XX公司離職管理辦法.doc

XX公司離職管理辦法1 離職管理的目的 離職管理是為了了解員工的離職原因，從而改善公司管理制度和出現的問題，及時有效的對離職員工進行跟蹤，有利于公司建立離職員工信息庫，盡最大可能發(fā)揮離職員工對公司的作用和貢獻。2 離職管理的適用范圍本辦法適用于XX公司的全體員工。3 離職管理的流程 從收到辭職申請報告開始，人力資源經理需要馬上安排與辭職員工進行深入的面談，了解員工的離職原因，并將原因歸類，啟動相應的員工離職管理程序。4 離職管理的具體內容4.1 離職面談制度4.1.1 離職面談的目的一方面是希望通過談話挽留優(yōu)秀的核心人才；另一方面是與那些無法挽留的離職員工了解離職的最真實原因，通過對員工的離職原因進行深入的分析了解，揭示企業(yè)經營管理中存在的問題，并采取行動解決問題，防止流失現有的員工和不斷吸引更多優(yōu)秀的人才，減少人事變動和減低員工的離職成本。4.1.2 選擇面談人在進行離職面談前選定面談人。一般而言，一般員工由人力資源部門負責實施離職面談。對于核心員工，由于其所處地位在企業(yè)舉足輕重，所以要根據實際情況和離職人員重要程度來選擇面談人，必要時候由管理人力資源業(yè)務的副總甚至公司總經理來進行。具體的安排需由人力資源部經理向最高管理者匯報后決定。公司另有規(guī)定的除外。4.1.3 收集員工相關信息選定面談人后，就需人力資源部收集離職員工的相關信息作為面談前的準備。信息收集分為三類，根據這三類信息對員工有一定的了解。第一類為離職員工的個人信息，包括職位信息、心理狀況信息、閱歷與經驗信息、家庭背景信息、生活狀況信息，這類信息可以通過員工檔案、上級以及員工本人獲得。第二類是指與員工有關的績效和薪酬信息，包括所獲得的榮譽和獎勵信息、薪酬福利信息、績效表現等內容，這類信息人力資源部有記錄以及從上級主管那里獲得；第三類是指員工離職信息，包括離職原因、離職后的目標單位、目標崗位，這類信息通過詢問員工本人獲得。當信息收集完畢后，整理交給面談人，讓面談人在面談前對離職員工有個全面了解，為挽留員工做準備。4.1.4 面談溝通過程離職面談對于不同的員工、時間以及原因要采取不同的溝通方式，正確的溝通方式對面談的成功有很大的作用。離職面談都是以挽留為主，如何離職態(tài)度堅決也要找出離職的真實原因?？梢詮暮暧^上將主動離職原因分為兩種，一種是突然受到某種不公正對待或者刺激產生的離職意愿，另外一種是思考已久的離職想法。針對突然決定的離職，應該適當的時機、適當的地點和員工一起共同冷靜地權衡離職的得失，從而盡量使員工能夠放棄原先的離職決定。另外，對于這類員工離職溝通的時機選擇應該恰到好處。如果溝通過于急迫，可能加劇員工的抵觸心理，從而使溝通功虧一簣；而過分拖延，也不利于提高溝通效果，可能溝通尚未啟動，員工離職已經木已成舟，無可挽回。針對第二種，在面談時對其離職動機進行全面的分析，從而來分析、判斷員工離職是否與企業(yè)管理或者政策有關，從而排除未來員工管理的隱患；如果通過離職面談發(fā)現了企業(yè)存在的問題，應及時補漏，避免諸如多米諾骨牌情況的產生。這類員工離職的決心很大，離職面談最重要的是給員工留下良好的印象，體現公司對于其離職的重視程度。4.1.5 面談過程注意事項第一，離職訪談最好以面對面的形式進行，如果無法進行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調查問卷或者電子郵件進行；第二，在離職面談的過程中，面談人應多聽少說。應給予離職人員合適的空間和足夠的時間讓他們放松的表達自己的想法；第三，面談人應多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。第四，為了面談有更好的效果，面談人應準備好面談的問題和主題，這樣才能在有限的時間內獲得想要的信息。第五，離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調查問卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。4.1.6 面談反饋當面談人與離職人員面談完畢后將面談記錄交給人力資源部人員，由人力資源部人員整理總結后上報人力資源部經理，經理反映給公司總經理及員工所在部門主管。