應(yīng)用文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí).doc

。第八章 應(yīng)用文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)本章主要應(yīng)掌握的知識(shí)點(diǎn)：1.了解應(yīng)用文寫(xiě)作的結(jié)構(gòu)2.掌握應(yīng)用文寫(xiě)作的語(yǔ)言3.了解常用應(yīng)用文的寫(xiě)作方法和技巧第一節(jié)應(yīng)用文寫(xiě)作的結(jié)構(gòu)一、結(jié)構(gòu)的含義和作用1. 掌握結(jié)構(gòu)的含義應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，是運(yùn)用材料以表現(xiàn)主題的有序安排，是客觀事物條理性在文章中的反映，為文章的組織形式和內(nèi)部構(gòu)造。文章的結(jié)構(gòu)具有兩重含義：一是宏觀結(jié)構(gòu)，即文章的總體構(gòu)思、大體框架；二是微觀結(jié)構(gòu)，即對(duì)文章的層次、段落、開(kāi)頭、結(jié)尾、過(guò)渡、照應(yīng)和主次的具體設(shè)計(jì)。2. 了解結(jié)構(gòu)的作用結(jié)構(gòu)好比文章的骨架，是安排文章的具體形式，是將材料化為文章的手段之二。結(jié)構(gòu)是表現(xiàn)主題的手段，是準(zhǔn)確表達(dá)主題的必由之路，也是引導(dǎo)讀者領(lǐng)會(huì)文章思想內(nèi)容的向?qū)?。?xiě)文章只有找到恰當(dāng)完美的結(jié)構(gòu)形式，才能把主題和材料組合在一起，形成一個(gè)完美有機(jī)的整體。其作用具體表現(xiàn)在： （）使文章言之有體。應(yīng)用文大多有較固定的結(jié)構(gòu)形態(tài)，它是人們?cè)陂L(zhǎng)期寫(xiě)作實(shí)踐中經(jīng)過(guò)選擇，逐步找到的最適合表現(xiàn)某種內(nèi)容的最佳形式，也稱之為“程式”。如簡(jiǎn)報(bào)、書(shū)信和行政公文類文書(shū)，具有相當(dāng)固定的慣用格式。 （）使文章言之有序。合理安排文章結(jié)構(gòu)，就是根據(jù)一定的思路，將零散的材料組織起來(lái)，使之眉目清楚地成為一個(gè)有機(jī)的整體。 （）使文章言之有文。精心安排文章結(jié)構(gòu)，可以增加文章的文采，從而增強(qiáng)其可讀性。二、安排結(jié)構(gòu)的條件1. 了解思路的含義及思路與結(jié)構(gòu)的關(guān)系在文章結(jié)構(gòu)的兩重含義中，總體構(gòu)思是具體設(shè)計(jì)的前提和基礎(chǔ)?？傮w構(gòu)思也就是人們常說(shuō)的“言有序”，是指對(duì)材料的安排要有次序，這體現(xiàn)了作者的思路。思路是安排結(jié)構(gòu)的條件。 1、思路的含義 思路是作者思維活動(dòng)的路線，是作者在頭腦中梳理、組織內(nèi)容材料的過(guò)程和結(jié)果。它是作者對(duì)客觀事物自身?xiàng)l理性的觀察、理解。 作者思路清晰，結(jié)構(gòu)必然有條不紊；作者思路不清晰，結(jié)構(gòu)必然紊亂。經(jīng)過(guò)選擇的材料，只有經(jīng)過(guò)合理的組織安排，使之條理化、系統(tǒng)化，組成一個(gè)有機(jī)的整體，才能準(zhǔn)確鮮明地表現(xiàn)既定的主題。 2、思路與結(jié)構(gòu)的關(guān)系 在寫(xiě)作構(gòu)思階段，作者的思維活動(dòng)異?；钴S。確立主題，選擇好材料，并進(jìn)而考慮如何表達(dá)主題和如何安排材料，由此逐漸形成一條清晰、連貫、獨(dú)到的思維活動(dòng)路線思路。此時(shí)，文章的大體框架已在作者的頭腦中“閃現(xiàn)”出來(lái)。等到作者用書(shū)面語(yǔ)言把思路表達(dá)出來(lái)時(shí)，文章的結(jié)構(gòu)也就具體安排好了。因此，作者思路與文章結(jié)構(gòu)的關(guān)系極為密切。具體表現(xiàn)為以下三點(diǎn)： （）思路是形成結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)和內(nèi)核。結(jié)構(gòu)是文章最主要的表現(xiàn)形式。要使結(jié)構(gòu)完整、嚴(yán)謹(jǐn)、勻稱，動(dòng)筆前，就需要作者匠心獨(dú)運(yùn)，形成清晰、連貫并具獨(dú)創(chuàng)性的思路，進(jìn)而“外化”成綱目清晰、嚴(yán)謹(jǐn)周密的結(jié)構(gòu)。但是，文章反映客觀事物，決不是對(duì)其原始形態(tài)的簡(jiǎn)單搬抄和復(fù)制，而是在符合客觀事物發(fā)展規(guī)律基礎(chǔ)上的主觀創(chuàng)造。因此，不同的作者。不同的文體有不同的思路。思路開(kāi)闊而有創(chuàng)見(jiàn)，文章的結(jié)構(gòu)就新穎獨(dú)特；思路狹窄而落俗，會(huì)使文章的結(jié)構(gòu)板滯僵死；思路紊亂，文章的條理就必然不清；思路松散，文章的結(jié)構(gòu)就不可能?chē)?yán)密緊湊。 （）結(jié)構(gòu)是思路的體現(xiàn)和反映。結(jié)構(gòu)是思路的外顯形式和文字載體。思路嚴(yán)密清晰，文章結(jié)構(gòu)才能完整、嚴(yán)謹(jǐn)、清晰，主題才能得以準(zhǔn)確地表達(dá)；思路紊亂、疏漏和閉塞，文章則會(huì)邏輯混亂、言而無(wú)序、首尾不能圓合。2. 了解鍛煉思路的基本要求及鍛煉思路的方法（）注意思路的條理性和邏輯性，使之清晰、周密、連貫。清晰，指展開(kāi)思路要有順序、有層次，同時(shí)對(duì)材料要加以區(qū)分和歸類。周密，指思路要周到、嚴(yán)密，沒(méi)有疏漏和缺損，不要顧此失彼，自相矛盾。連貫，指思維活動(dòng)過(guò)程及其表達(dá)不僅要注意外在的次序，而且要處理好各個(gè)意思之間存在的銜接、并列、轉(zhuǎn)折、因果、總分等內(nèi)在聯(lián)系，做到氣脈貫通、流暢。 （）注意思路的靈活性、獨(dú)創(chuàng)性，使之活躍、開(kāi)闊、敏捷?；钴S與開(kāi)闊，是指思路的開(kāi)展要打破思維定勢(shì)，進(jìn)行多向探索，使之靈活、新穎而富有個(gè)性。敏捷是指思路的展開(kāi)、梳理直至成型這一過(guò)程應(yīng)該靈敏、迅速，使文章結(jié)構(gòu)緊湊、氣勢(shì)流轉(zhuǎn)而順暢。 （）養(yǎng)成良好的思維習(xí)慣。一是養(yǎng)成有序思考問(wèn)題的習(xí)慣，由淺入深、由表及里、由此及彼。二是加強(qiáng)邏輯思維能力的訓(xùn)練。應(yīng)用寫(xiě)作主要靠邏輯思維，要遵循“提出問(wèn)題分析問(wèn)題解決問(wèn)題”這一認(rèn)識(shí)規(guī)律。 （）寫(xiě)作前要通盤(pán)思考，立足于寫(xiě)作意圖、目的和所用文體特點(diǎn)，確定如何起筆，主體分幾個(gè)部分展開(kāi)，怎樣收尾。 4、鍛煉思路的方法 （）拓展法。目的是為了求廣、求新、求異，使思維活躍而開(kāi)闊。思路可作如下拓展： 一是平面拓展。平面拓展主要包括順向、逆向、縱向和橫向等。順向是指沿著人們慣常的思維軌道來(lái)思考，反之則為逆向。縱向是指按時(shí)間順序或事物發(fā)展過(guò)程來(lái)思考，橫向則為將不同的事物加以比照聯(lián)想。