金暉公司行政管理制度.doc

盛勤咨詢山西金暉煤焦化工有限公司行政管理制度盛勤管理咨詢2003年11月1目 錄第一章 辦公用品管理制度1第二章 保密管理制度2第三章 公文管理制度8第四章 公司重要工作事項督辦制度11第五章 通訊管理制度12第六章 車輛管理規(guī)定13第七章 辦公秩序管理制度16第八章 文印、傳真服務(wù)管理規(guī)定18第九章 食堂管理制度19第十章 印鑒管理制度20第十一章 員工糾紛處理制度22第十二章 限時復(fù)命制度22第十三章 會議管理制度24第十四章 會議室使用管理規(guī)定27第十五章 合理化建議管理制度28第十六章 法律事務(wù)管理辦法29 第一章 辦公用品管理制度第一條 本制度所稱辦公用品分為消耗類、管理類和財產(chǎn)類三種。（一） 消耗類：鉛筆、膠水、訂書釘、回形針、大頭針、圖釘、橡皮擦、筆記本、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、口取紙、記事貼、信紙、圓珠筆芯、夾子等。（二） 管理類：剪刀、訂書機、打孔機、鋼筆、尺子等。（三） 財產(chǎn)類：桌椅、公文柜、電話機、復(fù)印機、傳真機、投影儀、打印機、電腦等。第二條 消耗類辦公用品由辦公室制訂出統(tǒng)一的名錄和發(fā)放標(biāo)準。按照標(biāo)準于每月的10日前以部門為單位定額發(fā)放。第三條 管理類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如有遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。第四條 新進人員到職時，根據(jù)其所在崗位的標(biāo)準，由辦公室以部門為單位向新員工發(fā)放消耗類辦公用品。人員離職時，必須將剩余的辦公用品全部交回辦公室。第五條 對于財產(chǎn)類辦公用品，辦公室每年12月底前需辦理財產(chǎn)盤點一次，并與財務(wù)部核對財產(chǎn)數(shù)量。第六條 已不具備使用價值的財產(chǎn)類辦公用品要辦理轉(zhuǎn)讓或報廢手續(xù)，并報財務(wù)部作帳務(wù)處理。第七條 各項財產(chǎn)的使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)保書等資料交由辦公室統(tǒng)一保管，各部門需要使用時，盡量以復(fù)印件代替。第八條 各使用部門對所使用及保管的財產(chǎn)需定期保養(yǎng)及小心使用，財產(chǎn)發(fā)生損害時，需負損害責(zé)任。第九條 嚴禁員工將公司辦公用品取回家私用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則按購買價格的2倍賠償。第十條 負責(zé)購買、保管辦公用品的人員要做到辦公用品的品種、數(shù)量、質(zhì)量符合要求，同時建立賬本、嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，出庫時由領(lǐng)取人員簽字。第十一條 公司辦公用品的采購工作由辦公室制定計劃、公司供應(yīng)部統(tǒng)一辦理。第十二條 統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)范圍：辦公事務(wù)用品及辦公日常用品、表單印制。第十三條 統(tǒng)一采購工作流程：（一） 各部（室）于每月25日前提出下月辦公用品需求計劃單送辦公室。（二） 辦公室依據(jù)各部（室）月度需求計劃、參考現(xiàn)有存量及每月平均使用量，制訂辦公用品購買計劃。（三） 將制訂好的購買計劃交由供應(yīng)部采購。（四） 采購的辦公用品經(jīng)驗收入庫后，交使用部門使用及管理。第十四條 其他采購應(yīng)注意事項：（一） 在確保質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本。（二） 對辦公用品的用量進行科學(xué)統(tǒng)計，并據(jù)此制定采購計劃。（三） 采購辦公用品時應(yīng)注意售后服務(wù)的質(zhì)量及供應(yīng)商的信用。第二章 保密管理制度為維護公司合法權(quán)益、保守公司秘密，現(xiàn)根據(jù)金暉公司的實際情況，特制定本制度。第一條 公司保密制度由辦公室負責(zé)制訂、修改、貫徹執(zhí)行與監(jiān)督實施。第二條 全體員工要提高保密意識公司的保密制度關(guān)系到金暉公司的生存和發(fā)展，公司全體員工都有保守公司機密的責(zé)任和義務(wù)，全體員工尤其是管理人員更要充分認識到保守公司機密的必要性和重要性，增強保密法制觀念，加強保密意識，確保金暉公司的秘密不被泄露。第三條 保密工作的組織機構(gòu)及職能保密工作由金暉公司辦公室負責(zé)管理及監(jiān)督檢查，具體職責(zé)包括：制定和完善保密管理制度，準確確定密級，加強保密工作法制教育，檢查保密情況，提議處罰違反保密制度的行為，協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對保密工作的獎懲做出裁決。第四條 公司機密的級別分類及范圍公司的機密按密級的由低到高分為“秘密”、“機密”和“絕密”（特級機密）三種。（一） “秘密”：“秘密”是指公司的初級機密信息，對外泄露會使公司的利益受到損害。“秘密”包括：1. 生產(chǎn)技術(shù)方面（1） 原輔材料供應(yīng)商的名錄和檔案；(公開與不公開)（2） 機械設(shè)備的參數(shù)與資料；（3） 產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(指企業(yè)的執(zhí)行細則部分,國家標(biāo)準不在秘密范圍內(nèi))；（4） 輔助原材料的品種與要求；（5） 產(chǎn)量；（6） 制造成本；（7） 質(zhì)量信息（含過程產(chǎn)品和成品的檢驗報告單等）；（8） 技術(shù)性的資料、圖紙、照片。2. 營銷方面（1） 經(jīng)銷商名錄與概況；（2） 市場行情、各經(jīng)銷單位的銷售政策。3. 財務(wù)方面（1） 財務(wù)的原始數(shù)據(jù)與原始憑證；（2） 財務(wù)基本狀況（成本費用、應(yīng)收應(yīng)付款等）；（3） 財務(wù)相關(guān)信息；（4） 經(jīng)營分析。4. 發(fā)展項目方面（1） 產(chǎn)品改良計劃；（2） 暫不宜公開的發(fā)展項目。5. 行政事務(wù)及其它（1） 不宜公開的重大事故（事件）；（2） 不宜公開的董事會或公司的會議決策和部署；（3） 管理的制度、政策和方案；（4） 尚未公布的通報、人事任免、獎勵方案及調(diào)資方案；（5） 經(jīng)濟合同；（6） 結(jié)案前的案件；（7） 結(jié)案前的知識產(chǎn)權(quán)被侵權(quán)信息；（8） 應(yīng)予保密或暫應(yīng)保密的有關(guān)事件和信息。