Excel使用技巧（精編）.doc

Excel使用技巧吳艷芬整理第2章 Excel篇目錄2.1 輸入編輯技巧42.1.1 從Word表格文本中引入數(shù)據(jù)42.1.2 快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動42.1.3 固定數(shù)據(jù)輸入時的焦點(diǎn)42.1.4 實現(xiàn)以“0”開頭的數(shù)字輸入52.1.5 將整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為矩陣形式52.1.6 利用命令按鈕快速實現(xiàn)合并62.1.7 讓單元格數(shù)據(jù)斜向排版62.1.8 自動檢測輸入數(shù)據(jù)的合法性72.1.9 通過剪貼板為單元格添加數(shù)據(jù)82.1.10 直接公式輸入法82.1.11 讓文本輸入自動適應(yīng)單元格長度92.1.12 利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù)102.1.13 利用組合鍵在單元格中快速定位102.1.14 在信息輸入前就給予提示102.1.15 正確顯示百分?jǐn)?shù)112.1.16 巧做設(shè)置，使公式更加明了112.1.17 在連續(xù)單元格中自動輸入 等比數(shù)據(jù)序列122.1.18 選擇大范圍的單元格區(qū)域132.1.19 為修改后的工作表添加批注132.1.20 隱藏行或列的其他方法132.1.21 恢復(fù)被隱藏的行或列的快捷方式152.1.22 在常規(guī)格式下輸入分?jǐn)?shù)162.1.23 在單元格中自動輸入時間和日期162.1.24 移動單元格中公式計算的結(jié)果162.1.25 以圖片格式插入Word中的文本內(nèi)容172.1.26 求和函數(shù)的快捷輸入法172.1.27 快速創(chuàng)建任意大小的連續(xù)數(shù)據(jù)矩陣182.1.28 組合鍵方式為單元格文字 添加雙下劃線182.1.29 為單元格文字添加漢語拼音182.1.30 快速選中所有數(shù)據(jù)類型相同的單元格192.1.31 利用“記錄單”為行或列添加數(shù)據(jù)202.1.32 不輸入公式直接查看結(jié)果212.1.33 批量為單元格數(shù)據(jù)添加單位212.1.34 啟用記憶功能輸入單元格數(shù)據(jù)222.1.35 利用“選擇性粘貼”命令將文本 格式轉(zhuǎn)化為數(shù)值232.1.36 去除單元格中的“0”242.1.37 在數(shù)據(jù)錄入時自動切換輸入法252.1.38 消除運(yùn)算結(jié)果的系統(tǒng)誤差252.1.39 為數(shù)據(jù)輸入設(shè)置下拉選擇列表252.1.40 自動填充等差序列262.1.41 為不相連的單元格快速輸入相同信息272.1.42 在多個工作表中同時輸入相同數(shù)據(jù)272.2 函數(shù)應(yīng)用技巧282.2.1 如何在公式中引用其他工作表 單元格數(shù)據(jù)282.2.2 同時對多個單元格執(zhí)行相同運(yùn)算282.2.3 利用單步執(zhí)行檢查公式錯誤292.2.4 快捷輸入函數(shù)參數(shù)302.2.5 函數(shù)中快速引用單元格302.2.6 組合鍵隱藏單元格中的公式302.2.7 快速找到所需要的函數(shù)312.2.8 利用“數(shù)據(jù)透視表”對工作表中 數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計322.2.9 開啟函數(shù)輸入時的參數(shù)提示332.2.10 矩陣型數(shù)據(jù)區(qū)域求和的快速實現(xiàn)332.3 圖表設(shè)置操作技巧342.3.1 將單元格中的文本鏈接到圖表文本框342.3.2 重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表342.3.3 準(zhǔn)確選擇圖表中元素的技巧362.3.4 利用組合鍵直接在工作表中插入圖表362.3.5 為圖表設(shè)立次坐標(biāo)軸362.3.6 為圖表添加文字說明372.3.7 讓圖表也能繪制隱藏單元格中的數(shù)據(jù)382.3.8 為圖表之間建立關(guān)聯(lián)392.3.9 在圖表中增加數(shù)據(jù)表392.3.10 在Excel繪制斜線表頭的方法402.3.11 直接為圖表增加新的數(shù)據(jù)系列402.3.12 更快捷的繪圖方法412.3.13 創(chuàng)建個性化的三維立體圖表422.3.14 將工作表型圖表轉(zhuǎn)換成對象型圖表422.4 自定義設(shè)置技巧432.4.1 快速為工作表重命名432.4.2 自定義自動排序類型432.4.3 多窗口方式瀏覽工作表442.4.4 給單元格重新命名452.4.5 快速切換工作簿452.4.6 使用大圖標(biāo)來顯示工具欄按鈕472.4.7 在工具按鈕之間設(shè)置分隔線472.4.8 巧妙實現(xiàn)依據(jù)三個以上關(guān)鍵字 對數(shù)據(jù)排序482.4.9 自定義數(shù)據(jù)類型隱藏單元格值482.4.10 完整顯示工具欄按鈕482.4.11 讓工具按鈕直接顯示文字提示492.4.12 隱藏工作表中的網(wǎng)格492.4.13 依據(jù)單元格數(shù)據(jù)調(diào)整列寬492.4.14 將Excel文檔插入IE頁面中502.4.15 快速設(shè)置單元格邊框502.4.16 自定義工具欄工具按鈕或 菜單欄的顯示圖標(biāo)512.4.17 將意外情況造成的數(shù)據(jù)丟失 減少到最低522.4.18 將單元格內(nèi)容以圖片格式 插入Word文檔532.4.19 讓單元格數(shù)據(jù)變得更醒目532.4.20 自由設(shè)置工具欄中下拉列表的寬度542.4.21 菜單一次性完整展開542.4.22 自定義單元格的移動方向552.4.23 更改工作表個數(shù)552.4.24 更改系統(tǒng)打開和保存的默認(rèn)路徑572.4.25 讓文件隨系統(tǒng)的啟動自動打開572.4.26 放大顯示工作表582.4.27 同時打開相關(guān)聯(lián)的所有工作簿582.4.28 保護(hù)Excel文件582.4.29 從工作表中獲取樣式592.4.30 瀏覽數(shù)據(jù)內(nèi)容時讓標(biāo)題始終可見592.4.31 更改系統(tǒng)的菜單彈出方式602.4.32 復(fù)制單元格的格式設(shè)置612.4.33 自動為數(shù)據(jù)修改建立備份622.4.34 顯示字體的效果示范632.4.35 隨時隨地應(yīng)用你的個性化設(shè)置632.5 打印技巧642.5.1 實現(xiàn)多個工作表直接一次打印642.5.2 打印工作表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)642.5.3 如何避免錯誤提示信息被打印652.5.4 在每頁中都打印出表頭652.5.5 完整打印出超過頁面寬度的數(shù)據(jù)表662.5.6 請問如何隱藏單元格值而只打印公式672.5.7 按連續(xù)頁碼打印多個工作表文件682.5.8 打印工作表的圖表682.5.9 在已經(jīng)設(shè)置好表格的紙張上 打印部分?jǐn)?shù)據(jù)692.1 輸入編輯技巧2.1.1 從Word表格文本中引入數(shù)據(jù)請問可以將Word表格的文本內(nèi)容引入到Excel工作表中嗎？