會議管理_會議籌備方案

會務(wù)文書 教學(xué)目標(biāo)及步驟 項(xiàng)目目標(biāo) 1 了解會務(wù)文書的種類2 學(xué)會寫作會務(wù)文書3 能成功舉辦一次會議 教學(xué)過程 情境導(dǎo)入知識櫥窗案例欣賞歸納理論問題診斷溫馨提示任務(wù)演練 會議籌備方案 任務(wù)一 年末來臨 蘇明實(shí)習(xí)的公司即將召開一年一度的大型表彰會 對一年來公司各個(gè)崗位上涌現(xiàn)出來的模范人物和先進(jìn)集體進(jìn)行表彰和獎勵 為了保證會議順利召開 公司成立了會議籌備小組 由蘇明擔(dān)任會議組織的秘書工作 你知道蘇明應(yīng)該做好哪些會務(wù)準(zhǔn)備工作并撰寫哪些會務(wù)文書嗎 一 情境導(dǎo)入 二 情境寫作 宏遠(yuǎn)公司擬召開2010年展覽會 會前明確了招商目的 打出品牌效應(yīng) 提升產(chǎn)品內(nèi)涵 這也是此次會議的主題 會議時(shí)間 2010年8月14日8 00 16 00會議地點(diǎn) 宏遠(yuǎn)公司展覽廳主持人 會議總裁辦助理張石華參加人 宏遠(yuǎn)公司合作伙伴 企業(yè)界知名人士 公司全體員工如果請你安排這次會議的籌備工作 你還要考慮哪些方面的要素 要準(zhǔn)備哪些文件材料呢 一 會議籌備方案的概念會議籌備方案屬計(jì)劃類公務(wù)文書 是在會議召開之前對構(gòu)成會議的各個(gè)要素作出系統(tǒng)周密的書面安排的會議文書 會議籌備方案一般是為大中型或重要的會議所做的預(yù)設(shè)方案 單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例會 可以通過簡易會議計(jì)劃或會議通知來預(yù)先安排好會議事務(wù) 一般不需要起草專門的會議籌備方案 會議的籌備工作做得是否充分到位 直接關(guān)系到會議的成功與否 會務(wù)工作人員必須以高度的責(zé)任心 做好會議的籌備工作 三 知識櫥窗 二 會議籌備方案的作用會議籌備方案對于會議的召開 特別是順利召開 圓滿完成 具有重要意義 其作用主要有 1 確保會議的周密組織 2 確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 3 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行 三 會議籌備方案的特點(diǎn)1 計(jì)劃性 會議籌備方案是在會議召開前做出的 對于具體會議的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有計(jì)劃的安排 以便會議順利召開 2 周全性 會務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作 在制定會議籌備方案時(shí) 要充分考慮方方面面的內(nèi)容 只有細(xì)節(jié)考慮具體 安排到位 在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊 主動從容 3 可操作性 制定會議籌備方案其目的是用以指導(dǎo)做好會議籌備工作 方案應(yīng)當(dāng)是具體詳實(shí)的 操作性強(qiáng)的 否則就失去了方案的作用和意義 四 會議籌備方案的種類根據(jù)具體會議的不同 可以把會議籌備方案分為不同的種類 如大型會議的籌備方案 中型會議的籌備方案 根據(jù)編寫形式的不同 可以把會議籌備方案分為表格式和文字式兩種 集團(tuán)公司2010年黨建工作會議籌備方案一 會議主題 貫徹落實(shí)全省國有企業(yè)黨建工作會議精神 突出素質(zhì)工程 創(chuàng)優(yōu)工程 效能工程 廉政工程等 四個(gè)工程 強(qiáng)化服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營中心工作 一個(gè)服務(wù) 