警苑采納的工程資料管理制度.docx

警苑采納的工程資料管理制度1目的1.1為了建立健全集團(tuán)公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程資料管理，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開(kāi)發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。1.2工程資料是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從前期、開(kāi)工、施工、竣工及驗(yàn)收、備案全過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括在此過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表的要求。3工程文件材料的質(zhì)量要求3.1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備（不能代簽或打?。?。3.2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應(yīng)為原件，復(fù)印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3.5工程資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。4工程施工過(guò)程中的資料檢查：工程部資料員在工程施工過(guò)程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗(yàn)收和安全資料，及時(shí)檢查資料是否按國(guó)家質(zhì)量/安全驗(yàn)收規(guī)范、地方主管部門(mén)相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場(chǎng)是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時(shí)補(bǔ)齊。必須檢查的施工階段：項(xiàng)目開(kāi)工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗(yàn)收前；竣工驗(yàn)收前二個(gè)月。5工程資料的接收：5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來(lái)文、圖紙、資料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一接收，并應(yīng)填寫(xiě)工程資料接收記錄和收文登記表。5.2工程部或其它部門(mén)從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應(yīng)登記。5.3對(duì)接收的工程資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。5.4對(duì)接收的工程資料應(yīng)及時(shí)建立工程資料接收總登記臺(tái)賬和分類臺(tái)賬（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳）。5.5對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進(jìn)行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進(jìn)行工程決算、工程款支付，各項(xiàng)工程款的付款必須由資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。5.7工程檔案在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方提交完整、準(zhǔn)確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負(fù)責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料。5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認(rèn)簽字后，才能與公司成本部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的，資料室有權(quán)不接收。5.10凡不按歸檔范圍、時(shí)間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門(mén)資料員統(tǒng)一辦理。6.2呈送上級(jí)單位的工程資料由工程部（項(xiàng)目部）確定發(fā)放單位、部門(mén)及份數(shù)。6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制圖紙資料分發(fā)清單，分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份，連同圖紙資料分發(fā)清單原件存檔。6.4為避免工程資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取，并電話或書(shū)面通知部門(mén)資料員，剖門(mén)資料員填寫(xiě)圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表。7設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門(mén)資料員按設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)分發(fā)并建立簽收記錄。7.2設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)歸檔保存。8工程資料的保管8.1及時(shí)將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫(xiě)目錄，裝訂成冊(cè)，在保管過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。8.3資料按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理。9聲像資料管理辦法9.1工程施工聲像資料主要是指施工過(guò)程管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、影片、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。9.3照片檔案要求9.3.1技術(shù)要求9.3.1.1建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，從原貌、施工到竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場(chǎng)采集的有保持價(jià)值的工程聲像素材以及后期整理成果。9.3.1.2錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際工程相符。9.3.1.3應(yīng)按照工程施工順序進(jìn)行拍攝，保持畫(huà)面之間的有機(jī)聯(lián)系。工程項(xiàng)目如果為多個(gè)單位工程，各單位工程的名稱必須標(biāo)示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。（1）照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫(huà)面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無(wú)污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。（2）照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無(wú)需過(guò)塑，同時(shí)附照片對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤(pán)和文字說(shuō)明。照片文字說(shuō)明包括拍攝照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。（3）數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于800萬(wàn)像素的數(shù)碼相機(jī)拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進(jìn)行壓縮、修改、添加、合成、挖補(bǔ)等編輯處理（為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。手機(jī)拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。9.3.2 編制要求9.3.2.1分類：同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)按照建設(shè)程序、問(wèn)題等進(jìn)行分類。9.3.2.2排列：按照分類方案，結(jié)合時(shí)間和重要程度等進(jìn)行排列。9.3.2.3編號(hào)：照片號(hào)是固定和反映每張照片在整個(gè)工程項(xiàng)目照片中的代碼，同一個(gè)工程項(xiàng)目的照片應(yīng)連續(xù)編號(hào)，從“1”開(kāi)始按順序編號(hào)。9.3.2.4入冊(cè)：應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。