秘書學(xué)小抄(已排).doc

名詞解釋秘書活動(dòng) 就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)著進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個(gè)人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。秘書方法 是秘書活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介，亦指秘書人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事務(wù)時(shí)所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書業(yè)務(wù) 是指秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作。秘書技術(shù) 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。它同秘書業(yè)務(wù)能力相比，具有更強(qiáng)的實(shí)踐性、靈活性和可操作性。狹義領(lǐng)導(dǎo)意圖 是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)完成某項(xiàng)任務(wù)的意見、傾向和企圖。秘書環(huán)境 是一個(gè)相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書活動(dòng)的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。公務(wù)秘書 就是在國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團(tuán)中擔(dān)任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書人員，如秘書局局長(zhǎng)、處長(zhǎng)、科長(zhǎng)和科員等。二是秘書工作者，即雖無秘書職務(wù)，但實(shí)際上從事秘書工作，或秘書性工作的秘書人員。三是機(jī)要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經(jīng)管國(guó)家和集體秘密事項(xiàng)的人員。四是秘書首長(zhǎng)，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負(fù)責(zé)人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動(dòng)。秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。秘書機(jī)構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機(jī)要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。機(jī)構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務(wù)的過程中所具有的職責(zé)與功能。中樞機(jī)關(guān) 是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，在一級(jí)組織中能夠統(tǒng)攬一切。秘書職能 是秘書活動(dòng)的作畫、職責(zé)、作用和交通的統(tǒng)稱。會(huì)議 是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過程。會(huì)議預(yù)案 是會(huì)議的籌備方案。在會(huì)議如開之前，必須周密、細(xì)致地制定會(huì)議預(yù)案，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭(zhēng)議，與爭(zhēng)端，以取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動(dòng)。直接調(diào)查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關(guān)情況。談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。信訪工作 是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的經(jīng)常性的工作，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護(hù)人民群眾的民主權(quán)利，為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們?cè)陂L(zhǎng)期的生活實(shí)踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會(huì)文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。接待規(guī)格 就是對(duì)來賓的禮遇規(guī)格。事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動(dòng)。如辦會(huì)、值班、接待、印信管理等。廣義的事務(wù)還包括機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財(cái)務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。值班指在固定的時(shí)間、崗位和場(chǎng)所所從事的日常事務(wù)工作。會(huì)談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見。.慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會(huì)組織開展公共關(guān)系活動(dòng)的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿足社會(huì)需要并獲得盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。私人秘書 指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。.秘書職業(yè) 是指具有秘書知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。選擇題1.秘書活動(dòng)：（D）D.輔助行為2.秘書人員：（ C ）C.秘書工作的專門人員 3.秘書方法：（ A ）A.秘書活動(dòng)運(yùn)行的媒介 4.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ B ）A.領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的意見 5.秘書環(huán)境：（ B ）B.秘書活動(dòng)的內(nèi)外部環(huán)境6.秘書活動(dòng)的基本要素：（CD）C.秘書人員和方法D.秘書環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)意圖7.秘書人員：（ CD ）C.秘書活動(dòng)的主體要素 D.秘書活動(dòng)的主導(dǎo)要素8.秘書工作：（ BC ）B.