具體如何實現(xiàn)？答：可以通過“選擇性粘貼”命令來實現(xiàn)。具體操作如下：先利用“復(fù)制”命令將Word表格文本內(nèi)容添加到系統(tǒng)剪貼板中，然后在Excel工作表中定位到對應(yīng)位置。單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，再選擇“方式”下的“文本”項，最后單擊“確定”按鈕即可。2.1.2 快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動在工作中常常需要移動單元格中的數(shù)據(jù)，請問有比“粘貼”操作更快捷的方法嗎？答：可以直接采用拖動的方法。操作過程如下：首先選擇要移動的數(shù)據(jù)（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。然后移動鼠標(biāo)到邊框處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個四個箭頭標(biāo)志時，按住“Shift”鍵的同時按下鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)至要移動的目的區(qū)域（可以從鼠標(biāo)指針右下方的黃色提示框中獲知是否到達(dá)目標(biāo)位置），放開鼠標(biāo)左鍵即完成移動。2.1.3 固定數(shù)據(jù)輸入時的焦點(diǎn)在數(shù)據(jù)輸入時，每當(dāng)我們按下“Enter”鍵后，光標(biāo)就會自動跳轉(zhuǎn)到下一個單元格中。因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)的反復(fù)驗證中，就必須反復(fù)地來重新定位焦點(diǎn)。請問有什么方法來固定數(shù)據(jù)輸入的焦點(diǎn)嗎？答：要實現(xiàn)上述要求并不難。輸入數(shù)據(jù)前，在按住“Ctrl”鍵的同時單擊選擇該單元格。當(dāng)單元格邊框的邊很細(xì)的時候，再開始數(shù)據(jù)的輸入。這樣不管按下多少次“Enter”鍵，光標(biāo)始終都不會移動到其他單元格。如果要移動到下一單元格，可以使用方向鍵來完成。當(dāng)然如果當(dāng)前工作表中要實行數(shù)據(jù)驗證的單元格很多時，每次都按上述方法來操作未免有些麻煩。那么可以試試以下方法來實現(xiàn)一勞永逸。單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的設(shè)置框中單擊“編輯”選項卡，然后取消選擇“按Enter鍵后移動”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。2.1.4 實現(xiàn)以“0”開頭的數(shù)字輸入在Excel單元格中，輸入一個以“0”開頭的數(shù)據(jù)后，往往在顯示時會自動把“0”消除掉。請問有什么辦法來讓“0”不被消掉嗎？答：要保留數(shù)字開頭的“0”，其實是非常簡單的。只要在輸入數(shù)據(jù)前先輸入一個“ ”（單引號），這樣跟在后面的以“0”開頭的數(shù)字的“0”就不會被系統(tǒng)自動消除。2.1.5 將整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為矩陣形式請問如何將工作表中的整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用矩陣來表示？答：要實現(xiàn)一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成一個矩陣，必須保證該列數(shù)據(jù)的個數(shù)L要等于該矩陣行數(shù)M和列數(shù)N的乘積，即LMN。然后按如下操作：選擇該列的前N個數(shù)據(jù)，將其“復(fù)制”到剪貼板。再單擊矩陣第一行的第一個單元格，然后從“編輯”菜單中執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，最后再單擊“確定”按鈕即把前N數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成了矩陣的第一行。接下來再選擇該列中的下一組N個數(shù)據(jù)，執(zhí)行“復(fù)制”。再將光標(biāo)定位到矩陣的第二行的第一個單元格，執(zhí)行“轉(zhuǎn)置”操作。這樣經(jīng)過M次的“轉(zhuǎn)置”后就把數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)換為矩陣形式了。2.1.6 利用命令按鈕快速實現(xiàn)合并對行或者列進(jìn)行合并操作是編輯工作表時經(jīng)常會遇到的，可每次都要執(zhí)行好幾個步驟才能完成，請問有沒有更快捷的辦法？答：其實系統(tǒng)為我們提供了合并單元格的工具按鈕，只是它不是默認(rèn)的工具欄按鈕而已，可以按以下操作自行添加：單擊“工具”菜單欄中的“自定義”命令，再選擇“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“格式”后，在右邊的“命令”選擇列表中就可以找到“合并單元格”、“跨越合并”以及“撤銷合并單元格”的命令按鈕，如圖2-1所示。圖2-1 添加命令按鈕直接用鼠標(biāo)將它們拖到工具欄上的合適位置即可。這樣下次要執(zhí)行合并操作時只要按對應(yīng)的命令按鈕就可以快速完成了。2.1.7 讓單元格數(shù)據(jù)斜向排版有些工作表文件中的單元格數(shù)據(jù)是斜方向顯示的，請問這個效果該如何實現(xiàn)？答：要實現(xiàn)這個效果并不難，因為這是系統(tǒng)自身提供的一種排版模式。只需要找到相應(yīng)的命令按鈕。方法如下：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在“命令”選項卡的“類別”列表中選擇“格式”項，在“命令”列表中找到“順時針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕，將它們拖到工具欄的合適位置。這樣只要選擇需要斜排的單元格，然后執(zhí)行命令按鈕就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的斜向排版。2.1.8 自動檢測輸入數(shù)據(jù)的合法性由于特殊需要，我們對單元格的數(shù)據(jù)輸入要求必須按統(tǒng)一格式來定義。請問可以在用戶輸入數(shù)據(jù)時自動檢測其一致性嗎？答：只要為需要的單元格或工作表設(shè)置數(shù)據(jù)有效性檢查即可。