設(shè)備儀器材料采購(gòu)規(guī)程.doc

設(shè) 備 管 理 程 序(SMP)EQUIMENT MANAGING PROCEDURE文 件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編 號(hào)S/SMP/E版 本01頁(yè)碼1/5編 制日 期替 代審 定日 期頒 發(fā)批 準(zhǔn)日 期生 效發(fā) 放生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、公用工程部、安環(huán)部、菌種室、總經(jīng)辦、研發(fā)部1、適用適用于公司所有設(shè)備。2、目的規(guī)范設(shè)備、儀器、材料采購(gòu)及合同管理。3、相關(guān)定義無(wú)4、職責(zé)4.1、采購(gòu)部負(fù)責(zé)商務(wù)上的談判、負(fù)責(zé)合同簽定。4.2工程部/使用部門負(fù)責(zé)提供需采購(gòu)設(shè)備、儀器的清單及要求、負(fù)責(zé)前期供方的選擇、負(fù)責(zé)技術(shù)參數(shù)的談判，參與招投標(biāo)工作。4.3財(cái)務(wù)部參與招投標(biāo)工作。5、程序5.1采購(gòu)包括的內(nèi)容5.1.1 大件采購(gòu)：指設(shè)備及儀器、配件、模具、維護(hù)維修消耗性材料，且單價(jià)或總價(jià)值在10000元及其以上的采購(gòu)；5.1.2 小件采購(gòu)：指設(shè)備及儀器、配件、模具、維護(hù)維修消耗性材料，且單價(jià)或總價(jià)值在10000元以下的采購(gòu)；5.1.3 零星采購(gòu)：?jiǎn)蝺r(jià)在20元以下且總價(jià)值在2000元以下的，不屬于五金庫(kù)常備目錄的備件或材料品種采購(gòu)；5.1.4 外包工程：本公司不具備條件或技術(shù)能力的、需要請(qǐng)外單位承擔(dān)的、總造價(jià)在10000元及其以上的項(xiàng)目；5.1.5 外包小項(xiàng)目：本公司不便承擔(dān)的維修類項(xiàng)目，總造價(jià)在50000元以下并需要請(qǐng)外單位承擔(dān)的項(xiàng)目；5.1.6 在外加工與設(shè)備配套零部件：因生產(chǎn)需要增加、改造、修理與設(shè)備配套零部件，且總造價(jià)在3000元以上的。文件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編號(hào)S/SMP/E版本01頁(yè)碼2/55.2 采購(gòu)計(jì)劃（零星采購(gòu)除外）5.2.1 根據(jù)下列情形，相關(guān)部門經(jīng)理需提出設(shè)備、儀器、工程用材料采購(gòu)計(jì)劃或外包工程（項(xiàng)目）的具體計(jì)劃：5.2.1.1 公司下達(dá)的任務(wù)；5.2.1.2 需要定期更換的消耗性材料；5.2.1.3 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中急需的；5.2.1.4 適應(yīng)新工藝需要的；5.2.1.5 總經(jīng)理室臨時(shí)批準(zhǔn)或安排的。5.2.1.6少于公司批準(zhǔn)的安全庫(kù)存量的。5.2.2 采購(gòu)計(jì)劃的變更5.2.2.1 如已批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃需要做出調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備設(shè)施購(gòu)置變更申請(qǐng)表，提出變更事項(xiàng)、理由、目的并提出詳細(xì)的變更方案，由變更提出部門管理人員審核確認(rèn)簽字，并填寫變更申請(qǐng)日期。原采購(gòu)計(jì)劃表復(fù)印后，附在設(shè)備設(shè)施購(gòu)置變更申請(qǐng)表后。5.3 采購(gòu)審批（“5.1”項(xiàng)下除“零星采購(gòu)”外的其他項(xiàng)目）：所需設(shè)備、儀器、材料、模具、配件或外包項(xiàng)目的部門，應(yīng)填寫設(shè)施設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單并注明部門的預(yù)算編號(hào)，除零星采購(gòu)?fù)獾南嚓P(guān)采購(gòu)需跟工程部商討確認(rèn)方案可行時(shí)，由部門經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交給采購(gòu)部門采購(gòu)，只有經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)的設(shè)施設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單，采購(gòu)部才能購(gòu)買。5.4 采購(gòu)調(diào)研：5.4.1 采購(gòu)物品：5.4.1.1 大件采購(gòu)：前期供方的選擇以及選型盡可能對(duì)3家（或3家以上）主要供應(yīng)商及其經(jīng)銷產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查需兩人以上同時(shí)參加，由使用部門或工程部負(fù)責(zé)，寫出性價(jià)比的評(píng)價(jià)報(bào)告。