我的GTD時間管理.doc

我的GTD時間管理之一：伊始學(xué)習(xí)GTD有一小段時間了，接觸時間管理，是從四象限開始，當(dāng)時深嘆科學(xué)之奧妙，慚愧自己的簡陋與淺薄，我就是這樣亂七八糟的過了二十幾載，毫無章法可言。先bs一下自己但是不管是David Allen還是Steve Covey，他們不是神，也不可能真正完美的解決一切時間管理的問題，只有靠你自己，該做什么，怎么做才能實現(xiàn)目標(biāo)，一切都要靠自己摸索和實踐。入門之初，犯了個錯，就是把重心偏到選擇工具軟件上，而不是學(xué)習(xí)真正時間管理的方法上。把時間都浪費在尋找軟件，研究軟件上面，比如things、remember the milk、thinking rock、omnifocus、life balance等等，都去研究半天，甚至由于喜歡omnifocus，萌發(fā)買一臺mac來專門搭配做GTD，因為of沒有win的客戶端（老喬真夠拽的）這個毛病我經(jīng)常犯，就是在打算做一件事的時候，總喜歡把它的來龍去脈弄個清楚，周邊事物也要理個清，準(zhǔn)備工作極其細(xì)致。話說這些都沒錯，都是仔細(xì)的好習(xí)慣吧，可問題是我完全偏移了focus，往往導(dǎo)致的結(jié)果是效率極低。別人做3天，我要一個星期。而且在這些前期準(zhǔn)備過程中如果遇到困難，我就止步不前了，反而不敢也沒信心做正題了，其實很多事情要實踐的，邊實踐邊修改計劃，你會發(fā)現(xiàn)做起來根本不復(fù)雜，也不需要那么多準(zhǔn)備，做就是了。幸好我及時懸崖勒馬，回到正題。GTD中經(jīng)典的步驟：收集、處理、組織、回顧、行動對于GTD整個流程，我自己簡單的總結(jié)就是：先眉毛胡子一把抓 一個個拎出來看是什么 現(xiàn)在就需要么？ 是，是project還是task 分清了，那么接下去該做什么 2分鐘立刻能完成么？ 喔不能，那怎么處理 自己做（或者等待別人做） schedule和list第一步就是收集，可我用什么收集呢？我的GTD時間管理之二：GTD工具比較（things、remember the milk、todo、omnifocus）關(guān)于準(zhǔn)備階段的收集，就涉及到找工具了。前面說了入門之初，為了尋找一款合適的軟件花了我很長的時間，因為我用的是iphone，究竟哪個軟件最合適和iphone同步，這是個很大的問題。上網(wǎng)站，找資料，各種各樣的軟件工具，眼花繚亂：things、remember the milk、thinking rock、todo、omnifocus、life balance。還是暫時不看了，先設(shè)置目標(biāo)需求：第一、金融危機(jī)，要免費的第二、iphone 能用的app第三、能徹底貫徹GTD思路的第四、最好是中文版第五、能同步，pc/web不限，因為iPhone輸入較慢（相對Treo而言）還是習(xí)慣電腦輸入第六、有提醒功能，對我這種健忘的人拿著這些標(biāo)準(zhǔn)，我一個一個的套，結(jié)果沮喪的發(fā)現(xiàn)，沒有一個符合我目標(biāo)群的軟件：things 雖然簡單易用，但不支持contextremember the milk、thinking rock都要年費老牌life balance一個字，貴！todo雖然是免費的，但是閹割了subtask，subtask要PRO賬戶，也要錢，而且據(jù)說也不是真正意義上的subtaskomnifocus 貌似貫徹了GTD，有subtask，context，雖然昂貴可有破解版，但是需要mac配合同步，哦，還有沒有我最稀飯的強(qiáng)大的tag功能抱著偉大的理想轉(zhuǎn)了一圈，摸摸我的小i 你咋就這么可憐捏貌似在iphone上做GTD是個天大的夢想？從palm過來的人，都會嘲笑iphone沒有無敵的GTD軟件吧。還有一個關(guān)鍵問題，貌似GTD軟件都沒有提醒功能，都是靠郵件啞巴提醒的我的GTD時間管理之三：todo和Toodledo的使用介紹（搭配iphone、圖文）（一） 下面來說說todo，相應(yīng)的同步服務(wù)商有toodledo、remember the milk、appigo，可以滿足你隨時隨地同步的要求（只要有網(wǎng)絡(luò)），不用備份，不用把數(shù)據(jù)庫帶來帶去，只要不是很私密的事情不用擔(dān)心網(wǎng)上泄露（誰會有興趣關(guān)心你吃喝拉sa、減肥早起的時間表），我認(rèn)為的同步工具就應(yīng)該向web靠攏，徹底拋棄桌面，桌面只用來過渡而已。其實todo用了很久了，不過那時候還不知道GTD，只是簡單的把要做的事情弄個list，一樣一樣的完成再勾掉醬紫。隨著todo更新，功能上越來越趨于完善，而同步的網(wǎng)站toodledo的一些智能化操作也能很好的配合你，搜索起來非常方便，還能保存搜索條目，為啥說智能，是相對于RTM說得，用過RTM的就知道，那個界面有多簡陋前面說到todo有個致命的弱點，就是免費版不支持subtask，只有pro帳戶可以。那為什么我說todo好呢？是不是我不做project，當(dāng)然不是，project是GTD的精髓所在，那怎么在todo上做project，聽我慢慢道來。好了，有了工具，有了功能齊全的網(wǎng)站儲存和同步，配上iphone，GTD的實施看起來有模有樣了哦。首先是收集，就是收集要做的事情、完成的目標(biāo)和夢想之類，把他們趕出健忘的大腦，輸出到GTD工具中。