Word2010實(shí)用小技巧.doc

.在本文中將向同事們介紹22個(gè)比較經(jīng)典的應(yīng)用技巧，希望在通過本W(wǎng)ord教程的學(xué)習(xí)，能給您的工作帶來事半功倍的幫助百度經(jīng)驗(yàn): 步驟/方法在使用Word時(shí)中使用過一些小技巧，發(fā)現(xiàn)很不錯(cuò)，對文字處理方面很有幫助，現(xiàn)整理如下：一、Word表格玩自動(dòng)填充：在Word表格里選中要填入相同內(nèi)容的單元格，單擊“格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，進(jìn)入“編號(hào)”選項(xiàng)卡，選擇任意一種樣式，單擊“自定義”按鈕，在“自定義編號(hào)列表”窗口中“編號(hào)格式”欄內(nèi)輸入要填充的內(nèi)容，在“編號(hào)樣式”欄內(nèi)選擇“無”，依次單擊“確定”退出后即可。步驟閱讀3二、Word中巧輸星期：單擊“格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，進(jìn)入“編號(hào)”選項(xiàng)卡，單擊“自定義”按鈕，在“編號(hào)樣式”欄內(nèi)選擇“一、二、三”等樣式，在“編號(hào)格式”欄內(nèi)的“一”前輸入“星期”即可。三、粘貼網(wǎng)頁內(nèi)容：在Word中粘貼網(wǎng)頁，只須在網(wǎng)頁中復(fù)制內(nèi)容，切換到Word中，單擊“粘貼”按鈕，網(wǎng)頁中所有內(nèi)容就會(huì)原樣復(fù)制到Word中，這時(shí)在復(fù)制內(nèi)容的右下角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“粘貼選項(xiàng)”按鈕，單擊按鈕右側(cè)的黑三角符號(hào)，彈出一個(gè)菜單，選擇“僅保留文本”即可。四、快速轉(zhuǎn)換大寫金額：在Word中輸入12345，然后點(diǎn)擊“插入數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框“數(shù)字類型”欄里選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁”單擊“確定”，則12345就變成中文數(shù)字“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。步驟閱讀五、去掉自動(dòng)編號(hào)功能：點(diǎn)擊“工具自動(dòng)更正選項(xiàng)”，打開“自動(dòng)更正”對話框，進(jìn)入“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，找到“鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用”組中的“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選項(xiàng)，取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動(dòng)編號(hào)功能。同樣也可去除“畫布”，方法是:點(diǎn)擊“工具選項(xiàng)”，進(jìn)入“常規(guī)”選項(xiàng)卡，去除“插入 自選圖形時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建繪圖畫布”復(fù)選框上的鉤即可。六、畫出不打折的直線：在Word中如果想畫水平、垂直或“15?、30?、45?、75?”角的直線，只須在固定一個(gè)端點(diǎn)后，按住Shift鍵，上下拖動(dòng)鼠標(biāo)，將會(huì)出現(xiàn)上述幾種直線選擇，位置調(diào)整合適后松開Shift鍵即可。七、加減乘除松輸入：i和I在中文輸入法智能abc中有著特殊的意義，它們可以作為輸入小寫和大寫中文數(shù)字的前導(dǎo)字符，還可以用來將數(shù)字運(yùn)算符號(hào)變?yōu)橄鄳?yīng)的漢字，在i或I后面輸入+、*、/，按回車鍵或空格鍵，即可得到與之對應(yīng)的漢字加、減、乘、除。步驟閱讀八、部分加粗表格線：在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時(shí)，可以先在工具欄選項(xiàng)中點(diǎn)擊“表格和邊框”按鈕，然后在“表格和邊框”窗口選定“線型”與“線寬”，再點(diǎn)擊“繪制表格”按鈕，最后在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。0九、打造整齊的Word公式：使用Word公式編輯器創(chuàng)建公式后，你如果感到其中的公式不整齊(特別是矩陣形式的公式)，那么你可以通過下列方式進(jìn)行微調(diào):單擊該公式，右鍵進(jìn)入“設(shè)置對象格式”，選擇“版式”中任意一種形式，單擊“確定”，再選中需要調(diào)整的項(xiàng);按下Ctrl鍵后，利用光標(biāo)上下左右移動(dòng)對該項(xiàng)進(jìn)行微調(diào);重復(fù)上下左右移動(dòng)對該項(xiàng)進(jìn)行微調(diào);重復(fù)上述步驟，直到將公式位置調(diào)整到滿意為止。步驟閱讀11十、文字旋轉(zhuǎn)輕松做：在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向。但也可以用以下簡捷的方法來做。選中要設(shè)置的文字內(nèi)容，只要把字體設(shè)置成“字體”就行，比如“宋體”或“黑體”，就可使這些文字逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)90度了。12十一、運(yùn)用編輯-選擇性粘貼功能，方便編輯復(fù)制文本資料：我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用粘貼，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中粘貼，則會(huì)將表格格式復(fù)制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用粘貼，則會(huì)將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來，使你無法進(jìn)行文字編輯。如果你采用編輯-選擇性粘貼-無格式文本，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。步驟閱讀13十二、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)：審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝Office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn))。不過利用Word工具中的自動(dòng)更正可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開工具-自動(dòng)更正-自動(dòng)更正，在替換替換為中分別填上。、.(小數(shù)點(diǎn))，點(diǎn)擊確定，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)。，再輸入數(shù)據(jù)，看看.是不是變成了小數(shù)點(diǎn).。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)。，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將1、改，年份中零的更正、如將二00改為二;公文年份中括號(hào)的更正、如將(改為。十三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目：我們在編寫審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Word中雖然為修訂提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中 版本功能，對上述問題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下文件- 版本-現(xiàn)在保存，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開文件-版本-現(xiàn)在保存，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。