秘書活動(dòng)的客體要素C.秘書活動(dòng)的載體要素9.秘書方法：（ AB ）A.秘書活動(dòng)的中介要素 B.秘書活動(dòng)效率的保證10.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ AD ）A.秘書活動(dòng)的潛在因素 D.秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度1.秘書環(huán)境：（ BC ）B.秘書活動(dòng)的組織保證C.秘書活動(dòng)的外在因素2.秘書活動(dòng)的本質(zhì)屬性：（ A ）A.輔助性3.秘書活動(dòng)輔助性的特點(diǎn)：（ AD ）A.輔助的全面性 D.輔助的非獨(dú)立性4.秘書活動(dòng)的重要特征：（ AD ）A.隨機(jī)性 D.潛隱性5.秘書活動(dòng)的重要特征：（AB ）A.文牘性 B.受動(dòng)性6.秘書活動(dòng)的重要特征：（ BC ）B.事務(wù)性 C.秘密性 7.秘書活動(dòng)的重要特征：（ AD ）A.補(bǔ)償性 D.受動(dòng)性8.秘書活動(dòng)的受動(dòng)性：（ B ）B.以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為中心9.秘書活動(dòng)的補(bǔ)償性：（ AC ）A.知識(shí)與能力的補(bǔ)償 C.經(jīng)驗(yàn)與精力的補(bǔ)償10.秘書業(yè)務(wù)包括的內(nèi)容有：（ AB ）A.文字工作 B.文書工作1.會(huì)議的功能（ AC ） A.決策功能 C.協(xié)調(diào)功能 2.按會(huì)議的內(nèi)容劃分，會(huì)議可劃分為（ AD ） A.綜合性會(huì)議 D.專題性會(huì)議 3.商務(wù)談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（ BC ）B.非正式談判 C.正式談判 4.商務(wù)談判準(zhǔn)備階段中的主要秘書工作（ AD ）A.廣泛收集資料 D.擬定談判方案5.談判方案的主要內(nèi)容有（ BC ） B.談判主題和目標(biāo) C.談判議程 6.信訪工作的原則（ AB ）A.調(diào)查研究、實(shí)事求是的原則 B.按政策、法規(guī)辦事的原則7.信訪工作的要素（ BD ）B.信訪人 D.信訪方式8.信訪工作應(yīng)遵循的基本方針是（ BC ）B.聯(lián)系群眾 C.廣開言路 1.接待工作的一般程序有（ BC ）B.收集來賓情況 C.擬定接待方案 2.接待工作的作用（ AB ）A.代表作用 B.聯(lián)絡(luò)作用3.交談的禮儀要求是（ CD）C.態(tài)度要真誠 D.傾聽要認(rèn)真4.秘書處理事務(wù)的特點(diǎn)是（ CD ） C.重復(fù)性 D.智能性5.秘書值班的主要功能有（ AB ）A.過濾 B.應(yīng)急 6.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)有（ AD ）A.繁雜性 D.臨時(shí)性7領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有（ AB ）A.力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí) B.圍繞中心，突出重點(diǎn)8.黨政秘書工作的特點(diǎn)（ AB ）A.政務(wù)性 B.從屬性 9.黨政秘書工作的基本原則有 （ AC ） A.服從原則 C.參謀原則 10企業(yè)秘書工作的特點(diǎn)有（ AC ）A.經(jīng)營(yíng)性 C.時(shí)效性簡(jiǎn)答題秘書學(xué)的學(xué)科對(duì)象是什么？秘書學(xué)的對(duì)象，即秘書學(xué)的學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書活動(dòng)。秘書活動(dòng)的本質(zhì)屬性是什么？輔助性是秘書活動(dòng)的性質(zhì)，即秘書活動(dòng)區(qū)別于其他職業(yè)活動(dòng)的本質(zhì)屬性。秘書活動(dòng)的輔助性有什么特點(diǎn)？1、輔助的直接性，即秘書活動(dòng)直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，又直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)負(fù)責(zé)。2、輔助的全面性。3、輔助的非獨(dú)立性。秘書活動(dòng)的重要特征有哪些？1、文牘性 2、秘密性 3、事務(wù)性 4、受動(dòng)性 5、隨機(jī)性 6、補(bǔ)償性 7、潛隱性秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？答：設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有三大原則：精簡(jiǎn)原則 縱向?qū)哟伪M量少 橫向幅度可適當(dāng)加大簡(jiǎn)述我國(guó)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的條件。社會(huì)管理組織的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件簡(jiǎn)述我國(guó)古代秘書活動(dòng)的基本特征。1、秘書活動(dòng)歷史悠久 2、秘書機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁 3、秘書人員選拔較嚴(yán) 4、秘書制度比較完備。秘書的層次是怎樣劃分的？1、 從組織級(jí)別上區(qū)分 2、從輔助功能上區(qū)分 3、從職位分類上區(qū)分秘書有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰擬，文稿的校核。2、文書工作。發(fā)文、處文處理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、協(xié)調(diào)工作。部門關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。5、督查工作。6、信訪工作、辦信、接訪。7、議案和提案工作。8、機(jī)要工作。9、會(huì)議工作。10、接待工作。11、隨從工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通訊工作。15、其他工作。秘書工作的原則有哪些？1、準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。2、及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。3、嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。4、同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。秘書機(jī)構(gòu)的作用有哪些？1、組合作用2、樞紐作用3、過濾作用如何進(jìn)行秘書隊(duì)伍的建設(shè)？1、保持相對(duì)穩(wěn)定2、提高綜合素質(zhì)3、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)述輔助決策的過程。1、決策準(zhǔn)備階段。發(fā)現(xiàn)問題，確定目標(biāo)，擬定方案。2、決策制定階段。分析評(píng)估，方案選優(yōu)。