以改革創(chuàng)新精神推進(jìn)集團(tuán)公司黨建工作 二 會議時(shí)間 年 月 日 會期一天三 會議地點(diǎn) 集團(tuán)公司第五會議室四 參會人員 集團(tuán)公司黨政領(lǐng)導(dǎo)班子 各子分公司黨委 黨支部 書記 分管黨務(wù)工作的副書記 紀(jì)委書記 集團(tuán)公司總部各部室主要負(fù)責(zé)人 五 會議主持 六 會議議程 一 集團(tuán)公司黨委副書記 組織部長 總結(jié)安排全司組織工作 二 集團(tuán)公司黨委副書記 總結(jié)安排全司宣傳思想工作 三 集團(tuán)公司紀(jì)委書記 傳達(dá)省 市紀(jì)委全會精神 總結(jié)安排全司黨風(fēng)廉政建設(shè)工作 四 頒獎表彰1 表彰集團(tuán)公司2009年度黨建工作先進(jìn)單位 2 表彰集團(tuán)公司2009年度 黨建工作先進(jìn)個(gè)人 優(yōu)秀共產(chǎn)黨員 五 集團(tuán)公司黨委與各子分公司黨委 黨支部 簽訂2010年度黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書 六 集團(tuán)公司黨委書記 作重要講話 四 案例欣賞 七 會議材料準(zhǔn)備 一 大會發(fā)言單位材料 二 會議日程表 參加會議人員名單 主席臺座次安排 作息時(shí)間表 會議須知等 三 其他文件 八 會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備準(zhǔn)備會議所需的投影儀 白板和音響 攝影設(shè)備 由總裁辦公室負(fù)責(zé) 九 會務(wù)工作由集團(tuán)公司黨委辦公室 總裁辦公室負(fù)責(zé) 具體分工略 十 會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 一 場地租用費(fèi) 大廈五樓多功能會議室租金一天 共計(jì) 元 二 攝像設(shè)備租用費(fèi) 擬租攝像機(jī)2臺 每臺每天租金 元 共計(jì) 元 三 會場布置費(fèi) 花卉 元 會議橫標(biāo)制作 元 會場清掃 元 共計(jì) 元 四 會議材料費(fèi) 資料袋 制作命名牌匾等 共計(jì) 元 五 會議食宿費(fèi) 住宿費(fèi) 元 會議餐費(fèi) 元 共計(jì) 元 集團(tuán)公司黨委辦公室2009年12月20日 公司2009年工會工作總結(jié)表彰大會籌備方案 一 會議名稱 公司2009年工會工作總結(jié)表彰大會二 會議主題 弘揚(yáng)先進(jìn)共筑和諧三 會議時(shí)間 2009年 月 日上午9 00 12 00四 會議地點(diǎn) 會議中心五 與會人員 一 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員 二 公司各分工會主席 三 各子分公司 各職能部門主要負(fù)責(zé)人 四 工會工作先進(jìn)單位代表 優(yōu)秀工會工作者 工會工作積極分子共計(jì)80人 六 會議主持 公司工會副主席 七 會議議程 一 公司工會副主席 宣讀表彰決定 二 為先進(jìn)單位 個(gè)人頒獎 三 公司工會主席 作重要講話 四 公司黨委書記 作重要講話 八 會務(wù)工作安排 一 會場布置 1 橫幅標(biāo)題 公司2009年工會工作總結(jié)表彰大會2 主席臺座次 略 3 代表席座次 略 4 具體準(zhǔn)備事項(xiàng) 席卡 音響 音樂碟 麥克風(fēng) 投影儀 茶水 鮮花等 二 頒獎安排 1 工會工作先進(jìn)單位 公司分工會 由 頒獎 2 優(yōu)秀工會工作者 由 頒獎 3 工會工作積極分子 由 頒獎 由 負(fù)責(zé)依次向頒獎領(lǐng)導(dǎo)遞獎牌 三 就餐安排 略 四 交通安排 由公司統(tǒng)一安排乘車前往 九 會議資料準(zhǔn)備 