企業(yè)合同管理制度設(shè)計（doc格式）.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632企業(yè)合同管理制度設(shè)計林清達（中國石化福建煉油化工有限公司，泉州，362117）摘要：合同是企業(yè)從事民事法律行為的書面憑證。搞好合同管理，對于維護企業(yè)合法權(quán)益具有重要意義。文章探討了合同管理制度的設(shè)計原則，分析了合同管理過程的各個環(huán)節(jié)，提出了企業(yè)合同管理制度的具體設(shè)想。關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同 管理制度 設(shè)計1 搞好企業(yè)合同管理制度設(shè)計的意義1.1 經(jīng)營環(huán)境變化要求企業(yè)搞好合同管理工作由于我國加入WTO，大多數(shù)企業(yè)在可預(yù)見的將來,在企業(yè)所在地一方面可向國際市場采購資源，另一方面向國內(nèi)國際市場進行營銷活動，面對的是范圍更廣泛、更不確定的伙伴，簽訂合同時，合同條款的內(nèi)容上會發(fā)生重大變化。過去合同基本上是國內(nèi)合同，其條款內(nèi)容簡單，基本沒有爭議解決、保險、法律適用、合同文字等內(nèi)容。現(xiàn)在合同條款內(nèi)容復(fù)雜，有爭議解決、保險、稅費、法律適用、合同文字等內(nèi)容。過去一般不約定合同糾紛的解決辦法，一旦發(fā)生糾紛，就到合同管理部門或人民法院解決?，F(xiàn)在由于企業(yè)認識到仲裁對其商業(yè)秘密的保密功能和糾紛處理在時間和費用上的經(jīng)濟性，特別是隨著我國法制的進一步完善，越來越多的企業(yè)在合同糾紛的處理安排上選擇仲裁條款。1.2 合同本身在企業(yè)經(jīng)營管理中的地位決定企業(yè)必須搞好合同管理工作隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步完善，企業(yè)作為經(jīng)濟活動主體在市場中，獨立承擔經(jīng)營風險，決定其自身的命運。是發(fā)展還是破產(chǎn)，很大程度上取決于其經(jīng)營者的行為。企業(yè)在對外發(fā)生民事法律行為時，是通過簽訂和履行合同實現(xiàn)物流和資金流的流轉(zhuǎn)，從而獲取利潤并獲得發(fā)展的。一句話，合同是企業(yè)從事民事法律行為的書面憑證。如果說合同法是經(jīng)濟憲法的話，那么合同是企業(yè)經(jīng)營管理的基本工具。合同管理的好壞，決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否有效保障其自身合法權(quán)益。因此，搞好合同管理，對于維護企業(yè)合法權(quán)益具有重要意義，而如何設(shè)計合同管理制度，則更是其中一項基礎(chǔ)性工作。2 合同管理制度的設(shè)計原則合同管理制度是企業(yè)為使其所簽署的合同得到順利履行，其合法權(quán)益得到有效保障而設(shè)計的，因此在設(shè)計時要具備預(yù)防性、前瞻性、可操作性和開放性。（1）預(yù)防性預(yù)防性是指根據(jù)該制度進行操作，能有效堵塞合同在簽訂和履行過程中各種漏洞，保證合同在簽訂后得到預(yù)期而有效的履行，降低各種法律風險。如通過授權(quán)指引落實合同責任人；通過會簽對合同進行專業(yè)審查，降低合同存在漏洞的機會；通過責任追究，減少代理人玩忽職守和以權(quán)謀私的幾率，解決合同代理人盡職方面的問題。（2）前瞻性前瞻性是指制度的制訂要考慮國家立法的趨勢，做到合理合法。如我國合同法規(guī)定的合同保全措施目前在程序上仍存在不足之處，可考慮在訂立合同時約定由債務(wù)人在簽署或履行合同的過程中提供其債務(wù)人名單和債權(quán)情況，作為債務(wù)人合同擔保的補充形式。（3）可操作性可操作性是指該制度要結(jié)合該企業(yè)實際制訂的，能用于實踐中并發(fā)揮應(yīng)有的作用，而不是為制訂制度而制訂制度。要通過分析企業(yè)主要合同的種類及可能存在的管理漏洞，來制訂管理制度，對于重點和難點問題給予應(yīng)有的注意；同時通過對執(zhí)行中存在的問題進行分析，修訂不合時宜的規(guī)定。如公司處于籌建基建階段的制度和生產(chǎn)經(jīng)營階段的制度應(yīng)有所差別；籌建基建階段因采取的基建管理模式不同而有所不同。在合同時間、金額、性質(zhì)上，不同性質(zhì)、規(guī)模的企業(yè)有不同的合同管理標準。如投資性公司對投資性合同習(xí)以為常，而生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)卻難得碰到。（4）開放性開放性是指制度在運行中能自我發(fā)現(xiàn)缺陷，并通過一定的程序?qū)υ撊毕葸M行修復(fù)。