檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則.doc

合 肥 市 軌 道 交 通 工 程 軌道2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?工程 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 B13（檔案管理） 內(nèi)容提要： 專業(yè)工程特點(diǎn) 監(jiān)理工作流程 監(jiān)理工作控制目標(biāo)及控制要點(diǎn) 監(jiān)理工作方法及措施 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）： 專業(yè)監(jiān)理工程師： 總監(jiān)理工程師： 日 期： 合肥市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲龉こ淌┕けO(jiān)理CD02標(biāo)工程檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則編 制：校 核：審 核： 華南鐵路建設(shè)監(jiān)理公司安徽省公路工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司聯(lián)合體合肥市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲龉こ瘫O(jiān)理部二一六年一月十日目 錄一、工程概況及專業(yè)工程特點(diǎn) -3二、監(jiān)理工作依據(jù)-4 三、檔案管理制度-4 （一）目的 -4 （二）總監(jiān)理工程師職責(zé)-4 （三）資料員職責(zé)- -4 （四）專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)- -4 （五）工作程序- -5 （六）附錄- -8一、工程概況及專業(yè)工程特點(diǎn)合肥市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲鑫挥陂L江東路與合寧鐵路交叉口西南側(cè)。場址的東側(cè)為既有合寧鐵路，西側(cè)為既有中石油西氣東輸合肥站、合肥天然氣廠氣門站、江淮起重運(yùn)輸機(jī)械有限公司，合肥亞太日化公司，北側(cè)為既有長江東路、南側(cè)為規(guī)劃新安江路。龍崗?fù)＼噲龀袚?dān)2號(hào)線配屬車輛的三月檢、雙周檢和停車列檢任務(wù)。用地面積10.69ha(另屬工程用地：1.97ha)，圍墻內(nèi)占地面積9.31ha，總建筑面積26818.0。場內(nèi)布置有運(yùn)用庫、綜合樓、牽引降壓混合變電所、洗車機(jī)庫及控制室、污水處理站、輪對(duì)受電弓檢測棚、門衛(wèi)室、地鐵公安派出所，其他輔助建筑設(shè)施以及場區(qū)道路，線路鋪軌長度5.077km。工程名稱： 合肥市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲鯟D02標(biāo)工程工程地址： 合肥市龍崗開發(fā)區(qū)長江東路與新安江路間工程規(guī)模： 施工預(yù)算1.589億 建設(shè)單位： 合肥城市軌道交通有限公司設(shè)計(jì)單位： 中鐵二院工程集團(tuán)有限公司勘察單位： 中鐵二院工程集團(tuán)有限公司監(jiān)理單位： 華南鐵路建設(shè)監(jiān)理公司/安徽省公路工程監(jiān)理有限責(zé) 任公司聯(lián)合體施工單位： 中鐵五局集團(tuán)有限公司二、監(jiān)理工作依據(jù)1. 建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB 50300-2013）2. 建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GB/T 50328-2014）3. 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB/T 50319-2013）4. 合肥市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理辦法（暫行）（2015年4月）5. 簽訂的監(jiān)理合同及施工合同三、檔案管理制度（一）目的通過制定和實(shí)施本工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則，使監(jiān)理檔案符合規(guī)定要求；為工程監(jiān)理項(xiàng)目全過程的監(jiān)理活動(dòng)，提供可追溯的工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度的控制記錄和監(jiān)督管理的可靠資料。（二）項(xiàng)目總監(jiān)理工程師職責(zé)1）認(rèn)真貫徹檔案管理部門對(duì)工程檔案方面的有關(guān)規(guī)定，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。2）組織編制本項(xiàng)目工程監(jiān)理資料的歸檔計(jì)劃，并進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（三）資料員職責(zé)1）負(fù)責(zé)本工程監(jiān)理資料的收集、整理、分類、編目、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2）負(fù)責(zé)做好工程監(jiān)理檔案的分類、立卷工作、案卷質(zhì)量要符合技術(shù)檔案案卷質(zhì)量的要求。工程項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理檔案分類按工程項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)業(yè)資料規(guī)存標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3）在工程竣工1個(gè)月內(nèi)向公司檔案組辦理工程監(jiān)理檔案的移交工作。4）日常工作會(huì)議紀(jì)要的整理，上報(bào)與存檔。（四）專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)1） 負(fù)責(zé)對(duì)本專業(yè)施工單位工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)資料，按各項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范要求進(jìn)行簽認(rèn)。2） 及時(shí)收集本專業(yè)的各項(xiàng)工程資料，并轉(zhuǎn)資料員收存。