由公司工會辦公室負(fù)責(zé) 十 會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 略 公司工會 年 月 日 會議籌備方案通常由標(biāo)題 開頭 主體和落款等四個(gè)部分組成 一 標(biāo)題 會議籌備方案的標(biāo)題 一般由召開單位或范圍 會議名稱 文種名稱三要素構(gòu)成 二 開頭 開頭部分一般寫明召開會議的緣由 宗旨 依據(jù) 主辦和承辦單位 會議名稱等會議基本要素 說明會議召開的必要性 合法性 三 主體 主體部分一般要寫明會議主要任務(wù) 會議形式 主持者 參與者 議程 日程 會務(wù)組織機(jī)構(gòu)的分工 會議經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng) 四 落款 落款寫明方案的制發(fā)文機(jī)關(guān) 簽署日期 并加蓋公章 五 歸納理論 會議籌備方案寫作要素 1 確定會議主題2 確定會議的時(shí)間和地點(diǎn)3 確定會議的規(guī)模4 確定會議議程5 確定會議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會的主報(bào)告 大會發(fā)言單位的材料 會議日程表 參加會議人員名單 住宿安排 主席臺座次 分組名單 討論題目和分組討論地點(diǎn) 作息時(shí)間表 會議的參閱文件和相關(guān)資料 6 確定會議組織和分工 下面是一次經(jīng)濟(jì)工作會議的籌備方案 分析指出其不足之處 并進(jìn)行修改 市經(jīng)濟(jì)工作會議籌備方案1 會議的時(shí)間 地點(diǎn) 擬定于 月 至 日 4天 在 招待所召開 月 日下午或晚上報(bào)到 2 會議規(guī)模 1 參加會議人員 正式代表 2 特邀代表和列席人員 工作人員 含服務(wù)人員 共計(jì) 人 3 會議議程 會議由市委書記 市長分別主持 第一天大會由市長主持 聽取市部分綜合職能部門關(guān)于本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會議精神的具體措施的發(fā)言 第二天分組討論 圍繞會議確定的討論題目進(jìn)行 第三天繼續(xù)分組討論 第四天上午繼續(xù)分組討論 下午大會由市委書記主持會議 市長作會議總結(jié) 書記講話 4 會務(wù)工作由市委辦公廳 市政府辦公廳負(fù)責(zé) 六 問題診斷 禁毒防艾工作會議籌備方案一 會議時(shí)間 地點(diǎn)擬定于1月31日上午10 00至中午12 30 在 市體育館召開 二 參加會議人員全國各地區(qū)禁毒防艾委員會成員 全國禁毒防艾協(xié)會專家 市禁毒宣傳大隊(duì)局長 副局長 市艾滋病研究委員會會長及副會長 各地區(qū)青少年代表 共計(jì)300人 三 會議議程會議由 市全國禁毒防艾協(xié)會主持上午 1 市禁毒防艾協(xié)會專家提出現(xiàn)存的問題 2 市禁毒宣傳大隊(duì)局長發(fā)言 3 市愛滋病研究委員會會長發(fā)言 4 青少年代表感觸發(fā)言 5 各地區(qū)代表就宣傳方案提出建議 6 討論研究 中午 1 各禁毒防艾大隊(duì)總結(jié)所有建議及意見 2 市全國禁毒防艾協(xié)會專家總結(jié)報(bào)告四 會議議題 1 禁毒工作最弱 最嚴(yán)重的地區(qū) 2 怎么讓群眾體會禁毒防艾的重要性 3 禁毒防艾宣傳工作的重要性 4 怎樣在各地區(qū)做好宣傳工作及宣傳過程中的安全問題五 會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備 市全國禁毒防艾協(xié)會在1月31日前預(yù)定 市體育館 并于1月31日上午完成會場布置 略 六 會議材料準(zhǔn)備 1 全國禁毒防艾協(xié)會專家的發(fā)言稿 2 市禁毒宣傳大隊(duì)局長的發(fā)言稿 