時(shí)間管理04566.doc

學(xué)會(huì)時(shí)間管理事半功倍一，時(shí)間的特性 供給毫無(wú)彈性。 無(wú)法儲(chǔ)蓄。 無(wú)法取代。 無(wú)法失而復(fù)得。時(shí)間的發(fā)展歷史 第一代著重利用便條與備忘錄。 第二代強(qiáng)調(diào)長(zhǎng)/中/短日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要性。 第三代注重優(yōu)先順序的概念，將有效的時(shí)間和精力加以分配，爭(zhēng)取最高效率。 第四代在于個(gè)人管理。注重提高個(gè)人生活和工作的質(zhì)量，幫助平衡發(fā)展工作和生活中的不同角色并且全盤規(guī)劃日常生活。時(shí)間的殺手 1，沒有時(shí)間做計(jì)劃。 2，工作是程序話，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃。 3，計(jì)劃常常被打斷。 4，不喜歡被束縛。 5，船到橋頭自然直。 6， 不好意思拒絕別人，反正有時(shí)間，不速之客，會(huì)議病，文件滿卓病，事必躬親。 時(shí)間管理的障礙 1，我的時(shí)間安排的挺好，我是一個(gè)有序的人。 2，時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化。 3，時(shí)間掌握在別人的手中。 4，時(shí)間管理太麻煩了。 5，時(shí)間管理各人有各人的習(xí)慣，我的習(xí)慣就是這樣的，不好改。 時(shí)間管理的盲點(diǎn) 1，忙就好。 2，時(shí)間管理能有多大作用。 3，身不由己。 4，江山易改本性難移。時(shí)間管理的本質(zhì) 1，把握時(shí)間。 2，減少匆忙。 3，消除困惑。二，時(shí)間管理的分析方法 分析時(shí)間的幾種方法1， 清單去向分析法時(shí)間清單分析（計(jì)劃性如何，有多少時(shí)段記不起來(lái)做什么？ 浪費(fèi)或者超時(shí)多少？） 2，重要緊要分析 工作清單分析（緊急性，重要性） 3，價(jià)值效益分析 時(shí)間價(jià)值分析，高效活動(dòng)分析。三，時(shí)間管理的基本原則1，明確目標(biāo) 正確目標(biāo)的價(jià)值。（刺激我們奮勇向前，有目標(biāo)才會(huì)有結(jié)果，目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能） 擬定目標(biāo)的原則。（符合自己的價(jià)值觀，了解自己目前的狀況，制定目標(biāo)的SMART原則：specific 具體的可以實(shí)施的行動(dòng)計(jì)劃；measurable 可度量的（數(shù)量，質(zhì)量； achievable 可達(dá)到的；relevant 與個(gè)人的價(jià)值觀吻合；timing 有時(shí)間限制的） 目標(biāo)的金字塔。（終極目標(biāo)，長(zhǎng)期目標(biāo)，中期目標(biāo)，短期目標(biāo)。每臺(tái)目標(biāo)） 設(shè)置目標(biāo)的步驟。（列出目標(biāo)明確好處；主要困難與障礙；所需技能及知識(shí)；達(dá)到目的必須合作的對(duì)象；SMART行動(dòng)計(jì)劃）2，輕重緩急 時(shí)間管理矩陣圖。緊急不緊急重要M1:緊急狀況、迫切問題，限期完成的會(huì)議與工作。（應(yīng)該設(shè)法控制M1擴(kuò)大，花費(fèi)20%-25%的時(shí)間和精力） 急M2：準(zhǔn)備工作、預(yù)防措施、價(jià)值觀的澄清、計(jì)劃、人際關(guān)系的建立。真正的再創(chuàng)造能力、增進(jìn)自己的能力。（應(yīng)該多投入時(shí)間在M2上，花費(fèi)65%-80%的時(shí)間和精力.