例如，一則手表廣告詞的寫(xiě)作，既可從“準(zhǔn)確、耐用、美觀”作正向構(gòu)思，又可從“該公司在各地的維修人員閑得無(wú)聊”作反向思索；既可對(duì)其作發(fā)展、換代歷史作縱向介紹，又可從它與其他牌子手表的比較中作橫向說(shuō)明。 二是立體拓展。立體拓展是將平面拓展重疊交叉起來(lái)，建構(gòu)起立體交叉的文章框架。這種方法適用于調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)分析、專業(yè)論文一類較為大型的文章。 三是發(fā)散。發(fā)散是指由一點(diǎn)向四周輻射的開(kāi)放式思維方式，即對(duì)一個(gè)問(wèn)題從多個(gè)角度引出思路。既要從宏觀上作全方位的考慮，又要從微觀上找出各個(gè)零散的無(wú)系統(tǒng)的思考方向之間的有機(jī)聯(lián)系。如寫(xiě)關(guān)于“如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷(xiāo)路”的文章，就可圍繞“如何”二字引出“運(yùn)用科學(xué)管理”、“提高員工素質(zhì)”、“加速品種更新”、“改善廣告方式”、“做好售后服務(wù)”、“開(kāi)辟國(guó)外市場(chǎng)”等多條輻射思路，然后再對(duì)各個(gè)思考方向之間的內(nèi)在聯(lián)系加以考察。這樣就可以加大思維跨度，彌補(bǔ)單向思維沒(méi)有涉及的空白，健全文章的結(jié)構(gòu)，豐富文章的內(nèi)容。 （）挖掘法。目的是為了求深，使文章有內(nèi)涵、有深度。多向拓展思路之后，就應(yīng)迅速將廣思變?yōu)樯钏?。深思指的是層層挖掘，尋根刨底，縱深推求，由外在到內(nèi)在，由現(xiàn)象到本質(zhì)，由具體到抽象；或由現(xiàn)實(shí)追溯過(guò)去，由結(jié)果探求原因，乃至更深層的緣由。例如，對(duì)“如何認(rèn)識(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)”這一問(wèn)題進(jìn)行思考，可以從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與商品經(jīng)濟(jì)的關(guān)系，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與資本主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的區(qū)別，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的關(guān)系，如何發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等幾個(gè)方面加以論述，也可向深處挖掘。向深處挖掘的方法如下： 一是在探討上述第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，先對(duì)兩個(gè)概念分別加以解釋，再進(jìn)一步區(qū)別其特征，然后更進(jìn)一步挖掘過(guò)去提商品經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)在又提市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的原因。 二是探討上述最后一個(gè)問(wèn)題時(shí)，可先論述社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的提出是具有戰(zhàn)略意義的理論突破，并分析其原因，然后深入思考如何發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。在論述“如何發(fā)展”的具體策略時(shí)，對(duì)每一個(gè)方面再進(jìn)行縱深推求，在這些步步深入、層層遞進(jìn)的開(kāi)掘中將問(wèn)題論述明白，最后順理成章地得出結(jié)論。 （）控制法。目的是為了求得集中對(duì)多向的、支離散亂的思維活動(dòng)加以搜索，以形成一條清晰。嚴(yán)密、連貫的思路。控制法主要包括以下方面內(nèi)容： 一是篩選。篩選是指對(duì)多種信息和大腦中閃現(xiàn)的種種想法進(jìn)行重重篩選，然后加以歸類，形成多層次的文章框架的思考方法。篩選的優(yōu)點(diǎn)是便于先集中內(nèi)容相似的材料，然后從中篩選出需用的東西并形成相應(yīng)的觀點(diǎn)。對(duì)總結(jié)、典型經(jīng)驗(yàn)、調(diào)查報(bào)告等文書(shū)的寫(xiě)作構(gòu)思較為適用。 二是綜合。綜合是指在多向思考中迅速挑出最切實(shí)際、應(yīng)用性強(qiáng)的幾項(xiàng)加以綜合，然后從中提煉出最佳議項(xiàng)。綜合的優(yōu)點(diǎn)是使文章有新思想、新提議，同時(shí)又切實(shí)可行。它適用于可行性研究、決策、建議、計(jì)劃等文書(shū)的寫(xiě)作。推測(cè)，是將盤(pán)根錯(cuò)節(jié)的各種信息、各類條件和多條“初步思路”按一定的規(guī)律進(jìn)行多次清理和推論，從中導(dǎo)出由小到大的層層假說(shuō)，并由此構(gòu)成一幅明晰的“思路圖”。 三是推測(cè)。推測(cè)的優(yōu)點(diǎn)是可直觀地審視和比較有關(guān)條件及現(xiàn)象，推理過(guò)程一目了然。它較適用于可行性研究、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、經(jīng)濟(jì)分析等文書(shū)的寫(xiě)作構(gòu)思。 （）梳理法。以擬寫(xiě)提綱的形式將思路理清。定型。這是鍛煉思路的一種極為有效的方法，有助于快速成文。梳理法包括以下兩方面內(nèi)容： 一是標(biāo)明主題，用“主題句”把構(gòu)思時(shí)確定的主題列在提綱首位，以統(tǒng)領(lǐng)下面各項(xiàng)；二是安排層次，用概括的文字逐層排列，由小到大。由粗到細(xì)地展開(kāi)思路。三、安排結(jié)構(gòu)的原則了解安排結(jié)構(gòu)的四項(xiàng)原則 1、服從表現(xiàn)主題需要的原則 主題是文章的靈魂和統(tǒng)帥，文章材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、字詞的運(yùn)用都必須服從主題的需要，都應(yīng)圍繞主題的需要去安排。以綱統(tǒng)目，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)縝密，才能明確文章要表現(xiàn)的意圖和見(jiàn)解。 2、正確反映客觀事物發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系的原則 這是組織結(jié)構(gòu)的基本原則。一般記敘性應(yīng)用文，如通訊、某些調(diào)查報(bào)告等，多按事件發(fā)生發(fā)展過(guò)程來(lái)安排結(jié)構(gòu)；論說(shuō)性應(yīng)用文，如專業(yè)論文則通過(guò)緒論（背景及中心論點(diǎn)）、本論（分析與論證）、結(jié)論（綜合與概括）三大部分來(lái)提出問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題；一些指令性、法規(guī)性的公文總是先講目的意義，再提具體要求。