如通過對簽訂中或履行中合同的評估，特別是對糾紛的評估和處理，發(fā)現(xiàn)合同或合同管理制度存在的缺陷和問題，然后通過一定程序進行修訂。3 合同管理過程及其環(huán)節(jié)合同要經(jīng)過簽訂、履行、文本歸檔等階段（其管理流程如圖1），所以合同管理制度在設(shè)計時要從合同簽訂、履行、歸檔和制度本身的完善方面進行考慮。圖1 合同管理程序合同簽訂階段合同醞釀階段合同醞釀階段合同變更、轉(zhuǎn)讓l 合同履行情況評估及責任追究匯報l 責任追究l 合同履行情況評估l 合同歸檔l 合同履行情況匯報l 糾紛處理l 合同變更、轉(zhuǎn)讓手續(xù)l 履行情況確認l 合同交付執(zhí)行l(wèi) 談判情況匯報l 合同談判l(wèi) 授權(quán)委托、資格審查l 合同起草情況匯報l 起草合同l 審批情況匯報l 合同審批或公證l 合同簽署l 合同會簽及定稿l 合同簽訂情況匯報合同簽署階段合同談判階段合同起草階段合同醞釀階段合同歸檔階段合同履行階段簽訂階段是合同管理的第一階段。這個階段尤為重要，能否防范風險，主要在這一階段。因為，在這一階段，要落實合同對方的信譽和合同條款內(nèi)容。而合同對方是否重信譽，合同條款是否嚴謹，是合同能否順利履行和法律風險能否有效控制的保障。在本階段，通過招標投標選擇合同對方，通過擴大合同對方選擇范圍和對合同對方主體資格和合同條款的評估，來降低對方違約風險。履行階段是合同管理的第二階段。這個階段也重要，需要作好內(nèi)部交接工作，落實擔保措施，對合同履行中出現(xiàn)的問題采取措施，來降低對方違約風險。同時可通過評估發(fā)現(xiàn)合同在簽訂階段存在的問題，反過來對下一個合同的簽訂和合同管理制度的完善提出依據(jù)。在本階段，要建立合同履行的監(jiān)控機制，督促企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門和對方按合同約定全面適當履行，使合同履行中的各種信息和問題能得到有效的搜集和反饋，進一步預(yù)防糾紛的發(fā)生，并能在糾紛發(fā)生前有效預(yù)測和報警，使我們在糾紛發(fā)生時能及時、有效、從容地予以應(yīng)對。在合同履行中發(fā)現(xiàn)異常信號，可通過行使合同履行抗辯權(quán)、合同保全、合同變更、合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓等方式消除隱患。當然需要在決定措施時對相關(guān)措施進行利弊評估。最后，合同履行或糾紛處理完畢，要進行合同管理制度運行情況評估。對于常規(guī)和標的額不大的合同，可通過抽查合同文本進行評估，但對于合同履行中出現(xiàn)異常情況的合同和標的額巨大的合同應(yīng)一事一評估。評估中發(fā)現(xiàn)的問題要及時進行匯總，提出解決辦法和措施，完善管理制度。反過來可預(yù)防糾紛的發(fā)生。4 合同管理制度具體設(shè)想4.1 合同談判及簽訂階段(1)授權(quán)指引制度授權(quán)指引是企業(yè)根據(jù)崗位職責要求規(guī)定的各崗位人員對某一事項在決策或財務(wù)上的權(quán)限。如在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)由誰負責談判、簽署，由誰履行，由誰督促，由誰決定變更，在制度上作一定的可操作性的規(guī)定，這一制度就是授權(quán)指引。它是根據(jù)合同金額和合同履行期限進行劃分的，是授權(quán)委托書簽發(fā)和合同用章的基礎(chǔ)，也是日后合同責任追究的基礎(chǔ)。(2)合同匯報合同匯報制度是企業(yè)透明運作、防止相關(guān)人員濫用職權(quán)的有效形式。具體作法是：在工作例會或?qū)ｎ}會議上，在合同醞釀階段，合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)對擬簽訂的合同、參與部門和人員及其分工、是否招標等情況進行匯報；在合同起草階段，合同業(yè)務(wù)部門和管理部門對合同起草情況進行匯報；在合同談判階段，合同業(yè)務(wù)部門和管理部門對合同談判情況包括對合同對方主體資格審查情況進行匯報；在合同會簽、審批階段，合同管理部門對合同審批情況進行匯報；在合同履行階段，合同管理部門對合同履行情況及存在的問題、采取的措施進行匯報；在合同歸檔階段，合同管理部門和紀檢監(jiān)察部門就合同履行情況評估和責任追究情況進行匯報。(3)主體資格評估及對策主體資格應(yīng)包括技術(shù)方面的主體資格和商業(yè)運營方面的主體資格。對主體資格進行審查，主要依據(jù)合同標的技術(shù)要求和合同金額。如技術(shù)資格不具備，不能成為主體，但如商業(yè)運營方面不具備，可通過保證等擔保形式和責任保險等手段彌補資格的不足。