“01”開始“99”結(jié)束，如“（01）”。例如：該補(bǔ)充協(xié)議是XXXX公司銷售管理部在2015年11月28日第002份銷售合同的第一次補(bǔ)充的，流水號(hào)為01，則合同的第一份補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)為“ZL-XS-XH-20151128002（01）”，以此類推。6、附則（一）、本規(guī)