（二） “機密”：“機密”是指公司重要的機密信息，“機密”的泄露會使公司的權(quán)益和利益受到嚴重的損害?！皺C密”包括：1. 生產(chǎn)技術(shù)方面（1） 工藝流程及主要機械設(shè)備信息；（2） 技術(shù)指標(biāo)及標(biāo)準；（3） 工藝技術(shù)的文件資料、圖紙和照片； （4） 重要質(zhì)量信息（含不合格的產(chǎn)品檢驗報告和質(zhì)量事故記錄等）。2. 營銷方面（1） 銷售政策，營銷業(yè)務(wù)談判中公司尚未公布的意向、方案、策略；（2） 總體及個體的銷售量（銷售報表）；（3） 市場信息反饋的產(chǎn)品信息、市場覆蓋率、競爭對手信息等；（4） 廣告的媒體投放計劃（包括媒體選擇、費用、時間等）；（5） 實施結(jié)束前的營銷戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、策略、措施。3. 財務(wù)方面（1） 財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表；（2） 財務(wù)狀況（資產(chǎn)、負債、盈虧等）；（3） 重要的財務(wù)信息（財稅、債務(wù)等相關(guān)信息）。4. 發(fā)展項目方面（1） 產(chǎn)品開發(fā)項目及其狀況（投產(chǎn)前）；（2） 產(chǎn)品改良的具體措施；（3） 金暉公司產(chǎn)品發(fā)展戰(zhàn)略和策略。5. 行政事務(wù)及其它（1） 不應(yīng)公開的重大事故（事件）；（2） 人事檔案；（3） 應(yīng)保密的重大決策和部署；（4） 計算機上含有公司密級的資源信息、數(shù)據(jù)庫以及其它的記錄介質(zhì)（磁帶、軟盤、優(yōu)盤、硬盤、光盤等）；（5） 法律事務(wù)的行動方案和安排；（6） 應(yīng)予保密或暫應(yīng)保密的其它事件和信息；（7） 金暉公司及其關(guān)聯(lián)公司的經(jīng)營管理資料，屬于金暉公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、報表及財務(wù)資料、信息。（三） “絕密”：“絕密”是公司最重要的機密信息，“絕密”的泄露會給公司造成不可估量的損失?！敖^密”包括：1. 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料；2. 產(chǎn)品的配方與生產(chǎn)工藝；3. 公司確定為“絕密”的事件、信息；4. 公司確定為“絕密”的決策、策略及其實施方案；5. 公司財務(wù)保險柜密碼、計算機密碼。第五條 保密管理原則（一） “秘密”管理原則：1. “秘密”的信息原則上不能對公司外界公開，確因工作和業(yè)務(wù)需要公開的，應(yīng)盡量控制公開秘密的數(shù)量，或縮小傳播的范圍。2. 需要公開“秘密”的，由辦公室的領(lǐng)導(dǎo)進行審核把關(guān)并簽字確認。（二） “機密”管理原則：1. “機密”的信息一律不得對公司外界公開，確因工作和業(yè)務(wù)需要公開的，應(yīng)嚴格控制所公開“機密”的數(shù)量，可不公開的部分一律不得公開，并且要減小傳播的范圍。掌握機密的外界人員要確實保守“機密”。2. 需要公開機密的，由總經(jīng)理進行審核把關(guān)并簽字確認。（三） “絕密”管理原則：1. “絕密”的知情對象的范圍由公司董事會決定。2. 不屬于“絕密”的知情對象需要了解絕密的，由董事長審批。3. 產(chǎn)品配方的知情人員僅限于相關(guān)技術(shù)人員、董事長、總經(jīng)理以及分管副總經(jīng)理。其它人員因工作需要了解配方的，一律要經(jīng)董事長審批。（四） 公司的保密工作，實行“在確保機密內(nèi)容安全的前提下，盡量保證工作順暢”的方針。第六條 保密管理規(guī)定（一） 保密資料在記錄、擬稿、討論、修改、計算、存儲、印制、傳遞等過程中，各相關(guān)負責(zé)人要嚴加保密，不得使保密信息泄露。無特殊情況時，不得拿到公司外從事印制和傳遞工作。當(dāng)確實需要外出印刷和復(fù)印時，必須經(jīng)過各相關(guān)負責(zé)人按管理原則把關(guān)簽字，并到指定的地點承印。打印、印刷或復(fù)印秘密文件過程中形成的蠟紙、清樣、廢件等必須及時銷毀，不得隨意丟棄。（二） “絕密”信息在記錄、擬稿、討論、修改、計算、存儲、印制和傳遞等過程中，要由公司指定專人負責(zé)，盡量減少中間環(huán)節(jié)。未經(jīng)董事長審批的絕密資料，不得拿出公司印制和傳遞。絕密資料傳遞時必須封存，并直接交收件人簽收。（三） 所有保密資料應(yīng)盡量減少復(fù)制。秘密資料的復(fù)制（含打印和摘抄，下同）由辦公室管理，機密資料的復(fù)制由辦公室從嚴把關(guān)，絕密資料原則上不允許復(fù)制，在特殊情況下確實需要復(fù)制時，要報經(jīng)董事長審批核準。（四） 所有保密資料的傳遞均應(yīng)減少環(huán)節(jié)，移交時要有雙方的簽字確認?！懊孛堋?、“機密”和“絕密”資料均要在封面的上方標(biāo)注相應(yīng)的密級字樣。（五） 發(fā)放到個人的保密資料由個人負責(zé)保管，發(fā)放給單位的由單位負責(zé)人或其授權(quán)人保管。存放機密級和絕密級的保密資料的文件柜必須上鎖以妥善保管。（六） 需要在單位內(nèi)傳閱的保密文件資料，必須保守秘密，并履行有效的簽名傳遞手續(xù)。（七） 失去保存價值的保密資料和公司辦公用的一切廢紙均不得出賣或丟棄，必須銷毀。機密級資料的銷毀應(yīng)有兩人以上參加，并簽訂銷毀手續(xù)。（八） 掌握保密材料的人員辭職或崗位變動時，要將保密材料向所在部門的直接領(lǐng)導(dǎo)移交，辦公室負責(zé)監(jiān)交工作。對于其崗位變動后仍然需要的保密資料，可由其繼續(xù)保管。（九） 計算機的信息和軟件的保密管理由計算機負責(zé)人負責(zé)。（十） 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場合談?wù)摴久孛埽粶释ㄟ^其它方式傳遞公司秘密。（十一） 對秘密事項要做到：不議論，不打聽，不傳播。第七條 保密管理措施（一） 屬于密級內(nèi)容的會議和其它活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：1. 選擇具備保密條件的會議場所；2. 根據(jù)需要，限定參加會議人員的范圍；3. 凡規(guī)定不準記錄的會議內(nèi)容，與會人員不得記錄；4. 