所有這些都是由客觀事物的發(fā)展規(guī)律或人們的認(rèn)識(shí)規(guī)律決定的。 3、適合不同文體特點(diǎn)的原則 文章體裁不一，結(jié)構(gòu)也各異，所以，安排結(jié)構(gòu)要因“體”制宜，尊重各文種既有的特點(diǎn)和規(guī)律來(lái)構(gòu)思。應(yīng)用文在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐和使用過(guò)程中，形成了許多各不相同又較為固定的格式。如調(diào)查報(bào)告和合同，都有各自約定俗成的格式；甚至同一文種，因?yàn)橹黝}要求不同，也都有自己不同的結(jié)構(gòu)方法，如計(jì)劃的結(jié)構(gòu)，有表格式、條文式、段落式、綜合式等。 4、周密和諧的原則 這一要求對(duì)應(yīng)用文特別重要。周密，是指結(jié)構(gòu)的安排要使文章的內(nèi)容充分完整，首尾圓合，無(wú)遺漏，不殘缺。和諧，是指文章的內(nèi)容通過(guò)結(jié)構(gòu)自然流暢地表現(xiàn)出來(lái)，詳略得當(dāng)，上下貫通，通體勻稱。但文章的結(jié)構(gòu)不是凝固不變的，應(yīng)酌情而定。第二節(jié)應(yīng)用文寫(xiě)作的語(yǔ)言一、語(yǔ)言的特點(diǎn)掌握應(yīng)用文寫(xiě)作語(yǔ)言的特點(diǎn)，即語(yǔ)言的信實(shí)性、針對(duì)性、規(guī)范化和專門(mén)化作者運(yùn)用語(yǔ)言的能力，主要體現(xiàn)在對(duì)各種文體語(yǔ)言的敏感和自覺(jué)把握、開(kāi)拓上。應(yīng)用文因其要交流業(yè)務(wù)、傳遞信息、宣傳政策、一探討問(wèn)題，甚至需錄存憑證的實(shí)用要求，其語(yǔ)言必然具有一些自身的特點(diǎn)： 1、信實(shí)性 要使各種信息得到讀者的信任，其語(yǔ)言就應(yīng)信實(shí)可靠，去偽存真，棄浮留實(shí)，不言過(guò)其實(shí)，在真實(shí)中獲得自己的生命。要做到語(yǔ)言的信實(shí)必須做到以下幾點(diǎn)： （）要掌握表述的分寸。在當(dāng)用與不當(dāng)用、偏高與偏低、偏大與偏小之間加以區(qū)分；事物的范圍、性質(zhì)要描述和歸納得恰如其分。要求表述的含義清楚，詞語(yǔ)的內(nèi)涵、外延明確，一切會(huì)導(dǎo)致歧義、多義和似是而非的象征、隱喻等等都應(yīng)在排除之列，以免引起誤解而致誤導(dǎo)。如“成績(jī)”與“成就”之分，“錯(cuò)誤”與“缺點(diǎn)”之分，“大多數(shù)”與“絕大多數(shù)”的不同，“部分”與“大部分”的界限。 （）表現(xiàn)要誠(chéng)達(dá)。“誠(chéng)”，就是要求有實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容，不能空話連篇，言之無(wú)物；不能裝腔作勢(shì)，嘩眾取寵；“達(dá)”，就是要求語(yǔ)言能原原本本地把內(nèi)容表達(dá)清楚，忌浮言、假話。如介紹商品，性質(zhì)、功能、售后服務(wù)、價(jià)格等都須實(shí)事求是，不吹噓、不護(hù)短，才能在感情上取得顧客的信任。那些“王婆賣(mài)瓜，自賣(mài)自夸”的花言巧語(yǔ)，那種動(dòng)輒“領(lǐng)導(dǎo)世界新潮流”、“譽(yù)滿全球”的陳詞濫調(diào)只會(huì)失信于讀者，最終削弱商品的競(jìng)爭(zhēng)力。 （）數(shù)字要精確，字詞運(yùn)用要恰當(dāng)。借助極富科學(xué)性和說(shuō)服力的數(shù)字，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。但應(yīng)慎重，不能混用。如數(shù)字發(fā)生變化時(shí)表達(dá)要清楚，“增加了多少”與“增加到多少”并不一樣；有關(guān)數(shù)字的詞語(yǔ)要概念明確，比如“以上”、“以下”、“不足”、“超過(guò)”、“小于”、“大于”的用法不應(yīng)給讀者造成疑竇，如不要在“100公斤以上的”、“100公斤以下的”之后給讀者留下“100公斤的”該怎么辦的問(wèn)號(hào)。 2、針對(duì)性 即看對(duì)象說(shuō)話。許多應(yīng)用文的語(yǔ)言，受客觀環(huán)境和政策法規(guī)的制約，都應(yīng)看準(zhǔn)表述對(duì)象，因人、因事、因時(shí)、因地而異，不可千篇一律。給領(lǐng)導(dǎo)看的，要求語(yǔ)言莊重，文字簡(jiǎn)約；給群眾看的，則要求深入淺出，語(yǔ)言通俗；介紹一件商品，要注意具體的對(duì)象、環(huán)境、內(nèi)容和要求，做到隨機(jī)應(yīng)變，以獲得最佳的傳播效果。針對(duì)性強(qiáng)，就能使文章有的放矢，有助于解決問(wèn)題。 3、規(guī)范化和專門(mén)化 應(yīng)用寫(xiě)作的語(yǔ)言不同于其他寫(xiě)作，以書(shū)面語(yǔ)言為主。尤其在某些文種中，如命令等，只能用書(shū)面語(yǔ)言而不能摻雜其他語(yǔ)體，并大量使用規(guī)范化、專門(mén)化的詞語(yǔ)。體現(xiàn)出以下特點(diǎn)： （）具有詞語(yǔ)的穩(wěn)定性與選擇性的統(tǒng)一。所謂詞語(yǔ)的穩(wěn)定性，是指某些固定的詞語(yǔ)相對(duì)穩(wěn)定地使用于某些應(yīng)用文。如介紹信的開(kāi)頭總以“茲有”開(kāi)啟下文，許多公文的結(jié)尾都以“特此”收束全文。所謂詞語(yǔ)的選擇性大多數(shù)的應(yīng)用文都有一套比較固定的規(guī)范性習(xí)慣用語(yǔ)，供人們?cè)趯?xiě)作時(shí)選用。這些習(xí)慣用語(yǔ)多用于應(yīng)用文的標(biāo)題、開(kāi)頭、引文、過(guò)渡與結(jié)尾處。例如：開(kāi)頭用語(yǔ)中的鑒于、為、為了、由于、遵照、按照、根據(jù)、隨著、茲有、奉、近來(lái)等；結(jié)尾用語(yǔ)中的本、為荷、為要、為盼、此令、此復(fù)、希即遵照?qǐng)?zhí)行、希酌情辦理、現(xiàn)予公布。特此函達(dá)、以上報(bào)告，請(qǐng)審核、當(dāng)否，請(qǐng)批示、以上妥否，請(qǐng)指示等。 （）具有句法的穩(wěn)定性和靈活性的統(tǒng)一。所謂句法的穩(wěn)定性，是指某些類型的句子在應(yīng)用文中占有很大的分量。如總結(jié)中要匯報(bào)情況，請(qǐng)示時(shí)要闡述原因，求職信中要作自我介紹等，主要使用陳述句。應(yīng)用文在有所陳述的基礎(chǔ)上，往往要提要求，無(wú)論是上級(jí)對(duì)下級(jí)，還是下級(jí)對(duì)上級(jí)。如“以上通知，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”，“以上請(qǐng)求，望領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)為荷”等等。所謂句法的靈活性，是指在穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)厍笮隆⑶笞?。靈活恰當(dāng)?shù)剡x用句式，可使行文變化多姿，從而增強(qiáng)文章語(yǔ)言的表達(dá)效果，增強(qiáng)文章的外在美。例如，對(duì)事物下定義時(shí)宜用長(zhǎng)單句、判斷句；敘述事物時(shí)宜用短句；發(fā)號(hào)施令時(shí)宜用短句、單句、主動(dòng)句?？