采購監(jiān)督管理規(guī)定.doc

資料收集于網(wǎng)絡(luò) 如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站 刪除 謝謝 采購監(jiān)督管理規(guī)定一、 總則第一條 為了規(guī)范公司的采購行為，加強(qiáng)公司采購的監(jiān)督管理，防止資產(chǎn)流失，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定是公司購買服務(wù)器、電腦、辦公用品及其他物資過程中的決策、價(jià)格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗(yàn)等行為的基本規(guī)范。第三條 公司應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項(xiàng)制度，防止采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。二、 采購申請(qǐng)第四條 業(yè)務(wù)說明1、 公司各部門員工都可以作為采購申請(qǐng)人提交采購申請(qǐng)單。申請(qǐng)人填寫采購申請(qǐng)表后，提交本部門經(jīng)理審批。2、 采購業(yè)務(wù)分主自用商品采購和銷售商品采購。自用商品采購包括辦公用品、配件、耗材、固定資產(chǎn)等。銷售商品采購包括簽定購銷合同的商品，客戶委托代購商品。3、 自用商品采購，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，需提交行政部確認(rèn)。行政部確認(rèn)后，提交營銷中心商務(wù)組發(fā)布采購信息。4、 銷售商品采購，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，需提交系統(tǒng)部指定人員確定配置清單。系統(tǒng)部確認(rèn)后，提交營銷中心商務(wù)組發(fā)布采購信息。5、 商務(wù)組發(fā)布采購信息給公司內(nèi)部詢價(jià)人員（銷售人員和采購部門）、外部詢價(jià)員。第五條 相關(guān)人員的責(zé)任1、 采購申請(qǐng)人：1) 采購申請(qǐng)人可以是各部門員工；2) 采購申請(qǐng)人負(fù)責(zé)填寫完整的采購申請(qǐng)單；詳細(xì)附件采購申請(qǐng)單；3) 采購申請(qǐng)人負(fù)責(zé)與系統(tǒng)部確認(rèn)采購物品的配置、數(shù)量是否符合商務(wù)合同或項(xiàng)目要求及軟件產(chǎn)品運(yùn)行的要求。4) 如果客戶與公司不簽定商務(wù)合同，則采購申請(qǐng)人負(fù)責(zé)向客戶索要委托代購函。5) 當(dāng)銷售采購的配置發(fā)生變化時(shí)，必需與系統(tǒng)部溝通后確定新的采購配置，并及時(shí)通知銷售部商務(wù)組人員。2、 部門經(jīng)理：確認(rèn)采購行為有效性。3、 系統(tǒng)部：明確采購物品的配置、數(shù)量符合合同、項(xiàng)目、產(chǎn)品的要求。4、 商務(wù)組：1) 負(fù)責(zé)補(bǔ)充采購申請(qǐng)單的編號(hào)、版本號(hào)；明確要求報(bào)價(jià)反饋時(shí)間；2) 負(fù)責(zé)收集、整理、提交客戶委托函歸檔；3) 負(fù)責(zé)發(fā)布采購信息給內(nèi)外部詢價(jià)員、采購監(jiān)管人員。4) 收到采購申請(qǐng)人的變動(dòng)采購申請(qǐng)單的通知后，及時(shí)通知內(nèi)、外部詢價(jià)員。第六條 其他說明1、 采購申請(qǐng)單編號(hào)規(guī)則：8位編碼 年份4位+月份2位+流水號(hào)2位。例如：2007年9月銷售部提交第一張采購申請(qǐng)單，該單據(jù)編號(hào)為20070901，版本號(hào)為1。2、 版本號(hào)規(guī)定：第一次提交的采購申請(qǐng)單版本號(hào)為1。如果中間有所改動(dòng)，則版本編號(hào)改為2。依次類推，每次配置清單的變化要求采購申請(qǐng)單編號(hào)不變，版本號(hào)依次改變。三、 采購報(bào)價(jià)第七條 業(yè)務(wù)說明及要求詢價(jià)員在收到商務(wù)組發(fā)布的采購申請(qǐng)單后，自行詢價(jià)，并填寫采購報(bào)價(jià)表，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給采購監(jiān)管人員。第八條 相關(guān)人員的責(zé)任1、 詢價(jià)員：1) 負(fù)責(zé)市場詢價(jià)；詳細(xì)填寫報(bào)價(jià)單內(nèi)容；在公司要求的時(shí)間內(nèi)發(fā)送給采購監(jiān)管人員進(jìn)行比價(jià)。2) 負(fù)責(zé)審查最終供貨商的資格（供貨能力和單位信譽(yù)）。2、 商務(wù)組：當(dāng)采購申請(qǐng)發(fā)生變化時(shí)，必須及時(shí)通知詢價(jià)員及監(jiān)管人員。3、 監(jiān)管人員：確保詢價(jià)員報(bào)價(jià)通道暢通。第九條 其他說明1、 銷售商品需要提供增值稅專用發(fā)票，自用商品可提供增值稅普通發(fā)票。2、 價(jià)值較高的商品，公司統(tǒng)一要求1-3年原廠商免費(fèi)維護(hù)、一個(gè)月延期付款的賬期。3、 采購報(bào)價(jià)單中寫明付款條件、可提供的售后服務(wù)、運(yùn)輸條件等參考內(nèi)容。4、 內(nèi)、外部詢價(jià)員在填寫采購報(bào)價(jià)單時(shí)，必須填寫供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、電話等信息。5、 各詢價(jià)員只有一次報(bào)價(jià)機(jī)會(huì)，報(bào)價(jià)單一經(jīng)發(fā)出，不允許修改。除非采購申請(qǐng)單變動(dòng)時(shí)，允許再次報(bào)價(jià)。6、 各詢價(jià)員之間不允許打探對(duì)方價(jià)格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消詢價(jià)員報(bào)價(jià)資格。