5.4.1.1.1使用部門/工程部對(duì)于需要采購(gòu)的設(shè)備、儀器等給出詳細(xì)的要求并整理成清單，交給采購(gòu)部門，經(jīng)與供方溝通一致后，可以作為合同的附件。5.4.1.1.2供應(yīng)商根據(jù)我方使用部門/工程部的要求給出第一輪的報(bào)價(jià)，即對(duì)需采購(gòu)的設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行摸底。5.4.1.1.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)商務(wù)上的談判，使用部門/工程部負(fù)責(zé)技術(shù)參數(shù)的談判。由采購(gòu)部，使用部門/工程部共同商定最后的價(jià)格、付款、交易條件等。5.4.1.1.4如需招標(biāo)、則采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，使用部門/工程部共同組織，采購(gòu)側(cè)重于商務(wù)，使用部門/工程部側(cè)重于技術(shù)指標(biāo)，財(cái)務(wù)進(jìn)行核算與監(jiān)督。5.4.1.2 小件及零星采購(gòu)：5.4.1.2.1使用部門無(wú)需填寫設(shè)施設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單，填寫請(qǐng)購(gòu)單即可 5.4.1.2.2固定供應(yīng)商零星采購(gòu)：應(yīng)對(duì)供應(yīng)商及其經(jīng)銷產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，篩選出最佳固文件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編號(hào)S/SMP/E版本01頁(yè)碼3/5定供應(yīng)商，采購(gòu)做好采購(gòu)明細(xì)記錄5.4.1.2.3不固定供應(yīng)商零星采購(gòu)：在采購(gòu)前應(yīng)盡可能對(duì)3家（或3家以上）供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，篩選出性價(jià)比高的進(jìn)行采購(gòu)。5.4.2 對(duì)外發(fā)包的：對(duì)主要承擔(dān)商及其資質(zhì)進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查需兩人以上同時(shí)參加，寫出評(píng)價(jià)報(bào)告。對(duì)于類似外包項(xiàng)目的長(zhǎng)期合作伙伴且先前已有評(píng)價(jià)報(bào)告的，可以免除評(píng)價(jià)報(bào)告。5.4.3 在外加工與設(shè)備配套模具的：在加工前應(yīng)盡可能對(duì)3家（或3家以上）供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，篩選出性價(jià)比高的進(jìn)行加工。5.5 訂立采購(gòu)合同：采購(gòu)部負(fù)責(zé)合同簽訂“5.1”項(xiàng)下“大件采購(gòu)”、“外包工程”、“在外加工與設(shè)備配套模具”等幾項(xiàng)，在選定供應(yīng)商（承擔(dān)商）后應(yīng)簽訂合同。5.5.1 合同必須詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整地填寫，字跡工整、清晰，不得隨意涂改。我司提出的技術(shù)要求和技術(shù)參數(shù)要做為合同附件。5.5.2 合同主要的約定事項(xiàng)包括：5.5.2.1 品名或項(xiàng)目名稱、計(jì)量單位及規(guī)格或項(xiàng)目?jī)?nèi)容、單價(jià)（必須注明是否含稅）、總額。5.5.2.2 驗(yàn)收時(shí)采用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.5.2.3 交貨時(shí)間、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸方式（包括運(yùn)輸費(fèi)用）和到貨地點(diǎn)5.5.2.4 合同中必須明確付款方式和期限。5.5.3 供應(yīng)商或項(xiàng)目承擔(dān)方資料填寫：5.5.3.1 需填對(duì)方單位全稱、詳細(xì)地址、電話、郵編。5.5.3.2 準(zhǔn)確、清晰地填寫開戶銀行帳號(hào)、稅號(hào)。5.5.3.3 對(duì)方委托代理人要親筆簽名。5.5.3.4 對(duì)方單位要加蓋單位合同章。5.5.3.5 注明合同簽訂地點(diǎn)、時(shí)間。5.6 驗(yàn)收：除外包工程及小項(xiàng)目外均應(yīng)填寫設(shè)備、儀器、材料、模具、配件采購(gòu)或加工記錄。