公共會議室會務(wù)管理工作規(guī)范

公共會議室會務(wù)管理工作規(guī)范 （一）會務(wù)組織工作 1.操作流程 確定會議主題、時間、與會人員、議程 確定會議地點 制作會議方案（含時間、地點、與會人員、議程、組織機構(gòu)及籌備工作分工） 部署籌備工作 下發(fā)會議通知單（電話、短信、書面通知） 會議材料 含會議須知（ 含注意事項、議程、與會人員名單、食宿、座位、車輛安排、醫(yī)療、安全保衛(wèi)等）、講話材料、相關(guān)文件等 會場布置（含會標、鮮花、茶水、座位擺布、座位牌、座區(qū)圖、報到處等） 組織報到（發(fā)放資料、清點人數(shù)） 會場服務(wù)（清點人數(shù)、保障音響、茶水、電力、會議記錄） 清理會場 會場總結(jié)（資料歸檔、會議記錄等） 2.操作規(guī)范 （ 1）確定會議主題必須使用規(guī)范統(tǒng)一的會標，會議時間必須精確劃分，與會人員必須注明主席臺人數(shù)和與會人數(shù)，并載明與會主要領(lǐng)導，會議規(guī)格等級，會議議程必須細致具體，會議地點必須統(tǒng)一使用規(guī)范名稱。 （ 2）制作會議方案。必須分工具體、責任明確，與會務(wù)籌備有關(guān)內(nèi)容必須周到具體，并及時送交領(lǐng)導審閱參考。 （ 3）下發(fā)會議通知單必須載明會議時間、地點、與會對象、會議 主題、會議要求等具體事項，電話通知會議必須做好文字記載，并注明接聽電話人員基本情況。 （ 4）會議材料（含會議須知、注意事項、會議議程、與會人員名單、食宿、座位、車輛、醫(yī)療安排、安全保衛(wèi)等工作內(nèi)容）相關(guān)文件和講話材料，必須按照文件操作程序辦理。 （ 5）會場布置須對照會務(wù)準備督查事項明細表逐一準備落實：含會標內(nèi)容的準備、會議用具數(shù)量清點、會議用具擺放、鮮花擺放要求、茶水、茶具準備、座位排序領(lǐng)導銘牌制作及擺放、報到處的設(shè)立、座位分區(qū)平面示意圖的張貼，空調(diào)、燈光、音響、頒獎曲的準備及檢修、室外歡迎牌、拱門汽球、 橫幅的規(guī)劃制作等內(nèi)容。 （ 6）組織報到必須清點人數(shù)，提交到會情況統(tǒng)計表到會務(wù)組，并及時發(fā)放會務(wù)相關(guān)資料及物品。 （ 7）會場服務(wù)必須按會議要求提前半小時開門，提供茶水、音響、燈光、空調(diào)和保潔服務(wù)，并按要求做好會議記錄。 （ 8）會議結(jié)束以后，必須及時打掃衛(wèi)生、清點會議用具，會議用具及時歸位，檢查登記物品損壞情況，及時關(guān)閉水電、空調(diào)、燈光、音響，并及時關(guān)門落鎖。 （ 9）會議結(jié)束以后，及時將會議記錄、會務(wù)資料整理歸檔。 （二）公共會議室安排 1.操作流程 使用單位來函來電咨詢 會議室察看、具體銜接、意見反 饋 會議室租用手續(xù)辦理 會務(wù)組接納通知單、簽字 對照通知單、督查表準備會務(wù)， 會前督查 正式會議、會中察看 會后保潔，用具清點、歸位，會后督查 會議室設(shè)備檢查、調(diào)試 填寫會議室使用通知單、督查通知單 會 務(wù) 服 務(wù) 意 見 反 饋 2.操作規(guī)范 （ 1）及時統(tǒng)計機關(guān)會議室設(shè)置情況，含會議室規(guī)格、會議設(shè)施設(shè)備、會議用具數(shù)量及擺放形式、收費標準、會議室使用管理有關(guān)規(guī)定，致函各單位備案。 （ 2）凡須使用公共會議室的單位須提前 1 3 天聯(lián)系會議室使用意向，須致電或來函至機關(guān)后勤服務(wù)中心事務(wù)一科，并提前一天辦理好租用手續(xù)，除四大家使用公共會議室，其他單位一律按標準收取會場租金、會議變更或調(diào)整，須提前一天與后勤事務(wù)一科銜接。 （ 3）會議室使用單位來函來電，須銜接好會務(wù)服務(wù)相關(guān)內(nèi)容，即會議時間、會議地點、與會人數(shù)（含主席臺人數(shù)）、會議規(guī)格、與會主要領(lǐng)導、會標內(nèi)容、會議用具擺放要求是否需要鮮花、果盤、歡迎標牌、領(lǐng)導銘牌、座位牌、會議室分區(qū)布局圖等，并陪同察看會議室情況。 （ 4）所有會場租用須提前一天布置并及時檢查相關(guān)內(nèi)容是否到位，一級規(guī)格會議須認真填寫重要會議督查清單，逐一檢查落實。 （ 5）所有會議安排一律開具會議通知單，后勤事務(wù)一科會務(wù)安排人員簽字，物業(yè)公司會務(wù)組會務(wù)接納人員簽字，并做到會前督查、會中察看、會后意見反饋三落實。 （ 6）所有會議均須提前半小時開門，做好保潔、音響、燈光、空調(diào)、茶水的服務(wù)。 （ 7）會后，及時打掃衛(wèi)生，清點會議用具數(shù)量、檢查物品損壞