四、 采購比價(jià)第十條 業(yè)務(wù)說明及要求1、 比價(jià)原則：在相同付款條件、維護(hù)條件、運(yùn)輸條件下，選擇報(bào)價(jià)最低者進(jìn)貨。2、 在規(guī)定報(bào)價(jià)時(shí)間結(jié)束后，采購監(jiān)管員打印出來各詢價(jià)員的報(bào)價(jià)表，匯總統(tǒng)計(jì)后形成比價(jià)表，明確采購供應(yīng)商。3、 發(fā)送確認(rèn)信息給中標(biāo)的詢價(jià)員、采購部門、財(cái)務(wù)部、系統(tǒng)部或行政部。發(fā)送未中標(biāo)的通知給其他未中標(biāo)的詢價(jià)員。4、 采購監(jiān)管員不能判斷哪個(gè)報(bào)價(jià)中標(biāo)時(shí)，如果是自用商品采購，則上報(bào)主管行政的（副）總經(jīng)理審批；如果是銷售采購，則上報(bào)主管銷售的（副）總經(jīng)理審批。第十一條 相關(guān)人員的責(zé)任1、 采購監(jiān)管員：1) 保持公平、公正的原則，嚴(yán)格按照比價(jià)原則，選擇供應(yīng)商。2) 保存、整理詢價(jià)員報(bào)價(jià)表和采購比價(jià)表，隨時(shí)準(zhǔn)備公司領(lǐng)導(dǎo)的檢查。3) 及時(shí)通知采購部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行采購。2、 采購部門：接到采購監(jiān)管員的通知后，進(jìn)行采購行為。自用商品的采購部門是行政部，銷售采購的采購部門是系統(tǒng)集成部。五、 采購入庫第十二條 業(yè)務(wù)說明及要求1、 采購部門在采購物品后，到行政部辦理入庫手續(xù)。辦理入庫手續(xù)時(shí)，應(yīng)提交采購申請(qǐng)單，填寫入庫登記表.xls，并簽字。行政部庫存管理人員必須清點(diǎn)物品的是否與采購確認(rèn)單一致。2、3、 variety n. 變化；多樣（化）；多變（性）如果是服務(wù)器等高端商品，則由系統(tǒng)部確認(rèn)采購物品與采購確認(rèn)單是否一致，并在到貨確認(rèn)單上簽字確認(rèn)。行政部以系統(tǒng)部簽字確認(rèn)的到貨為入庫依據(jù)。4、 采購部門憑行政部入庫單，供應(yīng)商提供的發(fā)票，自行填寫的付款申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部辦理付款事宜。如遇預(yù)付貨款時(shí)，則采購部門憑采購確認(rèn)單，自行填寫付款申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部辦理付款事宜。第十三條 相關(guān)人員的責(zé)任1、 采購部門：嚴(yán)格按采購確認(rèn)單進(jìn)行采購。2、 行政部：負(fù)責(zé)核對(duì)入庫物品與采購確認(rèn)單是否一致。3、 系統(tǒng)部：負(fù)責(zé)核對(duì)所采購的高端商品是否與采購確認(rèn)單一致。4、 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)核對(duì)付款手續(xù)是否起全：商務(wù)合同或委托代購函、采購確認(rèn)單、采購入庫單、采購發(fā)票在數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格、金額等是否一致。如果一致，則財(cái)務(wù)付款；如果不一致，則有權(quán)暫不付款。第十四條 其他說明1、 采購過程中發(fā)生變更時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知采購監(jiān)管人員。由采購監(jiān)管人員確定是否重新采購詢價(jià)或從其他供應(yīng)商處采購，并書面通知采購確認(rèn)表給采購部門、財(cái)務(wù)部、行政部或系統(tǒng)部。2、 采購付款的審批權(quán)限：1) 銷售商品的付款：由采購部門提交付款申請(qǐng)，經(jīng)主管經(jīng)理審批后，提交財(cái)務(wù)部審核后付款。如果單張采購金額超過2萬元，則提交總經(jīng)理審批。2) 自用物品的付款：由行政部門提交付款申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，提交財(cái)務(wù)部審核后付款。如果單張采購金額超過1萬元，則需提交總經(jīng)理審批。六、 獎(jiǎng)懲第十五條 公司經(jīng)營者及其他公司高級(jí)管理人員，必須支持公司采購流程的實(shí)施工作，支持各詢價(jià)員、采購部、采購監(jiān)管員、系統(tǒng)部、行政部、財(cái)務(wù)部履行本規(guī)定的所述職責(zé)。第十六條 公司員工有權(quán)對(duì)違反本規(guī)定損害公司利益的行為向公司有關(guān)部門舉報(bào)。舉報(bào)行為必須提供相關(guān)證據(jù)。公司對(duì)舉報(bào)人給予保護(hù)，任何人不得打擊報(bào)復(fù)。第十七條 公司應(yīng)當(dāng)對(duì)以下人員予以獎(jiǎng)勵(lì)：(一)降低采購成本貢獻(xiàn)突出的采購人員；(二)嚴(yán)格履行職責(zé)成績顯著的質(zhì)量、價(jià)格監(jiān)督人員；(三)舉報(bào)違反本規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實(shí)的人員；(四)為降低采購成本做出突出貢獻(xiàn)的其他人員。獎(jiǎng)勵(lì)金額在5005000元之間。如有特殊貢獻(xiàn)，則獎(jiǎng)勵(lì)金額上報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)議討論確定。第十八條 對(duì)違反本規(guī)定弄虛作假、以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，公司應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等