對于擬采取措施應(yīng)報上一級批準。(4)合同文本的準備合同分常規(guī)合同和特殊合同。常規(guī)合同是企業(yè)日常經(jīng)營管理中經(jīng)常使用的合同，該類合同應(yīng)力求形成格式版本，標書準備時間和要求相對簡單，對已有交易記錄的對手的主體資格審查相對簡單。但要防止對手利用記錄進行詐騙。特殊合同是偶爾使用的合同，如合資協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，標書準備時間和要求相對復(fù)雜，要求相關(guān)專業(yè)人士參與。(5)合同會簽及審批制度合同會簽是公司相關(guān)部門參與合同管理的有效形式，對于杜絕違紀、維護公司利益、保證程序正當有效具有一定意義。如財務(wù)部門要審查付款、貸款條款，技術(shù)部門對合同技術(shù)條款和對方技術(shù)資格進行審查，紀檢監(jiān)察部門對招標過程進行監(jiān)督，法律顧問對合同中法律條款全面審查?？梢詴h形式進行，但必須簽署，如有異議，應(yīng)在會議記錄或合同會簽審批單上標示，作為以后責任追究的依據(jù)。4.2 合同履行階段（1）合同交付執(zhí)行及履行情況確認合同簽訂以后，合同管理部門應(yīng)將合同交付執(zhí)行部門執(zhí)行，辦理交接手續(xù)。同時執(zhí)行部門應(yīng)將執(zhí)行中的情況反饋管理部門，以便管理部門及時發(fā)現(xiàn)問題的苗頭，采取得當措施。強化合同交付執(zhí)行及履行情況確認程序，對于克服合同管理脫節(jié)，及時有效保障企業(yè)權(quán)益具有重大意義。（2）合同履行情況監(jiān)督及其處理合同管理部門督促執(zhí)行部門適時全面履行合同，并根據(jù)執(zhí)行部門的情況反饋做出適當反應(yīng)。對于不適應(yīng)具體情況需要變更的合同條款要及時按程序辦理變更手續(xù)，對于已不需要標的物的合同依法進行合同權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)移，對于存在糾紛的合同應(yīng)組織相關(guān)部門做出評估，并采取相應(yīng)措施如抗辯權(quán)、擔保、合同保全等。4.3 合同歸檔階段(1)合同履行情況評估合同終止或履行完畢，合同管理部門要對該合同簽訂和履行各環(huán)節(jié)存在的問題和采取的措施是否適當進行評估，對存在的問題應(yīng)分析原因，追查責任人。(2)合同責任追究在合同履行中或履行后，如發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容或簽署程序不合法，應(yīng)追究當事人的責任。合同內(nèi)容或簽署程序是否合法根據(jù)合同履行情況評估報告確定。其中審批人對合同負全面責任，簽署人負相應(yīng)責任。有關(guān)部門對其負責的相關(guān)條款的合法性、合理性承擔相應(yīng)責任，如已提出異議而未能獲得簽署人的認同，異議部門就其異議辦法內(nèi)容不承擔責任。未按程序和權(quán)限簽訂合同的，追究越權(quán)人相應(yīng)責任。管理部門的當事人未能按程序進行管理，承擔相應(yīng)責任。業(yè)務(wù)部門的當事人對其上報的情況與事實不符、執(zhí)行合同中越權(quán)承擔相應(yīng)責任。(3)合同管理制度評估和修正根據(jù)合同履行情況評估中存在的問題，檢查合同管理制度的運行情況及其效果，對不適應(yīng)實際情況的制度提出修訂和完善意見，經(jīng)過必要的程序?qū)χ贫冗M行修正。由于企業(yè)規(guī)模有大有小，產(chǎn)品千變?nèi)f化，所以在合同管理制度設(shè)計上也不能照抄照搬，必須從分析目前存在的問題入手，因地制宜進行設(shè)計。Design of Enterprise Contract Management InstitutionLin Qingda(SINOPEC Fujian Refinery and Chemical Co., Ltd., Quanzhou 362117)ABSTRACTContract is a written warrant for civil legal behaviors of an enterprise. Good contract management is of great significance to safeguard the valid interests of the enterprise. This paper discussed the designing principles of contract management institutions, analyzed the various procedures in the process of contract m