結(jié)果：有遠(yuǎn)見，有理想，平衡，自制，紀(jì)律，少有危機(jī)） 重不重要M3：造成干擾的訪問、電話、郵件、報(bào)告、某些會(huì)議；符合別人期望的事情；許多迫在眉睫的急事；（應(yīng)該盡量減少M(fèi)3事項(xiàng)，花費(fèi)15%的時(shí)間和精力）輕M4：忙碌瑣碎的事；處理文件等函件；電話；浪費(fèi)性時(shí)間；逃避性活動(dòng)（應(yīng)該努力排除M4的事項(xiàng)，花費(fèi)時(shí)間和精力應(yīng)該小于1%）緩 時(shí)間管理二八定律。 原則：20%的工作占整工作80%的價(jià)值，集中80%的精力要做20%的工作，投入20%精力做另外80%的工作。 運(yùn)用：首先把你每天的工作全部列出； 通過對(duì)工作進(jìn)行分類； 時(shí)間和精力進(jìn)行分配； 對(duì)工作價(jià)值分類。 誤區(qū)：面面俱到-都想做好； 完全主義-都想做完； 平均分配時(shí)間和精力。 第II象限工作法。 分類：根據(jù)工作的緊急程度的不同。 根據(jù)工作的重要程度的不同。 運(yùn)用：合理的將自己的工作按照緊急和重要程度劃分到不同象限中；先做或者將大部分時(shí)間和精力用于M2的工作；M1的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照M2工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正不要被M3中的假象迷惑，你沒有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去處理M2的工作了；根據(jù)M2中工作制訂計(jì)劃。80%的時(shí)間做M2的工作，20%的時(shí)間做其他象限的工作。3，制定計(jì)劃制定計(jì)劃的重要及好處好處：成功完成預(yù)期工作目標(biāo)的可能性大大提高。指定計(jì)劃會(huì)使工作目標(biāo)更為明確，使下屬更為了解目標(biāo)。計(jì)劃似的工作目標(biāo)的設(shè)定更為符合實(shí)際情況。計(jì)劃能夠使工作更為有序以及有系統(tǒng)。好的計(jì)劃能夠減少不可預(yù)約到的障礙或者危機(jī)出現(xiàn)的可能性。能更為輕松地處理突發(fā)事件和問題。減少突發(fā)情況的發(fā)生，并使績(jī)效表現(xiàn)和結(jié)果更加可控制和預(yù)測(cè)。工作更加有效率，因?yàn)槊恳粋€(gè)成員都能直接投入工作，不需要浪費(fèi)時(shí)間。成員的工作努力能夠比較好的與工作結(jié)果相互匹配。能夠更為客觀的評(píng)估結(jié)果。誤區(qū)：說到工作計(jì)劃就認(rèn)為是指長(zhǎng)期計(jì)劃。 沒有彈性。 沒有充分考慮實(shí)際計(jì)劃所必要的人員，資源和實(shí)際等條件，不符合實(shí)際。 沒有包括一套處理各種情況的要素。 制定計(jì)劃時(shí)過于注重時(shí)間性的安排，而忽略其他的因素。分類：高層 長(zhǎng)期計(jì)劃（1-3年） 中層 短期、中期計(jì)劃（月，季度，年） 基層 短期計(jì)劃（日，周，月，季，年） 5W2H：why（為什么）、what（什么內(nèi)容）、when（什么時(shí)間）、where（什么條件）、who（什么人）。HOW（進(jìn)展的怎么樣了)、 HOW MUCH（結(jié)果如何） 制定計(jì)劃的原則和步驟 原則： 必須事先做計(jì)劃。 必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施。 必須留出處理其他不可預(yù)見事情的時(shí)間。 必須書面表達(dá)，花10分鐘。步驟： 列出工作任務(wù)。 估計(jì)工作所需時(shí)間。 預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間為意外工作，掌握6/4原則。 決定優(yōu)先順序。 事后檢查。 應(yīng)克服和的傾向 流水賬法；看似忙忙碌碌，時(shí)間上效率比較低。 備忘錄法：對(duì)于怕忘記的事情花了很多時(shí)間，但最為重要的事情卻沒時(shí)間去處理。4，立刻行動(dòng) 克服拖延 不把難事往后拖。 不要把不喜歡的事情往后拖。 不要把喜歡的事情做過了頭。 