06BF-ZHGL-006 印信管理辦法.doc

綠城物業(yè)服務(wù)集團有限公司印信管理辦法GT-BF-ZHGL-006-2012（A/0）1 目的為加強綠城物業(yè)服務(wù)集團有限公司（以下簡稱集團）的印章和介紹信管理，規(guī)范工作程序，維護企業(yè)合法權(quán)益，規(guī)避相關(guān)法律風(fēng)險，特制定本辦法。2 適用范圍本辦法適用于公司職能部門、在杭區(qū)域、分子公司，專業(yè)公司可參照執(zhí)行。3 職責集團綜合管理部為集團印信的歸口管理部門，負責集團所有印信的制作、發(fā)放、廢除等事務(wù)，其他有關(guān)部門僅為專用印信等的使用保管單位。4 工作程序4.1 印信的種類和使用范圍a）集團印章：主要用于以集團名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函，以及經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)批準的各種報表和其他文書；b）合同專用章：主要用于以集團名義與其他單位簽訂各類協(xié)議和合同；c）法定代表人印章：主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據(jù)和其他文書；d）財務(wù)專用章：主要用于各類財務(wù)票據(jù)、憑證和報表；e）部門印章：主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書；f）校正章：主要用于校正文件或協(xié)議（合同）中的非原則性的個別文件差錯；g）騎縫章：主要用于協(xié)議或合同的邊縫；h）其他因工作需要刻制的印章：根據(jù)具體工作需要確定使用范圍;i）本辦法中的介紹信：是指集團對外統(tǒng)一使用的介紹信，主要用于以集團名義對外聯(lián)系工作。4.2 管理流程4.2.1 印信的制作、購買4.2.1.1 印章的制作：集團各類印章制作按分工渠道，由相關(guān)單位/部門或責任人提出申請，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后，統(tǒng)一由綜合管理部至有資質(zhì)的定點廠家制作。4.2.1.2 介紹信的制作或購買：因工作需要須印制或購買統(tǒng)一格式介紹信的，由相關(guān)單位/部門或責任人提出申請，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后，統(tǒng)一由綜合管理部至制定廠家印制，或是至有資質(zhì)的定點店家購買。4.2.2 印信的領(lǐng)用。印信領(lǐng)用應(yīng)由使用單位負責人向綜合管理部提出申請，一般由印信使用單位負責人領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)（印信領(lǐng)用表）。4.2.3 印信的保管4.2.3.1 印信按照以下職責權(quán)限由專人負責上鎖保管，用完必須及時歸位：a）集團印章、集團合同專用章及由各單位/部門保管以外的各類印章、集團介紹信由綜合管理部指定專人保管，并辦理書面委托保管手續(xù)（印信保管登記表）；b）集團法定代表人章、財務(wù)專用章由集團財務(wù)部指定專人保管；c）其他的部門印章由各部門負責人保管或指定專人保管，指定專人保管的，應(yīng)辦理書面委托保管手續(xù)。4.2.3.2 印信保管人員應(yīng)遵守紀律，注意保密，嚴格按規(guī)定使用印章和介紹信。4.2.3.3 印章和介紹信必須放在保險柜內(nèi)或其他安全的地方，每次用印或開具介紹信完畢，應(yīng)立即放回原處；財務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)由出納和會計分別保管。4.2.4 印信的使用4.2.4.1 集團印章、集團合同專用章、集團法定代表人章的使用必須填寫用印審批表，由申請使用的部門負責人簽字確認，按規(guī)定逐級審批同意后方可出具，用印審批表與加蓋印章的文件資料同合同期保存。4.2.4.2 印章應(yīng)端正地蓋在正文的右下角、成文日期的上方，不壓正文，并騎年蓋月，加蓋印章的文件資料必須有頁碼或按要求加蓋騎縫章。4.2.4.3 印章保管人須在印信使用登記表上登記相關(guān)內(nèi)容，以便日后檢索。4.2.4.4 集團營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件上加蓋公司印章必須以請示形式提出申請，并加蓋使用單位公章，請示內(nèi)容須闡明用途、份數(shù)，由集團綜合管理部和本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后啟用。4.2.4.5 綜管類、人事類、財務(wù)類、安保類、證明類等文本加蓋集團印章由集團總經(jīng)理（包括授權(quán)人）或相關(guān)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)批準；涉及企業(yè)股權(quán)、法人治理結(jié)構(gòu)調(diào)整等重大事項處理需出具文本并用章的，由董事長或全體股東簽文，同時加蓋集團印章。 4.2.4.6 其他使用集團印章事項必須經(jīng)集團總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。4.2.4.7 對外合同、協(xié)議加蓋合同專用章，所有合同報批時均須由部門經(jīng)理簽字并通過合同評審，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認可。對外合同、協(xié)議用印根據(jù)涉及范圍，須由申請部門經(jīng)理簽字確認，綜合管理部審核，分管領(lǐng)導(dǎo)同意，集團總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。4.2.4.8 使用法人章必須經(jīng)集團董事長或授權(quán)財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.2.4.9 財務(wù)專用章的使用須經(jīng)財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)人同意，其他部門印章的使用必須經(jīng)部門負責人同意，在用印審批表上登記，并由部門負責人簽字；部門印章使用須填寫印章使用登記表，未經(jīng)部門負責人簽字同意，不得擅自加蓋部門印章。4.2.4.10 凡用印的合同、協(xié)議等文件資料，必須在集團綜合管理部存檔備案，合同、協(xié)議類蓋章文件資料原件一份存檔，其他蓋章文件資料可復(fù)印件備檔。4.2.4.11 嚴禁在空白合同、協(xié)議、便箋上等加蓋各類印章。4.2.4.12 作廢的蓋章頁必須用碎紙機或其他工具銷毀。4.2.5 介紹信的使用4.2.5.1 開具集團介紹信，須經(jīng)集團綜合管理部或經(jīng)辦部門負責人批準；重大事項經(jīng)其分管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.2.5.2 使用過的用印審批表和介紹信存根，于次年5月存檔備查。4.2.5.3 禁止開具空白介紹信，不得在空白介紹信，便箋上加蓋各類印章。4.2.6 印章的借離。集團印章原則上不允許攜帶外出，如遇特殊情況需攜帶外出的，須經(jīng)印章保管部門負責人同意，經(jīng)集團總經(jīng)理或董事長批準，并辦理書面借離手續(xù)（印章借離登記表）。借離期間用印，由借離人員或借離公司全權(quán)負責，用畢，須當面及時歸還，不得通過郵寄等其他方式歸還。4.2.7 印章的失少、移交4.2.7.1 發(fā)現(xiàn)印章失少，保管人員立即向集團綜合管理部報告；其單位綜合管理部應(yīng)及時采取相應(yīng)措施，并登報聲明作廢，必須時應(yīng)向公安部門報案。4.2.7.2 原有印章，因失少、磨損、損壞、更名等原因需重新制作的，經(jīng)使用單位提交刻制印章請示，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后，由集團綜合管理部統(tǒng)一制作，外地分子公司可請示集團同意后，由其綜合管理部統(tǒng)一制作，并報集團綜合管理部備案。4.2.7.3 印章保管人崗位變動或離職，須辦理書面印章移交手續(xù)，由移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽字確認，監(jiān)交人一般為印章保管部門負責人，如該負責人為移交人，則監(jiān)交人由其上級擔任。4.2.8 印信的廢止、封存和銷毀4.2.8.1 因機構(gòu)變動、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信，應(yīng)及時辦理（印信撤銷登記表）報總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準，由集團綜合管理部統(tǒng)一封存，并由集團綜合管