確定會議內(nèi)容是否傳達以及傳達的準確范圍。（二） 對金暉公司的經(jīng)營與技術(shù)信息要加強內(nèi)控：1. 與用戶或外商談判時，不在不利于我方保密的場所進行，不透露金暉公司商業(yè)機密及我方內(nèi)部的計劃、對策、經(jīng)營方案、補貼、盈虧，以及進出口商品的價格底盤、庫存、商品換匯成本和資金狀況等信息；2. 不在通信、電話、電報、傳真、電子郵件等方面涉及金暉公司商業(yè)機密；3. 涉及科研，生產(chǎn)等方面的報道，未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得在報刊、廣播、電視、錄像等媒體上進行宣傳報道；4. 在國內(nèi)因公攜帶文件外出的人員，要時刻注意所帶文件的安全，嚴防被竊。開會所帶的密級會議文件，會后應(yīng)立即交機要員登記保存，不得留作私用；5. 不該說的機密信息絕對不說，不該看的機密信息絕對不看，不該問的機密信息絕對不問；不在公共場所和子女、親屬之間談?wù)摍C密信息，不在非保密本上記錄機密信息。（三） 加強對電腦、復(fù)印機、傳真機、通訊工具等設(shè)備的使用和管理：1. 電腦、復(fù)印機、傳真機實行專人管理和操作，未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準嚴禁他人（包括其它部門人員）使用；2. 文件的打印、復(fù)印要經(jīng)辦公室主任審批后進行，并嚴格控制文件發(fā)放的份數(shù)；3. 需要發(fā)出的傳真文件要經(jīng)辦公室主任審核后交由專人辦理，并進行發(fā)文登記；4. 嚴禁使用通訊工具在不利于保密的場合與條件下談?wù)摴久孛埽?. 加強保密設(shè)施建設(shè)，凡涉及機密文件保管的部門，防盜門、防盜窗、鐵柜要齊全、牢固，鑰匙由專人保管，不得借給他人。第八條 泄密違規(guī)處罰（一） 出現(xiàn)下列情況之一者，給予責(zé)任人警告或通報批評，并扣發(fā)工資100500元：1. 泄露公司機密信息，尚未造成嚴重后果與經(jīng)濟損失的；2. 己泄露公司秘密，但尚能及時向公司匯報并果斷采取補救措施，并未造成公司經(jīng)濟損失的。（二） 出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并賠償經(jīng)濟損失，情節(jié)嚴重的提請司法部門追究法律責(zé)任；1. 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或公司重大經(jīng)濟損失的；2. 營私舞弊，為他人（或其它公司）竊取、刺探、收買與違規(guī)提供公司秘密的； 3. 利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。（三） 如違反本保密管理制度，根據(jù)情節(jié)輕重和責(zé)任大小，對責(zé)任人進行相應(yīng)的處罰。第三章 公文管理制度第一條 金暉公司的公文是傳達、貫徹上級批示精神，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。金暉公司的公文實行統(tǒng)一管理。公文的管理要做到規(guī)范，準確、及時、安全。第二條 公文的范圍本制度所指公文包括：報告、請示、函、決定、通知、通報、批復(fù)、會議紀要、計劃、規(guī)劃、制度、章程等正式文件。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及本公司應(yīng)保密的事項必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。第四條 公文的保密等級分為秘密、機密、絕密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件的打印一定要用專用存儲器。（詳見第二章保密制度）第五條 公司發(fā)文的程序為，擬稿、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)），打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔。第六條 公文格式（一） 外觀形式：公文用紙一般采用金暉公司VI設(shè)計的專用信紙，公文行間距為15倍行距；標(biāo)題字體為標(biāo)準三號加粗宋體，位置居中；其余文字字體為標(biāo)準小四號宋體。（二） 公文文號：公文文號形式為“金暉字（）號”，“”為“管”、“產(chǎn)”或“人”等，“”為發(fā)文年份，“”為文件號，如“金暉管字（2000）01號”。字體一般采用標(biāo)準小四號加粗宋體。（三） 公文標(biāo)題：公文標(biāo)題通常包括3項：發(fā)文機關(guān)名稱+主要內(nèi)容+文件種類，標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章的名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（四） 內(nèi)在結(jié)構(gòu)：正式公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號，標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。（五） 文字表述：1 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；第五層為“”。序數(shù)可跳躍排列，如第一層為“一”，第二層為“ 1”；但不可顛倒排列。2 公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（部分表示結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)詞、詞組、慣用語、縮略語等除外）。成文時間統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3 除特定詞語外，一般不使用英文字母或英文。（六） 裝訂要求：裝訂位置定于文件左側(cè)，與上邊界、下邊界的距離是紙張總長度的14。第七條 公文處理程序（一） 發(fā)文處理程序1 對于公司的文件，除專業(yè)性或部門性文件外，均由辦公室統(tǒng)一起草擬文，并經(jīng)過該文件的負責(zé)人審閱、修改并簽字核準后，由辦公室進行統(tǒng)一編注文號并復(fù)印。2 公司文件的傳遞由辦公室秘書處理，并負責(zé)登記和填制發(fā)文程序卡。