這可是一個巨大的工作量，david建議10個小時以上用來全面收集，可以用紙筆，pda等工具。我直接在toodledo上輸入大部分已經(jīng)分解好的action，task，對于時不時冒出來的小念頭和計劃外的事情，先用隨身攜帶的筆記本記下回到電腦邊再輸入toodledo，簡單不費時的就直接用iphone輸入，等到了wifi環(huán)境再同步（同步是雙向的，這點很好）。這樣iphone上時刻保持最新的task列表，拿出來看一下，此時此刻，何時何地，需要做什么一目了然。下圖是toodledo上設(shè)置folder設(shè)置context在toodledo上設(shè)置好folder，就是事件分類（可以是home，work，finance，company。），設(shè)置好特定的context（computer、home、shopping mall、phone。）這樣就能很好的做計劃了添加new task，選項很多都是下拉框，直接選擇就好了（之前你輸入設(shè)置過的context和folder），還可以設(shè)定due date、due time，priority等下圖是iphone界面的todo1.6版本context我的小i第一屏，干凈吧，清爽吧：）今天跳出來需要關(guān)注的和完成的task，3件事情2個類別，2個級別怎么分解project、如何設(shè)置分類（folder）和context以及tag，關(guān)乎GTD的成敗，哦，還有堅持，不堅持什么都是空，嘿嘿科學(xué)+堅持不懈=成功下篇我會介紹下folder和context的設(shè)置我的GTD時間管理之三：todo和Toodledo的使用介紹（搭配iphone、圖文）（二）前面說到toodledo的免費帳戶沒有subtask，這對于GTD來說是致命的。并且pro賬戶的subtask據(jù)說也只有一層而已。那怎么做project呢？我的做法，簡單來說就是folder+context+tag的方法來替代subtask。folder按照事情性質(zhì)分類：family、work、health。再加一個project（用來專門收集project，所有的需要分解的task都在這個分類里羅列）context按照特定地點、工具分類：computer、phone、outside、home、taobao。再加一個inbox（用來羅列需經(jīng)進(jìn)一步處理的task）tag是一個非常有用的功能，可以拿它進(jìn)一步篩選。比如computer+tag(mail)就是篩選所有需要用電腦做的事情中需要處理的mail，或者phone+tag（小花）所有電話中和小花相關(guān)的；又比如outside+tag（food）就是所有外出需要做的事情中要買的零食。我認(rèn)為tag最關(guān)鍵的用處就是用來做project，我把folder（project）和tag組合，每個project和它的subtask（next action）都用同一個特定的標(biāo)簽，這樣所有這個項目相關(guān)的都可以通過tag被篩選出來。關(guān)于臨時事件：（臨時萌發(fā)的念頭或者發(fā)生的各類未及時處理的事件，快速的添加到默認(rèn)的未分類中）不另外設(shè)置收件箱，而在設(shè)置中設(shè)置默認(rèn)的新任務(wù)放在：未分類+inbox中，這樣一看到未分類中有東西，就知道還有沒進(jìn)一步處理的task。然后定期檢查未分類和inbox，看看有沒有事項遺漏，需要進(jìn)一步處理的。我的GTD時間管理之三：todo和Toodledo的使用介紹（GTD搭配iphone、圖文）（三）最近有點小忙回顧總結(jié)是GTD的一個很重要的部分，已經(jīng)有2周沒回顧了寫下標(biāo)題強(qiáng)迫自己填滿填滿to be continued。我的GTD時間管理之四：todo+cal(適合用來做復(fù)雜的project)還有一個工具叫todo+cal，有subtask的功能，可以分解的很細(xì)很細(xì)，還有cal，正在研究中，貌似很適合做復(fù)雜的project，稍后分享。見圖：第一層project第二層subtask2，第三層根據(jù)重點分析的subtask：可以同步cal：cal的具體日程安排我的GTD時間管理之五：action的工具（輔助project）總結(jié)幾個iphone 上的app，用于輔助project或者action時隨手拿來用，挺方便的。第一個是You note多功能記事軟件。它基于note之上，說它多功能因為可以以多種形式的媒體來記錄：照相圖片、即時錄音、gps定位、網(wǎng)頁保存、畫板下圖的上端五種圖標(biāo)就是代表這五種方式，我做了2個實例列示。由于實驗和護(hù)膚這2個事件（計劃）使用了超過一種方式（包括錄音，地圖，文字記錄，圖像等）來記錄，所以圖標(biāo)顯示一個盒子裝載了很多工具，很形象，很可愛，呵呵 下圖是以網(wǎng)頁形式記錄： 下圖是畫板，直接保存畫出的圖形： 這個是有g(shù)ps定位功能并加上以圖像保存的： 下圖是各種類型的notes列示，有文字記錄、照片、網(wǎng)頁、畫圖。： 還可以和這個軟件的網(wǎng)站同步進(jìn)行備份，不怕資料丟失： 平時我拿它來隨手記錄的，只要想起什么或者需要記住什么，馬上打開進(jìn)行操作。事實證明，用多媒體方式記錄的事件和計劃，很形象，也不容易忘記，大約就是收件箱的功能吧。還可以輔助做project，作為其