人力資源檔案管理方案.doc

人力資源檔案管理方案 對人力資源檔案進行妥善管理，是人力資源管理的重要內(nèi)容，這樣既能有效地保守人才機密，也可以維護人力資源檔案資料的完整，防止資料損壞。企業(yè)建立健全人力資源檔案管理方案是對人力資源檔案進行妥善管理的關鍵。目錄：一、員工人事檔案資料管理規(guī)定二、員工培訓檔案管理辦法三、員工工作業(yè)績檔案管理辦法四、員工檔案保管規(guī)定五、員工檔案利用辦法附：人力資源檔案管理用表一、員工人事檔案資料管理規(guī)定概念解說： 員工人事檔案資料是公司進行人力資源管理的重要依據(jù)，因此必須制定相應的規(guī)章，加強員工人事檔案資料的管理工作。 編寫要點：在制定該文案的過程中需注意如下幾個方面： (1)明確目的； (2)闡明員工人事檔案資料包含的內(nèi)容。范 文：公司員工事檔案資料管理規(guī)定為了加強本公司員工人事資料管理工作，特制定本規(guī)定。 一、各人事命令、通知公布后，連同該隸憑證(申請單或簽呈)合并歸檔。 二、每月初依據(jù)人員異動記錄簿編制“人力異動月報表”，呈核閱后，列八人事流動率檢查依據(jù)。 三、員工若有需要“服務證明書”或“離職證明書”，可至人力資源部說明中請理由，由經(jīng)辦人填寫證明，轉(zhuǎn)秘書室蓋印。 四、人力資源部應于每月10日編制各主管名冊，送總機備查。 五、人力資源部應備檔案包括如下內(nèi)容： 1、人力異動案； 2、員工獎懲案； 3、員工考績案； 4、員工培訓案； 5、人事規(guī)章案； 6、人事勤務案； 7、人亭報表案； 8、員工福利案； 9、文體活動案； 10、涉外事件案； 11、收發(fā)文件登記簿。 六、本規(guī)定自公布之日起實施。二、員工培訓檔案管理辦法概念解說： 公司培訓員工時應建立員工培訓檔案，并加強對員工培訓檔案的管理，從而使員工培訓工作有據(jù)可查。編寫要點：(略)范 文：公司員工培訓檔案管理辦法 一、為了加強員工培訓的檔案管理工作，使員工培訓工作有據(jù)可查，特制定本辦法。 二、員工培訓檔案是對員工自進入公司開始所參與過的各種培訓活動的詳細記錄。 三、員工的培訓記錄內(nèi)容包括： (1)在職前訓練中，該員工接受各種專業(yè)培訓課程的課程名稱、內(nèi)容、時間、出勤記錄，參加有關考試的試卷，培訓員對該員工的培訓評估以及員工參加職前訓練后的心得體會或匯總報告等； (2)在崗位培訓中，員工參與的專業(yè)或外語的訓練課程考勤記錄、課程情況、考試成績、評估表格、總結(jié)報告等； (3)在工作期間，員工自費參加社會上舉辦的各婁業(yè)余進修課程的成績報告單位與結(jié)業(yè)證書復印件等有關材料。 四、員工培訓檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對員工晉升、提級、加薪時的參考依據(jù)。 五、員工的培訓檔隸也是公司培訓部發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。： 六、本辦法自公布之日起實施。三、員工工作業(yè)績檔案管理辦法概念解說： 為了激勵員工，公司應對員工的工作業(yè)績及時進行記錄，建立員工績效檔案，加強績效管理。編寫要點：(略)范 文：公司員工工作業(yè)績襠案管理辦法 一、本辦法是為了對員工工作業(yè)績廈時進行記錄，方便績效考核工作，加強績效管理，激勵員工。 二、要建立工作業(yè)績檔案，對各段時期的工作要有評價和考核，對其主要表現(xiàn)記入檔案。考核標準是依據(jù)崗位責任制中心的職責范圍等內(nèi)容，考核工作可分配到各部門進行，最后由人事部匯總。 三、建立員工工作業(yè)績檔案的目的是便于對員工正確全面地評價，對工作突出，成績和貢獻較大者要給予表揚、獎勵、晉級等。對工作不踏實、消極怠工，屢屢出現(xiàn)差錯者要進行批評、處罰、降級或撤職。 四、員工工作業(yè)績檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個部分： 1文件材料。主要文件包括員工人事調(diào)動表、勞動合同書、員工身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件的復印件等。 2考評記錄。主要是員工工作表現(xiàn)評估表。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現(xiàn)定期進行孝評。考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用。 3出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計按年度匯總歸納，以專設的統(tǒng)計表格形式存入員工工作檔隸。員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面，體現(xiàn)了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的責任感。 