3、決策審定階段。決策審批，立法認(rèn)定。4、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。試驗(yàn)證實(shí)，普遍實(shí)施。協(xié)助管理的原則有哪些？ 服從原則。服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。2、溝通原則。管理過程的各項(xiàng)職能，特別是計(jì)劃職能和控制職能，都高不開信息溝通。3、合作原則。管理活動(dòng)從本質(zhì)上說，就是眾人通力合作以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的群體活動(dòng)。秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種：1、行政方法。依靠行政組織，通過行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。2、經(jīng)濟(jì)方法。依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。3、法律方法。依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法進(jìn)行協(xié)調(diào)。4、疏導(dǎo)方法。依靠思想教育運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)。簡(jiǎn)述保密工作的紀(jì)律。不該入的機(jī)密，絕對(duì)不說。2、不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問。3、不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看。4、不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。5、不在非記錄本上記錄機(jī)密。6、不在私人通信中涉及機(jī)密。7、不在公共場(chǎng)所和家庭、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料。9、不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。10、不攜帶機(jī)密材料瀏覽、參觀探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。良好的會(huì)議組織工作可以實(shí)現(xiàn)哪些功能?1、決策功能。會(huì)議是廣開言路、集思廣益的重要形式，通過會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的重要手段。2、執(zhí)行功能。通過會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所必單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問題。3、溝通功能。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。4、協(xié)調(diào)功能。對(duì)于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談，對(duì)話，協(xié)調(diào)等會(huì)議形式，往往會(huì)收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。5、監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開會(huì)議。秘書人員應(yīng)如何擬定接待方案？凡事預(yù)則立，重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南，合理的接待方案來源于對(duì)于來不開會(huì)議諸情況的收集和處理，來源于對(duì)來訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內(nèi)容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經(jīng)費(fèi)、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)者審批，必需時(shí)，還要征詢來賓的意見。交談的禮儀要求有哪些?態(tài)度要真誠，表情要自然，語調(diào)要適中，體態(tài)要得當(dāng)，傾聽要認(rèn)真。值班工作制度有哪些?崗位責(zé)任制度，請(qǐng)示報(bào)告制度，交接班制度，保密制度。.打電話的原則有哪些?清楚，簡(jiǎn)短，禮貌，保密秘書人員怎樣進(jìn)行自我管理？答：秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時(shí)間管理、辦公環(huán)境管理四個(gè)方面。1、 工作管理首先要有明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進(jìn)行。2、行為管理秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對(duì)象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｗ鍪乱蓛衾?，?dòng)作準(zhǔn)確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時(shí)間管理秘書應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。還應(yīng)定期記錄自己在一定時(shí)間內(nèi)的工作時(shí)間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書所在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象。秘書應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？答：秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。1、 基礎(chǔ)知識(shí)：包括社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。2、 專業(yè)知識(shí)：公文和應(yīng)用文寫作知識(shí)，文書制作和文書處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)等。3、 行業(yè)知識(shí)：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。4、 相關(guān)知識(shí)：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。四、秘書應(yīng)具有哪些能力？答：秘書人員應(yīng)具有以下能力：寫作能力 口頭表達(dá)能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動(dòng)能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用先進(jìn)的辦公器械的能力 預(yù)測(cè)能力五、秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？