一、文書(shū)、檔案管理制度.doc

第二章 其他行政制度匯編一、文書(shū)、檔案管理制度建立完善的文檔資料管理系統(tǒng)，是辦公室正常運(yùn)作的基本，是提高辦公室運(yùn)作效率的保證。管理系統(tǒng)包括對(duì)文件檔號(hào)、行文格式的統(tǒng)一。文件收發(fā)、文件立卷歸檔的規(guī)范化。（一） 凡向外部門發(fā)出之正式文件，均需編寫文件檔號(hào)。檔號(hào)樣本：高盛 總辦 2002 第012號(hào) 分公司簡(jiǎn)稱 部門簡(jiǎn)稱 發(fā)文之日歷年 序號(hào)（二） 注釋：（1） 總部/分公司簡(jiǎn)稱高盛集團(tuán)：高盛高盛大廈物業(yè)管理有限公司：大廈明和美居物業(yè)管理有限公司：美居程泰物業(yè)管理有限公司：長(zhǎng)高盛創(chuàng)世文化傳播有限公司：創(chuàng)世（2） 各部門簡(jiǎn)稱集團(tuán)總經(jīng)辦：總辦財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)審計(jì)部：審計(jì)人事部：人事行政部：行政發(fā)展部：發(fā)展招商部：招商物業(yè)部：物業(yè)客戶部：客戶保安部：保安消防中心：消防清潔部：清潔（三） 行文格式1、 除綜合性報(bào)告外，其他內(nèi)容的文件應(yīng)當(dāng)一文事，避免一份文件內(nèi)請(qǐng)示、報(bào)告、要求解決多個(gè)事項(xiàng)。2、 行文內(nèi)容必須準(zhǔn)確，呈總經(jīng)理核簽的文件應(yīng)附相應(yīng)的有關(guān)補(bǔ)充資料或說(shuō)明文字。3、 凡各類文件均須依照集團(tuán)公司規(guī)定格式撰寫。（格式樣本附后）4、 公司文件一律采用A4紙打印，字體統(tǒng)一用宋體。（四） 文件審核1、 各主管人員審核評(píng)文書(shū)的要點(diǎn)是：內(nèi)容是否符合公司政策和規(guī)章制度，文字是否簡(jiǎn)練達(dá)意，格式是否符合等。2、 有關(guān)集團(tuán)申購(gòu)雜項(xiàng)、宿舍、司機(jī)、維修等事物由行政經(jīng)理復(fù)批后轉(zhuǎn)交有關(guān)部門或負(fù)責(zé)人跟進(jìn)。3、 有關(guān)集團(tuán)人事工作的文書(shū)交由集團(tuán)人力資源部處理。4、 有關(guān)集團(tuán)總部、各分公司的重要文書(shū)，如超出有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限的，必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理審批方可執(zhí)行。（五） 文件收發(fā)規(guī)定1、 向公司外部單位發(fā)出之文件，應(yīng)盡量用電腦編寫并使用紡一的格式。2、 總部各部門傳真需報(bào)送集團(tuán)行政部統(tǒng)一登記辦理，傳真首頁(yè)使用統(tǒng)一格式（見(jiàn)附件）。3、 文件發(fā)送由送件人將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記于發(fā)文登記表。如人事任免、員工考評(píng)、財(cái)政收支、項(xiàng)目拓展、商情等機(jī)密文件，必須密封好簽封后派專人發(fā)送簽收。4、 外來(lái)文件由專人負(fù)責(zé)簽收、登記。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)天按文件的要求報(bào)送有關(guān)部門。如需傳閱，由有關(guān)主管人員簽署“傳閱”字樣后，交有關(guān)同事傳閱。（六） 公司報(bào)刊、信函、傳真收發(fā)制度1、 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)（1） 報(bào)刊訂購(gòu)，各部門將需訂閱的報(bào)刊申請(qǐng)單呈交行政部統(tǒng)籌，由行政部統(tǒng)一訂購(gòu)。原則為每半年訂購(gòu)一次。（2） 報(bào)刊收發(fā)，前臺(tái)接待員每天點(diǎn)算清楚當(dāng)日收到的報(bào)刊，再分門別類派送到相關(guān)部門。2、 信函、傳真收發(fā)各部門所有對(duì)內(nèi)/外之信函、傳真均由行政部先行登記再寄發(fā)。（七） 文件立卷歸檔制度1、 文件存檔（1） 發(fā)出文件與收到文件需分開(kāi)存放。（2） 根據(jù)文件檔號(hào)、日期、順序、文件類別對(duì)發(fā)出/收到之文件進(jìn)行分類存檔，編制目錄。 2、文件保存期普通文件基本保存期為兩年，重要文件根據(jù)具體情況而定。（八） 聲像檔案管理方法1、 定義：多媒體音像產(chǎn)品，操作軟件、學(xué)習(xí)培訓(xùn)光盤、企業(yè)宣傳錄影帶、活動(dòng)錄音帶、照片等。2、 整理：對(duì)有關(guān)的音像品進(jìn)行分類、編號(hào)、編排目錄，系統(tǒng)管理，便于查找。3、 保管條件：根據(jù)音像產(chǎn)品的保管要求進(jìn)行保管，以免數(shù)據(jù)丟失或損壞。4、 定期檢查：對(duì)有關(guān)存放的聲像檔案進(jìn)行檢查。行文格式高盛集團(tuán)文件高盛總辦2002第012號(hào) 簽發(fā)人：關(guān)于的通知總部各部門、各分公司：（正文）特此通知！ 高盛集團(tuán)行政部年月日抄送：高盛集團(tuán)文件高盛總辦2002第012號(hào) 簽發(fā)人：公司會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)：主持人： 記錄人：與會(huì)人員：議定事項(xiàng)：12高盛大廈行政部年月日抄送：傳閱文件登記表文件編號(hào)文件標(biāo)題密級(jí)份數(shù)收文日期部門主管簽名行政經(jīng)理簽名備注發(fā) 文 登 記 表文件編號(hào)文件標(biāo)題簽發(fā)人擬稿部門密級(jí)印數(shù)余存登記日期發(fā)出日期備注制表人：文件銷毀登記表文件類別文號(hào)份數(shù)銷毀時(shí)間銷毀原因主管審批行政部審批備注制表人：收 文 登 記 表收文號(hào)文件標(biāo)題來(lái)文單位來(lái)文號(hào)密級(jí)份數(shù)收文日期收文單位簽名備注制表人：文件借閱審批表填表日期： 年 月 日借閱人姓名部門文件文號(hào)文件類型借閱目的借閱時(shí)間備注審批意見(jiàn)部門主管簽名：行政意見(jiàn)行政部簽名：制表人： 高盛集團(tuán) Goldsun Group傳真 Tel:86-20-38791888 Fax:86-20-38791102 Address:廣州市體育西路109號(hào)高盛大廈26樓 26Floor.Goldsun Building.109Tiyuxi Ru 510620.Guangzhou.P.R.C.收件人： 發(fā)件人：T0： From：傳真： 日期：Fax： Date：