先選擇需要進(jìn)行該設(shè)置的單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單中找到“有效性”命令，單擊執(zhí)行它。在彈出的對話框中選擇“設(shè)置”選項卡。再從“允許”下拉列表框中選擇要設(shè)置的類型，如“整數(shù)”、“小數(shù)”、“日期”等。如果對數(shù)據(jù)輸入的大小或范圍有要求的話，還可以對“數(shù)據(jù)”項進(jìn)行設(shè)置，如圖2-2所示。圖2-2 檢測數(shù)據(jù)有效性當(dāng)然還可以在“出錯警告”和“輸入法模式”選項卡中為單元格設(shè)置提示的類型和默認(rèn)的輸入法等。最后單擊“確定”按鈕。這樣設(shè)置后，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合你的設(shè)置要求時，系統(tǒng)會自動彈出一個“輸入值非法”的提示對話框來提醒用戶。2.1.9 通過剪貼板為單元格添加數(shù)據(jù)為什么利用“復(fù)制”和“粘貼”命令來為單元格中添加信息時，在菜單中的“粘貼”命令項有時是灰色的，沒辦法操作？請問該怎么辦？答：想通過“粘貼”對單元格內(nèi)容進(jìn)行添加數(shù)據(jù)是無法實現(xiàn)的。但是可以利用“剪貼板”來實現(xiàn)。首先要通過“編輯”菜單中的“Office剪貼板”命令，調(diào)出剪貼板查看程序，然后將要添加的數(shù)據(jù)“復(fù)制”到剪貼板上，這時可以在右邊的剪貼板上看到該數(shù)據(jù)。接著將光標(biāo)定位到要添加的單元格中，再單擊剪貼板中剛才復(fù)制好的數(shù)據(jù)條目，數(shù)據(jù)就會自動的添加到單元格中了。2.1.10 直接公式輸入法在輸入公式或函數(shù)時，每次都要在前面帶個“”號，實在麻煩。請問可以直接輸入公式嗎？答：當(dāng)然可以，只要稍微設(shè)置一下就可以實現(xiàn)了。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項”命令。再在彈出的選項對話框中選擇“1-2-3的幫助”選項卡，選擇“轉(zhuǎn)換Lotus 1-2-3公式”復(fù)選框，如圖2-3所示。圖2-3 直接公式輸入最后單擊“確定”按鈕即完成設(shè)置。不過需要注意的是，這樣設(shè)置后必須保證輸入的公式全部都是數(shù)字，不能包含有引用單元格的其他符號。否則必須加上“”號。2.1.11 讓文本輸入自動適應(yīng)單元格長度在Excel單元格中輸入文字時，即使輸入的文字長度超過單元格長度，系統(tǒng)也不會自動換行，而只是顯示為一行。請問可以讓系統(tǒng)自動根據(jù)單元格長度來調(diào)整文本的行數(shù)嗎？答：其實這就是文本的自動換行問題，要實現(xiàn)起來是很容易的。在輸入文本時，當(dāng)?shù)竭_(dá)單元格最右邊時，同時按下“AltEnter”組合鍵，這樣系統(tǒng)會自動加寬單元格的寬度，而文本也會自動換到下一行。如果覺得每次按組合鍵太麻煩，可以執(zhí)行如下設(shè)置來一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當(dāng)然也可以按下“CtrlA”組合鍵來選擇）。然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再在彈出的“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，選擇“自動換行”復(fù)選框，如圖2-4所示。圖2-4 文本自動換行最后單擊“確定”按鈕即可完成。如果只要實現(xiàn)部分單元格的自動換行，可以先選定這些單元格，再執(zhí)行上述操作就可以了。2.1.12 利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù)在編輯工作表時，有時整行或整列需要輸入的數(shù)據(jù)都一樣，很顯然如果一個一個單元格的輸入實在太麻煩了。請問有什么快捷的方法嗎？答：可以利用鼠標(biāo)拖動“填充柄”來實現(xiàn)快速輸入。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入需要的數(shù)據(jù)，然后單擊選中該單元格，再移動鼠標(biāo)指針至該單元格右下角的填充柄處，當(dāng)指針變?yōu)樾〉暮谏?”字型時，按住左鍵，同時根據(jù)需要按行或者列方向拖動鼠標(biāo)，選中所有要輸入相同數(shù)據(jù)的行或者列的單元格，最后松開鼠標(biāo)即可。這樣數(shù)據(jù)就會自動復(fù)制到剛才選中的所有單元格了。不過上述方法只適用于輸入的是文本信息。如果要重復(fù)填充時間或日期數(shù)據(jù)時，使用上述方法填充的將會是一個按升序方式產(chǎn)生的數(shù)據(jù)序列。這時可以先按住“Ctrl”鍵，然后再拖動填充柄，填充的數(shù)據(jù)才不會改變。 2.1.13 利用組合鍵在單元格中快速定位在修改工作表中的單元格數(shù)據(jù)時，如果要在單元格中增加數(shù)據(jù)的話，每次都要先用鼠標(biāo)定位，然后再用鍵盤輸入，這樣來回地切換很不方便。請問有什么鍵盤組合鍵嗎？答：當(dāng)然有，可以用鍵盤的方向鍵來選擇單元格，然后按下“F2”鍵。這樣單元格就會自動轉(zhuǎn)換輸入模式，同時光標(biāo)也自動定位在該單元格的最后面，直接輸入數(shù)據(jù)就可以了。2.1.14 在信息輸入前就給予提示 希望在用戶為單元格輸入信息時，系統(tǒng)能自動的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可以減少修改所花費(fèi)的時間。請問該如何實現(xiàn)？答：可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息”選項卡。接著在“標(biāo)題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標(biāo)題和內(nèi)容即可。2.1.15 正確顯示百分?jǐn)?shù)在單元格中輸入一個百分?jǐn)?shù)（如10），按下回車鍵后顯示的卻是0.1。請問該如何設(shè)置才能正確顯示百分?jǐn)?shù)？答：出現(xiàn)這種情況的原因是因為所輸入單元格的數(shù)據(jù)被強(qiáng)制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)”或“百分?jǐn)?shù)”即可。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。2.1.16 巧做設(shè)置，使公式更加明了在工作表的公式中，我們經(jīng)常是通過單元格標(biāo)號來引用數(shù)據(jù)的，如 “F2=A2+B2+C2+D2”。這樣很難一下子了解公式具體的內(nèi)容。有沒有方法用文字來取代單元格的符號，讓公式更直觀些呢？答：這個想法的確很不錯，當(dāng)然也是可以實現(xiàn)的。可以按下列步驟來操作：例如在一個特定的數(shù)據(jù)庫工作表中，一般每一列數(shù)據(jù)都是同一個字段下的。