答：秘書有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國(guó)家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。2、嚴(yán)守機(jī)密：要嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)。不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不接受賄賂。你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？答：個(gè)人認(rèn)為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。完美的性格應(yīng)該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事細(xì)心，辦事穩(wěn)當(dāng)，有堅(jiān)持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書，開闊胸襟。知識(shí)就是財(cái)富，知識(shí)就是力量，博覽群書能使用人豐富知識(shí)，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識(shí)，有固定財(cái)產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對(duì)豐富個(gè)人生活，調(diào)節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒，還能促進(jìn)人際交往，廣交朋友，豐富感情生活。3、善于反省，自我調(diào)適。遇到困難、挫折時(shí)，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對(duì)方的安慰和勸解。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對(duì)象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對(duì)方有意或無意傷害你的利器。你認(rèn)為秘書的社會(huì)地位應(yīng)該是怎樣的？答：秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性”。因些有人認(rèn)為秘書是沒有獨(dú)立的社會(huì)地位的。但是如果秘書本人具有較高的德、才、學(xué)、識(shí)等，作出了成績(jī)，他仍然會(huì)獲得周圍人的尊重，也可說是取得了較高的社會(huì)地位，而先賦地位較高的秘書，如果他的修養(yǎng)、道德、學(xué)識(shí)、能力與其地位相稱，那其社會(huì)地位即是真實(shí)的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時(shí)可能降低甚至失去。因此秘書人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。秘書如何才能扮演好自己的角色？答：秘書是企劃“角色組”，在不同的場(chǎng)合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時(shí)間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。每個(gè)秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識(shí)，自覺地、心甘情愿地當(dāng)好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔(dān)任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個(gè)組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，規(guī)劃自己的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，善于組織、指導(dǎo)自己的下屬去完成各自的任務(wù)。秘書不能因甘當(dāng)配角而事事被動(dòng)，而要在實(shí)踐中和領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下學(xué)會(huì)掌握分寸，什么情況下自己應(yīng)該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個(gè)稱職的秘書必須具有基本的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而應(yīng)以自己工作的實(shí)際價(jià)值和社會(huì)貢獻(xiàn)為滿足。只有這樣清醒、全面的認(rèn)識(shí)，秘書才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢(shì)和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應(yīng)遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點(diǎn)：1、文明禮貌2、負(fù)責(zé)3、與人方便4、講求時(shí)效5、按制度辦事6、遵守紀(jì)律面對(duì)突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動(dòng)？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級(jí)、分部門負(fù)責(zé)。突發(fā)事件的處理工作包括兩個(gè)方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時(shí)需要做好各項(xiàng)預(yù)防、準(zhǔn)備性工作，設(shè)立自己的住處情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：1、有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備。2、做好通訊準(zhǔn)備。3、問清詳細(xì)情況。4、采取應(yīng)急措施。5、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)、請(qǐng)示。6、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理。如果屬于刑事案件，必須及時(shí)撥打110，并把事件移交司法、公安部門處理。十一、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點(diǎn)。答：調(diào)查分為以下幾種類型：1、普遍調(diào)查。主要是對(duì)總體對(duì)象中每個(gè)具體的單位無一例外地進(jìn)行調(diào)查，用于生大的基本情況調(diào)查，普查得來的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動(dòng)性、具體性。2、典型調(diào)查。就是從總體或不同類型的對(duì)象中選擇個(gè)別有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，適用于經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查。