對于由公司制度不合理產生的離職，人力資源部與離職員工所在部門共同制定解決方案和改進建議，上報給總經理，由總經理審批實施。另外，以半年為單位，定期統(tǒng)計各部門的離職率，公司應對離職率高的部門進行調查，找出原因，制定解決措施。對于一些關鍵員工的離職，公司應在員工離職三個月以后由人力資源部進行一次回訪，了解他們的情況、困難、意見以及對公司的建議等。通過與離職員工談話，企業(yè)可以仔細分析離職群體，尤其是分析企業(yè)主動辭退人員以及以不適應理由辭職的員工，比如這些人員的特點是什么，群體特征是什么等等。這樣，企業(yè)就會發(fā)現這個群體的問題所在，發(fā)現他們與企業(yè)不相融的原因，在以后的招聘過程中，就能較快剔除不適合公司工作的求職者。4.2 離職原因的歸類著名人力資源咨詢公司翰威特（Hewitt）對離職原因的調查結果進行整理發(fā)現，導致員工離職的關鍵要素集中體現在7個方面： 領導層：員工與領導層之間的互相信任程度； 工作任務：員工工作/任務的影響（獲得認可），工作的挑戰(zhàn)性及對工作的興趣； 人際關系：與上司、同事、客戶及下屬等多維度人際關系的處理； 文化與目的：員工是否具有目的感以及強烈的組織價值； 生活質量：實際工作環(huán)境，工作與家庭生活之間的平衡； 成長機會：獲得晉升、成長、訓練和學習的機會；全面薪酬：工資與經濟性報酬、福利。其中，3、4、5是屬于員工個人層面的因素，1、2、6、7屬于公司層面的因素，對于員工個人層面的因素，公司應盡量滿足員工的要求，實在不能滿足，則要與員工維持良好的關系。而公司層面的因素是我們需要關注的重點，因為了解公司方面的不足，繼而改進，有利于避免同樣的離職產生，這對公司留住人才非常重要。針對公司層面的因素，我們需要做的是：（1）針對第一種原因對應的措施：領導應與下屬定期溝通，注重對員工的授權，培養(yǎng)員工的信任感；（2）針對第二種原因對應的措施：重新制定崗位說明書，增加一些工作復雜性和豐富性；（3）針對第六種原因對應的措施：根據公司的實際情況，合理改善公司的晉升制度，適當增加員工升職的可能性，以及根據員工的職業(yè)發(fā)展制定相應的培訓體系，讓員工都能在需要的時候得到培訓。具體操作和制度制定再議。（4）針對第七種原因對應的措施：薪酬福利待遇與行業(yè)內相比較，提供有競爭力的薪酬體系。（5）另外，如果員工的離職，是因為上司管理技能的缺乏，或企業(yè)管理的盲點所致，不加以改善，員工流失將得不到控制，企業(yè)本身的問題也得不到解決。這種情況經核實論證后一方面加強上司的管理技能培訓，或者視情況替換主管。4.3 維護與離職員工的關系 對離職員工的發(fā)展情況進行跟蹤記錄，形成一個離職員工信息庫，這個信息庫盡可能多的涵蓋離職員工的詳細信息，包括任職期間工作表現、崗位變動、職位晉升學習培訓、獎勵懲罰及離職交接情況，新就職的工作和單位，還有家庭信息等； 在員工離職后，有條件的情況下為其開一次歡送會，讓員工體會到公司的溫暖； 當公司因各種原因與員工解除勞動合同時，請按照勞動合同法的相關規(guī)定，給予員工應得的經濟補償； 在離職手續(xù)辦理完畢后，給予需要幫助的離職員工提供必要的再就業(yè)幫助，比如寫推薦信、開具離職證明、提供求職信息、進行求職指導； 定期安排與離職員工關系較好的同事或人力資源部門人員與離職員工進行電話、信件等聯系，告知公司新的發(fā)展信息； 每年定期邀請離職員工參加企業(yè)的慶祝活動（例如周年慶、游園會、運動會、聚餐等）； 對離職員工推薦的業(yè)務和人才公司要有相應的獎勵，并形成制度；公司已經在實施。 每逢離職員工的生日，由人力資源部以公司名義發(fā)短信或電話問候；4.4 回聘制度從前文中，我們知道公司需要與離職員工保持比較良好的關系，這為回聘提供的條件和增加了可能性，當公司有招聘信息時，離職員工有優(yōu)先錄用權。具體制度如下：1、回聘條件第一，符合目前職位要求；第二，工作表現良好；第三，辭職原因合理2、回聘年限計算假如前員工在六個月之內被重新聘用原崗位的，可免除其試用期，并累計計算以前的服務年限，如果前雇員超過6個月才被重新聘用，試用期按照新員工執(zhí)行。如此計算服務期是因為員工的服務年限和個人的福利緊密掛鉤，員工在六個月之內被重新聘用，賠償和福利按照實際工