3） 及時(shí)按軌道公司監(jiān)理抽檢要求，按比例進(jìn)行現(xiàn)場抽查，形成監(jiān)理抽檢資料，并轉(zhuǎn)資料員收存。（五）工作程序5.1業(yè)務(wù)培訓(xùn) 不定期安排檔案人員參加軌道公司檔案資料管理部門學(xué)習(xí)，以提高管理水平。5.2資料收集 按照資料歸檔計(jì)劃，在工程即將竣工前后必須將監(jiān)理過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表、照片等形式的原始的監(jiān)理記錄收集齊全。5.3歸檔文件的質(zhì)量要求5.3.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。5.3.2工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。5.3.3工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆等。5.3.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5.3.5工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mmx210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。5.3.6所有竣工圖紙應(yīng)加蓋竣工圖章。5.4整理、立卷5.4.1在資料收集齊全的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類整理完畢，并按規(guī)定方式進(jìn)行編目、立卷歸檔。5.4.2根據(jù)收集的檔案資料，按照單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等的系統(tǒng)聯(lián)系排系組卷。5.4.3編寫案卷頁號(hào)5.4.3.1案卷內(nèi)檔案材料均以有書寫內(nèi)容的頁目編頁號(hào)。5.4.3.2頁號(hào)編寫位置a）單面書寫的檔案在右下角編寫頁號(hào)。b）雙面書寫的檔案材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。折疊后的圖紙一律在右下角。C）成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。5.4.3.3案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外），卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。5.4.4卷內(nèi)目錄的編制5.4.4.1卷內(nèi)目錄式樣見合肥市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理辦法（暫行）（2015年4月）附錄。5.4.4.2卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：序號(hào)文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁次、備注。a）序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。b）文件編號(hào)：文件應(yīng)填寫文件號(hào)；質(zhì)量記錄應(yīng)填寫其編號(hào)；圖樣應(yīng)填寫圖號(hào)。c）責(zé)任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)選擇主要兩個(gè)責(zé)任者，其余同等代替。d）文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄。e）日期：填寫編制文件材料的年、月、日。f）頁次：填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一份文件填寫起止頁號(hào)。g）備注：填寫需要補(bǔ)充、修改等情況的說明和解釋。5.4.4.3卷內(nèi)目錄排列在案卷文件材料的首頁之前。5.4.5卷內(nèi)備考的編制5.4.5.1卷內(nèi)備考表的式樣見合肥市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理辦法（暫行）（2015年4月）附錄。5.4.5.2卷內(nèi)備考要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)（照片張數(shù)）以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。5.4.5.3卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。5.4.6案卷的裝訂5.4.6.1案卷裝訂時(shí)必須取掉金屬物。5.4.6.2案卷內(nèi)不同規(guī)格的科技文件材料或圖紙要折疊為統(tǒng)一幅面（圖紙采用風(fēng)琴式折疊法，幅面為A4）。5.4.6.3案卷材料要求左邊、底邊保持整齊，為了美觀可以使右邊翻口處整齊，但保證案卷材料不脫落。5.4.6.4案卷左側(cè)裝訂處留有20mm寬的裝訂低舌，采用三孔一線裝訂法，取中心點(diǎn)左右相距各80mm。5.5移交5.5.1本工程監(jiān)理項(xiàng)目，所形成全部監(jiān)理檔案資料；在工程竣工后一個(gè)月內(nèi)向公司檔案組移交歸檔。移交之前，由監(jiān)理部對(duì)待移交的監(jiān)理檔案資料的完整性、分類準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格的方能辦理移交手續(xù)。對(duì)應(yīng)交而缺少的資料應(yīng)限期由責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊。5.5.2監(jiān)理部檔案驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：5.5.2.1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。5.5.2.2工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況。5.5.2.3文件的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。5.5.2.4文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交時(shí)應(yīng)填寫移交清單，其式樣見附表F。5.5.4移交清單的項(xiàng)目包括：工程名稱、建設(shè)單位、施工單位、建設(shè)周期、檔案資料題名、份數(shù)、頁數(shù)、移交單位、接收單位、移交人、接收人、移交時(shí)間、接收日期。5.5.4.1工程名稱：填寫工程項(xiàng)目的全稱。