4獎懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可依賴程度、工作責任心廈工作態(tài)度的一種檢驗足度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)。 5職級變更。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)廈服務年限因素，其職務、級別與工資待遇等內(nèi)容會有變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻大小。因此，員工工作檔案中對員工職級的變動記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。 五、在員工檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表揚或投訴員工的信件(復印件)等資料。這對于全面、有效地考查員工表現(xiàn)都有重要作用。六、本辦法自公布之日起實施。四、員工檔案保管規(guī)定概念解說： 檔案保管是員工檔案管理的一項重要內(nèi)容，因而公司應當建立相應的檔案管理規(guī)章，加強檔案保管工作。編寫要點：員工檔案保管規(guī)定通常包括以下幾項內(nèi)容： (1)檔案資料的歸檔； (2)檔案的保密； (3)檔案的轉(zhuǎn)遞； (4)檔案的統(tǒng)計； (5)檔案的檢查核對。范 文：公司員工檔案保管規(guī)定一、檔案資料的歸檔：檔案管理人員應該對新形成的檔案材料廈時歸檔，歸檔的大體程序1、對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求 2、按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體位置； 3、在目錄上補登材料名稱及其相關內(nèi)容； 4、將新材料存入檔案。 二、檔案的保密：企業(yè)制訂檔案保密制度的具體要求如下： 1、對于較大的企業(yè)，一般要設立專人負責檔隸的保管，應齊備必要的存檔設備； 2、庫房應備有必要的防火、防潮器材； 3、庫房、檔案柜保持清潔，不存放無關物品； 4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合； 5、無關人員不得進入庫房，嚴禁吸煙； 6、離開時關燈關窗，鎖門。 三、檔案的轉(zhuǎn)遞：檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由于工作變化等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下： 1、取出應轉(zhuǎn)走的檔案； 2、在檔案底賬上注銷； 3、填寫轉(zhuǎn)遞人事檔隸材料的通知單； 4、按發(fā)文要求包裝、密封。 檔案在轉(zhuǎn)遞中必須遵循保密原則，一般通過機要通道轉(zhuǎn)遞，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案核對無誤后，必須在回執(zhí)上簽字蓋章，且及時退回。 四、檔案的統(tǒng)計：企業(yè)人事檔案的有關情況應進行統(tǒng)計。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項： 1、人事檔案的數(shù)量； 2、人事檔隸材料收集補充情況； 3、檔案整理情況； 4、檔案保管情況； 5、利用情況； 6、庫房設備情況； 7、人事檔案工作人員情況： 五、檔案的檢查核對：企業(yè)應該對人事資料檔案進行定期或不定期檢查與核對。 檢查人力資源檔案的內(nèi)容時，既要對人事檔案材料本身進行檢查，如查看其是否有霉爛，蟲蛀等；也要對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 在下列情形發(fā)生后，應對人事檔案進行徹底檢查與按對。 1、突發(fā)事件，如遺失、被盜或水災之后； 2、對有些檔案發(fā)生疑問后，如不能確定某份材料是否丟失； 3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料發(fā)霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。五、員工檔案利用辦法概念解說 檔案利用如同檔案保管，是員工檔案管理的一項重要內(nèi)容，因而同樣需要建立相應的規(guī)章加強檔案的利用管理。編寫要點：員工檔案利用辦法通常包括如下幾個方面的內(nèi)容(1)目的；(2)檔案的利用方式；(3)檔案利用操作規(guī)程。范 文：公司員工檔案利用辦法一、目的：公司為了高效、有序地利用檔案材料，特制定本辦法。