發(fā)文程序卡的內(nèi)容包括：文件快慢等級、機密程度、主辦單位、擬稿人、核稿人、審查人、簽發(fā)人、文件號、文件標(biāo)題、報送與抄送機關(guān)（個人）、下發(fā)機關(guān)、印數(shù)、擬稿日期等。3 以金暉公司的名義發(fā)文，必須送一份文件原件并附上發(fā)文程序卡交辦公室秘書存檔。4 實行傳閱人簽收制度，常規(guī)性文件直送領(lǐng)導(dǎo)傳閱，非常規(guī)文件可視情況請公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任提出傳閱意見后辦理。（二） 收文處理程序：1 所有針對公司的來文（包括傳真件）均由辦公室統(tǒng)一進行接收、分類和傳遞。2 對來文必須進行登記。登記內(nèi)容包括：收文序號、收文日期、來文單位、文件標(biāo)題、分發(fā)部門及領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦情況、催辦情況、終結(jié)處理、歸卷號等。在收文登記的同時，應(yīng)在文件右上角加蓋有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數(shù)的收文專用章，并注明文件的辦理時效。3 相關(guān)部門對來文進行擬辦或承辦時，要在職責(zé)范圍內(nèi)的按以下時效辦理：（1） 特急件應(yīng)隨收隨辦，在當(dāng)時或當(dāng)天辦理完畢；（2） 急件僅次于特急件的辦理時限，亦應(yīng)隨收隨辦，最遲以不超過3個工作日為限；（3） 有關(guān)制度已有明確時效規(guī)定的按時效要求辦理，未明確規(guī)定辦理時限的一般公文，最遲以不超過7個工作日為限。（4） 屬階段性工作的，按具體要求辦理完畢。4 辦公室要根據(jù)公文辦理的時限，對承辦部門的公文處理工作進行催辦和查辦，防止漏辦和延誤。（三） 存檔1 公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書立卷的要求，將有查考價值的公文原稿和有關(guān)材料整理好，進行清理立卷。對于應(yīng)當(dāng)存檔的公文，個人不得私自保存。2 保存的檔案必須按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定存檔。3 存檔應(yīng)遵循一式一份的原則，避免重復(fù)。4 在存文件及檔案每年清點及整理一次，由辦公室根據(jù)公司決定組織操作。（四） 銷毀凡是沒有查考和存檔價值的公文，要經(jīng)過嚴格的篩選和鑒別，列出清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準后，進行銷毀。銷毀文件必須確保不漏銷、不丟失、不泄密。第四章 公司重要工作事項督辦制度第一條 公司內(nèi)部重要工作事項的督辦工作，由辦公室負責(zé)，必要時由公司領(lǐng)導(dǎo)特別指定部門或負責(zé)人承擔(dān)。第二條 列入督辦范圍的工作事項主要包括：（一） 管理委員會的會議、公司領(lǐng)導(dǎo)主持召開專題辦公會議決定的重要事項；（二） 公司發(fā)文下達的重要工作事項；（三） 公司領(lǐng)導(dǎo)在文件、報告上批示辦理的重要工作事項；（四） 政府的相關(guān)職能機關(guān)與部門下達的重要工作事項；（五） 公司領(lǐng)導(dǎo)指示的其它督辦事項。第三條 程序和要求（一） 辦公室根據(jù)會議紀要、文件及領(lǐng)導(dǎo)批示等，就其中需要列入督辦范圍的工作事項填寫“工作事項督辦單”，主要內(nèi)容包括承辦部門或承辦責(zé)任人、工作內(nèi)容、時限要求等。（二） 承辦部門（或責(zé)任人）報送“工作事項督辦單”。承辦部門（或責(zé)任人）完成工作事項后，在工作任務(wù)單上填寫工作結(jié)果及完成時間等。由部門負責(zé)人（或責(zé)任人）簽名后，連同工作結(jié)果報告和有關(guān)材料送辦公室。工作結(jié)果需要送呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的由辦公室轉(zhuǎn)呈。 （三） 工作事項辦理期間的查詢和催問。辦公室根據(jù)已下達的“工作事項督辦單”的底單，在工作事項辦理期間，可以對承辦部門（或責(zé)任人）的工作進展進行口頭或書面查詢。（四） “工作事項督辦單”經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱并批示后作為工作記錄保存，并成為年底工作考察的依據(jù)之一。 31第五章 通訊管理制度第一條 為保證電話的正常使用并節(jié)約費用，特制訂本規(guī)定。電話使用的日常管理工作，由辦公室負責(zé)。第二條 除董事長、總經(jīng)理、各個主管副總、財務(wù)部的辦公室和職能部門各設(shè)直撥外線電話一部外，其余各部門安裝的均為內(nèi)部電話，以方便進行費用的管理。第三條 傳真機電話由辦公室文秘人員使用，主要用于公司收發(fā)傳真，公司員工未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得使用，如被發(fā)現(xiàn)，分別情況對管理人員、使用者進行處罰。第四條 每月底由辦公室負責(zé)打出當(dāng)月電話費清單，若發(fā)現(xiàn)員工撥打私人國內(nèi)長途電話的，罰款50元，私掛香港、澳門的罰款100元，私掛國際長途電話的，罰款500元，并由本人負責(zé)繳納所打電話的費用。第五條 辦公電話管理規(guī)定（一） 為有效解決和控制電話費用開支過大、浪費現(xiàn)象嚴重的問題，特采取以下措施：（1） 保留各職能部門1臺直拔外線，開通國內(nèi)長途服務(wù)功能，取消各部門分機撥打國內(nèi)長途功能，僅開通市內(nèi)電話服務(wù)功能。（2） 將各部門打長途電話和上網(wǎng)的管理權(quán)限下放到各職能部門管理，實行對長話、上網(wǎng)進行限時限量管理，執(zhí)行長話、傳真和上網(wǎng)須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批、登記制度，若部門領(lǐng)導(dǎo)不在， 辦公室對公司辦公電話的管理負有行政管理職責(zé)和權(quán)力，辦公室每月5日前打印話費單據(jù)進行檢查，對有疑問的電話辦公室有權(quán)要求部門領(lǐng)導(dǎo)做出書面解釋，經(jīng)查實，如屬私人長話要求部門領(lǐng)導(dǎo)追查當(dāng)事人責(zé)任，并要求當(dāng)事人做出賠償。