3 市愛滋病研究會會長發(fā)言稿 4 青少年代表發(fā)言七 會議服務(wù)工作安排 略 八 會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 略 市全國禁毒防艾協(xié)會 年 月 日 參考答案 存在的問題 會議主題不明確 擬定會議籌備方案時(shí) 要明確會議主題禁毒防艾工作會議籌備方案一 會議主題為促進(jìn)青少年的健康發(fā)展 并讓全體市民對毒品及艾滋病有深刻的了解 特召開此次對禁毒防艾知識宣傳方案討論 會議的重點(diǎn)是討論研究如何做才能在群眾心中深入該方面的知識 提出相應(yīng)的對策 一 制定會議籌備方案 要注意 1 科學(xué)安排 創(chuàng)新方法 制定會議籌備方案時(shí) 應(yīng)注意科學(xué)安排會議 提高會議效率 既保證實(shí)效 又節(jié)約成本 2 具體周密 妥善安排會議事項(xiàng) 大中型會議涉及人員多 頭緒繁 內(nèi)容雜 在制定會議籌備方案時(shí)應(yīng)通盤考慮 周密部署 妥善安排各有關(guān)事項(xiàng) 避免遺漏和差錯(cuò) 3 層次分明 合理安排結(jié)構(gòu) 寫作時(shí)要合理安排各條款間的邏輯順序 要條款分明 順序合理 4 明確領(lǐng)導(dǎo)意圖 弄清籌備方案的目的 要求和意義 以便制定 反復(fù)與領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面商定 必要時(shí)可召開聯(lián)席會征求制定的意見或方案 二 會議文件和材料主要有 主報(bào)告 發(fā)言材料 日程表 與會人員名單 作息時(shí)間表 參閱文件 三 會議地點(diǎn)的選擇標(biāo)準(zhǔn) 大小適中 環(huán)境適合 交通方便 設(shè)施齊全 七 溫馨提示 八 相關(guān)鏈接 會議籌備方案與會議策劃方案的區(qū)別會議策劃方案一般包括會議籌備方案與會議預(yù)算方案 而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會議準(zhǔn)備工作的組織與實(shí)施 它通常不包括會議前期的宣傳 營銷等方面的內(nèi)容 但是對會議的時(shí)間 地點(diǎn) 議程和經(jīng)費(fèi)等方面的內(nèi)容設(shè)計(jì)具體 會議策劃是對會議做整體的計(jì)劃 涉及到參與舉辦會議的各個(gè)部門和各種關(guān)系 由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一 最后形成一套合理可行的方案和流程 會議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過程 策劃為預(yù)算提供了方向 預(yù)算為策劃方案提供資金的保證 會議策劃方案比較務(wù)虛 會議籌備方案比較務(wù)實(shí) 一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算 再設(shè)計(jì)具體的籌備方案 1 長江職業(yè)技術(shù)學(xué)院擬于2010年5月4日召開學(xué)院第五次團(tuán)代會 團(tuán)代會的主要內(nèi)容包括學(xué)院黨委書記講話 兄弟院校代表致詞 團(tuán)委書記做工作報(bào)告 表彰 五四紅旗團(tuán)委 和 優(yōu)秀團(tuán)員 等 為了鍛煉學(xué)生的能力 學(xué)院學(xué)工部和團(tuán)委將整個(gè)會議的籌備工作交給了葉子所在的學(xué)生社團(tuán) 紅帆秘書事務(wù)所 葉子他們接到任務(wù)后 既十分高興又忐忑不安 為了不辜負(fù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的信任和同學(xué)們的期待 在老師的指導(dǎo)下 