因?yàn)樗膶?duì)象少，便于集中、深入地進(jìn)行調(diào)查，得來的材料生動(dòng)而具體，但是調(diào)查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯(cuò)了對(duì)象便可能前功盡棄。3、個(gè)案調(diào)查。就是對(duì)個(gè)別的對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，有明顯的針對(duì)性，但個(gè)案調(diào)查又往往不局限于當(dāng)?shù)?、?dāng)事人本身，常常涉及歷史背景、社會(huì)環(huán)境及其他種種因素，因些調(diào)查時(shí)應(yīng)充分加以注意，不能就事論事。4、重點(diǎn)調(diào)查。就是對(duì)調(diào)查對(duì)象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。5、抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體?？梢哉f它是典型調(diào)查與重點(diǎn)調(diào)查的放大，是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)使用最為普遍。調(diào)查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調(diào)查者對(duì)調(diào)查 對(duì)象（人、事、物、環(huán)境、場(chǎng)所等）的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對(duì)象的外觀、形態(tài)、動(dòng)作或變化的特征及過程。2、訪問法。比觀察法更進(jìn)一層，除了看之外還可以問。通過與對(duì)象的交流、討論，了解更深層的內(nèi)容。想要取得預(yù)期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻(xiàn)法。是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報(bào)刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點(diǎn)是資料豐富，時(shí)間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬里，搜集觀察中受制約少，花費(fèi)也低。缺點(diǎn)是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實(shí)，也往往缺乏生動(dòng)性、具體性。4、問卷法。就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調(diào)查者做書面答案。問卷法又有兩種類型，一種是開放式問卷，另一種是封閉式問卷。開放式問卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個(gè)性;缺點(diǎn)是無法用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，只能由人工閱卷。封閉式問卷的優(yōu)點(diǎn)在于用數(shù)字或符號(hào)表示答案，便于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì);缺點(diǎn)是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調(diào)查特殊及深層的情況。秘書人員作調(diào)查時(shí)，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項(xiàng)目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對(duì)象以及項(xiàng)目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。十二、秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅(jiān)持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī)2、忠于機(jī)關(guān)制文意圖3、堅(jiān)持實(shí)事求是的精神秘書寫作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強(qiáng)2、內(nèi)容高度概括，語言表達(dá)實(shí)用、精確3、用材精要，語言深入淺出，主題富有個(gè)性4、講究文明禮貌，語言得體，多一點(diǎn)人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記2、分辦和傳閱3、擬辦和批辦4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1、擬稿、審核與簽發(fā)2、繕印與校對(duì)3、用印、登記與封發(fā)十四、情景題1、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？答: 一般情況處理：看見客人來了，對(duì)電話里說：“請(qǐng)稍等一下?！比缓笪孀≡捦玻瑔柨腿速F姓、身份、有什么事，簡(jiǎn)單的就回答，需要時(shí)間處理的說請(qǐng)坐下稍候，然后回到電話，這時(shí)總經(jīng)理呼喚的話，如果電話已經(jīng)說的差不多了，就在3分鐘內(nèi)結(jié)束電話，如果還沒有說完，就請(qǐng)對(duì)方諒解，說這時(shí)有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個(gè)招呼，去見總經(jīng)理，如果訪客就是找總經(jīng)理的，可以在見總經(jīng)理同時(shí)請(qǐng)示一下。 特殊情況處理：電話的對(duì)方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對(duì)訪客做個(gè)坐下等待的手勢(shì)。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請(qǐng)示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。2、周五下午3時(shí)，H公司總經(jīng)理將來你公司就技術(shù)合作一事進(jìn)行商談，請(qǐng)制訂出接待方案。答：安排好會(huì)談等有關(guān)事宜如下：搞清楚來賓的情況和來意；根據(jù)來賓意圖及本機(jī)關(guān)實(shí)際情況安排好商談日程；安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見來賓；安排雙方商談；安排來賓考察、參觀；做好安全保衛(wèi)工作；準(zhǔn)備好送給來賓的紀(jì)念品；準(zhǔn)備好新聞報(bào)道工作。（2）安排好生活接待工作：安排好食與宿；安排好車輛使用；辦好返程車、船、機(jī)票預(yù)定工作；安排好就醫(yī)保健工作；安排好來賓業(yè)余活動(dòng)。3、市制藥廠劉廠長(zhǎng)明天來訪，領(lǐng)導(dǎo)指示王秘書把接待室整理一下，請(qǐng)描述王秘書完成這項(xiàng)工作的程序及內(nèi)容？ 答: (1)注意光線。應(yīng)以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強(qiáng)或過弱。如陽光直射，則可設(shè)置百葉窗或窗簾予是調(diào)節(jié)。