辦公室有權(quán)監(jiān)督執(zhí)行并視情況予以通報；辦公室有權(quán)隨時檢查各部門上網(wǎng)內(nèi)容，若發(fā)現(xiàn)上網(wǎng)瀏覽與本公司本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的信息，不但要處罰當(dāng)事人，而且同時追究部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二） 公司的上網(wǎng)一律用寬帶上網(wǎng)，若無特別需要，不允許占用外線電話撥號上網(wǎng)。第六條 通訊費用定額（一） 通訊費根據(jù)定額憑正式發(fā)票報銷。超出定額部分由個人自行負擔(dān)。移動電話、住宅電話合并定額，但必須在公司內(nèi)登記，以便憑號報銷及公司與個人的聯(lián)系。定額標(biāo)準如下： 1 董事長月費用定額為3000元；2 總經(jīng)理月費用定額為1000元；3 副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)月費用定額為400元；4 銷售部部長月費用定額為1800元，鐵運科科長月費用定額為800元；5 供應(yīng)部長月費用定額為900元，原煤采購員月費用定額為300元；6 辦公室主任月費用定額為250元；7 其他部門的負責(zé)人視工作需要情況月費用定額100元至300元不等。 （二） 身兼多職的員工，其通訊費用定額按在最高費用定額基礎(chǔ)上加兼職崗位定額20%計算。（三） 因辦理特殊業(yè)務(wù)導(dǎo)致通訊費超出定額標(biāo)準的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后可對其當(dāng)月話費定額作適當(dāng)調(diào)整。第七條 公司各管理人員必須保證工作時間以外的其它時間內(nèi)聯(lián)絡(luò)暢通，即關(guān)掉手機后，公司可以通過尋呼機或住宅電話取得聯(lián)系。第六章 車輛管理規(guī)定第一條 為保證車輛的充分合理地使用，維持車輛完好的車況與行駛狀態(tài)，最大限度的節(jié)約費用，特制訂本制度。第二條 車輛劃歸公司各部門管理、調(diào)度，辦公室主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。用車人需向本部門負責(zé)人或者車隊調(diào)度提出申請，由部門負責(zé)人或車隊調(diào)度安排車輛，向出勤車輛的司機發(fā)放“派車單”。第三條 車輛一般不得在外過夜，特殊情況須提前報與部門負責(zé)人同意許可。第四條 司機須遵守交通規(guī)則、謹慎駕駛、愛惜車輛并負責(zé)車輛的日常維護保養(yǎng)，因個人原因造成車輛損壞視情況由司機承擔(dān)損失。第五條 除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員不配備專用車輛，任何人不得以任何理由獨自占有、使用車輛。第六條 公司分配到各部門的車輛實行費用包干制，由辦公室會同財務(wù)部對分配到各部門車輛發(fā)生的除駕駛員工資外的所有費用額定標(biāo)準，每月進行一次結(jié)算，結(jié)余部分轉(zhuǎn)入下月費用，超支部分從下月彌補或扣減部門的浮動工資總額，每年年終進行一次兌現(xiàn)，將結(jié)余部分的50%以現(xiàn)金的形式發(fā)放給該部門，將超支部分從該部門的浮動崗位工資總額或者年終獎金中扣減。第七條 由辦公室車隊調(diào)度簽發(fā)的派車單，應(yīng)根據(jù)其額定行駛里程增加所派車輛的費用指標(biāo)。第八條 對波動較大的燃油費用，可以采用計劃價格對費用進行核算。第九條 車輛的維護與保養(yǎng)：（一） 辦公室主任負責(zé)建立并管理車輛檔案，連同部門負責(zé)人定期檢查車輛的維修與保養(yǎng)情況、車輛各項手續(xù)的辦理情況、事故處理及安全管理情況等。（二） 對車輛維護與保養(yǎng)的具體要求：1. 駕駛員每次出車前必須對車輛完成如下檢查：檢查輪胎的氣壓（含備胎），確保在車輛規(guī)定的壓力范圍內(nèi)；檢查車輛的燃油情況，當(dāng)不足三分之一時，應(yīng)及時添加燃油。（在氣候炎熱的季節(jié)，最好使燃油液位始終保持在油箱液位的三分之一以上）；檢查車輛的機油、冷卻液、風(fēng)窗洗滌液、蓄電池電解液（非免維護型）、制動油及轉(zhuǎn)向助力油等油液的液位，發(fā)現(xiàn)有不足的，必須于出車前補足并排除可能存在的漏液故障；上車檢查車輛的燈光、喇叭，控制與制動系統(tǒng)是否正常，有故障立即排除；2. 車輛的定期保養(yǎng)與維護：所有的車輛每5000公里必須進行一次保養(yǎng)，保養(yǎng)的項目包括：（1） 更換車輛的機油、機油濾芯和空氣濾芯。汽油濾芯視情況每30000公里至少更換一次；（2） 檢查蓄電池的觸點是否干凈清潔，同時檢查蓄電池的電壓是否在11.5伏以上；（3） 檢查前后輪的制動效果,每50000公里內(nèi)更換前輪制動摩擦片,每80000公里內(nèi)更換后輪制動摩擦片（具體的更換時機視車輛的具體使用情況來定）；（4） 檢查車輛輪胎的磨損狀況（含備胎）。每30000公里將車輛的輪胎前后對角交換位置，以便使輪胎的磨損相對均勻。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)磨損過度，應(yīng)立即更換；車輛的輪胎在100000公里內(nèi)應(yīng)進行更換，以確保安全。（5） 檢查車輛的燈光與控制系統(tǒng)，有故障必須及時排除。（三） 車輛的維修：1 本公司的小車必須在公司指定的維修站維修。未經(jīng)允許私自在指定維修點以外修理的車輛，產(chǎn)生的所有費用公司一律不予報銷。2 所有需維修的車輛，提出維修項目后，應(yīng)由車輛管理負責(zé)人先查明項目、原因、責(zé)任，系駕駛員本人人為造成的機件損壞，由本人承擔(dān)修理費總價的20%，并在記事欄中予以登記，作為年終考核的依據(jù)之一。3 所有需維修的車輛，必須經(jīng)公司管理車輛負責(zé)人批準，在公司車隊辦理派修單手續(xù)后方可修理，不持公司派修單進行修理的車輛，公司一律不予結(jié)算。4 車輛能自行修理的一律由駕駛員在公司內(nèi)部自行修理保養(yǎng)，機油和三濾（機油濾芯、空氣濾芯、汽油濾芯）一律在公司自行更換。5 對于在修理過程中需更換配件的車輛，一律經(jīng)車隊調(diào)度批準后，再由司機進行修理。6 車隊調(diào)度每星期例行檢查一次車輛的基本狀況。7 修車由辦公室統(tǒng)一負責(zé)，須到公司指定的修理廠維修，車輛大修應(yīng)列計劃，報總經(jīng)理批準；第十條 燃油的管理（一） 燃油的標(biāo)準：1 電噴發(fā)動機車輛一律添加93號無鉛汽油，化油器車輛一律添加90號無鉛汽油；2 不經(jīng)過批準，所有車輛不得私自向油箱中添加任何添加劑。