辦公自動(dòng)化論文.doc

小議辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國(guó)的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動(dòng)化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動(dòng)化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。辦公自動(dòng)化設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等。具體來說，辦公自動(dòng)化主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能：(一)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。 (二)建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。(三)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。 （五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。 （六）信息集成。我們每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。隨著科技，經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，管理和辦公活動(dòng)的重要性日漸突出，引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者，管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。20世紀(jì)60年代以來，在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動(dòng)下，辦公室也開始了以自動(dòng)化為重要內(nèi)容的辦公室革命，也稱為管理革命，其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化/現(xiàn)代化的軌道中。辦公自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱OA)是20世紀(jì)70年代中期在發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動(dòng)化或辦公信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱OIS)是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志之一，涉及到系統(tǒng)工程學(xué)，行為科學(xué)，管理學(xué)，人機(jī)工程學(xué)，社會(huì)學(xué)等基本理論以及計(jì)算機(jī)，通信，自動(dòng)化等支撐技術(shù)，屬于復(fù)雜的大系統(tǒng)科學(xué)與工程。 科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件，社會(huì)向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動(dòng)生產(chǎn)率大踏步前進(jìn)?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合)為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的勞動(dòng)方式發(fā)生了巨大的變化。辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶，辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代，辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的磁盤所取代，包括記錄，起草，編輯，修改，打印，存檔，復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作，無論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了，這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng)，而且大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復(fù)性，例行性的辦公事務(wù)中解放出來，從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn)，設(shè)備越來越多，功能越來越強(qiáng)，性能也越來越高，這為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。例如，用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)(包括微型機(jī)，超級(jí)小型機(jī)和中，大型機(jī));起草文稿用的文字(詞)處理機(jī);制作報(bào)表用的電子表格打印機(jī);編排各種文件，資料格式等的電子臺(tái)式出版系統(tǒng);存放，管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng);自動(dòng)控制各種工作流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng);支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng);計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī)，傳真機(jī);復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等，這些技術(shù)和設(shè)備對(duì)辦公室工作提供有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。 在這些技術(shù)和設(shè)備中，對(duì)辦公室自動(dòng)化的發(fā)展起最顯著作用的是計(jì)算機(jī)信息處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。信息處理技術(shù)得益于計(jì)算機(jī)的高速處理能力，沒有計(jì)算機(jī)技術(shù)就沒有現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)。信息處理技術(shù)也延伸了辦公室業(yè)務(wù)處理的內(nèi)涵，成為辦公室自動(dòng)化的主要技術(shù)手段，其內(nèi)容也在不斷地深化和豐富。近年來，計(jì)算機(jī)工業(yè)和產(chǎn)品的飛速發(fā)展擴(kuò)大了信息處理技術(shù)的應(yīng)用范圍，也使辦公室信息處理技術(shù)向縱深方向發(fā)展，并不斷擴(kuò)大其應(yīng)用范圍。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，有可能使相隔任意距離的辦公室之間，超越空間的界限，實(shí)現(xiàn)處于不同地點(diǎn)的辦公室之間的同時(shí)辦公。Internet，數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘，電子郵件，多媒體信息的傳輸與處理，