他們認(rèn)真擬定了會議的籌備方案 精心安排了會議的議程 分工草擬了會議的各種文件 請你也作為 紅帆秘書事務(wù)所 的一員 起草一份會議籌備方案 九 任務(wù)演練 2 根據(jù)提供的材料擬寫一份會議策劃方案 滿分40分 其中方案30分 表格10分 要求 標(biāo)題用2號黑體 小標(biāo)題用3號仿宋體加粗 正文用3號仿宋體 必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將擬寫的方案在自己機(jī)位保存并打印提交 材料 2011年5月26日 5月28日第五次全國秘書培訓(xùn)工作大會寧波主辦方 勞動部承辦方 會議文件寫作 滿分20分 要求 手寫 規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交紙質(zhì)文檔 為本次全國秘書工作大會擬寫一份接待方案 為增強(qiáng) 集團(tuán)公司品牌的影響力 加深客戶對 集團(tuán)公司的了解 答謝各方合作伙伴和客戶對集團(tuán)公司長期的支持 創(chuàng)造良好的溝通機(jī)會 在媒體和客戶間建立良好口碑與廣告效應(yīng) 擴(kuò)大 集團(tuán)的知名度和美譽(yù)度 進(jìn)一步詮釋 集團(tuán)的企業(yè)經(jīng)營理念 堅(jiān)定客戶與 集團(tuán)共創(chuàng)雙贏的信心 集團(tuán)公司擬定于2009年12月30日晚在長沙 大酒店多功能宴會廳舉辦新年客戶答謝會 屆時(shí)將邀請有關(guān)單位出席活動 約160人參會 請根據(jù)以上材料 擬寫一份完整的會議籌備方案 參考寫法 喜迎新年真誠答謝 2010年 集團(tuán)有限公司新年客戶答謝會籌備方案一 活動主題 喜迎新春真誠答謝二 主辦單位 集團(tuán)有限公司三 協(xié)辦單位 大酒店四 活動時(shí)間 2009年12月30日晚18 30 22 30五 活動地點(diǎn) 大酒店多功能宴會廳六 活動目的 借新年元旦佳節(jié)之際 以答謝會為交流平臺與客戶展開良好的溝通與了解 答謝回饋廣大客戶及社會各界 進(jìn)一步增強(qiáng) 集團(tuán)的品牌效應(yīng) 提升企業(yè)的影響力與社會公信度 七 參加人員 一 客戶200余位 二 上級領(lǐng)導(dǎo) 三 集團(tuán)有限公司領(lǐng)導(dǎo)及工作人員 四 協(xié)辦單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員 八 活動內(nèi)容 一 來賓簽到 服務(wù)人員引領(lǐng)來賓到宴會大廳依席位次就座 二 主持人宣布會議開始 介紹來賓 三 介紹 集團(tuán)有限公司8年來的發(fā)展歷程和所取得的成績 四 客戶代表致辭 五 上級領(lǐng)導(dǎo)酒會講話 六 集團(tuán)有限公司總裁致答謝辭 七 新年客戶答謝宴會 九 前期準(zhǔn)備 一 文字資料準(zhǔn)備 公司幻燈片簡介 酒會領(lǐng)導(dǎo)致辭 主持人串詞等 二 物品準(zhǔn)備 請柬 禮品 席位牌 贈品 節(jié)目道具等 十 會務(wù)工作 由集團(tuán)公司總裁辦和酒店共同負(fù)責(zé) 具體分工略 提前1天布置好活動現(xiàn)場 包括室外 室內(nèi)橫幅 幻燈片與舞臺音響的調(diào)試工作等 十一 費(fèi)用預(yù)算 晚餐費(fèi)用 元 酒水費(fèi)用 元 請柬 簽到薄 席位牌 元 橫幅 元 禮品 元 獎品 元 主持人費(fèi)用 節(jié)目表演費(fèi)用 元 交通費(fèi)用 元 不可估算費(fèi)用 元 費(fèi)用合計(jì)預(yù)算 元 集團(tuán)有限公司2009年12月1日 會議簡報(bào) 任務(wù)四 一 會議簡報(bào)的概念簡報(bào)的概念簡報(bào)是黨政機(jī)關(guān) 人民團(tuán)體 企事業(yè)單位內(nèi)部