二、檔案的利用方式：人事檔隸的利用方式主要有三種： 1、設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般情況下都設在人力資源檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這便于查閱指導、監(jiān)督，便于防止泄密和丟失等。 2、借出使用。在滿足以下條件時，企業(yè)可以將人事?lián)蹼`借出使用： (1)本企業(yè)領導需要查閱人事檔案； (2)公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要必須借用人事檔案等。 注意借出的時間不宜過長，到期未還者必須催還。 3、出具證明材料。通常情況下，出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關文件規(guī)定出具的情況或證明材料，也可以是人事檔案材料的復印件。 要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工或出國等。 三、檔案利用操作規(guī)程：檔案利用中各種萬式的操作規(guī)程如下： 1、查閱手續(xù) (1)首先，由申請查閱者出示書面查檔報告，在報告中寫明查閱的對象、理由、目的、查閱人的概況等情況； (2)其次，查閱單位(部門)蓋章，負責人簽字； (3)最后，由人事檔案部門審核、批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，如果理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。 2、外借手續(xù) (1)首先，由借檔單位(部門)寫出借檔報告，其內(nèi)容與查檔報告相似： (2)其次，由借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字； (3)再次，人事檔隸部門對借檔單位進行審核、批準； (4)然后，進行借檔登記，把借檔的時間、材料名稱、理由、份數(shù)等寫清楚，并由借檔人員簽字； (5)最后，歸還檔案時，及時在外借登記上注銷。 3、出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)： (1)由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章； (2)人事檔案部門按照有關規(guī)定，并結(jié)合使用者的要求，提供證明材料： (3)證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。附：人力資源檔案管理用表一、人事登記表表1 公司人事登記表編號姓名到職日期性別出生日期籍貫身份證號碼戶籍所在地最高學歷離職日期二、人事檔案管理卡表2 公司人事檔案管理卡全宗號目錄號案卷號耪 出歸 還日朝單位名稱經(jīng)手人姓名庫房管理人員簽字日期庫房管理人員鑒字三、檔案調(diào)閱單表3 公司檔案調(diào)閱單檔案名稱審批調(diào)閱人檔號及件數(shù)還卷日期年月日經(jīng)收人簽章共宗件注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案予“備查”。四、人事檔案資料卡表4 公司人事檔案資料卡姓名性別血型籍貫省 縣市出生日期照片住址現(xiàn)址身份證 字 第 號遷移統(tǒng)一編號遷移勞保投保日期年月日?？ㄌ柎a通訊地址電話退保日期年月日特長保證人姓名離廠事由愛好住址日期學習經(jīng)歷學校名稱科（系列）畢業(yè)時間經(jīng)歷服務處所擔任職務起訖日期薪資津貼家庭成贈關系姓名年齡職業(yè)薪資核定到任日期薪資金額派任單位職稱董事長總經(jīng)理副總理經(jīng)理廠長介紹人姓名關系住址電話五、檔案內(nèi)容登記簿表5 公司檔案內(nèi)容登記簿類號案號內(nèi) 容備 注六、檔案明細表表6 公司檔案明細表保險庫號柜位號擬存至何時公司部門文件名稱內(nèi)容類別入庫日期出庫日期收件人簽收年月日年月日審核： 王管： 經(jīng)辦人：七、人事檔案備考表表7 公司人事檔案備考表 機關名稱： 立卷單位名稱：案卷目錄號： 案卷號：本卷（簿）內(nèi)的文件張數(shù)：本卷（簿）內(nèi)需說明的情況：立卷人： 檢查人： 年 月 日 年 月 日八、歸檔案卷目錄表18 公司歸檔案卷目錄全宗號： 目錄號： 部門案卷順序號正卷類目號案卷標題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限 備注九、閱檔催還單表9 公司閱檔催還單 同志：經(jīng)查：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方使他人使用和管理望依檔案調(diào)閱規(guī)則于日內(nèi)退還。檔號文號名 稱借期原定還期數(shù)量備注宗冊十、閱檔催還單存根表lO 公司閱檔催還單存根借閱人：檔號文號名 稱借期原定還期數(shù)量催單發(fā)出日期宗冊十一、檔案存放地點表表15一11 公司檔案存放地點表 全宗名稱： 全宗號：隸卷目錄號案卷目