傊?，選用什么樣的句式，要根據(jù)表述內(nèi)容靈活掌握。 （）力求簡(jiǎn)潔，具有莊重感。應(yīng)用文中，經(jīng)常使用一些文言詞語(yǔ)，如常用的有“經(jīng)、業(yè)經(jīng)、業(yè)已、茲、茲有、茲將、特、者、荷、取、于、而、則、為、為此、與之、依、逾、至、其、亦、以、尚、須、未、予、示、之”，可增強(qiáng)文章的莊重感。 （）用圖式替代語(yǔ)言文字。圖式包括圖、畫(huà)、符號(hào)、照片、表格、公式等。在應(yīng)用文特別是科技應(yīng)用文中大量使用，成為一種常見(jiàn)的輔助書(shū)面語(yǔ)言，從而形成應(yīng)用文語(yǔ)言的又一大特色。二、語(yǔ)言運(yùn)用的要求 掌握語(yǔ)言運(yùn)用的基本要求，即：語(yǔ)言要準(zhǔn)確清晰、簡(jiǎn)潔明了、平實(shí)自然、得體妥帖、生動(dòng)具體1、準(zhǔn)確清晰 準(zhǔn)確，即用最恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)和句子如實(shí)反映客觀事物，表達(dá)作者思想。清晰，是指表達(dá)時(shí)要條理清楚，意思明白。具體應(yīng)做到： （）用詞造句要準(zhǔn)確。用詞準(zhǔn)確是指能把握詞語(yǔ)遣用的分寸感和合適度。應(yīng)精選中心詞，用準(zhǔn)修飾語(yǔ)。能仔細(xì)辨析同義詞、近義詞的用法，對(duì)詞義輕重。范圍寬窄、程度深淺、感情褒貶、語(yǔ)體雅俗、詞性差別等都能爛熟于心、姻熟于手。如：“分散”和“渙散”都有“不集中”的意思，“渙散”是具有貶義性質(zhì)的形容詞；“分散”是具有中間性質(zhì)的動(dòng)詞?！笆繗鉁o散”就準(zhǔn)確，“士氣分散”就不準(zhǔn)確。另外，應(yīng)用文常用數(shù)字說(shuō)明問(wèn)題，揭示事物之間的數(shù)量關(guān)系，所以數(shù)字運(yùn)用要準(zhǔn)確無(wú)誤。 （）用詞造句要通順。指合乎語(yǔ)法，合乎邏輯。通順也是實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言準(zhǔn)確的保證。 （）要注意語(yǔ)意鮮明。有時(shí)由于特殊需要，還必須使用一些模糊語(yǔ)言，即用一些在外延上不確定、表意比較含糊，以及在運(yùn)用上具有彈性的詞語(yǔ)，如“近年來(lái)”、“各地”、“時(shí)有”、“大多數(shù)”?！坝嘘P(guān)部門(mén)”、“條件許可時(shí)”等。該類詞語(yǔ)使用恰當(dāng)，不僅能增加行文的靈活性，而且有助于準(zhǔn)確地表達(dá)意思，但應(yīng)謹(jǐn)慎使用。 2、簡(jiǎn)潔明了 （）簡(jiǎn)潔。所謂簡(jiǎn)潔，就是用較少的文字清楚表達(dá)較多、較豐富的內(nèi)容。要抓住問(wèn)題的關(guān)鍵，把話說(shuō)到點(diǎn)子上。主要應(yīng)做好以下四點(diǎn)： 一要善于觀察事物，深刻理解事物，明確認(rèn)識(shí)寫(xiě)作對(duì)象，把握住問(wèn)題的關(guān)鍵。 二要反復(fù)錘煉，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語(yǔ)現(xiàn)象；適當(dāng)使用縮略語(yǔ)，如“五講四美”等。 三要?jiǎng)h除一切套話、空話、意思重復(fù)的話，向繁冗開(kāi)刀。克服繁瑣冗長(zhǎng)的毛病是語(yǔ)言簡(jiǎn)潔的前提。 四要適當(dāng)?shù)夭捎梦难栽~語(yǔ)及短語(yǔ)。文言詞語(yǔ)（包括成語(yǔ)、典故）行文簡(jiǎn)練，富有表現(xiàn)力，寫(xiě)作時(shí)適當(dāng)采用，言簡(jiǎn)意賅。然而，“簡(jiǎn)”要得當(dāng)，“簡(jiǎn)”得讓人不明白或產(chǎn)生歧義也不行。絕不能為簡(jiǎn)而生造詞語(yǔ)。亂縮略、濫用文言以及一概排斥某些行文必需的程式化語(yǔ)句。 （）明了。所謂明了，就是指明明白白、清清楚楚，一是一，二是二。要做到明了，一是要考慮周到，言盡意止；二是要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句；三是在運(yùn)用數(shù)字的時(shí)候，只須寫(xiě)出計(jì)算的結(jié)果，而不須表述具體的計(jì)算過(guò)程。 3、平實(shí)自然 應(yīng)用文用語(yǔ)應(yīng)平易通俗，淺顯流暢。說(shuō)明事實(shí)、講清道理即可。不搞“曲筆”，不作夸飾，不堆砌辭藻，不追求華麗，不矯揉造作，不用生僻詞語(yǔ)，以明白、實(shí)在、自然為上。 4、得體妥帖 （）得體。應(yīng)用文實(shí)用性強(qiáng)，講究得體。主要應(yīng)做到以下三點(diǎn)： 一是要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，用詞、語(yǔ)氣、語(yǔ)體風(fēng)格應(yīng)符合特定的要求。保持該文體的語(yǔ)言特色和語(yǔ)言風(fēng)格。如公文宜莊重，調(diào)查報(bào)告須平實(shí)，學(xué)術(shù)論文應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，祝謝哀問(wèn)需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語(yǔ)言，使用說(shuō)明書(shū)則需具體實(shí)在，商業(yè)交際文書(shū)語(yǔ)言要委婉，合同書(shū)的語(yǔ)言則要精確，頒布政策法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，提出申請(qǐng)?jiān)撐衿胶?，分析?wèn)題須有理有據(jù)。 二是語(yǔ)言適用于所寫(xiě)的應(yīng)用文體的需要，做到需要文雅時(shí)，決不粗俗；需要委婉時(shí)，決不直露；需要明確時(shí)，決不含糊；需要模糊時(shí)，決不精確。 三是要考慮作者自己的身份，閱讀的對(duì)象，約稿的單位，寫(xiě)作的目的，甚至還要考慮到與客觀環(huán)境的和諧一致、恰到好處。比如需要登報(bào)或張貼的，語(yǔ)言要通俗易懂；需要宣讀或廣播的，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)明流暢，便于朗讀；書(shū)信的寫(xiě)作，要根據(jù)遠(yuǎn)近親疏、尊卑長(zhǎng)幼的關(guān)系使用相應(yīng)的語(yǔ)言；公文的寫(xiě)作要根據(jù)不同的文種和行文關(guān)系而使用相應(yīng)的語(yǔ)言，否則就不得體。 （）妥貼。語(yǔ)言的妥帖則是指語(yǔ)言要合乎語(yǔ)法的一般規(guī)范。 5、生動(dòng)具體 生動(dòng)，即言詞形象、逼真、有活力，能吸引人。應(yīng)用文中有些文種的語(yǔ)言也是要求生動(dòng)的，如講話稿、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等。選擇詞語(yǔ)（尤其是動(dòng)詞的運(yùn)用）時(shí)要精心，恰當(dāng)、傳神地運(yùn)用一些修辭手法，如引用、比喻、擬人、排比等。如某篇調(diào)查報(bào)告中寫(xiě)當(dāng)今擇偶觀時(shí)說(shuō)：“婚姻的含金量增大了?！本褪謧魃?。語(yǔ)言具體，可使文章內(nèi)容有血有肉，說(shuō)理深刻有力。