怎樣開展時間管理(doc 7頁).doc

如何開展時間管理一、時間概念時間是什么？人們會說“時間就是效率”，“時間就是金錢”，“時間就是生命”，“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”。 子在川上曰：逝者如斯夫，不舍晝夜那么，時間的確切定義是什么呢？從哲學(xué)意義上講，時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。世界在持續(xù)，我們的生命在延續(xù)，我們每個人的每一天都是24小時、1440分鐘，無論我們快樂或是不快樂，我們的一天都只有24小時、1440分鐘。區(qū)別在于：成功和不成功的人利用時間的方式不同。時間具有下列特性：* 時間是一種資源，且供給無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，都是1440分鐘，所以我們無法開源。 * 時間具有一維性，無法蓄存，無法失而復(fù)得：時間不向人力、財力、物力和信息技術(shù)那樣被積蓄儲藏，也無法失而復(fù)得。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。* 時間無法取代，具有機會成本：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，單位時間內(nèi)只能進行一件事情，做A事情時，就不能做B事情，選擇A的效益的同時，必須放棄B事情的效益，這涉及管理決策的一些理論，比如利益最大，風(fēng)險最小選擇等，所以說時間具有機會成本。下面這個例子很恰當?shù)卣f明了時間的這些特性。 如果銀行每天早晨向你的賬號撥款1440元，你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用不完的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又只有1440元。請問：你如何用這筆錢？我們無法在時間資源上開源，也無法節(jié)流，同時時間的機會成本，我們只有提高效率，單位時間內(nèi)才能有更多的產(chǎn)出。二、時間管理概念就是管理的時間概念，組織管理的資源要素中包括人、財、物、信息和時間，也就是針對管理中時間要素資源的管理。改變能改變的，適應(yīng)不能改變的。由于時間的特性，所以時間管理的對象不是“時間”，而是指面對時間而進行的“自我管理”，怎么能在單位時間內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、效益和效率，才是我們開展時間管理培訓(xùn)的目的，才是我們追求的目標。三、時間管理的誤區(qū)所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。以下是管理的幾個誤區(qū)，請大家仔細分析和查對，看看是否存在同樣的問題： 1、誤區(qū)一：工作缺乏計劃性目標、規(guī)則、計劃的制定，缺乏計劃性表現(xiàn)在：* 缺乏目標* 缺乏優(yōu)先等級* 缺乏完成期限* 工作方法不當工作起來處于被動位置，談不上自我管理。2、誤區(qū)二：時間控制不夠 受外部因素影響：* 不速之客的打擾* 無端電話的打擾* 無效會議的困擾* 突發(fā)事件的處理時間意識不強： 主要表現(xiàn)在以下幾個方面：* 個人的消極態(tài)度* 拖延的習(xí)慣* 做事拖拉，找借口不干工作* 工作中閑聊* 追求完美3、誤區(qū)三：組織和過程工作不當組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)：* 職責權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)* 授權(quán)不當，“事必躬親，親力而為”* 溝通不良* 不注重協(xié)作* 工作連續(xù)性差* 不善于說“不”授權(quán)不當?shù)谋憩F(xiàn)在： * 擔心部屬做錯事* 擔心下屬表現(xiàn)太好 * 擔心喪失對下屬的控制 * 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作* 找不到合適的下屬授權(quán)其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。不善于說“不”：學(xué)會接受請托，對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系，又區(qū)分力所能及和能力不及兩種類型；另一類請托則屬無義務(wù)履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。 “明智地接受請托”的重要性在于：第一，“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不防對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。所以在我們接受請托時先問問自己：職責所系嗎？力所能及嗎？同時，也要求自已免開尊口。4、誤區(qū)四：整理整頓不足 據(jù)統(tǒng)計，一般職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無條理的習(xí)慣，就要損失近10的時間！質(zhì)量管理中有名的5S管理，要求辦公場所做到：1S 整理，將工作場所的任何物品區(qū)分為必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉；2S 整頓，把留下的依照規(guī)定的合理位置放置，并明確標示；3S 清掃，將工作場所清掃干凈；4S 清潔，維持上述成果；5S 素養(yǎng)，每位成員養(yǎng)成及時整理、整頓、清掃、清潔的良好習(xí)慣，做事遵守規(guī)則，文明的員工是文明管理的根本保證。