可以先為每一列數(shù)據(jù)設(shè)置好相應(yīng)字段名（如：語文、數(shù)學(xué)、外語、總分等）。再單擊“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“重新計算”選項卡。在“工作簿選項”區(qū)域中選擇“接受公式標(biāo)志”復(fù)選框，如圖2-5所示。圖2-5 “重新計算”選項卡最后單擊“確定”按鈕。這樣如果要利用公式計算時，可以直接在公式中輸入字段名稱來表示了，例如：總分=語文數(shù)學(xué)外語。2.1.17 在連續(xù)單元格中自動輸入等比數(shù)據(jù)序列請問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？答：可以通過填充的方法來實現(xiàn)。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值，然后通過拖動操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項下的“序列”命令。在彈出的“序列”對話框中，再選擇“類型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個數(shù)字。不一定要是該序列的最后一個值，只要是一個比最后一個數(shù)大的數(shù)字就可以了。如圖2-6所示。圖2-6 自動輸入等比序列最后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動將序列按照要求填充完畢。2.1.18 選擇大范圍的單元格區(qū)域由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標(biāo)拖動操作，總是無法一次性準(zhǔn)確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。請問有什么別的好方法嗎？答：當(dāng)然有。可以試試如下操作：首先在“名稱”框（就是公式輸入欄fx左邊的輸入框）中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個單元格名稱代號，中間用“：”冒號分開。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定。2.1.19 為修改后的工作表添加批注想在對工作表文檔進(jìn)行修改的同時，在修改處添加批注，以方便日后查閱。請問該如何操作？答：為修改添加批注是很容易實現(xiàn)的。具體操作如下：首先選擇已經(jīng)修改過的單元格，然后單擊“插入”菜單中的“插入批注”命令。這時在該單元格旁邊會彈出一個黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會自動顯示系統(tǒng)安裝時使用的用戶名字，當(dāng)然也可以改為當(dāng)前使用者的名字。在光標(biāo)處就可以輸入要添加的批注了。輸入完成后鼠標(biāo)單擊任意位置，批注文本框就會自動隱藏起來。這時在該單元格的右上角部位會多出一個紅色的小三角形符號，當(dāng)鼠標(biāo)移動至該單元格上時，會自動彈出剛才添加的批注內(nèi)容。同時還可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過“編輯批注”和“清除批注”命令來進(jìn)行其他的修改操作。2.1.20 隱藏行或列的其他方法請問要實現(xiàn)行或者列的隱藏有什么其他好的方法嗎？答：要實現(xiàn)行或者列的隱藏除了利用“隱藏”命令外，還有以下幾種方法可以實現(xiàn)。其中最簡單的就是直接拖動鼠標(biāo)來實現(xiàn)。先移動鼠標(biāo)指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成了一個黑色的帶有上下箭頭的“+”字狀時。按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動鼠標(biāo)使其不可以見即可。當(dāng)然也可以通過鍵盤組合鍵來操作完成：按下組合鍵“Ctrl+9”隱藏的是行；按下組合鍵“Ctrl+0”隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時按下“Shift”鍵，即同時按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+0”組合鍵。當(dāng)然如果要隱藏的行或者列比較多時，用這上述兩種方法還是顯得有點(diǎn)麻煩，這時可以試試?yán)谩癝hift+Alt+（右方向鍵）”組合鍵來隱藏。首先利用“Ctrl”鍵來選擇所有要隱藏的行或者列，然后同時按下“Shift+Alt+（右方向鍵）”組合鍵，這時會彈出“創(chuàng)建組”對話框，如圖2-7所示。圖2-7 “創(chuàng)建組”對話框詢問要創(chuàng)建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕完成。這時在工作表中行或者列的序號處會產(chǎn)生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來，同時在末端會有一個“”符號。單擊該符號，則所選的行或者列就會組成一個組，從而達(dá)到隱藏的效果。同時“”號會變成“+”號。要恢復(fù)隱藏，只要再單擊該“+”號即可?；蛘甙聪聰?shù)字“1”或“2”也可以實現(xiàn)。如果要取消分組模式。只需同時按下“Shift+Alt+（左方向鍵）”組合即可。2.1.21 恢復(fù)被隱藏的行或列的快捷方式請問除了使用“取消隱藏”命令外，還有什么更快捷的方法來實現(xiàn)找出已經(jīng)被隱藏的行或列嗎？ 答：要取消隱藏的行其實有更簡單的方法。例如要恢復(fù)被隱藏的第2行，可以執(zhí)行如下操作：首先將鼠標(biāo)指針移動到第1行和第3行之間的位置，當(dāng)鼠標(biāo)的指針變成橫向為“”號，縱向為黑色實心雙箭頭的十字形狀時，執(zhí)行用鼠標(biāo)左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會顯示出來了。這種方法比用“取消隱藏”命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。2.1.22 在常規(guī)格式下輸入分?jǐn)?shù)當(dāng)在工作表的單元格中輸入如“2/5、6/7”等形式的分?jǐn)?shù)時。系統(tǒng)都會自動將其轉(zhuǎn)換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”后才可以正確顯示。難道就沒有辦法可以在常規(guī)格式下直接輸入分?jǐn)?shù)嗎？答：在“常規(guī)”模式實現(xiàn)分?jǐn)?shù)的輸入是可以實現(xiàn)的，而且還是非常簡單的。只要在輸入分?jǐn)?shù)前，先輸入“0空格符”。然后再在后面輸入分?jǐn)?shù)即可，如輸入“02/3”（表示空格）即正確顯示為“2/3”。需要注意的是，利用此方法輸入的分?jǐn)?shù)的分母不能超過99，否則輸入結(jié)果顯示將被替換為分母小于或等于99的分?jǐn)?shù)。