合同管理規(guī)定..doc

合同管理規(guī)定文件編號(hào)：BS3-MRPL-312制訂部門：企劃發(fā)展部頒布日期：2006-05-29實(shí)施日期：2006-07-05版 本：A變更履歷摘要：修改日期修改條目修改摘要版次執(zhí)行日期2011.03.18全文見條文A12011.04.012013.02.08全文見條文A22013.03.01會(huì)簽丘裕豐、張宇塵、張賢福、仇晨希、周大剛、林耿、黎軍、楊恒、吳衍儒、胡曉靖、廖世平張海群、陳智君、葉彥廷編制審核批準(zhǔn)陳士君岳峰黃清定何云第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司的合同管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)有關(guān)法律及公司章程等規(guī)定，制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱合同是指公司作為當(dāng)事人簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。勞動(dòng)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議以及公司作為股東投資形成的經(jīng)濟(jì)組織所簽協(xié)議，適用于其它規(guī)定。 第三條 本規(guī)定適用于以書面形式訂立的合同。 第四條 經(jīng)濟(jì)發(fā)生額在1萬元以上，根據(jù)合同性質(zhì)需要簽訂合同且對(duì)方同意以書面形式簽訂的必須以書面形式訂立合同；經(jīng)濟(jì)發(fā)生額低于1萬元（含）的一般性業(yè)務(wù)，由承辦單位決定或與對(duì)方協(xié)商是否訂立書面形式的合同。第二章 合同管理的基本原則 第五條 公司合同管理的基本原則： 1）非替代性原則：合同審批權(quán)限不與公司的項(xiàng)目審批權(quán)限、財(cái)務(wù)審批權(quán)限、報(bào)帳權(quán)限、基建維修工程管理權(quán)限等其它權(quán)限制度相替代； 2）統(tǒng)一管理與分級(jí)管理相結(jié)合：根據(jù)合同性質(zhì)和合同金額分別由公司、分公司進(jìn)行管理； 3）根據(jù)合同性質(zhì)和合同金額區(qū)分審批程序； 4）根據(jù)職責(zé)分工和合同金額區(qū)分簽字人； 5）實(shí)行概括授權(quán)與單項(xiàng)授權(quán)相結(jié)合的授權(quán)委托制度； 6）合同管理和法律事務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理相結(jié)合：所有涉及資金進(jìn)出的合同均須經(jīng)財(cái)務(wù)部門審查、會(huì)簽后方能加蓋合同專用章。7）情勢(shì)變更原則：當(dāng)合同審批、簽字權(quán)人無法審批、簽訂合同時(shí)，經(jīng)本人同意，可由其下級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)或其他人簽訂合同。合同簽字人應(yīng)在合同批辦單上注明原因，并盡快報(bào)請(qǐng)簽字權(quán)人在合同批辦單上予以追認(rèn)。本款不影響第十八條關(guān)于備案時(shí)間的規(guī)定。8)示范文本優(yōu)先原則：凡是股東方對(duì)某類合同已經(jīng)制訂現(xiàn)成示范文本的合同，應(yīng)該優(yōu)先采用，不得修改其實(shí)質(zhì)性條款。并保留其版面及封面標(biāo)識(shí)，對(duì)非采用示范文本的合同不得使用股東方示范文本標(biāo)識(shí)（LOGO等）。第三章 合同管理的職能分工 第六條 企劃發(fā)展部部專人負(fù)責(zé)公司合同管理事務(wù)，其在合同管理方面的主要職責(zé)如下： 1）制定公司的合同管理制度； 2）會(huì)同常年法律顧問定期對(duì)本辦法的執(zhí)行情況及合同的具體條款進(jìn)行審查、監(jiān)督，對(duì)存在問題的合同，出具合同管理整改意見書； 3）與財(cái)務(wù)部、常年法律顧問一起協(xié)同各部門進(jìn)行重大合同的可行性調(diào)查、起草、談判、簽約； 4）受總經(jīng)理委托辦理授權(quán)委托書并監(jiān)督其執(zhí)行，在委托代理人任職崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，收回其授權(quán)委托書，并根據(jù)其崗位變動(dòng)情況頒發(fā)新的授權(quán)委托書； 第七條 分公司合同管理部門參照第六條的規(guī)定負(fù)責(zé)本單位的合同管理工作。 第八條 財(cái)務(wù)部對(duì)合同涉及資金的收付等條款進(jìn)行審查，并監(jiān)督其執(zhí)行。 第九條 分公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部門參照公司財(cái)務(wù)部的合同管理職責(zé)負(fù)責(zé)本單位所簽合同的財(cái)務(wù)管理工作。