數據組人員崗位職責.doc

崗位責任制度一、 各崗位人員安排：1. 批銷錄入員： 王少彬、許妙鳳、阮小玲、盧淑娟2. 銷退錄入員：朱華萍、林 瓊3. 進退錄入員：鄭清煌4. 配送錄入員：陳鴻鵬5. 調架錄入員：許自然6. 進貨錄入員：楊小紅、胡藝盈7. 打 包 員：許志強、柯耀輝二、 各崗位職責：1. 負責各種單據的及時開立、清點核對與修正，保證各種單據的完整性、準確性2. 負責到貨圖書短缺處理與跟蹤3. 及時準確地對征訂圖書做到貨后分揀，及時轉入打包區(qū)打包發(fā)貨，并跟蹤配送出庫工作4. 熟悉掌握圖書發(fā)貨時間，并有計劃地安排對出庫圖書進行標準打包5. 所有出貨圖書的打包工作。6. 負責銷退圖書的把關與清潔處理，并及時反饋不良銷退的客戶名單7. 負責跟蹤電腦數據與實物庫存數量準確性與架號管理的準確性，及時修正錯誤數據8. 為業(yè)務人員、客戶、部門內人員的工作需要，提供各項相關的單據信息9. 按時完成和整理各類財務、業(yè)務相關單據，并及時上交組長10. 5S環(huán)境責任區(qū)管理11. 完成上級交辦的其它工作任務三、 操作流程：1. 批銷錄入員： 1) 批銷人員早上上班時先整理工作臺，將工作臺上的多余書籍整理到推車上，由倉儲人員上架。2) 批銷人員每天輪流一位完成昨天批銷單的備注、調順序、對賬單，其余人員完成導單、對單與開單工作。3) 開單時，要選對客戶名，區(qū)分不同等級的客戶的折扣也不同（A客戶不用改折扣、B客戶根據“單位”修改，C、D的客戶需詢問業(yè)務人員）。開單要求50條數據為限，注意銷售方式。注意特殊客戶的要求，如需更改單頭（例如）。工作的效率4) 對于業(yè)務人員打電話通知作廢還原單據與下架時，應注意聽清楚單號，在操作過程中應注意所作廢單據的日期應為當天，之前數據不可作廢。000005) 在導前一天的單據時，要在原始單據上備注“1”，方便以后查單用。當單據導完未做修改前要將新單據與原始單核對（核對的內容用客戶名，實洋，碼洋，品種），核對無誤均可開始對新單據進行修改。當天單據在修改前同樣要核對（核對的內容單號，客戶名與品種數）。無論是導單與是打印當天單據均應該在“審核”工序做完后才能打印單據。6) 在核對單據時，要核對的內容有書名，書號，單價，數量，特別注意核對教材時的版本問題（確保單據與實物準確無誤）。7) 在導單時應該注意發(fā)貨時間，發(fā)貨時間比較早的貨要先核對，必須保證貨物能在最快的時間內發(fā)送到客戶處。（廈門與縣城的客戶均在中午前發(fā)貨，其余各地方均下午有車,除業(yè)務員要求走客車的貨物。）8) 陽光系統要求當天完成，做到當天事當天畢。9) 對賬單的核實，在批銷單整理完畢后，要將單據與對賬單一一核對（內容單號，客戶名，實洋，碼洋）。如有前一天的單據，需用便箋紙記錄單號，客戶名，實洋，與對賬單訂一起上交組長處。10) 要求批銷人員以上的工作職責都可以獨立操作與完成，但同樣需團隊協作，互幫互助。如有緊急情況需及時通知組長進行處理。2. 銷退錄入員：1) 銷退人員主要負責銷退圖書的把關與清潔處理。正常退貨如果在三個月內，無臟舊破損問題也無做標識的圖書可以接收于正常庫房。2) 退回圖書如有臟舊破損的圖書，先到三通中查找，是否是我方過失，如查尋為我方過失所造成的臟舊破損，允許接收，數據開至待退庫，防止配送人員將圖書配送給客戶。 3) 正常情況下，客戶退回圖書需在三個工作日內完成，所退圖書的碼洋要與客戶單據的碼洋進行核實，確保準確無誤。4) 如有不可退圖書,需與相關業(yè)務員溝通。如業(yè)務員同意其退貨，接收這些不可退圖書后開“報損單”，將單據由業(yè)務員簽名后交至數據組組長處；如業(yè)務員無告知處理意見，不將其退回，也不明確是否接收時，在通知業(yè)務員兩次后，業(yè)務員如仍未處理則視為業(yè)務員同意退回這類圖書，由業(yè)務員承擔；如由銷退人員接收不可退貨圖書，則由相關責任人承擔，追及不到由所有銷退人員承擔。5) 銷退人員需將當天所完成的單據在“陽光”軟件中引入。6) 主動協助本組其他崗位的工作。3. 進退錄入員1) 開單時根據計劃退貨單上提供的供貨商退貨，注意每一條記錄的準確（供貨商、折扣、數量），根據供貨商要求的退貨時間退貨。