會(huì)議室預(yù)約流程.doc

XX公司會(huì)議室管理暫行辦法1、 目的與適用范圍1.1目的：為了充分利用會(huì)議室的功能，給公司同仁創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會(huì)議的正常召開?，F(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定此會(huì)議室使用申請(qǐng)實(shí)施細(xì)則。1.2責(zé)任：會(huì)議室使用管理由公司人力資源部負(fù)責(zé)，并實(shí)施監(jiān)督2、會(huì)議室使用申請(qǐng)辦法2.1會(huì)議室是用于召開會(huì)議、內(nèi)部培訓(xùn)、接待客戶、招聘面試的地方，未經(jīng)允許不得挪借他用。 2.2公司的會(huì)議室管理由公司人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2.3為了避免使用會(huì)議室的時(shí)間發(fā)生沖突，各部門如需使用會(huì)議室，需提前一天郵件通知總秘，若臨時(shí)會(huì)議則至少提前二個(gè)小時(shí)通知總秘。總秘根據(jù)預(yù)約時(shí)間先后統(tǒng)一安排會(huì)議室。 2.4會(huì)議室安排原則上以已經(jīng)填寫預(yù)約申請(qǐng)使用單為主，如遇突發(fā)急需使用會(huì)議室的申請(qǐng)人應(yīng)與已預(yù)約申請(qǐng)人適當(dāng)協(xié)商解決，并知會(huì)總秘。 2.5各部門使用會(huì)議室時(shí)，需要填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，明確使用時(shí)間、是否使用設(shè)備、參加人數(shù)等。 2.6如遇到會(huì)議室使用時(shí)間發(fā)生沖突，要堅(jiān)持局部服從整體原則。公司會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議，部門會(huì)議本著重要性、緊急有限的原則自行解決。 2.7開會(huì)期間，請(qǐng)愛惜會(huì)議室的設(shè)施以及物品，如投影儀、電腦、激光筆等，其他人員不得擅自使用和操作，會(huì)議室的相關(guān)設(shè)備請(qǐng)勿隨意帶離會(huì)議室。 2.8會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地（包括桌椅的歸位、衛(wèi)生清潔），關(guān)閉各種電器，切斷電源。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公共物品損害應(yīng)及時(shí)知會(huì)總秘，以便及時(shí)報(bào)修。 3、流程/程序臨時(shí)會(huì)議提早2小時(shí)時(shí)、填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表總秘提前一天郵件通知結(jié)束驗(yàn)收會(huì)議室整理會(huì)議場(chǎng)地（桌椅歸位），關(guān)閉儀器切斷電源知會(huì)總秘會(huì)議室會(huì)務(wù)準(zhǔn)備并使用會(huì)議室當(dāng)天下班前整理會(huì)議室申請(qǐng)表，并通知會(huì)議室安排情況人力資源部申請(qǐng)人流程節(jié)點(diǎn)根據(jù)工作需要4、備 注：臨時(shí)舉行會(huì)議，請(qǐng)盡量提前通知，方便安排會(huì)議室并準(zhǔn)備相關(guān)事宜。臨時(shí)取消使用會(huì)議室，如申請(qǐng)人無提前通知，于預(yù)訂會(huì)議開始15分鐘后撥打電話詢問原因，并提醒預(yù)訂會(huì)議開始時(shí)間半小時(shí)后無使用會(huì)議室，可能安排至其它會(huì)議。 需延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，請(qǐng)?zhí)崆案嬷?，方便安排?5、生效時(shí)間 此制度自2013年4月1日起生效。6、附錄會(huì)議室管理登記表、會(huì)議安排單會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)會(huì)議室使用時(shí)間