不單獨(dú)設(shè)立財(cái)務(wù)部門的單位，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位的合同管理工作。第四章 合同審批權(quán)限的劃分第十條 公司合同審批權(quán)限如下： 1）下列合同因其性質(zhì)特殊或風(fēng)險(xiǎn)較大必須以書面形式訂立，由承辦單位送公司企劃發(fā)展部、財(cái)務(wù)部等部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批： 公司作為擔(dān)保人的擔(dān)保合同或其它合同中的擔(dān)保條款； 合資、合作、聯(lián)營(yíng)組建經(jīng)濟(jì)組織合同； 保險(xiǎn)合同； 借貸合同（銀行規(guī)定的格式合同除外）； 贈(zèng)與合同； 融資租賃合同；總經(jīng)理、企劃發(fā)展部或承辦單位認(rèn)為性質(zhì)特殊或風(fēng)險(xiǎn)較大的其它合同。上述合同在報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批前，由企劃發(fā)展部先行征求法律顧問意見。2）計(jì)劃內(nèi)油品采購及其運(yùn)輸合同、銷售（或供油）合同：2000噸（含）以下部門經(jīng)理審批并簽字。2000噸-5000噸(含)-分管副總經(jīng)理審批并簽字。5000噸以上總經(jīng)理審批并簽字。3）其它合同，根據(jù)合同金額大小，審批權(quán)限如下：105萬元（含）以下a 總部：各部門、中心經(jīng)理審批并簽字；5萬元以上、10萬元以下（含）總部合同-分管副總經(jīng)理審批并簽字；10萬元（含）以下分公司合同-b分公司：分公司合同管理部門審查后報(bào)請(qǐng)其總經(jīng)理/經(jīng)理審批并由分公司總經(jīng)理或供應(yīng)站經(jīng)理簽字；1050萬元（含）以上a 總部： 分管副總經(jīng)理審批并簽字；全部由總部審批，由總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽字或?qū)ｍ?xiàng)授權(quán)部門經(jīng)理、中心經(jīng)理、分公司總經(jīng)理、供應(yīng)站經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字。b 分公司：分公司合同管理部門審查后報(bào)請(qǐng)其總經(jīng)理審批并簽字；50萬元以上企劃發(fā)展部審查并征求法律顧問意見后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批并簽字或授權(quán)他人簽字。4）根據(jù)公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等應(yīng)報(bào)請(qǐng)董事會(huì)審批的合同須按程序報(bào)請(qǐng)董事會(huì)審批。第十一條 其他合同由承辦單位直接與法律顧問聯(lián)系，將法律意見咨詢單提交法律顧問，并要求法律顧問出具法律意見。第五章 授權(quán)委托制度 第十二條 董事長(zhǎng)作為公司的法定代表人，對(duì)外代表公司簽訂協(xié)議。總經(jīng)理或其它人員受董事長(zhǎng)的委托，可以作為董事長(zhǎng)的委托代理人對(duì)外代表公司簽訂協(xié)議。經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)，委托代理人可以委托第三人對(duì)外代表公司簽訂協(xié)議。第十三條 每年年初，總經(jīng)理依據(jù)本程序的規(guī)定向有關(guān)合同簽字權(quán)人簽發(fā)概括性的授權(quán)委托書，有效期一年。被委托人可將授權(quán)委托書向合同對(duì)方出示或根據(jù)對(duì)方要求將復(fù)印件提交給對(duì)方持有。在此期間，被委托人調(diào)離原崗位，該授權(quán)委托書即自行失效。授權(quán)權(quán)限規(guī)定：（一） 公司副總經(jīng)理50萬元以內(nèi)；（二） 總部部門經(jīng)理、直屬中心經(jīng)理5萬元以內(nèi)；（三） 分公司總經(jīng)理10萬元以內(nèi)；（四）分公司下屬供應(yīng)站經(jīng)理5萬元以內(nèi)。