（二） 車輛加油管理1. 公司所有車輛在指定的加油站，憑內(nèi)部加油本和相配套的登記卡加油。2. 因公外出時如果需要在外地加油，必須按規(guī)定的燃油種類增加，并妥善保存票據(jù)，經(jīng)車隊的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可報銷。3. 所有的司機均要樹立節(jié)約用油的意識，努力將油耗控制在規(guī)定指標(biāo)內(nèi)，不得隨意超標(biāo)。4. 堅決杜絕任何人使用公司的加油本給其它車輛加油，堅決杜絕任何人從車輛的油箱中向外抽油。如若發(fā)現(xiàn)，按油價的5倍進行懲處。第十一條 駕駛員管理制度（一） 駕駛員行為準則1. 所有車輛的駕駛員，每星期至少自己動手從內(nèi)到外徹底清洗一次車輛，做到車內(nèi)車外時刻保持干凈清潔。2. 車輛停放，不論在任何地方，都應(yīng)當(dāng)在指定的范圍內(nèi)整齊停放，不得亂停亂放，如造成罰款，由駕駛員本人自負。3. 所有駕駛員要樹立高度的責(zé)任感 ，要愛惜車輛，停放車輛要注意安全，采取嚴密防盜措施。如發(fā)生車輛丟失事故，經(jīng)辦公室認定駕駛員沒有違反公司規(guī)定的，扣除駕駛員半年浮動崗位工資；經(jīng)辦公室認定違反公司有關(guān)規(guī)定的、扣除駕駛員全年浮動崗位工資及年度獎金。4. 凡超速、超載及其他違犯交通規(guī)則的一切罰款均由駕駛員自行負責(zé)。5. 本車駕駛員如把車隨便交由他人駕駛，發(fā)生違規(guī)損壞的，造成的罰款或維修費用全部由本車駕駛員負責(zé)。6. 因司機本人操作不當(dāng)而發(fā)生車禍時，駕駛員應(yīng)負主要責(zé)任。（二）駕駛員的工資與補助1. 新增駕駛員駕齡應(yīng)在3年以上并經(jīng)過考試后方可錄用，新增駕駛員試用期規(guī)定為二個月，試用期滿后合格者正式錄用；2. 司機外出時一般不允許住宿，如有特殊情況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可入住，住宿標(biāo)準按公司標(biāo)準執(zhí)行。第七章 辦公秩序管理制度為規(guī)范金暉公司員工的辦公行為，保持良好的工作環(huán)境，提高工作質(zhì)量和效率，特制訂本規(guī)定。第一條 辦公紀律：1. 保持辦公場所安靜，不得干擾和影響他人辦公。嚴禁在辦公時間內(nèi)閑聊或高聲喧嘩，對于工作中必要的交流應(yīng)以簡短、明了為原則。2. 如遇重要電話，而領(lǐng)導(dǎo)不在時，應(yīng)認真做好記錄，確保轉(zhuǎn)達時準確、無誤；并且嚴格遵守保密原則。3. 不得利用上班時間看與業(yè)務(wù)無關(guān)的書報雜志。4. 上班時間不得干私活，不得隨便離、竄崗，不得聚眾聊天。外出辦事需事先向部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并遵守考勤紀律。5. 接聽電話應(yīng)使用普通話問答：“您好，金暉公司，請問您找哪位？”6. 嚴禁利用公司電話作私人長途通訊。員工打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，長話短說，以減少通話時間，節(jié)約電話費用。7. 與外來人員交談時，應(yīng)確保不泄漏金暉公司商業(yè)機密，同時要注意對外的宣傳口徑與公司的要求保持一致。8. 下班離開辦公室時，必須關(guān)好門、窗以及電燈、空調(diào)、電腦等所有的電器設(shè)備。第二條 物品擺放：1. 辦公物品擺放遵循有序、整齊、美觀的原則。2. 與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍不得拿到辦公場所擺放。3. 辦公椅必須與辦公桌對號擺放。人離開座位時，椅子要歸位放好，以保持辦公室的協(xié)調(diào)、整齊、美觀。4. 所有的公有辦公財產(chǎn)必須造冊登記，由使用部門妥善保管，并明確維護責(zé)任人。5. 所有的文字材料、報表必須分門別類擺放，機密文件資料要妥善保管，人離開時，不許遺留在辦公桌上或其他公共地方。過期無用的資料必須及時清理和處理，以免泄漏公司機密。第三條 環(huán)境衛(wèi)生：1. 必須保持本部門環(huán)境衛(wèi)生，各部（室）每天早上下班時利用510分鐘進行一次清理和清掃，每周六下午下班前30分鐘前進行衛(wèi)生大清理。2. 保持辦公室桌面、地面、玻璃干凈，在辦公場所嚴禁隨地吐痰、倒廢水和亂扔紙屑雜物，所有廢棄物均要丟在垃圾桶或指定地點。3. 搞好本辦公區(qū)內(nèi)綠化養(yǎng)護工作，花盆內(nèi)不能有煙頭、茶葉、敗葉等雜物，葉面要保持干凈無明顯灰塵。4. 嚴禁在非單人辦公室及公共區(qū)域吸煙。第四條 儀表儀容：1. 在上班時間應(yīng)注意儀表儀容，衣著得體、大方、整潔。2. 上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊，男職員發(fā)不過耳，并一般不留胡子；女職員上班不提倡化濃妝，飾物佩戴得當(dāng)。3. 必須佩戴員工工作牌，并佩戴在左胸上方的位置上。第五條 接待禮儀：1. 注意金暉公司整體形象，待人接物不卑不亢，有禮有節(jié)。2. 見面或辦公要使用禮貌用語，如“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不用客氣”、“早上好”、“下午好”等。3. 接待來訪客人時要說：“您好！歡迎光臨”，并主動詢問：“有什么需要我?guī)椭?，然后根?jù)客人的要求安排接見或指引，如需來訪客人等候，要請坐、上茶。4. 應(yīng)在電話鈴聲響五聲之內(nèi)接聽，電話的主人不在位時其他人應(yīng)就近接聽。5. 接到來電必須首先說：“您好！金暉公司”。6. 通話結(jié)束，在放電話前必須說：“再見”。等對方先掛斷電話后，才掛電話，任何時候均不得用力擲聽筒。第八章 文印、傳真服務(wù)管理規(guī)定為了更好地提供文印傳真服務(wù)，確保設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，減少損耗，節(jié)約費用。根據(jù)公司實際情況，制訂如下管理規(guī)定：第一條 金暉公司現(xiàn)有的復(fù)印機和傳真機為共用辦公設(shè)備，統(tǒng)一放置于文印室并由辦公室人員負責(zé)管理和操作，其他人員未經(jīng)許可不得私自操作使用。如因違反本條款造成設(shè)備損壞的，當(dāng)事人全額負擔(dān)修理費用。第二條 對配有傳真機的部門原則上不再為其提供公司的共用的傳真機服務(wù)。第三條 復(fù)印機、傳真機的日常管理和維護由辦公室設(shè)專人負責(zé)，專業(yè)維護由辦公室根據(jù)具體情況請有關(guān)專業(yè)公司維護。