其關(guān)鍵在于對(duì)事物的仔細(xì)觀察和深入了解。第三節(jié)常用應(yīng)用文寫(xiě)作一、通知1. 掌握通知的含義及其分類 1、通知的含義 通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。 通知的使用范圍廣、頻率高，行文方向靈活。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)： （）通知主要用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，對(duì)工作有較強(qiáng)的指揮性和指導(dǎo)性，表現(xiàn)出較強(qiáng)的權(quán)威性。 （）通知的用途最為廣泛。它既可以用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，起到批準(zhǔn)和指導(dǎo)作用，義可以用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，起到傳達(dá)或聯(lián)系的作用；既可以用來(lái)布置工作。安排活動(dòng)，起到指示作用，又可以告知事項(xiàng)，起到傳達(dá)作用；也可以用來(lái)宣布干部任免和聘用事宜，起到傳遞信息的作用。 （3）通知有明顯的時(shí)效性。所通知事項(xiàng)一般要求在一定的時(shí)限內(nèi)完成。 2、通知的分類 根據(jù)作用不同，通知分為以下四類： （）發(fā)布性通知。用來(lái)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。如2000年7月國(guó)家藥品監(jiān)管局的關(guān)于修訂印發(fā)（藥品行政保護(hù)復(fù)審辦法）的通知和國(guó)務(wù)院辦公廳2001年7月的轉(zhuǎn)發(fā)民政部公安部關(guān)于規(guī)范村民委員會(huì)印章制發(fā)使用和管理工作意見(jiàn)的通知，都屬于發(fā)布性通知。這類通知的標(biāo)題一般要指出所發(fā)文件的名稱。正文要求語(yǔ)言簡(jiǎn)練，篇幅短小，內(nèi)容一般表述發(fā)文目的和依據(jù)、所發(fā)文的具體內(nèi)容及提出執(zhí)行要求。這些內(nèi)容可不分項(xiàng)，在一個(gè)自然段內(nèi)綜述，不必作過(guò)多的說(shuō)明。結(jié)尾可用“希遵照?qǐng)?zhí)行”、“希即研究執(zhí)行，并將情況及時(shí)上報(bào)”等慣用語(yǔ)。 （）指示性通知。上級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)宣布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)。這類通知開(kāi)頭一般簡(jiǎn)述目前情況、發(fā)文原因和目的等幾項(xiàng)內(nèi)容，緊接著用“現(xiàn)通知如下”、“望按以下通知執(zhí)行”這類慣用句子過(guò)渡。主體部分寫(xiě)通知事項(xiàng)，提出任務(wù)、措施、要求等。結(jié)尾常用“特此通知，望認(rèn)真執(zhí)行”?！氨就ㄖ韵掳l(fā)之日起實(shí)行”等語(yǔ)。如國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于計(jì)算機(jī)軟件征收流轉(zhuǎn)稅若干問(wèn)題的通知，即屬此類型。 （）知告性通知。這類通知用來(lái)告知需下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)單位周知的事項(xiàng)，同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間就某一具體事項(xiàng)聯(lián)系。商洽，或者告知設(shè)立或撤銷(xiāo)機(jī)構(gòu)、遷移辦公地點(diǎn)、啟用或更換印章、修改行政規(guī)章。修正或補(bǔ)充文件內(nèi)容、調(diào)整辦公時(shí)間、任免人員等各類事項(xiàng)。如國(guó)務(wù)院關(guān)于成立國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)的通知，就是一份設(shè)立機(jī)構(gòu)的通知。這種通知的正文一般由緣由、事項(xiàng)和結(jié)束語(yǔ)組成。其正文常因內(nèi)容不同，結(jié)構(gòu)上略有變化，但只要說(shuō)明因?yàn)槭裁丛?，或根?jù)什么精神，或依據(jù)什么情況，決定了什么事項(xiàng)即可，文字簡(jiǎn)略，篇幅短小。 （）會(huì)議通知。會(huì)議通知的內(nèi)容一般包括以下五點(diǎn)： 一是說(shuō)明會(huì)議的目的、意義和主要內(nèi)容（議題）； 二是說(shuō)明出席的人員及條件，有的還要說(shuō)明出席人員代表的產(chǎn)生辦法及會(huì)議的規(guī)模等； 三是說(shuō)明開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)期，以及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)等； 四是開(kāi)會(huì)的要求和注意事項(xiàng)。如參加入員應(yīng)準(zhǔn)備和攜帶的材料、生活方面的準(zhǔn)備及其他需要說(shuō)明的事宜和要求； 五是重要會(huì)議還可提出希望和號(hào)召，以對(duì)有關(guān)方面的工作起到促進(jìn)和指導(dǎo)作用。 六是通知的內(nèi)容如果牽涉到兩個(gè)以上機(jī)關(guān)，需要共同處理的，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)會(huì)同有關(guān)單位發(fā)“聯(lián)合通知”；如果通知的內(nèi)容很重要，時(shí)間又很緊迫，可在“通知”前加“緊急”二字；如內(nèi)容上是前一個(gè)通知的補(bǔ)充，可在“通知”前加“補(bǔ)充”二字。2. 了解通知正文的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法通知正文一般包括緣由、事項(xiàng)和執(zhí)行要求三部分內(nèi)容。但由于各類通知的內(nèi)容不同，其結(jié)構(gòu)和側(cè)重點(diǎn)也有所不同。 （）發(fā)布性通知正文一般包含發(fā)文的目的、依據(jù)，所發(fā)文的名稱，執(zhí)行要求三方面內(nèi)容。因?yàn)閮?nèi)容簡(jiǎn)明，常用一段文字完成。 （）指示性通知正文包括以下三方面內(nèi)容： 一是發(fā)文緣由，主要是分析目前形勢(shì)，提出問(wèn)題，闡明所發(fā)通知的依據(jù)和目的。這部分末尾可用“特作如下通知”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”來(lái)過(guò)渡。 二是執(zhí)行事項(xiàng)，一般采用分條列項(xiàng)的寫(xiě)法，每一條開(kāi)頭用一句話概括主要內(nèi)容，提綱挈領(lǐng)。這部分是通知撰寫(xiě)的主要內(nèi)容，要求寫(xiě)得具體明確，一般要寫(xiě)明做什么、怎么做、什么時(shí)間做，便于下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。 