行政管理人員的修煉實(shí)戰(zhàn)講義全集第9講會(huì)議的籌劃與管理ppt課件.ppt

1 第九講會(huì)議的籌劃與管理 2 會(huì)議的重要性 大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90 以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多開會(huì)的頻率越來(lái)越高 3 會(huì)議的籌劃與管理 會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的善后處理 4 會(huì)前準(zhǔn)備工作 1 安排議題 議程 日程2 擬訂與會(huì)人員名單3 申請(qǐng)會(huì)議所需資金4 會(huì)場(chǎng)布置5 安排食宿和茶水6 發(fā)出會(huì)議通知 5 安排議題 議程 議題的收集和篩選議程 6 議程的開頭為會(huì)議的日期 時(shí)間和地點(diǎn) 每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間 下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾 7 擬訂與會(huì)人員名單 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議送交上級(jí)審核 8 申請(qǐng)會(huì)議所需資金 確定會(huì)議規(guī)格申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)口頭書面 9 會(huì)場(chǎng)布置 選擇會(huì)場(chǎng)a 場(chǎng)地大小b 附屬設(shè)施齊全c 適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備d 會(huì)場(chǎng)氛圍e 場(chǎng)地不受外界干擾布置會(huì)場(chǎng)a 附屬設(shè)施b 準(zhǔn)備會(huì)議文件 10 討論 各種會(huì)場(chǎng)的利與弊 11 12 面對(duì)面就座當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí) 安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊 主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間 13 14 顯示等級(jí)如果你希望顯示等級(jí) 讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端 其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐 主席坐在長(zhǎng)桌的頂端 資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處 15 16 17 自由討論如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注 在會(huì)議中用一張圓桌 主席可坐在任何一個(gè)位置上 18 安排食宿和茶水 食宿a 用膳b 住宿茶水 19 一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì) 20 角色練習(xí) 表演會(huì)議期間奉茶的禮儀 21 給客人斟茶的注意事項(xiàng) 當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí) 不要勉強(qiáng)客人收拾整理 而應(yīng)說(shuō) 茶放這兒行嗎 并等待客人的回答 按客人意愿行事 開會(huì)時(shí) 如果出席者眾多 可請(qǐng)同事幫忙 一人端著茶盤 另一人專為客人上茶 22 茶溢出來(lái)了 這時(shí)不要驚慌 不忙亂 先道歉 后擦拭 切記 斟茶時(shí) 務(wù)必帶上干凈毛巾 有茶和糕點(diǎn)時(shí) 要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊 再將茶置于客人正中略偏右手側(cè) 洽談時(shí)間較長(zhǎng) 在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi) 應(yīng)更換茶葉 給客人斟茶的注意事項(xiàng) 23 上茶時(shí)的七個(gè)程序 兩手端茶盤 盤子高度位于胸部敲門 并說(shuō) 對(duì)不起 進(jìn)入接待室止步立正 輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面 24 桌上不能放盤時(shí) 則左手拿盤 右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底 兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后 左手拿茶盤 使盤緊靠左腋下 走到門口時(shí) 再次向客人點(diǎn)頭致意 退出接待室 上茶時(shí)的七個(gè)程序 25 會(huì)間的組織服務(wù) 1 簽到2 安排就座3 做好會(huì)議記錄和錄音4 會(huì)場(chǎng)服務(wù) 26 簽到 簽到形式薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作 27 游戲 會(huì)議排座 28 安排就座 要適合會(huì)議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會(huì)議主持人的座位秘書的座位 29 做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄構(gòu)成會(huì)議記錄方式會(huì)議記錄寫作 30 小組討論 設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格 5分鐘 31 32 點(diǎn)評(píng) 根據(jù)錄像的內(nèi)容 點(diǎn)評(píng)這位秘書的緊急情況處理技巧 33 會(huì)場(chǎng)服務(wù) 轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況建議休息協(xié)助上司掌握 控制會(huì)議進(jìn)程 34 會(huì)議的善后處理 1 會(huì)場(chǎng)清理2 印發(fā)會(huì)議記錄3 資金4 會(huì)議的總結(jié)工作 35 會(huì)場(chǎng)清理 安排與會(huì)人員的離會(huì)會(huì)議文件的回收 立卷 歸檔 36 印發(fā)會(huì)議記錄 完善會(huì)議