5.5.4.2建設(shè)單位：即業(yè)主、填寫工程項(xiàng)目所屬的全稱或通用簡稱。5.5.4.3施工單位：填寫工程項(xiàng)目施工的單位。5.5.4.4建設(shè)周期：填寫開工和竣工的日期。5.5.4.5序號(hào)：填寫工程監(jiān)理檔案資料的卷數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。5.5.4.6檔案資料題名：填寫案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。5.5.4.7頁數(shù)：填寫案卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)。5.5.4.8移交單位：填寫移交單位全稱并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部公章。5.5.4.9接收單位：填寫接收單位全稱并加蓋公章。5.5.4.10移交人：填寫具有移交經(jīng)辦人的姓名。5.5.4.11接收人：填寫具體接收經(jīng)辦人的姓名。5.5.4.12移交日期：填寫檔案資料移交時(shí)的具體時(shí)間。5.5.4.13接收日期：填寫檔案資料接收時(shí)的具體時(shí)間。5.6鑒定與審核5.6.1工程監(jiān)理檔案移交歸檔后，檔案材料的內(nèi)容是否符合有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員進(jìn)行鑒定和審核，具體鑒定、審核驗(yàn)收表見合肥市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理辦法（暫行）（2015年4月）附錄。5.7案卷封面的編制5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種方式。5.7.2案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面的形式為案卷外封面。5.7.3使用內(nèi)封面時(shí)，應(yīng)將內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前，再將案卷裝入檔案盒。5.8案卷封面的編制5.8.1案卷封面的式樣見附表D；案卷脊背式樣見附表。5.8.2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔案號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.8.2.1檔案號(hào)：填寫檔案的分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷順序號(hào)。5.8.2.2檔案館代號(hào)：由檔案館填寫。5.8.2.3案卷題名：填寫卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。文字要求簡明、準(zhǔn)確。5.8.2.4編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。5.8.2.5起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。5.8.2.6密級(jí)：分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。5.8.2.7保管期限：分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的期限詳見附錄A。6、 附錄- 6 -序號(hào)歸檔文件保存單位和保管單位建設(shè)單位監(jiān)理單位城建檔案館1工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長期暫存2監(jiān)理委托合同長期長期3監(jiān)理規(guī)劃長期短期4監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長期短期5監(jiān)理部總控制計(jì)劃長期短期6監(jiān)理月報(bào)長期長期7監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長期長期8工程開工/復(fù)工審批表長期長期9工程開工/復(fù)工暫停令長期長期10不合格項(xiàng)目通知長期長期11質(zhì)量故事報(bào)告及處理意見長期長期12預(yù)付款報(bào)審與支付短期暫存13月付款報(bào)審與支付短期暫存14設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長期暫存15工程竣工決算審核意見書長期暫存16監(jiān)理通知長期長期17工程延期報(bào)告及審批永久長期18費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長期長期19合同爭議、違約報(bào)告及處理意見永久長期20合同變更材料長期長期21專題總結(jié)長期短期22月報(bào)總結(jié)長期短期23監(jiān)理工作總結(jié)長期長期24工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長期長期25檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）工程驗(yàn)收記錄長期長期26基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄永久長期27幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長期28施工承包合同、施工單位管理機(jī)構(gòu)長期暫存29施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)會(huì)審記錄永久暫存30施工材料質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)報(bào)告長期暫存31監(jiān)理日記暫存32施工組織設(shè)計(jì)長期暫存33其他與監(jiān)理相關(guān)的施工文件暫存附錄A 建設(shè)工程監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限表注：永久是指工程檔案需永久保存；長期是指保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指保存限期20年以下；暫存是指保存限期半年以下。打 “”表示應(yīng)向城建檔案管移交。 卷內(nèi)目錄式樣 附表B 卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁次備注 卷內(nèi)備考表式樣 附表C卷內(nèi)備考表本案卷共有文件資料 頁，其中：文字材料 頁，圖