三是執(zhí)行要求，主要對(duì)執(zhí)行事項(xiàng)的檢查落實(shí)提出要求，有時(shí)也簡(jiǎn)短地寫(xiě)些原則性的希望。 （）知告性通知，其正文內(nèi)容一般包括“通知緣由、告知事項(xiàng)”兩方面內(nèi)容。3. 了解通知寫(xiě)作的注意事項(xiàng)（）通知的內(nèi)容要有很強(qiáng)的針對(duì)性。不管是何種通知，所寫(xiě)內(nèi)容都要十分切合受文機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，便于下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。 （）通知事項(xiàng)要表述得具體明白。因?yàn)檫@部分內(nèi)容是告知受文機(jī)關(guān)了解或辦理的事項(xiàng)，是要具體貫徹執(zhí)行的。（）通知語(yǔ)言表達(dá)要準(zhǔn)確簡(jiǎn)明，文風(fēng)莊重，語(yǔ)氣果斷、肯定。如常用“務(wù)必”、“必須”、“切實(shí)采取有效措施”、“予以充分重視”等語(yǔ)句。應(yīng)較多地使用祈使句，其表達(dá)方式以說(shuō)明為主，適當(dāng)運(yùn)用敘議結(jié)合的方式。二、報(bào)告1. 掌握?qǐng)?bào)告的含義及其分類1、報(bào)告的含義 報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 報(bào)告是廣泛采用的重要的上行文。各單位在向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)，在工作中發(fā)生重大情況或特殊問(wèn)題時(shí)，在完成上級(jí)交辦或布置的事項(xiàng)時(shí)，在答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)時(shí)，都要寫(xiě)報(bào)告。 報(bào)告的主要特點(diǎn)是內(nèi)容的實(shí)踐性和表達(dá)的陳述性。報(bào)告一般是對(duì)已做過(guò)工作的回顧和總結(jié)，是以實(shí)踐為依據(jù)的。報(bào)告在匯報(bào)工作、答復(fù)詢問(wèn)時(shí)，都采用說(shuō)明、敘述的表達(dá)方式。本單位做了些什么、怎樣做的、取得了哪些成績(jī)、還存在哪些不足，必須要一陳述。反映情況時(shí)要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果敘述清楚，因而是陳述性的。 一些業(yè)務(wù)文書(shū)標(biāo)題中也帶有“報(bào)告”二字，如“調(diào)查報(bào)告”、“審計(jì)報(bào)告”、“評(píng)估報(bào)告”、“立案報(bào)告”、“可行性分析報(bào)告”等都不屬于國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的報(bào)告，要注意正確區(qū)分。 2、報(bào)告的分類 報(bào)告的種類很多，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)告可以分為不同的類型，以下兩種是報(bào)告常用的分類方法。 （）按內(nèi)容分。按內(nèi)容分報(bào)告有以下三種： 一是工作報(bào)告。向上級(jí)匯報(bào)工作的報(bào)告。如向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)某一階段工作的進(jìn)展、成績(jī)。 經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題以及今后的打算；匯報(bào)上級(jí)交辦事項(xiàng)的結(jié)果等。 二是情況報(bào)告。掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)。如本單位出現(xiàn)了正常工作秩序之外的情況，出現(xiàn)了意想不到的問(wèn)題，產(chǎn)生一些傾向性的新動(dòng)態(tài)、新風(fēng)氣、新事物等，必要時(shí)都應(yīng)該向上級(jí)匯報(bào)。 三是答復(fù)報(bào)告。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)所詢問(wèn)的問(wèn)題做出答復(fù)的報(bào)告。這類報(bào)告內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)，上級(jí)詢問(wèn)什么，就要在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上答復(fù)什么，決不能答非所問(wèn)。 （）按性質(zhì)分。按性質(zhì)分報(bào)告以下兩種： 一是綜合性報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)某一時(shí)期、某一階段的全面工作或幾方面工作情況的報(bào)告。這類報(bào)告內(nèi)容涉及面寬，要把主要工作的方方面面都涉及到，具有綜合性特點(diǎn)。 二是專題性報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)某項(xiàng)工作、某個(gè)問(wèn)題或某一方面情況的報(bào)告。這類報(bào)告內(nèi)容具有單一性、專題性的特點(diǎn)。專題性報(bào)告一事一報(bào)，迅速及時(shí)，比綜合性報(bào)告使用頻率高。2. 了解報(bào)告正文的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法報(bào)告的正文一般由開(kāi)頭（報(bào)告緣由）、主體（報(bào)告事項(xiàng)）和結(jié)束語(yǔ)三部分組成。 （）開(kāi)頭。開(kāi)頭即報(bào)告緣由，交待報(bào)告的起因、緣由或說(shuō)明報(bào)告的目的、主旨、意義。緣由要寫(xiě)得直接、開(kāi)宗明義。一般用“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”承啟下文。答復(fù)報(bào)告開(kāi)頭要先引述來(lái)函文號(hào)及詢問(wèn)的問(wèn)題，然后過(guò)渡到下文，答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)。如學(xué)院關(guān)于學(xué)生收費(fèi)情況的報(bào)告開(kāi)頭：“前接政字200025號(hào)函，詢問(wèn)我院對(duì)學(xué)生收費(fèi)的情況，現(xiàn)報(bào)告如下”。 （）主體。主體即報(bào)告事項(xiàng)，這是報(bào)告的主要內(nèi)容，一般寫(xiě)主要情況，措施與結(jié)果，成效與存在的問(wèn)題；有些還要寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)，意見(jiàn)或建議，打算安排等。這部分內(nèi)容要寫(xiě)詳細(xì)，根據(jù)需要分條分項(xiàng)寫(xiě)，也可以圍繞主旨列小標(biāo)題分若干部分寫(xiě)。不同類型的報(bào)告，內(nèi)容上各有不同的側(cè)重點(diǎn)： 一是工作報(bào)告的正文內(nèi)容一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問(wèn)題、基本教訓(xùn)、今后工作的意見(jiàn)建議等幾部分。