第四條 復(fù)制文件或檔案，必須經(jīng)過辦公室主任或辦公室秘書（視文件級別而定）批準，辦公室秘書按所批份數(shù)復(fù)制，辦公室秘書需登記姓名、用途、份數(shù)及其它有關(guān)說明，做到每份復(fù)制件去向明確可查。第五條 文印、傳真費用全部歸入辦公室部門費用，辦公室的年度部門費用由財務(wù)部核定額度。第九章 食堂管理制度第一條 為了給公司的全體員工創(chuàng)造一個良好的用餐環(huán)境，特制訂食堂管理制度。第二條 食堂衛(wèi)生方面：（一） 人員方面：1 嚴禁非食堂工作人員進入工作間；2 炊事員、服務(wù)員要定期（每三個月）進行身體檢查，患有傳染性疾病的立即調(diào)離；3 食堂工作人員要保持良好的個人衛(wèi)生習(xí)慣，要做到衣著整潔、勤洗手、男員工不留長發(fā)、不留長指甲。（二） 原料方面：1 堅決不采購腐爛變質(zhì)的原料；2 對于在存放過程中腐爛變質(zhì)的原料，要立即作丟棄處理，決不允許繼續(xù)在原處存放；3 在使用過程中認真地檢驗原料，確保不使用腐爛變質(zhì)的原料。（三） 食物成品方面：1 食物成品的存放實行嚴格的隔離制度，即生熟隔離、成品與半成品隔離、食品與雜品藥物隔離、食品與天然水隔離。2 餐具使用后要進行認真的沖洗和嚴格的消毒。（四） 環(huán)境衛(wèi)生方面：1 環(huán)境衛(wèi)生采取劃片分工的包干負責(zé)制。2 倉庫、食品和各種物品入庫要排列整齊，分類擺放，達到“四無”即無雜物、無蠅、無鼠害、無腐爛變質(zhì)食品，保持空氣流通，整齊美觀。3 炊具設(shè)備要專人使用，專人保管，定期維護和擦洗，保證設(shè)備的正常使用，對由于操作不當(dāng)而造成的人為損壞，由責(zé)任人照原價賠償；4 加強對滅蠅、滅鼠等有毒藥品的管理，指定專人保管，嚴禁在食品倉庫和操作室存放。第三條 安全方面：(一) 要經(jīng)常對工作人員進行安全方面的預(yù)防教育，消防用具要擺放在顯眼易取的地方，滅火器要經(jīng)常檢查，防止失效。電器設(shè)備要有安全裝置，非電器修理人員嚴禁私自拆修以防止發(fā)生意外事故。(二) 食堂的一切電器設(shè)施、機械運轉(zhuǎn)設(shè)備，不得擅自使用，更不能隨意拆遷、修改、挪動，要嚴格按規(guī)程操作，杜絕各類事故發(fā)生。(三) 廚房的煤氣設(shè)施及管線不得擠壓，嚴禁在煤氣通道上站人，使用灶具時要做到先點火后開氣，使用完畢關(guān)掉氣源。(四) 食堂工作人員工作時間不得嘻戲打鬧，尤其不能玩弄廚房用具，以免誤傷。(五) 不準在走廊、餐廳人行道上堆放酒瓶、玻璃器皿，以防碰傷。(六) 閑雜人員一律不得進入廚房、庫房，以防發(fā)生丟失、投毒事件。(七) 經(jīng)常檢查庫存物品的質(zhì)量情況，及時發(fā)現(xiàn)霉變、過期、變質(zhì)物品，及時銷毀，避免中毒事件發(fā)生。(八) 財務(wù)人員要保管好各種物品和錢財，嚴格遵守財務(wù)管理制度。(九) 下班后要認真檢查門、窗、鎖，以防事故發(fā)生。(十) 完善消防設(shè)施，發(fā)生火情及時撲救，并及時通知有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。第四條 加強食堂的財務(wù)管理，收支憑證單據(jù)，月底裝訂成冊妥善保存，每月1-3日報出進、銷、存報表和伙食收支平衡表，并算出盈虧金額，以便指導(dǎo)下一步工作。第五條 加強支票和現(xiàn)金的管理，采購員領(lǐng)取現(xiàn)金支票時必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，及時報帳，一周一核對，如發(fā)現(xiàn)差錯及時糾正。第六條 采購員購置的各類食品，在保證質(zhì)量的前提下，要降低采購成本，不徇私情，不謀私利。第十章 印鑒管理制度一、總 則第一條 本制度對在金暉公司使用的印鑒的刻制、廢止、管理、種類及使用規(guī)定和處理事項做出規(guī)定。第二條 本制度中所指的印鑒，是由金暉公司發(fā)行或管理的文件、文書、憑證等與公司的權(quán)利和義務(wù)相關(guān)的文件上，因需要以公司名義或有關(guān)部門名義及專用業(yè)務(wù)證明具有權(quán)威作用而使用的印鑒。二、印鑒的刻制與廢止第三條 公司印鑒的刻制與廢止由各相關(guān)部門提交議案，由主管領(lǐng)導(dǎo)核準審批。所提議案中必須說明印鑒的種類、名稱、形式、使用范圍和管理權(quán)限，以及刻制和廢止的原因。第四條 公司印鑒的刻制由辦公室負責(zé)。需更換的印鑒必須在新印鑒領(lǐng)取時由各印鑒管理人將舊印鑒交回辦公室；需廢止的印鑒必須在所提議案正式生效時將原印鑒交回辦公室。第五條 廢止的舊印鑒，由辦公室長期保管。第六條 公司的各部室、車間，只允許保留業(yè)務(wù)章，不允許保留公章。第七條 公司任何部門均不得自行刻制印鑒。 三、印鑒管理第八條 公司所有印鑒均由辦公室進行登記管理，每個印鑒均要登入“印鑒登記冊”備案?！坝¤b登記冊”由辦公室永久保存。第九條 公司對印鑒使用情況記錄定期進行檢查，對違反印鑒使用規(guī)定的當(dāng)事人要追究其責(zé)任。四、印鑒使用規(guī)定第十條 需使用印鑒的部門或個人影響印鑒管理部門提出申請，在得到許可后方可使用印鑒。第十一條 任何人嚴禁在空白介紹信及各類空白文件上加蓋公司印鑒。五、印鑒處理事項第十二條 公司印鑒原則上嚴禁帶出公司。如不得不帶出公司時，需附書面申請并經(jīng)總經(jīng)理批準。第十三條 公司印鑒如丟失或損毀，印鑒管理人應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并登記在“印鑒登記冊”上，注明作廢原因。第十一章 員工糾紛處理制度第一條 為了使部門、員工糾紛處理有章可循，制訂本辦法。第二條 部門、員工糾紛應(yīng)本著一切為了工作、一切為了公司的原則，避免攙雜個人感情，將工作之外的矛盾與糾紛帶到工作中。第三條 總經(jīng)理行使部門、員工糾紛的最高裁決權(quán)，辦公室主任有對跨部門員工糾紛以及部門經(jīng)理同下屬員工的糾紛的處理權(quán)，各部門經(jīng)理有對本部門內(nèi)部員工糾紛的處理權(quán)。第四條 員工糾紛處理應(yīng)本著公正、公開的原則，按照規(guī)定的程序進行的原則。第五條 部門內(nèi)部員工糾紛原則上由糾紛雙方直接上級處理，如有一方對處理結(jié)果不服，則可向隔級上級申訴，隔級上級為最高裁決者。第六條 跨部門員工糾紛應(yīng)首先由雙方部門協(xié)商解決，如協(xié)商無法達成一致意見，則可報辦公室解決；如對辦公室處理結(jié)果不服，則由總經(jīng)理最后裁決。