第六章 合同的審批的一般規(guī)定 第十四條 呈批合同應(yīng)填報(bào)合同批辦單一份，將所附資料清單在批辦單上列明，并根據(jù)實(shí)際情況將下列全部或部分資料各一份按下列順序附于合同批辦單之后： 1）經(jīng)雙方商定后填妥所有內(nèi)容的合同擬簽稿； 2）按公司有關(guān)規(guī)定需對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)批的，提交批準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃或項(xiàng)目批復(fù)； 3）合同對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，如對(duì)方簽字人并非其法定代表人，應(yīng)要求對(duì)方提供其有權(quán)簽訂該合同的合法、有效的證明； 4）如對(duì)方是自然人，提交其身份證或其它合法有效證件的復(fù)印件；5）如果國(guó)家對(duì)合同對(duì)方從事的特殊行業(yè)有資格審查要求，需提交對(duì)方的資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)許可證等；6）法律意見書或法律顧問的修改建議；7）對(duì)法律意見書或法律顧問的修改建議的采納情況說明；8）基建維修工程合同除需遵守1）、2）、3）、4）、5）、6）、7）項(xiàng)的規(guī)定外，還需提交經(jīng)財(cái)務(wù)部門、基建工程部批準(zhǔn)的工程預(yù)算書以及基建工程部批準(zhǔn)的工程設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等專項(xiàng)資料，在合同中需注明公司委派的施工現(xiàn)場(chǎng)管理人姓名；9）承辦單位須對(duì)對(duì)方的資質(zhì)、資格、權(quán)限、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等進(jìn)行核實(shí)、確認(rèn)； 10）根據(jù)合同性質(zhì)必須提交的其它資料。 第十五條 呈批合同根據(jù)職責(zé)分工、參照公文處理程序進(jìn)行。擬簽合同需請(qǐng)其它部門會(huì)簽或呈公司、分公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、審批、簽字時(shí)，由承辦單位在呈批單上注明會(huì)簽部門及呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。合同自動(dòng)延期生效不能超過兩次，否則，應(yīng)重新審批。第十六條 審批過程如有審批部門的意見無法實(shí)現(xiàn)，或不同意審批部門意見，主辦部門應(yīng)主動(dòng)溝通并在批辦單上說明清楚。第十七條 合同審批結(jié)束，承辦人將審批結(jié)果分發(fā)企劃發(fā)展部和財(cái)務(wù)部。第十八條 合同變更應(yīng)按上述程序履行審批手續(xù)。第十九條 總部（含直屬中心）合同審批使用OA工作流“PM06總部合同審批流程”,分公司合同審批使用“PM07分公司合同審批流程”。第七章 分公司合同審批的特別規(guī)定第二十條 所有分公司合同審批統(tǒng)一使用第十九條規(guī)定的流程辦理，各分公司不得使用其他合同審批流程。第二十一條 分公司本部的合同審批由本部業(yè)務(wù)部門主辦人創(chuàng)建，本單位部門領(lǐng)導(dǎo)/主管批準(zhǔn)后送相關(guān)部門會(huì)審，會(huì)審后提交分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十二條 供應(yīng)站的合同審批由承辦人創(chuàng)建，本單位主管同意后提交供應(yīng)站經(jīng)理審批，同意后送分公司相應(yīng)審批部門審批、會(huì)審，會(huì)審后提交分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十三條 無設(shè)主管的供應(yīng)站直接提交供應(yīng)站經(jīng)理審批，然后送分公司相應(yīng)部門審批、會(huì)審，會(huì)審后提交分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十四條 屬于分公司權(quán)限范圍內(nèi)的合同（10萬元以內(nèi)），分公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由本單位合同管理專兼職人員進(jìn)行編號(hào)，主辦人查看審批結(jié)果、分發(fā)，存檔，流程結(jié)束；第二十五條 根據(jù)授權(quán)規(guī)定，超過分公司權(quán)限（10萬元）的合同，本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由單位合同管理專兼職人員遞送總部相關(guān)職能部門，由此進(jìn)入總部審批環(huán)節(jié)，總部審批完成后由法律合同主管統(tǒng)一編號(hào)，返回主辦人查看結(jié)果、分發(fā)，存檔，流程結(jié)束；第二十六條 為了提高審批效率，審批中如有修改意見，直接返回到主辦單位領(lǐng)導(dǎo)（主管），由其直接進(jìn)行修改完善后提交發(fā)出修改意見的部門確認(rèn)，然后進(jìn)入下一流程；第二十七條 分公司的合同簽訂原則上由分公司（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)簽署，5萬元以內(nèi)的合同如確有必要由供應(yīng)站簽署，須在合同審批時(shí)予以明確，同意后可由供應(yīng)站經(jīng)理簽署。