公司檔案管理制度.doc

編 號(hào)：KG/WI-011版次/修訂：A0日 期：2002.6.9公司檔案管理制度昆明理工大學(xué)生社區(qū)管理有限公司文件編號(hào)：KG/WI011版次：A頁次：1/4公司檔案管理制度A0版次修改狀態(tài)擬 制審 核批 準(zhǔn)生效日期受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制公司檔案管理制度1目的： 規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。2適用范圍： 適用于各部門各種檔案的管理工作。3職責(zé)：3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。4管理制度：4.1檔案管理的內(nèi)容：4.1.1公司各部門均需保存以下檔案：a）公司各種行政文件；b）公司與質(zhì)量有關(guān)的文件；c）部門收發(fā)文記錄；d）本部門形成的質(zhì)量記錄；e）其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。4.1.2各部門除要保存以上檔案外，還需按部門分別保存以下檔案：a）辦公室保存公司所有文件(除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。b）各部門保管各部門的資料。c）辦公室保管人事檔案和各種合同。4.2檔案的保管目的a）便于查閱；b）保證檔案的安全；c）防止檔案的損壞；d）延長檔案壽命；4.3檔案的密級(jí)檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通：a）絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；b）機(jī)密檔案包括：質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.4 檔案的保管方式4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí) 各部門檔案管理員將不同檔案分類，并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi)，然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱，然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。4.4.2編制目錄：4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準(zhǔn)備文件歸檔目錄；4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在文件歸檔目錄中，以便查閱。4.5檔案的查閱權(quán)限4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門文件查閱/借閱/復(fù)制登記表中登記。4.6.2部門檔案管理員審核其資格：a ）權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理；b）權(quán)限外的，需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可：部門（財(cái)務(wù)除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；公司檔案，由辦公室主任審批，財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案，由總經(jīng)理審批。4.7在檔案歸還日期前，部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。4.8須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由辦公室主任審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。4.9檔案的銷毀4.9.1超過保管期限的檔案，由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制文件和資料銷毀清單。4.9.2該清單報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀，財(cái)務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。4.9.3銷毀時(shí)應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng)，銷