2) 調貨時，需根據供貨商的要求（是否放單、放單時折扣問題、走哪家貨運公司、什么時候走貨、運貨問題），需優(yōu)先處里。如有圖書不夠或無法及時走貨的情況下需及時通知采購人員或采購助理。調貨已運走后，需將運單與清單同時傳真給供貨商，再將供貨商通知調貨的傳真單、清單與運單整理訂在一起，上交至數據組長處。3) 跟蹤門市退回圖書的數據接收與轉退貨處理4) 每天要將當天所開單據進行備注、整理、根據供貨商和單號將單據整理入文件夾中。如有貨運票，需將運票與這次出貨所有單據訂在一起交至組長處。5) 每天所完成的單據均需引入“陽光”中。4. 配送錄入員1) 配送開單人員每天根據門店人員的配貨，按先后順序進行開單與裝箱工作。（開單時注意準確率，特別注意教材版本的正確錄入）。2) 門市征訂圖書的配貨與裝箱工作。3) 處理門市退回物流圖書的數據接收。（針對門市退回物流上架圖書與業(yè)務員向門市調回發(fā)貨圖書數據接收）4) 主動協助本組其他崗位的工作。5. 調架錄入員1) 新書上架后的調架2) 不同庫房之間的調撥（所有不同庫房之間的調撥，包括新倉與待退庫房）3) 供貨商調貨處理4) 對新書樣書調架后的上架工作。5) 架號管理系統的審核與架號的維護6) 主動協助本組其他崗位的工作。6. 進貨錄入員 1) 新書建樣：根據新書樣品建入正確的書名，定價，主要供貨商與折扣的設定。2) 如驗書人員采集的到貨圖書樣品在數據庫中已有信息，需改圖書的建檔日期。3) 錄進貨單時，需與供貨商所給單據核實，如供貨商無提供單據需與供貨商聯系，讓其傳真相對應的單據；如有圖書不知供貨商需尋問采購人員；如有新供貨商，新建完供貨商后需讓采購經理簽名確認。4) 錄單時如有圖書短缺或破損需與驗貨人員進行確認，再通知供貨商；如短缺與破損是在運輸過程中出現的需與我方儲運人員或理貨人員協商是否讓貨運站賠償。5) 錄入時如有訂數需及時通知業(yè)務員，詢問其是否發(fā)貨，如果同意發(fā)貨將其轉成批銷單，讓批銷人員發(fā)貨；如不發(fā)貨同樣轉成批銷單，通知組長作廢該單據。6) 單據詳細錄入完整后，需將貨運票號，運費，件數等及時錄入。7) 當天所錄入的單據需與驗書人員所記錄的到貨情況相核實，如發(fā)現未錄入或件數不合，需及時通知驗書人員，進行核查。8) 進貨錄入員應及時將進貨單引入“陽光”中。9) 主動協助本組其他崗位的工作。 7. 打包人員 A、根據發(fā)貨時刻表，對核對完的圖書進行打包。 B、打包時根據客戶選擇標準包或大件。 C、打包時圖書應擺放整齊，同一類、同一系列的書應打成同一包、件，不可同一類/系列的書 與其它書混裝多包， D、對于打編織袋圖書，需先包一層牛皮紙并扎上膠帶后方可套上錫紙或編織袋。打包注意事項：A、 包件分為標準包（含紙箱包裝），每包25kg;整件為編織袋包裝，35kg每件65kg。B、 打包前須確認是否有退還給客戶的圖書，如有則連同發(fā)貨圖書一同打包。C、 如屬圖書館要貨，一包一張清單D、 打包時應依客戶要求選擇打標準包或編織件。E、 有音帶、工具書等容易損壞或開本不一的圖書，必須用紙箱包裝。F、 包、件打扎時應牢固、扎實，打包人應用黑色記號筆清楚地在包外寫上收貨人、總件數、 有內單的應貼上“內單”標簽；清單應裝在信封后方可裝進件、包內。 打包人打好每一票貨后都應填寫在銷退打包登記表或批銷登記表上；專職的打包員 應負責查核此表填寫情況，未填寫的應跟催到個人，未跟催的視為打包員未填寫。四、 質量目標：1、 保證各項數據單據處理的及時性1) 在倉儲組17：00（淡季）、17：30（旺季）分配出的批銷單據須核對處理完畢2) 當天到貨的客戶銷售退貨圖書須在三天內處理完畢3) 供貨商調貨的，須在當天處理完畢4) 驗完貨后的須在1個工作小時內完成圖書建樣工作5) 門市挑貨后須在4個工作小時內開完單據2、 保證各項數據的準確性按碼洋計算，所有的單據的準確率要達到99.98以上 3、保證打包與驗貨的及時性1) 在批銷錄入員已核對完的單據，必須全部打包完畢，保證貨物及時發(fā)出2) 當天17：30之前的到貨，必須驗收完畢4、保證打包與驗貨準確性打包時按包件數進行計算 驗貨則按單據計算5、為各部門提供優(yōu)質的物流服務五、 考核要點1、數據的準確性與完整性2、數據處理的及時性3、驗貨