步驟閱讀15十四、解決windowsxp/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號(hào)字體顯示模糊的辦法：目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWSXP/2000，在此環(huán)境下，打開Word使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長會(huì)頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡單，不管是在WINDOWSXP還是在Windows2000中，你打開桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇屬性-外觀-效果-將平滑字體邊源前的勾去掉，再點(diǎn)擊應(yīng)用-確定，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?十五、妙用Ctrl+Z，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)：在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：一、基本情況后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了二、 字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說第一行中的一、已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用Ctrl+Z就可發(fā)揮作用了。我們在輸入一、基本情況敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有自動(dòng)更正的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的自動(dòng)更正(即自動(dòng)更正為自動(dòng)編號(hào)形式)，你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。步驟閱讀17十六、用表格-標(biāo)題行重復(fù)功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁顯示：在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。如果你用一下Word中的表格-標(biāo)題行重復(fù)，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用粘貼功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊表格-重復(fù)標(biāo)題行就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動(dòng)滿頁顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就起作用了。步驟閱讀18十七、巧用替換功能，刪除Word文檔多余的空行：有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用替換功能來輕松解決(在wps中刪除空是很方便的)，方法如下。打開編輯-替換，把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(P)兩次，在輸入框中會(huì)顯示PP，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個(gè)段落標(biāo)記(P)(一個(gè)P)，再按下全部替換按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的P加個(gè)空格，再加上P，替換為P，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行(頁面行末顯示的符號(hào)是?)，還是手動(dòng)換行(頁面行末顯示的符號(hào)是)，前面去空行的是自動(dòng)換行符。對文件中手動(dòng)換行符(Shift+回車)形成的空行，在替換時(shí)需要選擇特殊字符中的人工換行(L) 兩次，即用ll替換成l，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時(shí)，要靈活對待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。十八、利用插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置打?。涸诖蛴徲?jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將頁碼先編在右側(cè)，先打這幾頁，然后再對反面的頁的頁編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁碼就自然對映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過你采用插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)功能后，只要在打印界面上先打頁，然后將紙反過來再打 頁，這樣處理后頁碼自然對齊了。步驟閱讀20十九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題：在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在段落-縮進(jìn)與間距-特殊格式中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，段落-縮進(jìn)與間距- 度量值有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體宋體，再選擇段落-縮進(jìn)與間距-特殊格式 -首行縮進(jìn)，再選擇度量值便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。二十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料：我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn))，但其后續(xù)圖片處理不太方便，用ACDSee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件MicrosoftPhotoEditor，結(jié)合 Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序-添加或刪除功能-在MicrosoftOffice下拉菜單中選擇從本機(jī)運(yùn)行全部程序-開始更新，這以后你機(jī)器上就安裝了 MicrosoftPhotoEditor;第二步打開全部圖片，然后一張一張的裁切-復(fù)制-打開Word文檔-粘貼，第三步在 Word中從工具中打開圖片格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。二十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集：我們在用Word編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后，打開插入-對象-由文件創(chuàng)建，在文件名右側(cè)瀏覽選擇你需要插入的文件，然后在顯示為圖標(biāo)上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了 Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。考慮打印Word文件時(shí)會(huì)將