人們把5S活動看作是減少浪費、提高生產(chǎn)效率和降低產(chǎn)品不合格率的最重要的基礎(chǔ)工程。5S的精髓在于建立質(zhì)量風(fēng)險防范機制，有病治病，無病強身的質(zhì)量控制和保障機制。風(fēng)險成本理論告訴我們，在項目執(zhí)行的過程中，每個環(huán)節(jié)都會存在風(fēng)險因素和風(fēng)險轉(zhuǎn)化為危機的概率，如果在項目前期階段投入1單位成本用于控制風(fēng)險，則可能避免因項目結(jié)果偏差采取風(fēng)險補救10單位的成本。5S管理同風(fēng)險成本理論有著異曲同工之妙。了解完上述內(nèi)容，當你的上司向你布置一項任務(wù)時，你是否會在第一時間提出方案并執(zhí)行，當你的上司向你索取一份資料時，你是否會在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否還會滿文件夾地翻個底朝天？ 5、誤區(qū)五：未活在當下人的生命軌跡就向一條弧線，這當中有很多分叉點，這些點比如上學(xué)、就業(yè)、結(jié)婚、創(chuàng)業(yè)等，每個點都有很多種選擇。這里要說的是，面對同樣的時間點，我們會有很多選擇，只有把握現(xiàn)在、活在當下，才能更好實現(xiàn)人生目標。下面講一個“九牛之人”故事，供大家品鑒。很久很久以前,一個村子里住著兩個年輕人,他們在自己村子里沒有找到自己心儀的姑娘,所以決定到外面找尋自己的幸福。他們兩個跋山涉水,走了很長時間,又累又餓,忽然看到了一個村子。他們想去前面種地的人家里討一頓飽餐。在田里干活的是一個俏麗的小姑娘。這個時候,其中一個馬上就相中了她。天哪！那是人嗎?好美好美，這是天使嗎！窈窕淑女,八面玲瓏另一個不以為然,認為就這么一個村姑你就看上了?他說,那好，既然你看上了，不走了，那你就在這吧，我去另外的地方找去。他走了,繼續(xù)踏上了征途。而這個人留了下來。他向村里的人打聽,這是誰家的姑娘,出嫁了沒有?后來得知，這個村里有個不成文的規(guī)定,男方娶女方的時候,必須要用牛做聘禮,因為這里的主要勞動力就是牛，而送牛的頭數(shù)越多也就表明這個女人越美麗賢淑，最多是送九頭牛，是貌若天仙的。一頭是很差的，二頭是勉強看的過去的，三頭是很一般很一般的這個小伙子想辦法弄足了九頭牛,因為這個女人,在他眼里已經(jīng)是天使了。一天,他帶著九頭牛去了這女人家里，一個老漢推門而出。幾句客套話之后,他表明了來意,并說明了帶了九頭牛,老漢又驚又喜,連忙說：“沒有、沒有”，在老漢眼里,她女兒最多只值三頭牛而已。但那個小伙子一定要送九頭牛并說明,自己已經(jīng)打聽清楚了你女兒今年多大、屬什么的等等。盛意拳拳之下,老漢推脫不了,并且一再強調(diào),是你自己要送九頭牛給我的,不是我要你送的,因為老漢不想讓別人以為自己是在騙這個外鄉(xiāng)人。之后,兩個人過的很甜蜜,男耕女織,日出而做,日落而息。這樣過了一段日子以后,那個當時去了另外的地方的人又轉(zhuǎn)回了這里，他想,這不就是我當年和朋友分手的地方嗎?不知道他現(xiàn)在還在不在了?去打聽打聽吧。忽然他看見一個很美麗的小媳婦在田里干活,看上去是那么那么的美,他想,為什么當年我在這里沒碰上這個姑娘呢？可惜呀！他上前打聽他朋友的下落.小媳婦告訴了他,并且說我?guī)闳?，帶他找到了他的朋友。離別多年,敘舊之后,他問他朋友,嫂子呢?當年的那個小村姑呢?什么？你們不認識?不是她帶你來的嗎?啊?那就是當年的那個村姑? 他問他朋友的妻子,當年你也沒有這么漂亮呀，怎么越來越漂亮了？她說,因為我丈夫認為我是最漂亮的，所以我就是最漂亮的。其實每個人都是一塊金子,只是光線照射的角度和拋光面的多少決定了光反射的程度不同。你認為自己是天才并且做到了，那你就是天才。你認為自己一定會成功并且努力了，你就會成功。你認為自己能夠面對時間而進行的“自我管理”，并且努力做了，你就會管理好時間，在單位時間內(nèi)完成更多的產(chǎn)出，帶來更多的效果、更好的效益和更高的效率。一切物質(zhì)，人類所決定的都不是外在的條件,而是內(nèi)心的信念,只要信念還有，心火就會常存不熄，就會得到自己想要的幸福。前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要放眼“未來”，記取“過去”，把握“現(xiàn)在”。送給大家一句話：活在當下，活在此時、此地、此間、此狀態(tài)中。 昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！四、時間管理的基本原則1、原則之一：明確目標 對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，哪里還有時間好好想想自己的將來。有一只狐貍想溜進一個葡萄園里大吃一頓，但是柵欄的空隙太小，它鉆不進去。在狠狠地節(jié)食了三天后，它總算能鉆進去了。但是當它大吃一頓以后，卻又出不來了，只好在里面又餓了三天，才出得來。這只狐貍感慨地說：“忙來忙去，到頭來還是一場空。”另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！ 事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。人力資源管理中期望理論告訴我們：想要做成某件事取決于對這件事的期望值和達成結(jié)果的概率。也就是成功取決于目標和實現(xiàn)目標的概率。有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能，目標能夠激勵我們前行。那么究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。 