醫(yī)藥公司疫苗采購管理規(guī)定.doc

醫(yī)藥公司疫苗采購管理規(guī)定1采購需求的確認和采購計劃。1.1疫苗采購的數(shù)量：公司只經(jīng)營第二類疫苗，應根據(jù)最低和最高庫存量，以不積壓，不脫銷，保證供應，提出采購需求。1.2采購中心與銷售部門每月根據(jù)藥品質量情況及銷售部門的進銷存業(yè)務業(yè)績和未執(zhí)行合同，編制月采購計劃。1.3編制疫苗采購計劃必須考慮供貨單位或購入途徑和到貨周期的不同情況，并考慮疫苗冷鏈運輸受不同季節(jié)氣溫影響等因素。1.4疫苗采購計劃的主要內容：要貨部門、采購人員、藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產企業(yè)、供貨單位、計劃數(shù)量、進貨期限和金額等。1.5疫苗采購計劃審批：由采購中心經(jīng)理審核其銷量、庫存、總量、斷貨情況等，質量管理部審核質量情況。2.首營企業(yè)、品種的采購。2.1藥品采購凡未與公司建立供需關系的企業(yè)和首次從某企業(yè)采購新品種（新劑型、新規(guī)格、新包裝）的疫苗，均應按首營企業(yè)管理規(guī)定（首營資質審核：應有國家食藥監(jiān)部門核準的生產/經(jīng)營的范圍）、首營品種管理規(guī)程進貨申請審批，已通過首營審批的企業(yè)、品種方可實施采購。2.2查詢公司供銷鏈網(wǎng)絡系統(tǒng)，對已通過錄入公司供銷鏈系統(tǒng)的合格供應廠商和已在經(jīng)營的品種，可直接實施采購。3.合同的訂立3.1簽定采購合同：采購部在進貨前應就有關原則與供應廠商簽定采購合同（采購協(xié)議）（附有質量保證內容）合同的內容應包括以下方面：1）明確所購疫苗質量應符合國家的標準和有關要求，包括交貨期、售后服務等。2）明確所購疫苗（國產）供貨時每件包裝應附產品合格證。（每批到貨均應附該批疫苗生物制品批簽發(fā)合格證復印件。）3）明確所購疫苗包裝標準，標簽和說明書應符合國家有關規(guī)定4）疫苗的運輸，應符合疫苗儲存和運輸管理規(guī)范的規(guī)定5）進口疫苗除上述外，還應附有供貨單位原印章的生物制品進口批件、進口疫苗檢驗報告書的復印件 6）采購的疫苗應是近三個月的生產的藥品。7）注明價格及交貨方式，如遇價格調整，則需重新簽定。3.2采購合同的審批：簽定的采購合同應由采購經(jīng)理審批簽字或授權的采購人員簽字同意后加蓋公章，審批不同意的則返回給采購員，重新與供應商訂立合同。3.3 采購員將加蓋公章的合同反饋給供應商，要求其蓋章簽字后一個月內寄回，采購員將合同編號整理歸檔。4.采購的實施4.1采購員應按采購計劃和采購合同的要求，向供應商發(fā)出采購訂單（合同），其有效期為一個月，過后如還須訂購必須重新發(fā)訂單（合同）。4.2采購員根據(jù)采購合同將采購信息輸入到供銷鏈系統(tǒng)中，生成電子版采購合同，通過網(wǎng)絡傳遞物流，并生成電子版本的驗收單，內容包括：疫苗名稱、規(guī)格、劑型、供應單位、生產企業(yè)、有效期、購進數(shù)量、購貨日期。4.3采購員應根據(jù)采購訂單（合同），以不同的方式與供應商聯(lián)系，主動詢問發(fā)貨情況并跟蹤到貨信息，如需更改訂單：1）數(shù)量的更改則重復3.條款，2）供應商更改的則重復1.條款，以確保采購訂單（合同）的履行。4.4采購員應對未按約定執(zhí)行的采購訂單（合同），應與供應商聯(lián)絡進行催貨，并作為供應商年度業(yè)績評定的依據(jù)。5.到貨情況確認5.1情況處理。1.符合訂單：1）倉庫疫苗驗收員根據(jù)采購到貨驗收信息由采購合同生成電子版的“采購預報”轉驗收單。2）采購員收到供應商開具合法票據(jù)后，應與“采購進倉”入庫單的品規(guī)、數(shù)量、供應商名稱等進行核對，無誤后在供銷鏈系統(tǒng)中進行勾聯(lián)，并按付款要求執(zhí)行付款審批。2. 不符合訂單：客服人員與采購人員進行電話溝通，依據(jù)溝通的結果由驗收員進行驗收或拒收。3.對于疫苗供貨異常的按不合格藥品管理規(guī)定執(zhí)行。5.2采購員將到貨入庫情況記錄在購