沒定期限就不叫工作（ 協(xié)商設(shè)定期限；交辦事項(xiàng)、定下期限，按時(shí)追蹤：指令要求書面化；承辦事項(xiàng)，自定期限主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告，力所不及時(shí)馬上說出來(lái)，限期前提報(bào)）。 今日事，今日畢。告別完美 清楚你所從事的工作對(duì)質(zhì)量的要求。 80分標(biāo)準(zhǔn)。 不要為自己預(yù)留太充裕的時(shí)間。 養(yǎng)成立刻行動(dòng) 只有行動(dòng)才能靠近目標(biāo)（1，使用更好的工具工作；2，提升您的工作熟練程度；3，運(yùn)用既有的情報(bào)、經(jīng)驗(yàn)。）四，時(shí)間管理的具體方法1，目標(biāo)選擇具體方法提供效率三問法（能不能取消或不做，為什么一定要做；能不能和其他工作合并做；能不能用簡(jiǎn)單的東西去代替這個(gè)功能，其他方法達(dá)到類似效果。）堅(jiān)持目標(biāo)ABC原則（A必須做的；B應(yīng)該做的；C可以不做，比較確定優(yōu)先順序而且順序是可以改變的，要更加不斷變化的實(shí)際情況不斷加以調(diào)整和修正）艾維李的效能發(fā)（列出每天，每周、每月6件事情，并排列先后順序）關(guān)注控制圈（專注做好控制圈的事情，對(duì)影響圈的也會(huì)增強(qiáng)影響圈會(huì)擴(kuò)大，顧慮圈也會(huì)縮小，這次是理想狀態(tài)）2，職業(yè)行為的具體方法會(huì)見管理控制方法。 會(huì)見分析要點(diǎn)（1，學(xué)會(huì)約定會(huì)見用時(shí)；2，盡可能時(shí)間確認(rèn)會(huì)見目標(biāo)，以便較為準(zhǔn)確地預(yù)估用時(shí)；3，學(xué)會(huì)對(duì)付無(wú)敵拖延的辦法） 會(huì)見管理的四個(gè)要點(diǎn)（1，約定時(shí)間；2，約定事項(xiàng)；3，事先界定目標(biāo)；4，設(shè)定窗口時(shí)間） 排除干擾因素方法。 突發(fā)性干擾：不速之客、電話干擾、突然約見、經(jīng)常救火。 拖延性干擾：缺乏自律、文件陳雜、工作拖延、不會(huì)說不、想干的事情太多、條理不請(qǐng)、計(jì)劃不周、無(wú)效會(huì)議。 學(xué)會(huì)說NO：耐心傾聽、如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定則要告訴他你要考慮多長(zhǎng)；顯示慎重、表情應(yīng)和顏悅色；態(tài)度堅(jiān)定；指出拒絕的理由；如有可能為他提供其他可行途徑；切記通過第三者來(lái)拒絕；如何拒絕上司任務(wù)；合理控制公出。 分類：必須親自出面（談判、簽訂協(xié)議），可去可不去（協(xié)調(diào)拜訪，各種行業(yè)座談會(huì)），可順便前往（致謝，看望），不必去可電話或者其他方式解決的（合作的設(shè)想，提出建議）。 分析：1，合理安排拜訪線路；2，合理安排拜訪時(shí)間；拜訪后的時(shí)間最容易被浪費(fèi)掉。3，剩余的時(shí)間回公司，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)極大影響你的下屬和部門。3，管理行為的效能技巧有效授權(quán)意識(shí)和技巧。 分析： 擔(dān)心下屬把事情辦槽；這件事只有我最拿手；下屬不會(huì)明白我想要什么；教下屬如何做的時(shí)間里，自己早就做好了；擔(dān)心失控；下屬中沒有合適的人選；下屬會(huì)逃避責(zé)任；缺乏授權(quán)的環(huán)境。 四步驟：確定目標(biāo)；選擇人員；明確溝通；目標(biāo)追蹤。 防止逆向授權(quán)：授權(quán)要上下互動(dòng)；一步小心員工會(huì)把球踢給主管；反授權(quán)是有意識(shí)/潛意識(shí)的產(chǎn)物；主管要巧妙第將球踢回。有效會(huì)議組織和主持。4，良好素養(yǎng)與習(xí)慣養(yǎng)成 業(yè)余時(shí)