2、原則之二：有計劃、有組織地進行工作 組織開展工作及目標的制訂和落實，通常會體現(xiàn)在以下幾個方面： * 將有聯(lián)系的工作進行分類整理；* 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急加以排列； * 按排列順序進行處理； * 為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)按什么次序進行，哪些是可以同時進行的工作。究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下： * 確立目標；* 探尋完成目標的各種途徑；* 選定最佳的完成方式； * 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； * 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； * 定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。有了計劃，就必須有行動。請大家記?。?* 切實執(zhí)行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲；* 實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。3、原則之三：分清工作的輕重緩急 根據(jù)事情（任務(wù)）的重要性和緊急程度，可以將工作分為四個類型：第一類型是重要又急迫的事。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作等，表現(xiàn)為：危機/急迫的問題/有期限壓力的計劃。這一類事情是危機任務(wù)，我們要馬上就做，這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力、能力的時刻。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。 第二類型是重要但不緊急的事。主要是與工作品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等。表現(xiàn)為：防患未然/改進產(chǎn)能/建立人際關(guān)系/發(fā)掘新機會/規(guī)劃、休閑等；它們是新的機遇，宜定出計劃，采取行動。多投入一些時間在這個領(lǐng)域，做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。第三類型是緊急但不重要的事。表面看重要，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。表現(xiàn)為：不速之客/某些電話/某些信件與報告/某些會議；它們是日常事務(wù)，授權(quán)別人來做。第四類型屬于不緊急也不重要的事。表現(xiàn)為：繁瑣的工作/某些信件/某些電話/浪費時間之事/有趣的活動；它們是雜亂瑣事不必要來做。現(xiàn)在你不防回顧一下上周的生活與工作，你在哪個類型的事情花的時間最多？請注意，在劃分第一和第三類型時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三類型。那么，下列事情該歸入哪些類型呢？* 改善人際關(guān)系 * 改善事先準備工作 * 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織 * 善待自己* 抓住機會 * 充實自我 * 增進能力這些都屬于第二類型，因此也都是重要的事。如果你也這么認為，為什么不身體力行呢？4、原則之四：合理地安排時間掌握重點原則也就是重要的少數(shù)原則（自然界的二八原則），一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。把握重點可以讓你的工作計劃不會出現(xiàn)偏差。一旦一項工作計劃存在風(fēng)險時，出現(xiàn)危機的機率就會增加。 善于運用統(tǒng)籌原則：一只杯子中要盛裝石頭、沙子、水，你會怎樣盛裝？先裝石頭，再裝沙子，最后注入水，這樣杯子中才能盛裝得更多。石頭、沙子、水共盛裝在一只杯子里，代表著在工作過程中完成不同的任務(wù)，只有運用統(tǒng)籌原理，善于安排工作，就能在相同的時間內(nèi)完成更多的任務(wù)。時間是一點點擠出來的。5、原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作，認清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。當我們需要到某一部門去辦一些事，需要提前與該部門人員進行預(yù)約，雙方共同達成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 6、原則之六：制定規(guī)則、遵守秩序 “沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有規(guī)矩，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)規(guī)矩和秩序，主要體現(xiàn)在以下方面： *工作之初，即制定工作計劃和目標，并按計劃執(zhí)行；*定期檢查執(zhí)行情況同計劃的差距；* 時對上述差距進行調(diào)整，以保證計劃的有效；*在進行工作的時候，一定要牢記工作應(yīng)于何時截止； * 即使外部沒有規(guī)定截止日期，自己也要樹立完成時限的目標； * 由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