應(yīng)使用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)照片冊(cè)。9.3.2.5說(shuō)明：分單張照片說(shuō)明和組合照片說(shuō)明兩種。(1)單張照片說(shuō)明的格式：每張照片要對(duì)應(yīng)填寫(xiě)一張著錄卡片，采用橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)。其格式如下： 照片號(hào)（底片號(hào)）：即照片的編號(hào) 參見(jiàn)號(hào)：由檔案保管單位填寫(xiě) 題 名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容 時(shí) 間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20111013 地 點(diǎn)：工程所在地點(diǎn) 攝影者：一般填寫(xiě)個(gè)人，必要時(shí)可加寫(xiě)單位(2)每張照片要對(duì)應(yīng)填寫(xiě)一張著錄卡片，題名的正確書(shū)寫(xiě)：工程名稱（棟、標(biāo)段）十部位（詳細(xì)施工內(nèi)容）(3)組合照片說(shuō)明的填寫(xiě):一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)組合照片總說(shuō)明。組合照片總說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)?？傉f(shuō)明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊(cè)。(4)照片冊(cè)卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。(5)照片冊(cè)脊背卷盒封面無(wú)須填寫(xiě)，照片夾脊背的“案卷號(hào)”欄留空?！邦}名”欄填寫(xiě)業(yè)主和工程名稱，“年度”填寫(xiě)移交時(shí)所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。9.3.2.6裝具：使用符合GB/T 11821-1989/2000標(biāo)準(zhǔn)的6英寸照片檔案冊(cè)。照片說(shuō)明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊(cè)脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機(jī)打印。9.4視頻檔案要求9.4.1技術(shù)要求9.4.1.1工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，主題明確、內(nèi)容真實(shí)、連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間順序制作。（1）工程錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)級(jí)別攝像機(jī)，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號(hào)為數(shù)字方式，清晰度在2k（19201080像素）以上。（2）錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說(shuō)明，反映錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。9.4.1.2建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后，應(yīng)填寫(xiě)聲像檔案卷內(nèi)目錄。9.4.1.3錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項(xiàng)目等級(jí)制作成工程簡(jiǎn)介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說(shuō)字幕、背景音樂(lè)，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫(huà)面要同步準(zhǔn)確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素19201080，編碼格式為HD H.264 MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。9.4.1.4需提交工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介的Word文檔，簡(jiǎn)明、系統(tǒng)、完整介紹工程項(xiàng)目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主體結(jié)構(gòu)、施工工藝、竣工后外觀、周圍環(huán)境、建筑、設(shè)計(jì)等特色以及建設(shè)、施工、管理活動(dòng)中的重大事宜。9.4.2編制要求9.4.2.1目錄著錄。采集的視頻素材電子文件格式應(yīng)采用AVI格式，刻錄成數(shù)據(jù)光盤(pán)，在光盤(pán)標(biāo)簽面和光盤(pán)盒正面噴打標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括：公司名稱、工程名稱、編制日期等。9.4.2.2卷內(nèi)目錄。視頻素材光盤(pán)應(yīng)根據(jù)錄制內(nèi)容制作卷內(nèi)目錄，將不同時(shí)段錄制的內(nèi)容逐段反映到卷內(nèi)目錄中。卷內(nèi)目錄由序號(hào)、錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。附表：工程等級(jí)劃分（房建）工程等級(jí)拍攝內(nèi)容及數(shù)量歸檔內(nèi)容備注一級(jí)拍攝工程全過(guò)程。照片90張，錄像素材帶拍攝時(shí)間120分鐘，并制作項(xiàng)目專題片一部。照片及說(shuō)明、照片光盤(pán)；錄像素材帶、視頻光盤(pán)；專題片。房建：建筑面積10萬(wàn)市政：工程造價(jià)1000萬(wàn)元二級(jí)拍攝工程全過(guò)程。照片數(shù)量60張，錄像素材帶拍攝時(shí)間60分鐘。照片及說(shuō)明、照片光盤(pán)；錄像素材帶、視頻光盤(pán)房建： 10萬(wàn)建筑面積1萬(wàn)市政：1000萬(wàn)元工程造價(jià)100萬(wàn)元三級(jí)重點(diǎn)拍攝竣工以后的工程現(xiàn)狀，每個(gè)單位工程拍攝不少于10張照片。照片及說(shuō)明、照片光盤(pán)房建：建筑面積1萬(wàn)市政：工程造價(jià)100萬(wàn)元10工程資料借閱制度10.1借閱技術(shù)資料，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱，借閱時(shí)要填寫(xiě)借閱登記表，歸還時(shí)部門(mén)資料員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。10.2絕密文書(shū)、技術(shù)資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，剖門(mén)資料員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。10.3外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方能借閱。10.4借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等，借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密，未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能將檔案內(nèi)容公開(kāi)，如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。10.5借閱時(shí)間在一周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)，對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但年末要將所借資料交回，進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，部門(mén)資料員要通知借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人催還。10.6凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。11工程資料的歸檔移交11.1工程資料移交前按項(xiàng)目所在地檔案管理機(jī)構(gòu)要求分類裝訂成冊(cè)。11.2工程前期規(guī)劃審批資料在審批階段完成后交公司檔案室歸檔管理。11.3工程資料在工程竣工驗(yàn)收備案后，交公司檔案室歸檔管理。12本制度由公司工程部負(fù)責(zé)解釋。13附表建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表工程檔案接收記錄發(fā)文登記表收文登記表工程檔案借閱登記表工程檔案借閱申請(qǐng)表圖紙資料發(fā)放領(lǐng)用登記表工程檔案接收記錄序號(hào)接收文件名稱份數(shù)原（復(fù)?。┘?jīng)辦人接收日期備注發(fā) 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