第八章 合同的編號(hào)第二十八條 公司所有對(duì)外簽訂的合同均應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則如下：格式：二位數(shù)年度號(hào)+單位代號(hào)+合同分類代碼+三位數(shù)流水號(hào)。1）二位數(shù)年度號(hào)代表合同審批（簽訂）的年度，如1012、1113、1214分別代表20102年、20113年、20124年簽訂；2) 單位代號(hào)代表發(fā)生合同的單位，各單位代碼規(guī)定為：00-總部（含中心）、01-廣東分公司、02- 汕頭分公司、03-湛江分公司、04-梅縣分公司、05-廣西分公司、0603-南寧分公司、07北海分公司、08-柳州分公司、0904-湖南分公司、10-張家界分公司、11-常德分公司、1205-湖北分公司、13-宜昌分公司、14-恩施分公司、1506-河南分公司；3）合同分類代碼代表合同類別，公司合同分為：航油采購合同-代碼為CG航油銷售合同-代碼為XS工程項(xiàng)目合同-代碼為XM一般經(jīng)營(yíng)性合同（除航油采購合同、航煤銷售合同、工程項(xiàng)目合同之外的所有其他合同）-代碼為JY4）三位數(shù)流水號(hào)按年度從001開始連續(xù)編號(hào)，不間斷。舉例1：1000XS0011200XS001代表20102012年總部簽訂的001號(hào)銷售合同；舉例2：1115XM0121305XM012代表20112013年河南分公司湖北分公司簽訂的012號(hào)工程項(xiàng)目合同；舉例3：1207JY0071403JY007代表20122014年北海分公司南寧分公司簽訂的007號(hào)一般經(jīng)營(yíng)性合同。第二十九條 合同編號(hào)在合同審批完成時(shí)由專人負(fù)責(zé)，總部由企劃發(fā)展部負(fù)責(zé)，分公司由本單位合同管理專兼職人員由相應(yīng)的審批人負(fù)責(zé)。以上合同編號(hào)規(guī)定，從2013年1月1日起執(zhí)行，在此之前按原規(guī)定執(zhí)行。第三十條 合同編號(hào)按合同審批程序連續(xù)順序編號(hào)，不間斷、不重復(fù)，合同銷號(hào)應(yīng)按合同審批程序履行審批手續(xù)。第九章 合同專用章 第三十一條 公司總部各部門、中心簽訂合同，加蓋公司合同專用章，分公司簽訂合同，使用本單位合同專用章。簽約單位名稱要與加蓋的合同專用章單位名稱相一致。 第三十二條 合同專用章按照公司印鑒管理規(guī)定由專人管理。合同文本加蓋合同專用章須持經(jīng)過批準(zhǔn)的合同批辦單、按批示修改的合同最終稿。第十章 合同的備案、歸檔和報(bào)告 第三十三條 每個(gè)合同至少應(yīng)簽訂三份原件，合同承辦單位持有一份存檔用，其余兩份應(yīng)在簽訂合同后一周內(nèi)將其中一份連同合同批辦單送公關(guān)行政部企劃發(fā)展部備案，公關(guān)部企劃發(fā)展部據(jù)此對(duì)合同進(jìn)行審查、監(jiān)督，將另一份合同連同批辦單送財(cái)務(wù)部備案，財(cái)務(wù)部據(jù)此辦理納稅、付款等事宜。合同原件原則上必須全部歸檔，無特殊需要，合同主辦單位、主辦人、履行單位、履行人不得持有合同原件。承辦單位在簽訂基建維修工程合同時(shí)，除需遵守前款規(guī)定外，還應(yīng)于合同簽訂后一周內(nèi)向安技部報(bào)送一份合同原件或復(fù)印件。 第三十四條 主辦單位每季度半年將本單位所簽全部合同的履行情況填寫合同履行報(bào)告單報(bào)原合同備案單位備案。合同履行完畢，填報(bào)合同關(guān)閉報(bào)告單，14天一個(gè)月內(nèi)報(bào)原合同備案單位備案。在每季度半年提交合同履行報(bào)告單的同時(shí)提交一份本部門承辦的、正在履行中的合同清單。（上半年在7月15日以前提交，下半年在次年1月15日前提交）。如果出現(xiàn)存在不能全部或部分履行、不能完全按原合同履行或其他變化的情況時(shí)，主辦單位（履行單位）應(yīng)隨時(shí)報(bào)告，單獨(dú)填報(bào)合同履行報(bào)告單，專門以單位呈批件形式上報(bào)公司。 主辦單位（履行單位）不按上述規(guī)定填報(bào)合同履行報(bào)告單、合同關(guān)閉報(bào)告單和本部門合同清單，造成合同失控、損失或損失擴(kuò)大的，主辦部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十五條 合同歸檔由各承辦單位統(tǒng)一按檔案要求整理、移交。合同檔案包括合同形成過程文件、審批稿、正式簽約稿、批辦單、履行報(bào)告、關(guān)閉報(bào)告等。第三十六條 黨群部門所簽合同參照本規(guī)定執(zhí)行。第三十七條 變更和解除合同的程序參照簽訂合同的程序執(zhí)行。第十一章 附則第三十八條 引用標(biāo)準(zhǔn)/文件1）文書管理程序BS2-MRPR-03第三十九條 附件/表單1) 合同管理流程圖附件一2）合同批辦單BS3-MRPL-312-