第七條 糾紛雙方應(yīng)本著一切為了公司的原則，嚴格執(zhí)行糾紛處理結(jié)果，如有一方表面接受處理結(jié)果，背地卻發(fā)表不利于部門合作以及人際關(guān)系的和諧的言論，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定予以懲處。第十二章 限時復(fù)命制度第一節(jié) 總 則第一條 為明確金暉公司各部門、各崗位的職責(zé)，保證公司內(nèi)各項任務(wù)下達、執(zhí)行、過程控制和完成情況評估的順利進行，確保金暉公司各項工作在保證質(zhì)量的前提下準時、順利的完成，制定本制度。第二條 本制度是金暉公司規(guī)范化管理的重要組成部分，各部門應(yīng)根據(jù)先重要、后一般的原則，逐步實現(xiàn)金暉公司所有任務(wù)的限時復(fù)命制，為提高公司管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。第三條 本制度的歸口管理部門是金暉公司辦公室。第二節(jié) 命 令第四條 本制度所稱的命令是通過信息的傳達使命令接受者完成某種特定行為的過程，是上級對下級的指示或指令。第五條 本制度所稱的命令包括口頭命令和書面命令。第六條 所有命令都應(yīng)明確以下各要素：（一） 命令的執(zhí)行者；（二） 命令的具體內(nèi)容：時間，地點，人員，行動，對象；（三） 完成命令的標(biāo)準；（四） 完成命令的標(biāo)志；（五） 復(fù)命的時限和方式：要精確到時點。第七條 公司從外部接受的任務(wù)和公司向外部派送的任務(wù)，其在公司內(nèi)部的部門，依照本制度執(zhí)行。第三節(jié) 命令的下達第八條 下達命令的語言方式應(yīng)力求做到：（一） 簡煉、準確，不需要形容和描繪；（二） 使用專業(yè)術(shù)語，概念清晰，盡可能排除誤解；（三） 具備可操作性；（四） 使下級能夠正確地向下傳達。第九條 命令的下達應(yīng)盡量采用書面的形式。第四節(jié) 限時復(fù)命第十條 對任何命令，不管完成與否，命令接受者都要在規(guī)定的時間內(nèi)向施令者復(fù)命。第十一條 施令者與命令接受者應(yīng)及時溝通，以共同完成任務(wù)和取得更好的效果。第十二條 限時復(fù)命可用于上下級之間和企業(yè)內(nèi)部的各部門之間。第十三條 “限時”的概念是從完成或發(fā)現(xiàn)不能完成的時刻算起，要在限定的期限內(nèi)將結(jié)果報告給施令者。具體的時限如下：（一） 對于已經(jīng)完成的任務(wù)：1 對于沒有時限要求的任務(wù)，在完成工作四個小時內(nèi)向施令者復(fù)命；2 對于完成時限在一個工作日之內(nèi)的任務(wù)，在完成任務(wù)一個小時內(nèi)向施令者復(fù)命；3 對于完成時限在一個小時之內(nèi)的任務(wù)，在完成任務(wù)10分鐘內(nèi)向施令者復(fù)命。（二） 當(dāng)任務(wù)不能完成時，要在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行之時起10分鐘內(nèi)復(fù)命。第五節(jié) 限時復(fù)命制的執(zhí)行第十四條 在執(zhí)行命令過程中要盡力克服困難，不允許一遇到困難就“立即復(fù)命”。第十五條 命令接受者發(fā)現(xiàn)確實不能完成任務(wù)時，在限定時限內(nèi)必須報告施令者，使施令者能及時采取相應(yīng)措施。第十六條 施令者在接到命令接受者的復(fù)命信息后，要視不同的情況做出不同的反應(yīng)：（一） 對出現(xiàn)的意外情況進行決策與判斷，從而使命令得以繼續(xù)執(zhí)行；（二） 對命令的執(zhí)行者給予信息的支持與補充，從而使命令得以繼續(xù)執(zhí)行；（三） 對命令的執(zhí)行者給予更多的時間，從而使命令得以繼續(xù)執(zhí)行；（四） 對命令的執(zhí)行者給予人、物、財?shù)确矫娴闹С?，從而使命令得以繼續(xù)執(zhí)行；（五） 更換命令的執(zhí)行者，從而使命令得以繼續(xù)執(zhí)行；（六） 中止或改變命令。第十七條 命令接受者發(fā)現(xiàn)確實不能完成任務(wù)，而未及時報告施令者，因此給公司造成損失的，由命令接受者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十八條 要求公司的每一個員工都能理解并貫徹“限時復(fù)命制”，互相服務(wù)，及時溝通。第十九條 特殊情況下命令接受者無法向施令者復(fù)命的，應(yīng)向施令者指定的代行職權(quán)者復(fù)命。第十三章 會議管理制度第一條 為及時研討處理公司經(jīng)營管理中存在的問題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調(diào)部門之間的工作，保證公司決策貫徹到位，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于本公司各種類型的會議。第三條 會議的召開本著精簡、高效、注重效果的原則進行，避免開冗會。第四條 會議的分類及組織：（一）公司級會議：主要包括高管層（部長級以上）會議、全公司管理人員會議和全公司員工大會，如總經(jīng)理辦公例會、行政例會等。（二）專業(yè)會議：主要包括各相關(guān)職能部門發(fā)起、就某一專題召開的會議等。（三）政府有關(guān)主管部門或外單位在本公司召開的會議，如現(xiàn)場辦公會、報告會、公司交際業(yè)務(wù)會、客戶座談會等。 第五條 會議管理一般規(guī)定（一）會議通知1公司級的各種行政例會由總經(jīng)理提出會議名稱、會議議題、會議地點、會議時間、參加人員，由辦公室負責(zé)下發(fā)通知。2專業(yè)會議由相關(guān)職能部門提出會議名稱、議題、時間、參加人員報辦公室，辦公室主任報總經(jīng)理審批后，由相關(guān)職能部門發(fā)出會議通知。3政府有關(guān)主管部門或外單位在本公司召開的會議，一律由辦公室組織，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)助進行會務(wù)工作。4會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。5會議召開時間和地點如有變動，負責(zé)通知部門應(yīng)提前一天知達與會人員。（二）會前準備1會議準備包括議題議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料準備，對會議進程的預(yù)測和對策。2會議召集者就議題準備充分的資料、