鼎力推薦檔案管理規(guī)章制度.doc

111 1 1檔案管理規(guī)章制度（）檔案接收制度1定期收集各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)過整理立卷后的不同載體的文件材料。2檔案室要對(duì)各部門的立卷歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：（l）應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整；（2文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合理整理、立卷；（）歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。4接收檔案時(shí)間和手續(xù)：黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年底以前歸檔。教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔?？蒲小⒒?xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后及時(shí)歸檔。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。（二）檔案管理制度1按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。2對(duì)接收按要求整理好的檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化。主要是：（l）對(duì)所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，檢查的內(nèi)容有：全宗內(nèi)的檔案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。（2）進(jìn)行必要的編目工作。（3）根據(jù)它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。 3定期對(duì)檔案進(jìn)行全面整理。包括：檔案的分類、立卷、擬制案卷標(biāo)題、案卷排列等。定期對(duì)檔案進(jìn)行局部整理，對(duì)不符合整理要求的案卷進(jìn)行加工、調(diào)整。（三）檔案的修破補(bǔ)充制度1已歸檔的檔案如需更改，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。填寫更改單后，方可更改。一律不得在原件上隨意修改。2修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在原件上修改。但要注明“修改示記”。3如遇修改內(nèi)容較多或原件需報(bào)廢時(shí)，應(yīng)另出新件代替。并在備考中注明。4科技檔案部門有責(zé)任監(jiān)督歸檔后的藍(lán)圖及有關(guān)重要技術(shù)文件材料的補(bǔ)充或修改，各形成技術(shù)檔案材料的單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)助做好對(duì)歸檔后的技術(shù)檔案的補(bǔ)充和修改工作，以保證科技檔案的真實(shí)、完整。（四）檔案保管制度1檔案庫房需保持適宜的溫度，庫房的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14C24oC，濕度為4560，并配備干濕溫度計(jì)。2檔案庫房嚴(yán)禁吸煙，須配備滅火器，消除一切火災(zāi)隱患。3對(duì)庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)檢修，防止短路引起火災(zāi)。4檔案入庫前要進(jìn)行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。檔案柜及庫房內(nèi)要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。5檔案管理人員外出時(shí)，須鎖好檔案柜、門窗。6檔案庫房門窗應(yīng)設(shè)有遮陽裝置。避免陽光直接照射在檔案柜上。7檔案庫房須經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。8，案卷入庫時(shí)應(yīng)檢查卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔案順序排列。9案卷應(yīng)依檔案順序排放，庫房柜架須編順序號(hào)，各柜應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。10檔案工作人員要認(rèn)真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密工作、非本部門人員，未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫房。（五）檔案借閱制度1凡需借閱檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，并有義務(wù)將利用效果反饋給檔案部門。2借閱本單位、本專業(yè)范圍內(nèi)機(jī)密以上的科技檔案時(shí)，需經(jīng)本單位或?qū)I(yè)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱本人擬制的或機(jī)密以下的科技檔案時(shí)憑本人工作證到綜合檔案室借閱，查閱學(xué)生成績須按校長辦公室通知精神辦理。3因工作需要借閱其他單位的機(jī)密以上的科技檔案時(shí)，須有原主管單位負(fù)責(zé)人簽署的介紹信，絕密級(jí)的須經(jīng)校主管科技檔案工作負(fù)責(zé)人或校長辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4校外單位向我校借閱科技檔案時(shí)，按上級(jí)或?qū)W校有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。5凡屬永久保存的科技檔案原本和絕密級(jí)的原則上不準(zhǔn)借出，只能在檔案室內(nèi)查閱。如有特殊需要，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出，但必須在當(dāng)日內(nèi)歸還。6密級(jí)以上的科技檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人或公開展覽等。需要時(shí)可提出申請(qǐng)，經(jīng)綜合檔案室同意后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行上述工作。7所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時(shí)，按照規(guī)定辦理借出手續(xù)，但每次借出時(shí)間不得跨月，如到規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。8借閱者對(duì)所借檔案材料要確保安全、完整、不得涂改、勾劃、轉(zhuǎn)借和拆卷，如發(fā)現(xiàn)損壞檔案，視情節(jié)給予處理。9借用檔案材料，應(yīng)及時(shí)歸還，不得長期放置個(gè)人手中或超過規(guī)定時(shí)間。重大節(jié)日前，應(yīng)主動(dòng)歸還所借的檔案。10非本學(xué)校人員因工作需要借閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。11如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時(shí)采取措施。（六）檔案的統(tǒng)計(jì)制度1認(rèn)真做好檔案年度案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。2堅(jiān)持進(jìn)行檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計(jì)。3建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和本部門內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。4按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。找出在在的問題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。5通過檔案統(tǒng)計(jì)工作、總結(jié)和掌握檔案的發(fā)展規(guī)律，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。（七）檔案的保密制度1嚴(yán)格執(zhí)行我校檔案的保密制度，維護(hù)人事和技術(shù)檔案的安全，凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準(zhǔn)查閱、摘抄和復(fù)印。2凡需復(fù)制保密檔案材料，須經(jīng)主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。3如遇所借檔案丟失，須及時(shí)通知檔案部門，并寫明情況以便及時(shí)處理。4檔案人員應(yīng)以維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則，隨手鎖好檔案柜，做到不失密、不泄密。5嚴(yán)守保密規(guī)定，不該說的話不說，不該做的事不做，做到“保守機(jī)密；慎之又慎”。6檔案室無人時(shí)，應(yīng)將門、窗關(guān)牢，柜上鎖，確保安全無誤。（八）檔案征定用毀制度1對(duì)已滿期的檔案，在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，凡需銷毀檔案，須提出銷毀申請(qǐng)，編制銷毀檔案目錄，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核批