5.6.1設(shè)備驗(yàn)收： 5.6.1.1 關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)儀器驗(yàn)收：按驗(yàn)證方案要求進(jìn)行確認(rèn)。5.6.1.2 一般生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)儀器驗(yàn)收：由工程部和使用部門共同完成驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收記錄。5.6.3 材料驗(yàn)收：由使用部門、工程部或質(zhì)量部驗(yàn)收。5.6.4 模具驗(yàn)收：由工程部和使用部門驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收記錄。5.6.5 配件驗(yàn)收：一般由采購(gòu)部門驗(yàn)收，特殊配件由使用部門和采購(gòu)部門共同完成驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收記錄。文件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編號(hào)S/SMP/E版本01頁(yè)碼4/55.6.6 外包工程驗(yàn)收：可由多部門聯(lián)合（如工程部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理室指定的其他人員）驗(yàn)收，并由工程部出具峻工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5.7設(shè)備、儀器、材料入庫(kù)、出庫(kù)：5.7.1 驗(yàn)收合格的設(shè)備,倉(cāng)庫(kù)管理員記入設(shè)備進(jìn)貨臺(tái)帳辦理繳庫(kù)手續(xù)，使用部門根據(jù)需要辦理移交或領(lǐng)用手續(xù)。5.7.2 驗(yàn)收不合格的設(shè)備,及時(shí)通知供應(yīng)商退貨、換貨。5.7 采購(gòu)檔案：5.7.1資質(zhì)管理 5.7.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)供方資質(zhì)的索取并存檔，經(jīng)過(guò)篩選和已經(jīng)合作的供應(yīng)商編制供應(yīng)商名錄5.7.2 合同的管理：5.7.2.1 合同簽訂的責(zé)任人是采購(gòu)部經(jīng)理。采購(gòu)部門經(jīng)理委托采購(gòu)員簽訂合同時(shí)，采購(gòu)部門經(jīng)理或相關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核。5.7.2.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。5.7.2.3 合同的留存：合同自留至少二份，一份留經(jīng)辦部門，一份留財(cái)務(wù)部存檔。5.7.3 無(wú)合同采購(gòu)管理：小件及零星采購(gòu)、外包小項(xiàng)目可以不單獨(dú)簽訂書面合同，但必需與對(duì)方有口頭約定或當(dāng)場(chǎng)監(jiān)督，以保證雙方利益。經(jīng)辦部門應(yīng)將采購(gòu)或外包內(nèi)容及結(jié)算情況一一記錄并登記，雙人簽名后歸入采購(gòu)檔案，備查。5.7.4 采購(gòu)人員盡可能要求供應(yīng)商提供質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告或合格證、說(shuō)明書、及其他文件。并將采購(gòu)設(shè)備、儀器等的說(shuō)明書、合格證書、保修卡等交由工程部歸檔。5.8 結(jié)算：5.8.1 大件采購(gòu)結(jié)算：憑設(shè)施設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單按合同約定支付設(shè)備等進(jìn)廠前的先期付款，憑發(fā)票、合同、固定資產(chǎn)登記表（可選）、入庫(kù)單或驗(yàn)收證明等辦理余款結(jié)算。5.8.2 小件采購(gòu)結(jié)算：憑發(fā)票、請(qǐng)購(gòu)單、繳庫(kù)單或驗(yàn)收證明等辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.3 零星采購(gòu)結(jié)算：5.8.3.1 固定供應(yīng)商：定期憑發(fā)票、入庫(kù)單結(jié)算。5.8.3.2 不固定供應(yīng)商：憑發(fā)票、繳庫(kù)單或驗(yàn)收證明去辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.3.3 對(duì)外發(fā)包的工程：憑發(fā)票、發(fā)包計(jì)劃的批復(fù)、合同、峻工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，由工程部辦理結(jié)算手續(xù)。5.8.3.4 對(duì)外發(fā)包的小項(xiàng)目：憑發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃批復(fù)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，由工程部辦理結(jié)算手續(xù)。