基本情況要交待工作時(shí)間、背景等；主要成績(jī)要將工作的進(jìn)程、措施、結(jié)果和成績(jī)敘述清楚；經(jīng)驗(yàn)體會(huì)是對(duì)工作實(shí)踐的理性認(rèn)識(shí)，從實(shí)踐中概括出規(guī)律性的東西，以便指導(dǎo)今后的工作；存在問(wèn)題、教訓(xùn)指工作中的缺點(diǎn)。不足以及教訓(xùn)；今后意見(jiàn)建議是針對(duì)工作中的缺點(diǎn)和不足，提出今后解決問(wèn)題的設(shè)想和改進(jìn)措施。 二是情況報(bào)告要把情況和問(wèn)題講清楚，如報(bào)告的是事件，要將事件的起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果寫(xiě)明白；如報(bào)告的是問(wèn)題，要將問(wèn)題產(chǎn)生的原因、性質(zhì)、影響、處理意見(jiàn)和建議或解決辦法等寫(xiě)清楚。 三是答復(fù)報(bào)告的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項(xiàng)兩部分。答復(fù)依據(jù)指上級(jí)要求回答的問(wèn)題，要寫(xiě)得簡(jiǎn)要；答復(fù)事項(xiàng)指答復(fù)的意見(jiàn)或處理結(jié)果，要寫(xiě)得周全而有針對(duì)性。 （）結(jié)束語(yǔ)。報(bào)告一般用慣用語(yǔ)“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，如有不妥，請(qǐng)指正”等結(jié)束。3. 了解報(bào)告寫(xiě)作的注意事項(xiàng)（）內(nèi)容要真實(shí)、具體。報(bào)告要在深入調(diào)查、分析歸納、去偽存真的基礎(chǔ)上寫(xiě)作。報(bào)告中反映的問(wèn)題，匯報(bào)的情況，必須實(shí)事求是，尤其是典型事例和統(tǒng)計(jì)數(shù)字要十分精確，不能有虛假浮夸的成分，不能報(bào)喜不報(bào)憂，更不能編造假情況欺騙上級(jí)。報(bào)告的材料要具體，既有概括性材料，也有典型的具體事例。 （）重點(diǎn)要突出、有序。各類報(bào)告都要求根據(jù)主題的要求，善于運(yùn)用最能說(shuō)明問(wèn)題的數(shù)據(jù)和典型事例，重點(diǎn)突出，主次分明，繁簡(jiǎn)適度，要求處理好點(diǎn)與面的關(guān)系。寫(xiě)作時(shí)要注意點(diǎn)面結(jié)合，條理清楚，邏輯嚴(yán)密。（）不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)告屬陳述性公文，不要求上級(jí)回復(fù)。因此，不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，更不要寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”。三、計(jì)劃1. 掌握計(jì)劃的分類1、計(jì)劃的分類 計(jì)劃按內(nèi)容分，可分為工作計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、科研計(jì)劃、學(xué)習(xí)計(jì)劃等；按執(zhí)行主體分，可分為國(guó)家計(jì)劃、部門(mén)計(jì)劃、單位計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃；按時(shí)間分，可分為五年計(jì)劃、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月份計(jì)劃等；按性質(zhì)分，可分為綜合計(jì)劃和專題計(jì)劃；按格式分，可分為條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、條文加表格式計(jì)劃。 計(jì)劃是一個(gè)統(tǒng)稱。日常工作中常見(jiàn)的規(guī)劃、方案、意見(jiàn)、安排、打算、設(shè)想等，均屬于計(jì)劃這類文種。 （）規(guī)劃，是指時(shí)間較長(zhǎng)、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的計(jì)劃。如省發(fā)展國(guó)民經(jīng)濟(jì)“十五”規(guī)劃。 （）方案、意見(jiàn)，是指目標(biāo)明確、任務(wù)要求和措施辦法很具體的計(jì)劃。如關(guān)于深入進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革的試點(diǎn)方案、關(guān)于我省計(jì)算機(jī)應(yīng)用推廣工作的若干意見(jiàn)。 （）工作要點(diǎn)，是指在一個(gè)時(shí)期內(nèi)工作的指導(dǎo)原則和總的要求，主要工作任務(wù)及應(yīng)把握的重點(diǎn)。如國(guó)家經(jīng)委關(guān)于20年橫向經(jīng)濟(jì)聯(lián)系工作的要點(diǎn)。 （）安排、打算，是指時(shí)間較短、內(nèi)容比較具體的計(jì)劃。如學(xué)校一周工作安排、今冬明春開(kāi)展文體活動(dòng)的打算。（）設(shè)想，是指初步的、尚未成熟的或比較粗略的計(jì)劃。2. 了解計(jì)劃的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法計(jì)劃的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、格式、內(nèi)容和落款四個(gè)部分。 （）標(biāo)題。計(jì)劃標(biāo)題的擬制有以下幾種方法： 一是一般常見(jiàn)的標(biāo)題是由制定計(jì)劃的單位名稱、計(jì)劃時(shí)限和文種組成。如“市汽車(chē)制造廠2000年度全面開(kāi)展優(yōu)化勞動(dòng)組合的計(jì)劃”、“X市教委2000年度工作計(jì)劃”等。 二是公文式的標(biāo)題，是由單位名稱、事由和文種組成。如“局關(guān)于政治學(xué)習(xí)的安排”、“省委員會(huì)關(guān)于加強(qiáng)政治思想工作的意見(jiàn)”等。 三是簡(jiǎn)單的省略式標(biāo)題，這種標(biāo)題或者省略單位名稱，或者省去事由，或者省去時(shí)限，但不能省略文種。如“2001年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃”、“地區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展綱要”等。 四是如果計(jì)劃處于醞釀或討論過(guò)程中，還不成熟，或者還沒(méi)有批準(zhǔn)通過(guò)，就在標(biāo)題后加括號(hào)注明“初稿”、“草案”或“征求意見(jiàn)稿”等字樣以區(qū)別正式通過(guò)的計(jì)劃。 （）格式。計(jì)劃的格式主要有三種： 一是條文式，主要用文字來(lái)敘述和說(shuō)明，分條列項(xiàng)地表述，內(nèi)容和形式比較靈活。全文用序號(hào)或小標(biāo)題來(lái)劃分層次。機(jī)關(guān)工作中的計(jì)劃一般都采用條文式計(jì)劃。 