如輸入“2/101”，系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)換為近似值“1/50”。2.1.23 在單元格中自動輸入時間和日期日期和時間的輸入形式太麻煩，而且有時記不清楚。請問有什么方法讓系統(tǒng)自動輸入時間和日期嗎？答：可以執(zhí)行以下方法來實現(xiàn)：選中需輸入的單元格，直接按下“Ctrl+；”組合鍵可輸入當(dāng)前日期；如果直接按下“Ctrl+Shift+；”組合鍵即可輸入當(dāng)前時間；當(dāng)然也可以在單元格中先輸入其他文字然后再按以上組合鍵，如先輸入“當(dāng)前時間為：”再按下“Ctrl+ Shift+；”組合鍵，就會在單元格中顯示“當(dāng)前時間為：16：27”這樣的結(jié)果。以上方法美中不足的是輸入的時間和日期是固定不變的。如果希望日期、時間隨當(dāng)前系統(tǒng)的日期、時間自動更新，則可以利用函數(shù)來實現(xiàn)。輸入“=today()”得到當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)，輸入“=now()”得到當(dāng)前系統(tǒng)時間和日期的函數(shù)。2.1.24 移動單元格中公式計算的結(jié)果一般地，可以通過在單元格中輸入公式自動計算出數(shù)據(jù)的結(jié)果。但是將這個計算結(jié)果移動到其他單元格時，結(jié)果都變成了“0”，這是怎么回事？該如何解決？答：可以通過以下操作來解決：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡。選擇“手動重算”復(fù)選框，同時取消選擇“保存前自動重算”復(fù)選框，使其無效，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣就可以通過“復(fù)制”和“粘貼”命令來正確移動公式計算出的結(jié)果了。2.1.25 以圖片格式插入Word中的文本內(nèi)容請問在不用截圖軟件的情況下，可以直接將Word文檔中的某些文本內(nèi)容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？答：當(dāng)然可以，可以直接利用系統(tǒng)的內(nèi)置功能實現(xiàn)文本內(nèi)容到圖片格式的轉(zhuǎn)換。具體操作如下：在Word編輯界面，先選定需要插入的文字內(nèi)容，然后利用“復(fù)制”命令將其復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。然后在Excel環(huán)境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“Shift”鍵，同時單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。這樣即可將剪貼板中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成圖片格式并插入到工作表中。如果選擇的是“粘貼鏈接圖片”命令，則將圖片和工作表建立鏈接關(guān)系。2.1.26 求和函數(shù)的快捷輸入法求和函數(shù)“SUM”可能是我們在工作表文檔中使用最多的函數(shù)了。請問有什么好辦法來快速輸入嗎？答：其實“SUM”函數(shù)不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的“”符號按鈕來快速輸入。當(dāng)然還有更快捷的鍵盤輸入，先選擇單元格，然后按下“Alt+=”組合鍵即可。這樣不但可以快速輸入函數(shù)名稱，同時還能智能地確認(rèn)函數(shù)的參數(shù)。2.1.27 快速創(chuàng)建任意大小的連續(xù)數(shù)據(jù)矩陣要創(chuàng)建一個較大的數(shù)據(jù)矩陣，且矩陣中的數(shù)據(jù)是一個有規(guī)律的等差序列，請問有什么好的方法來自動實現(xiàn)嗎？答：要創(chuàng)建這樣的有規(guī)律的數(shù)據(jù)矩陣，可以試試以下所述的方法：假設(shè)要創(chuàng)建一個MN的矩陣，而且矩陣的第一個單元格是A1。先在A1單元格中輸入矩陣的第一個數(shù)據(jù)元素，再在A2單元格中輸入下一個數(shù)據(jù)元素。然后再定位到B1單元格，在其中輸入矩陣的第N1個數(shù)據(jù)元素，在B2單元格中輸入第N2個數(shù)據(jù)元素，這樣也就確定了該矩陣的前兩行和前兩列的四個數(shù)據(jù)。接下來用鼠標(biāo)選擇這四個單元格，移動鼠標(biāo)指針至該單元格的右下角填充柄處，當(dāng)指針變成一個實心的黑色小十字狀時，按下鼠標(biāo)左鍵延行方向拖動至矩陣的最后一列。松開鼠標(biāo)后，會生成一個2行N列的數(shù)據(jù)矩陣。同樣的再選擇該矩陣，移動指針到該矩陣的右下角填充柄處，當(dāng)鼠標(biāo)再次變成一個實心的黑色十字狀時，延列方向執(zhí)行拖動操作至第M行。這樣整個矩陣就自動填充完了。2.1.28 組合鍵方式為單元格文字添加雙下劃線系統(tǒng)提供的下劃線按鈕只能為單元格文字設(shè)置下劃線。而如果要設(shè)置雙下劃線，則要利用菜單命令才能完成，請問有更快捷的方法嗎？答：當(dāng)然有，設(shè)置雙下劃線可以直接利用鍵盤快捷完成。方法就是先按住“Shift”鍵，然后再單擊工具欄上的下劃線按鈕。2.1.29 為單元格文字添加漢語拼音為什么利用“格式”菜單中“拼音信息”下的“編輯”命令為單元格漢字加注漢語拼音后，系統(tǒng)什么都沒顯示？答：那是因為系統(tǒng)默認(rèn)的格式是將拼音隱藏的。只要再執(zhí)行“拼音信息”下的“顯示或隱藏”命令就可以看到了?；蛘呖梢韵葓?zhí)行“顯示或隱藏”命令，然后再利用“編輯”命令來輸入拼音信息。同時還可以通過“設(shè)置”命令來對加注的拼音進(jìn)行字體大小、對齊方式等相關(guān)的設(shè)置。2.1.30 快速選中所有數(shù)據(jù)類型相同的單元格要選擇數(shù)據(jù)類型都是“數(shù)字”的單元格來進(jìn)行操作，可是這些單元格都是分散的，請問有什么好的方法把它們?nèi)空页鰜韱幔看穑嚎梢岳谩岸ㄎ弧泵顏砜焖俚卣业竭@些單元格。具體操作如下：執(zhí)行“編輯”菜單中的“定位”命令。在彈出的“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕。接著會彈出一個“定位條件”對話框，根據(jù)需要，選擇設(shè)置好要查找的單元格類型。例如先選擇“常量”項，然后再復(fù)選上“數(shù)字”項，如圖2-8所示。最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣符合上述條件的單元格全部會被選中。圖2-8 設(shè)置定位條件2.1.31 利用“記錄單”為行或列添加數(shù)據(jù)如果工作表文檔中數(shù)據(jù)較多，由于屏幕大小的限制，在輸入超過顯示區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)時，一般都是要利用滾動條來定位顯示區(qū)域。這樣操作往往不是很準(zhǔn)確，請問有更好的方法來實現(xiàn)嗎？