項目合同管理制度.doc

項目合同管理制度第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風險帶來的經(jīng)濟損失，并對項目進行有效跟蹤和信息反饋，提高對客戶的服務質量，特制定本辦法。 第二條 本制度適用于公司業(yè)務項目的合同準備、簽訂和履行。 第三條 本制度管理涉及的部門包括經(jīng)營管理部、行政部、財務部和各事業(yè)部。 第四條 本辦法所稱的“合同”是指以明確當事人之間民事權利義務關系為內容的法律文件，包括協(xié)議、合約、契約、訂單、確認書等。 第五條 本辦法所稱“合作合同”是指： 1.涉及合作關系的合同 2.其內容及簽訂和履行與單個項目合同差異很大的合同 第六條 本辦法所稱“一般合同”是指除本辦法規(guī)定的合作合同以外的合同，合同的客體表現(xiàn)為具體的單個業(yè)務項目。 第二章 合同管理機構 第七條 公司經(jīng)營管理部為公司合同的管理機構。 第八條 公司的業(yè)務、財務、行政人員有權依據(jù)各自的職責對合同進行審核監(jiān)督，相關部門應當給予支持和配合。 第九條 公司合同管理實行承辦人責任制，各部門的承辦人應對其職務行為負責。第三章 合同訂立的前期準備第十條 簽訂合同前，事業(yè)部門須確定一位具體負責的承辦人，通常是該項目的項目負責人。事業(yè)部門承辦人應對合同另一方當事人的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營狀況、等背景資料進行了解和調查。第十一條 事業(yè)部承辦人應將項目背景、客戶基礎信息和深入信息、此次服務需求、合同價格等內容及時在OA系統(tǒng)提交“合同簽訂”流程傳遞給經(jīng)營管理部，經(jīng)營管理部在OA系統(tǒng)中錄入客戶檔案信息，同時進入合同起草階段。第四章 合同的起草 第十二條 合同的起草部門是經(jīng)營管理部，由經(jīng)營管理部銷售助理完成初稿起草；涉及項目專業(yè)技術方面的內容，銷售助理可提請事業(yè)部相關人員協(xié)助完成。第十三條 凡國家或本公司有標準或示范文本的，應當優(yōu)先適用，并應按照標準文本或示范文本的要求填寫。此類合同通常是“一般合同”。 第十四條 如無國家或本公司標準示范合同文本，合同的起草工作應由經(jīng)營管理部為主承擔，語言應嚴謹、簡練、準確，條款齊全，權利義務清楚。此類合同通常是“合作合同”。 第四章 合同的審核備案第十五條 合同初稿完成后，隨同項目相關信息一起提交OA系統(tǒng)“合同審批”流程，根據(jù)流程“一般合同”由經(jīng)營管理部經(jīng)理審核批準后即可返回給事業(yè)部承辦人辦理簽章和歸檔；“合作合同”由經(jīng)營管理部經(jīng)理先審核批準，然后遞交分管總經(jīng)理審核批準，最后返回給事業(yè)部承辦人辦理簽章和歸檔。在OA流程中合同的返回同時抄送行政部機要秘書。第十六條 經(jīng)營管理部門經(jīng)理對合同審核的內容包括： (一)合同的經(jīng)濟性： 1、服務供應、需求情況經(jīng)調研屬實； 2、服務供應、需求價格預測可靠、合理； 3、應予考慮的其它經(jīng)濟因素。 (二)合同的技術性： 1、技術依據(jù)真實、可靠； 2、技術措施完備、可行； 3、技術標準和參數(shù)科學、真實、可行。 (三)合同的可行性： 1、整體項目技術具有可靠性； 2、經(jīng)濟效益或市場效益具有真實性； 3、具有可操作性。 (四)合同的安全性： 1、涉及的知識產(chǎn)權已采取相應的保護或限制措施； 2、無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。 3、部門認為必須審核的其他內容。 第十七條 各審核部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見中予以明確并提出修改意見，連同全部文件資料退還承辦人。 