5.8.4 外加工模具結(jié)算：憑發(fā)票、加工計(jì)劃批復(fù)、繳庫(kù)單或驗(yàn)收證明等辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.5 采購(gòu)人員對(duì)物資采購(gòu)的簽約、運(yùn)輸、入庫(kù)、退貨及購(gòu)物款結(jié)算的整個(gè)過(guò)程負(fù)責(zé)。文件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編號(hào)S/SMP/E版本01頁(yè)碼5/55.9單據(jù)流轉(zhuǎn)5.9.1使用部門需要采購(gòu)5.1項(xiàng)除“零星采購(gòu)“外的項(xiàng)目，填寫設(shè)施設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單，按要求填寫表格上的內(nèi)容，注明預(yù)算編號(hào)，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽字才能交給采購(gòu)部購(gòu)買。5.9.2零星采購(gòu)以及小件采購(gòu)，使用部門只需填寫請(qǐng)購(gòu)單即可。由部門經(jīng)理簽字即可，但必須寫上預(yù)算編號(hào)。5.9.3采購(gòu)部的采購(gòu)交易必須簽訂合同。合同簽訂后，采購(gòu)需要付款時(shí)填寫請(qǐng)款單按合同要求付款。同時(shí)采購(gòu)開具進(jìn)倉(cāng)通知單給倉(cāng)庫(kù)通知倉(cāng)庫(kù)收貨。等設(shè)備到廠后，倉(cāng)庫(kù)通知工程部和使用部門， 工程部對(duì)送到的設(shè)備進(jìn)行開箱檢查驗(yàn)收，并填寫設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。如果驗(yàn)收合格，可辦理移交手續(xù)，由相關(guān)部門人員簽字，簽字人員的部門各留一份設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。同時(shí)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)進(jìn)倉(cāng)通知單上簽字代表貨物已收。一聯(lián)給工程部;一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)；一聯(lián)財(cái)務(wù)；一聯(lián)使用部門；一聯(lián)采購(gòu)部門5.10總體采購(gòu)流程：5.10.1使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，做出相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃，并通知工程部商討相關(guān)配套設(shè)施（水電汽等輔助設(shè)施情況）。5.10.2待使用部門與工程部討論，確認(rèn)本車間具備該設(shè)備使用條件時(shí)，雙方根據(jù)生產(chǎn)要求等共同選型（特殊情況除外：如供電公司指定廠家，環(huán)保局指定設(shè)備等）。5.10.3選擇合適的型號(hào)之后，使用部門填寫設(shè)施購(gòu)置申請(qǐng)單并由工程部確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由采購(gòu)部采購(gòu)。5.10.4設(shè)備到廠之后，工程部與倉(cāng)庫(kù)人員負(fù)責(zé)設(shè)備驗(yàn)收（使用部門若有必要也需參加），并填寫設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。若為項(xiàng)目改造施工工程，使用部門與工程部一并驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后需填寫工程驗(yàn)收單。采購(gòu)部接受到工程驗(yàn)收單后按合同要求付款。5.10.5 工程部負(fù)責(zé)設(shè)備安裝，本公司不具備條件或技術(shù)能力的、可請(qǐng)請(qǐng)外單位協(xié)助。外協(xié)單位施工完成后，參照5.10.4進(jìn)行付款。文件設(shè)備儀器材料采購(gòu)流程及合同管理規(guī)程編號(hào)S/SMP/E版本01頁(yè)碼5/55.10.2流程示意圖：使用部門（預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外）工程部共同商定共同選型使用部門請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)部采購(gòu)驗(yàn)收具備使用條件安裝發(fā)起部門工程部共同參與采購(gòu)部工程部尋找供應(yīng)商2-3家供應(yīng)商比價(jià)力量不夠可請(qǐng)外協(xié)單位設(shè)施購(gòu)置申請(qǐng)單QM4-RSXZ-0