答：可以利用“記錄單”方式來直接輸入數(shù)據(jù)，而無需理會單元格位置的變化。不過具體操作時，行和列的輸入稍有不同，下面一一來說明：對于列數(shù)據(jù)的輸入。先單擊列標(biāo)題來選擇整列，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令，這時系統(tǒng)會彈出一個對話框，直接單擊“確定”按鈕，在彈出的另一對話框中進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入即可，如圖2-9所示。輸入完成后，按“Enter”鍵自動跳轉(zhuǎn)至下一空白單元格中（當(dāng)然也可以單擊滾動條下邊的黑色三角符號來跳轉(zhuǎn)），繼續(xù)輸入數(shù)據(jù)。輸入完成后單擊“關(guān)閉”按鈕完成即可。如果是要按行方向來輸入數(shù)據(jù)，操作與前面稍有不同。首先不能利用單擊行標(biāo)記的方法來選擇整行，否則會因為字段太多而出錯，所以只能用拖動操作來選擇。在數(shù)據(jù)輸入時，不能用“Enter”鍵來跳轉(zhuǎn)到下一個空白單元格，因為如果按此鍵，系統(tǒng)會跳轉(zhuǎn)到下一行來輸入數(shù)據(jù)，但是可以用“Tab”鍵來跳轉(zhuǎn)。圖2-9 輸入數(shù)據(jù)最后需要共同注意的是，不管是行輸入或是列輸入數(shù)據(jù)，由于系統(tǒng)默認(rèn)是將第一行和第一列作為記錄名稱和字段名稱，所以所有輸入的數(shù)據(jù)都是從第二行和第二列開始的。2.1.32 不輸入公式直接查看結(jié)果當(dāng)要計算工作表中的數(shù)據(jù)時，一般都是利用公式或函數(shù)來得到結(jié)果?？墒羌偃鐑H僅只是想查看一下結(jié)果，并不需要在單元格中建立記錄數(shù)據(jù)。請問有什么辦法實現(xiàn)嗎？答：可以選擇要計算結(jié)果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了“求和=？”的字樣呢？如果還想查看其他的運(yùn)算結(jié)果，只需移動鼠標(biāo)指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進(jìn)行相應(yīng)的運(yùn)算操作命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應(yīng)的計算結(jié)果。這些操作包括：均值、計數(shù)、計數(shù)值、求和等。2.1.33 批量為單元格數(shù)據(jù)添加單位在許多的場合中，我們都需要為單元格數(shù)據(jù)添加單位，如果每輸入一個數(shù)據(jù)，就添加一個單位，這樣操作起來實在太麻煩費(fèi)事了。請問可以在數(shù)據(jù)輸入后一次性批量完成嗎？答：可以按以下操作來實現(xiàn)批量輸入單位：選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，然后在“分類”列表中選擇“自定義”項。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數(shù)字格式（例如：如果是小數(shù)形式，則選擇“0.00”），在“類型”文本框中的該數(shù)字格式后添加“單位名稱”（如：元，注意是英文輸入法中的引號），如圖2-10所示。圖2-10 輸入數(shù)據(jù)單位最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數(shù)據(jù)后都自動加上設(shè)置好的單位了。2.1.34 啟用記憶功能輸入單元格數(shù)據(jù)在一些網(wǎng)頁填寫注冊信息時，如果輸入的內(nèi)容以前曾經(jīng)輸入過，只要輸入前面一個或幾個字符，系統(tǒng)就會自動輸入其余的內(nèi)容。請問在Excel的單元格數(shù)據(jù)輸入有這種功能嗎？答：這種功能叫做自動記憶功能。在Excel中也是可以實現(xiàn)的。具體設(shè)置如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“編輯”選項卡，選擇“記憶式鍵入”復(fù)選框，如圖2-11所示。圖2-11 選擇“記憶式鍵入”復(fù)選框最后單擊“確定”按鈕即可。2.1.35 利用“選擇性粘貼”命令將文本格式轉(zhuǎn)化為數(shù)值在通過導(dǎo)入操作得到的工作表數(shù)據(jù)中，許多數(shù)據(jù)格式都是文本格式的，無法利用函數(shù)或公式來直接進(jìn)行運(yùn)算。但是如果一個一個地改又很麻煩，請問有什么更好的辦法來實現(xiàn)轉(zhuǎn)換嗎？答：對這種通過特殊途徑得到的數(shù)據(jù)文檔，可以通過以下方法來實現(xiàn)快速批量轉(zhuǎn)換格式：先在該數(shù)據(jù)文檔的空白單元格中輸入一個數(shù)值型數(shù)據(jù)如“1”，然后利用“復(fù)制”命令將其復(fù)制到剪貼板中。接著選擇所有需要格式轉(zhuǎn)換的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中選擇“運(yùn)算”項下的“乘”或者“除”單選按鈕，如圖2-12所示。圖2-12 將文本格式轉(zhuǎn)化為數(shù)值最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣，所有的單元格都會轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式了。2.1.36 去除單元格中的“0”有時在一個工作表中，有許多的“0”值的單元格，這些單元格沒有什么實際意義，而且還影響整個工作表的美觀，請問可以將這些“0”去掉，而又不影響工作表的數(shù)據(jù)的完整嗎？答：要想去掉這些“0”值單元格，而又不影響工作表數(shù)據(jù)的完整性，就只有將它們隱藏起來。具體實現(xiàn)方法如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“視圖”選項卡，在“窗口選項”區(qū)域中取消選擇“零值”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成即可，如圖2-13所示。圖2-13 隱藏零值當(dāng)然這樣工作表中所有的“0”都會被隱藏起來。如果只希望隱藏部分單元格中的“0”，可以執(zhí)行以下操作：首先選擇要隱藏的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”列表框中選擇“自定義”項，在右邊的“類型”輸入框中輸入“0;0;”(全部符號都在英文輸入法狀態(tài)輸入，雙引號不要輸入)。最后單擊“確定”按鈕完成即可。2.1.37 在數(shù)據(jù)錄入時自動切換輸入法由于工作表中數(shù)據(jù)類型的復(fù)雜和多變性，所以常常要在各種輸入法之間來回切換，請問可以實現(xiàn)一定位到某個單元格系統(tǒng)就會自動切換到相應(yīng)的輸入法嗎？