使用人造光源時(shí)，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺(tái)燈或地?zé)?，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。(2)注意色彩。應(yīng)當(dāng)布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識(shí)地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏24左右為最佳。因?yàn)樗侨梭w體溫的“黃金分割點(diǎn)”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30，則又可能會(huì)令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認(rèn)為，相對(duì)濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對(duì)濕度過高，往往會(huì)令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對(duì)濕度過低，則又會(huì)讓人覺得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動(dòng)之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時(shí)出聲；門軸上可添潤(rùn)滑油，以免關(guān)門開門時(shí)噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設(shè)。主要?jiǎng)?wù)求實(shí)用。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。必要時(shí)，還可放置一些盆花或插花。諸如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等獎(jiǎng)品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。4、公司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報(bào)會(huì)，參加會(huì)議的有各分公司主管科技工作的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約30人，會(huì)期三天。請(qǐng)按制定會(huì)議方案的基本要求與方法，草擬一份會(huì)議方案。 答：(1)會(huì)場(chǎng)預(yù)約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。 (2)會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。 (3)印刷材料的設(shè)計(jì)制作 根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。 (4)參會(huì)者的接送 根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。 (5)參會(huì)者的餐飲 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。 (6)參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門的旅游線路(7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬無一失5、國(guó)外某電子企業(yè)總經(jīng)理一行3人前來我國(guó)某企業(yè)參觀訪問，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書在安排迎送工作時(shí)，將目前兩國(guó)間關(guān)系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請(qǐng)答出李秘書所提供的資料和要求的內(nèi)容。 答：提供的資料內(nèi)容主要有以下方面：來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。例如，來訪人員的職務(wù)、性別、年齡、禮賓次序，來意，要求等情況，還應(yīng)注意國(guó)籍、飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)，還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者的血型資料。對(duì)方抵離的日期和時(shí)間、交通工具和施行路線。預(yù)訂食宿的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，宴請(qǐng)方式等，要讓來賓產(chǎn)生“賓至如歸”的感覺。還是日程活動(dòng)的安排，正式會(huì)議的日程表與參觀活動(dòng)的日程表等，另外還要準(zhǔn)備禮品，社品的選擇要突出紀(jì)念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈(zèng)送過于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來賓相應(yīng)規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書面小面，立卷存檔備查。6、某報(bào)社記者在結(jié)束對(duì)你公司總經(jīng)理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求）。 答：如客人提出告辭時(shí)，秘書人員要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為?！俺鲇剑硭推卟健笔怯唾e客最基本的禮儀。因此，每次見面結(jié)束，都要以將再次見面的心情來恭送對(duì)方回去。通常當(dāng)客人起身告辭時(shí)，秘書人員應(yīng)馬上站起來，主動(dòng)為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時(shí)選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。尤其對(duì)初次來訪的客人更應(yīng)熱情、周到、細(xì)致。當(dāng)客人帶有較多或較重的物品，送客時(shí)應(yīng)幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時(shí)，要與客人握手，目送客人上車或離開，要以恭敬真誠的態(tài)度，笑容可掬地送客，不要急于返回，應(yīng)鞠躬揮手致意，待客人移出視線后，才可結(jié)束告別儀式。十五、案例分析題 1閱讀下面的案例并進(jìn)行分析。吳小姐是一家外資公司的首席秘書。一天，吳小姐所在的公司的經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。當(dāng)天下班的時(shí)候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經(jīng)理，“經(jīng)理，可以將信寄走么？”這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因?yàn)閰切〗愕穆斆?，使公司挽回了一個(gè)潛在的客戶。答:吳小姐正確的處理自