二是表格式，主要用表格的形式來(lái)體現(xiàn)計(jì)劃的項(xiàng)目和內(nèi)容，它側(cè)重于數(shù)字、數(shù)據(jù)的表述，其內(nèi)容項(xiàng)目基本上是固定的。這種形式的計(jì)劃多見(jiàn)于經(jīng)濟(jì)部門(mén)。 三是綜合式也稱文字表格結(jié)合式，主要是以數(shù)據(jù)表格為主體，輔以簡(jiǎn)要的文字說(shuō)明。可列表于前，說(shuō)明文字于后；可文字說(shuō)明在前，附表于后；也可把表格夾在說(shuō)明文字中間。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、企業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)劃等，一般都使用這種形式。 （）內(nèi)容。計(jì)劃的內(nèi)容包括三個(gè)方面。 一是開(kāi)頭。計(jì)劃的開(kāi)頭，主要闡述制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、制定計(jì)劃的依據(jù)、對(duì)本單位基本情況的分析、工作總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)以及做好工作的意義，文字要簡(jiǎn)明，通常用一個(gè)自然段即可完成。 二是主體。計(jì)劃的主體，主要由計(jì)劃的目標(biāo)、措施、步驟和安排三部分構(gòu)成，簡(jiǎn)稱計(jì)劃的“三要素”，分別回答“做什么”、“怎樣做”、“什么時(shí)間做完”。 三是結(jié)尾。計(jì)劃的結(jié)尾，即計(jì)劃的結(jié)束語(yǔ)。計(jì)劃的重點(diǎn)是確定目標(biāo)和任務(wù)及完成目標(biāo)任務(wù)的措施。一般寫(xiě)完措施以后，全文就結(jié)束了。有的計(jì)劃為內(nèi)容作補(bǔ)充而提出希望，或展望計(jì)劃的實(shí)施前景也是可以的。是否寫(xiě)計(jì)劃的結(jié)尾，應(yīng)根據(jù)計(jì)劃的實(shí)際需要來(lái)確定。表格和文字表格結(jié)合式計(jì)劃則往往在表格后附上有關(guān)材料或附注“編制說(shuō)明”（這部分也可以放在開(kāi)頭，作為計(jì)劃的序言），作為計(jì)劃的結(jié)束部分，起到輔助、補(bǔ)充說(shuō)明的作用。 （）落款。計(jì)劃的落款，包括署名和日期。署名與日期寫(xiě)在正文的右下方。如標(biāo)題中已寫(xiě)明單位的亦可不署名。3. 了解計(jì)劃寫(xiě)作的注意事項(xiàng)（）要有科學(xué)的預(yù)見(jiàn)性。制定計(jì)劃要有科學(xué)的預(yù)見(jiàn)，根據(jù)對(duì)客觀實(shí)際情況的精確分析，對(duì)未來(lái)一定時(shí)期的工作目標(biāo)做出預(yù)想性安排。然而，這種安排無(wú)論多么周密，多么具體，也只是一種預(yù)想。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中可能有一些難以預(yù)見(jiàn)的因素干擾計(jì)劃的實(shí)施。因此，在制定計(jì)劃的時(shí)候要注意適當(dāng)留有余地，不要滿打滿算，以便在情況變化時(shí)能有所變通。調(diào)整、修改。 （）計(jì)劃要切實(shí)可行。計(jì)劃是為了實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)而制定的，因此制定計(jì)劃要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，既不能因循守舊，也不能脫離實(shí)際，片面追求高速度、高指標(biāo)。衡量一份計(jì)劃的成功與否，并不是看計(jì)劃中能完成多少任務(wù)，能創(chuàng)造多少利潤(rùn)，能提高多少效率，而是看它是否合乎客觀實(shí)際，是否對(duì)具體工作有指導(dǎo)作用。因此，在寫(xiě)作時(shí)應(yīng)“吃透兩頭”，掌握大量材料，加以整理、分析、研究，并結(jié)合自身的特點(diǎn)，進(jìn)行綜合平衡，處理好長(zhǎng)遠(yuǎn)與目前、全局與局部的關(guān)系，才能制定出切實(shí)可行的計(jì)劃。 （）內(nèi)容要具體明確。計(jì)劃是管理的先導(dǎo)，是檢驗(yàn)效果的依據(jù)，因而計(jì)劃中的目標(biāo)、任務(wù)、步驟、措施、方法都必須十分明確，不能模棱兩可，責(zé)任不清，要求不明。既使是比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃，也應(yīng)該有一定的目標(biāo)、措施，而不能只是一般號(hào)召，泛泛而談。四、總結(jié)1. 掌握總結(jié)的分類1、總結(jié)的分類 總結(jié)主要包括以下兩種： （）綜合性總結(jié)。綜合性總結(jié)是比較全面地總結(jié)一個(gè)單位或部門(mén)在某一時(shí)期的工作情況，這里的綜合有兩層含義：一層是回顧的全面性，即對(duì)某一階段的各項(xiàng)工作進(jìn)行全面的回顧總結(jié)。另一層是分析的全面性，既要反映成績(jī)，也要找出缺點(diǎn)；既要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，又要找出教訓(xùn)。 綜合性總結(jié)的內(nèi)容一般由情況、成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題和教訓(xùn)、今后的努力方向四部分構(gòu)成。綜合性總結(jié)的特點(diǎn)如下： 一是內(nèi)容全面系統(tǒng)，能夠反映工作全貌。 二是材料豐富，涉及面廣，問(wèn)題的方面多，篇幅較長(zhǎng)。 三是結(jié)構(gòu)完整，層次較多，寫(xiě)作要求高，難度大。寫(xiě)作時(shí)既要全面，又要突出重點(diǎn)，防止面面俱到、記流水賬。 （）專題性總結(jié)。專題性總結(jié)就是對(duì)某項(xiàng)工作或某項(xiàng)工作的某一方面所作的總結(jié)，內(nèi)容主要由成績(jī)和做法兩部分構(gòu)成。專題性總結(jié)有三個(gè)特點(diǎn)：一是內(nèi)容集中、單純，針對(duì)性強(qiáng)；二是主要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)性強(qiáng)；三是結(jié)構(gòu)較簡(jiǎn)單，篇幅較短。2. 掌握總結(jié)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、開(kāi)頭（引言）、主體、落款四個(gè)部分。 （）標(biāo)題?？偨Y(jié)的標(biāo)題有以下三種寫(xiě)法： 一是公文式標(biāo)題，即由單位名稱、時(shí)限和總結(jié)的類別組成。如“市教委2001年工作總結(jié)”、“公司第二季度工作總結(jié)”等。這類標(biāo)題常見(jiàn)于綜合性工作總結(jié)，它的優(yōu)點(diǎn)是反映的內(nèi)容較多，但較平淡，不夠醒目。 二是文章式標(biāo)題，即用一個(gè)直接表現(xiàn)主題或揭示主題的短語(yǔ)為標(biāo)題。如“加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展”、“我們是怎樣搞好貧困鄉(xiāng)計(jì)劃生育工作的”等。這種標(biāo)題較適