答：可以通過下面的設(shè)置來實現(xiàn)它：首先選中使用同一種輸入法的所有單元格，再單擊執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單上的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“輸入法模式”下拉列表中，根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。如要使用中文字符的話，就選擇“打開”，如要使用英文輸入模式，就選擇“關(guān)閉（英文模式）”。2.1.38 消除運(yùn)算結(jié)果的系統(tǒng)誤差在對一些帶小數(shù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計中，系統(tǒng)計算后得出的結(jié)果往往和我們運(yùn)算得到的值有一定的出入。為什么出現(xiàn)這種問題？該如何解決呢？答：出現(xiàn)這種問題的原因是，在默認(rèn)情況下，系統(tǒng)對中間運(yùn)算得出的帶有小數(shù)結(jié)果的顯示都是經(jīng)過了四舍五入操作后給出的近似值。而在其他如求和、求差等運(yùn)算過程中，使用的是更精確的實際值，所以和用屏幕顯示值進(jìn)行運(yùn)算得出的結(jié)果是有出入的。要想解決這一問題，只要更改默認(rèn)設(shè)置即可，具體操作如下：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡，找到并取消選擇“以顯示值為準(zhǔn)（P）”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成。這樣系統(tǒng)就會直接依據(jù)顯示結(jié)果來進(jìn)行運(yùn)算了。2.1.39 為數(shù)據(jù)輸入設(shè)置下拉選擇列表為了統(tǒng)一輸入的格式，有時希望用戶在輸入數(shù)據(jù)時，只需要選擇設(shè)置好的單元格內(nèi)容即可，而不要自行重新輸入。有沒有辦法為單元格設(shè)置一個供選擇的類似下拉列表的選擇框?答：這是完全可以的。具體操作如下：首先要選擇需要建立自動選擇列表的單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單欄中的“有效性”命令。再選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”項。這時對話框會增加“來源”項，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。不同的選擇項用“，”號分開（是在英文輸入法狀態(tài)下的逗號）。如輸入“滿意，一般，不滿意”，如圖2-14所示。圖2-14 設(shè)置下拉列表最后單擊“確定”按鈕完成即可。這樣設(shè)置后，當(dāng)用鼠標(biāo)單擊單元格時，在單元格右邊會出現(xiàn)一個向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會彈出一個選擇輸入列表了。2.1.40 自動填充等差序列在工作表中為數(shù)據(jù)庫添加記錄序列號是經(jīng)常要執(zhí)行的操作。可是有時如果記錄太多，一個一個地輸入就會顯得費(fèi)事。請問可以讓系統(tǒng)自動完成嗎？答：要輸入一些這樣有規(guī)律的數(shù)據(jù)，使用以下方法將會節(jié)省許多的時間和精力：首先在起始單元格中輸入第一個數(shù)據(jù)，例如輸入“1”。然后在第二個單元格中輸入第二個數(shù)據(jù)，如輸入“3”，這兩個數(shù)據(jù)的大小差就是這個數(shù)據(jù)序列等差比。選擇這兩個單元格，移動指針至該區(qū)域的右下角的填充柄處。當(dāng)鼠標(biāo)變成一個黑色的實心十字形狀時，按住鼠標(biāo)左鍵執(zhí)行拖動操作，到最后一個單元格處放手。這樣系統(tǒng)就自動按照等差比值填充好其他單元格。如果要設(shè)置的一個等差比為“1”的數(shù)據(jù)序列，只要輸入起始的第一個數(shù)據(jù)，然后按住“Ctrl”鍵，再移動鼠標(biāo)這至填充柄處，這時鼠標(biāo)指針會變成兩個小的黑色十字狀。接著再執(zhí)行與上述同樣的拖動操作即可完成。2.1.41 為不相連的單元格快速輸入相同信息由于單元格的不連續(xù)分布，無法利用前面介紹的方法來快速填充，請問有什么其他的方法來實現(xiàn)嗎？答：如果要輸入相同內(nèi)容的單元格不連續(xù)，還可以使用下面的方法來實現(xiàn)快速輸入：首先按住“Ctrl”鍵來選擇好所有的單元格，然后將光標(biāo)定位到編輯欄（就是“fx”圖標(biāo)后面的輸入欄）中，輸入需要的數(shù)據(jù)。輸入完成后按住“Ctrl”鍵不放，然后再按下“Enter”鍵，這樣輸入的數(shù)據(jù)就會自動填充到所有剛才選擇的單元格。2.1.42 在多個工作表中同時輸入相同數(shù)據(jù)如果要在不同的工作表中輸入相同的內(nèi)容，有什么快捷的方法嗎？答：可以試試以下方法來實現(xiàn)：先按住“Ctrl”鍵，然后用鼠標(biāo)單擊左下腳的工作表名稱來選定所有的工作表。這樣所選擇的工作表就會自動成為一個“成組工作表”。只要在任意一個工作表中輸入數(shù)據(jù)，其他的工作表也會增加相同的數(shù)據(jù)內(nèi)容。如果要取消“成組工作表”模式，只要在任一工作表名稱上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“取消成組工作表”選項即可。2.2 函數(shù)應(yīng)用技巧2.2.1 如何在公式中引用其他工作表單元格數(shù)據(jù)公式中一般可以用單元格符號來引用單元格的內(nèi)容，但是都是在同一個工作表中操作的。如果要在當(dāng)前工作表公式中引用別的工作表中的單元格，那該如何實現(xiàn)呢？答：要引用其他工作表的單元格可以使用以下方法格式來表示：工作表名稱+“!”+單元格名稱。如要將Sheet1工作表中的A1單元格的數(shù)據(jù)和Sheet2工作表中的B1單元格的數(shù)據(jù)相加，可以表示為：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。2.2.2 同時對多個單元格執(zhí)行相同運(yùn)算請問有什么好的方法來實現(xiàn)一步完成對多個單元格數(shù)據(jù)執(zhí)行同樣的運(yùn)算嗎？答：可以執(zhí)行如下操作：假設(shè)要對多個單元格執(zhí)行全部加“1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運(yùn)算的操作數(shù)“1”，再利用“復(fù)制”按鈕將其添加到剪貼板。然后選擇所有要進(jìn)行運(yùn)算的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在彈出的對話框中單擊選擇“運(yùn)算”選項區(qū)域下的“加”單選按鈕，如圖2-15所示。圖2-15 “選擇性粘貼”對話框最后單擊“確定”按鈕完成。2.2.3 利用單步執(zhí)行檢查公式錯誤Excel中提供的函數(shù)是十分豐富的。但是在使用一些比較復(fù)制的嵌套函數(shù)時，一旦出現(xiàn)錯誤，要找到錯誤原因是比較困難的。