第五章 合同的簽章和歸檔第十八條 事業(yè)部承辦人在收到定稿的合同后，在行政部機要秘書處完成蓋章。第十九條 合同的歸檔，原件歸檔在行政部機要處，復印件留存一份在經(jīng)營管理部。第二十條 行政部機要秘書應對合同以組織、部門、合同種類及文件序號為索引進行編號、整理，統(tǒng)一保存于帶鎖的固定文件柜中。 第二十一條 行政部機要秘書按照公司檔案管理有關規(guī)定管理合同的外借。 第六章 合同款項的跟蹤第二十二條 合同款項的跟蹤主要由事業(yè)部承辦人進行，經(jīng)營管理部負責監(jiān)督和檢查。預付款和尾款到帳后，事業(yè)部承辦人應以OA書面形式告知經(jīng)營管理部對應該項目的銷售助理。第二十三條 根據(jù)合同款項的支付條款，應付款未按時到帳，事業(yè)部承辦人應及時向付款方發(fā)函催收，款項催收的情況和進度應及時以OA書面形式告知經(jīng)營管理部對應該項目的銷售助理。第二十四條 經(jīng)營管理部銷售助理應關注每個合同的收款情況，發(fā)現(xiàn)應付款未到帳可提醒事業(yè)部承辦人，超出一月款項仍未到帳，事業(yè)部承辦人未進行催收的，銷售助理應作相應記錄，作為績效考核的依據(jù)之一。第七章 合同的履行 第二十五條 合同依法成立，即具有法律約束力。履行合同的部門必須嚴格履行合同所規(guī)定的義務，積極行使合同賦予的權利。 第二十六條 合同履行涉及公司多個部門或合作單位的，事業(yè)部承辦人應當及時、準確地向有關部門或合作單位發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時需要協(xié)助的內容，有關部門或單位應予以積極配合。 第二十七條 合同依法簽訂生效后，事業(yè)部承辦人員應及時檢查、了解履行情況。發(fā)生問題及時處理，并向合伙人匯報。 第二十八條 公司員工發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，應立即通知承辦人。承辦人應在法定、約定或合理期限內以法定、約定或沒有此種規(guī)定時以書面方式向對方提出異議。收到對方履行異議時，事業(yè)部承辦人亦應在法定、約定或合理期限內以法定、約定或以書面方式予以答復。 第二十九條 向對方提出異議的文件和對對方提出異議的答復文件須經(jīng)經(jīng)營管理部銷售助理審核，并報經(jīng)營管理部經(jīng)理備案。 第三十條 簽訂合同后，應當積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承辦人應當將有關情況及時向所在部門、銷售助理報告，采取補救措施，減少損失，并由項目負責人于當日或3 日內通知對方。 第三十一條 合同訂立后，不得因事業(yè)部承辦人或法定代表人的變動而影響合同履行。在合同履行過程中，事業(yè)部承辦人變更時，應辦理交接手續(xù)。 第八章 相關流程1. 合同管理全流程事業(yè)部承辦人發(fā)起合同簽訂申請流程，并填寫“項目合同信息表”，傳遞給對應的經(jīng)營管理部銷售助理事業(yè)部承辦人牽頭完成合同的履行，履行過程中有變更和合同解除需求，應立即通知銷售助理，重新進入合同起草程序或者商討合同解除的具體事宜銷售助理根據(jù)信息表，完成OA系統(tǒng)中客戶信息備案，并開始起草合同初稿，初稿作為附件通過OA流程傳遞給經(jīng)營管理部部長審核事業(yè)部承辦人將審核通過的合同根據(jù)公司簽章的規(guī)定完成簽字蓋章手續(xù)，并將合同復印件留存一份給經(jīng)營管理部銷售助理對于一般合同，經(jīng)營管理部部長審核同意即可進入簽字蓋章流程；對于合作合同，部長審核通過后還要呈遞分管的總經(jīng)理再次審核經(jīng)營管理部部長審核合同信息和合同初稿，確認合同是否依據(jù)充分，內容合理，在OA流程中簽署意見：同意執(zhí)行則傳遞給事業(yè)部承辦人完成簽章