請問有什么好的方法來查找公式函數(shù)中的錯誤嗎？答：可以利用“公式求值”功能來一步一步執(zhí)行函數(shù)，這是一個準(zhǔn)確找出錯誤的好辦法。由于“公式求值”不是系統(tǒng)默認(rèn)的按鈕，所以需要先將其添加到工具欄。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在彈出的對話框中的選擇“命令”選項卡。再在“類別”列表中選擇“工具”項，在“命令”列表中選擇“公式求值”項，最后將其拖到工具欄上。接下來選擇包含函數(shù)的單元格，然后單擊“公式求值”按鈕。在彈出的對話框中，會用下劃線表示公式中的執(zhí)行步驟，如圖2-16所示。圖2-16 公式求值通過“求值”按鈕，可以一步步地執(zhí)行公式，同時觀察下劃線表達(dá)式的運(yùn)算結(jié)果是否正確，從而找出公式的錯誤之處。2.2.4 快捷輸入函數(shù)參數(shù)系統(tǒng)提供的函數(shù)一般都有好多不同的參數(shù)，請問如何在輸入函數(shù)時能快速地查閱該函數(shù)的各個參數(shù)功能呢？答：可以利用組合鍵來實現(xiàn)：先在編輯欄中輸入函數(shù)，完成后按下“Ctrl+A”組合鍵，系統(tǒng)就會自動彈出該函數(shù)的參數(shù)輸入選擇框，可以直接利用鼠標(biāo)單擊來選擇各個參數(shù)。2.2.5 函數(shù)中快速引用單元格在函數(shù)使用時，常常需要用單元格名稱來引用該單元格的數(shù)據(jù)。如果要引用的單元格太多、太散的話，那么逐個輸入就會很麻煩。請問有什么簡捷的方法嗎？答：遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標(biāo)直接選取引用的單元格。具體操作如下：以SUM函數(shù)為例。我們在公式編輯欄中直接輸入“SUM()”，然后再將光標(biāo)定位至小括號內(nèi)。接著按住“Ctrl”鍵，在工作表中利用鼠標(biāo)選擇所有參與運(yùn)算的單元格。這時會發(fā)現(xiàn)，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數(shù)中，并用“，”自動分隔開。輸入完成后按“Enter”鍵結(jié)束即可。2.2.6 組合鍵隱藏單元格中的公式如果要隱藏單元格中的公式，除了用系統(tǒng)命令外，還有什么更快捷的方法嗎？答：可以使用以下組合鍵來隱藏公式。選擇要隱藏公式的單元格，然后按下“Ctrl+”（數(shù)字“1”鍵左邊的那個按鍵）組合鍵即可。如果要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組合鍵即可重新恢復(fù)顯示。2.2.7 快速找到所需要的函數(shù) 函數(shù)應(yīng)用是Excel中經(jīng)常要使用的?？墒侨绻麑ο到y(tǒng)提供的函數(shù)不是很熟悉，請問有什么辦法可以快速找到需要的函數(shù)嗎？答：對于沒學(xué)習(xí)過計算機(jī)編程的人來說，系統(tǒng)提供的函數(shù)的確是一個比較頭痛的問題。不過使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函數(shù)：假如需要利用函數(shù)對工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行排序操作，可以先單擊工具欄的“插入函數(shù)”按鈕，在彈出的對話框的“搜索函數(shù)”項下面直接輸入所要的函數(shù)功能，如直接輸入“排序”兩個字。然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，在下面的“選擇函數(shù)”對話框中就會列出好幾條用于排序的函數(shù)。單擊某個函數(shù)，在對話框最下面就會顯示該函數(shù)的具體功能，如圖2-17所示：圖2-17 “插入函數(shù)”對話框如果覺得還不夠詳細(xì)，還可以單擊“有關(guān)該函數(shù)的幫助”鏈接來查看更詳細(xì)的描述。這樣就再也不會為不懂函數(shù)而頭痛了。2.2.8 利用“數(shù)據(jù)透視表”對工作表中數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計對工作表中數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計是經(jīng)常需要的。一般情況我們都是使用菜單命令或函數(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計的?？墒侨绻y(tǒng)計的工作表中記錄很多，而且需要統(tǒng)計的項目也很多時，使用這種方法就顯得力不從心了。請問還有什么更好的方法來實現(xiàn)嗎？答：對于一些大型的工作表文件，而且統(tǒng)計數(shù)據(jù)的條件比較復(fù)制的情況下，可以使用數(shù)據(jù)透視表來進(jìn)行統(tǒng)計，這種方法不但功能強(qiáng)大，而且操作起來比用函數(shù)、公式簡單多了。下面就來統(tǒng)計一個包含“操行評定”、“性別”、“姓名”等字段名稱的數(shù)據(jù)文件中，操行評定各個級別中男生與女生的人數(shù)。具體操作如下：首先打開工作表，選擇整個工作表數(shù)據(jù)，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令項。接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行操作。在彈出的步驟一設(shè)置對話框中的“請指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”中選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”項。在“所需創(chuàng)建的報表類型”中選擇“數(shù)據(jù)透視表”項，然后單擊“下一步”按鈕。接著會彈出第二個對話框，直接單擊“下一步”按鈕。在彈出第三個對話框中，在“數(shù)據(jù)透視表顯示位置”選擇第一項“新建工作表”，最后單擊“完成”按鈕。然后從右邊的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中將“性別”字段拖至“請將行字段拖至此處”；將“操行評定” 字段拖至“請將列字段拖至此處”；將“姓名”字段拖至“請將數(shù)據(jù)項拖至此處”。這樣系統(tǒng)將自動統(tǒng)計出所有操行評定級別的男生和女生的數(shù)量，如圖2-18所示。圖2-18 數(shù)據(jù)統(tǒng)計這樣統(tǒng)計出的結(jié)果將作為一個新的工作表保存在當(dāng)前文件中，方便隨時查閱。2.2.9 開啟函數(shù)輸入時的參數(shù)提示平時在手動輸入函數(shù)時，在輸入過程中屏幕會顯示一個提示條，可不知為什么現(xiàn)在沒有了。請問該如何開啟這種提示功能？答：要開啟函數(shù)的參數(shù)提示功能可以執(zhí)行以下操作：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，然后選擇“函數(shù)工具提示”復(fù)選框即可。2.2.10