文件管理程序流程圖形式.doc

程序文件 作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)COP-01文件名稱(chēng)：文件管理程序版 本A頁(yè) 碼7 OF 7修訂狀態(tài)版本修訂記錄編制審核批準(zhǔn)生效日期A首次發(fā)行2006年11月1日發(fā)放部門(mén)份數(shù)簽收記錄發(fā)放部門(mén)份數(shù)簽收記錄受控狀態(tài)1 目的：為了能很好地管理本公司質(zhì)量體系內(nèi)的所有文件，使公司文件在發(fā)行、修改、回收等方面都做到有效地控制。2 使用范圍：本公司質(zhì)量體系內(nèi)所有文件以及所有與本公司產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的外部提供文件等。3 定義：3.1 外部文件3.1.1 與本公司質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的相關(guān)國(guó)家法令法規(guī)及以此為準(zhǔn)的規(guī)定等。3.1.2 客戶(hù)提供的在技術(shù)方面的規(guī)格、要求等。3.1.3 ROHS標(biāo)準(zhǔn)及其它相關(guān)地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)等。3.2 受控正本：即受控文件的原稿3.3 受控副本：即受控文件的復(fù)印件3.4 舊版文件：即文件修改以前的原稿及復(fù)印件。3.5 參考文件：即文件僅供參考如今后有何改動(dòng)不作回收及修改通知的文件。3.6電子文檔：即用光盤(pán)、磁盤(pán)、電子硬件等記錄的文件。4 職責(zé)：4.1 行政部-文控中心：負(fù)責(zé)公司所有文件的分發(fā)回收控制。4.2 各部門(mén)文件制作人：負(fù)責(zé)相關(guān)文件的制作、修改及保管。4.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)相關(guān)程序文件的審核、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的批準(zhǔn)。4.4 管理者代表：負(fù)責(zé)手冊(cè)的審核以及程序文件的批準(zhǔn)。4.5 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。5 作業(yè)流程：序號(hào)流程圖流程說(shuō)明負(fù)責(zé)人相關(guān)文件相關(guān)記錄1文件格式規(guī)定1、各部門(mén)文件制作人或負(fù)責(zé)人按照文件格式一覽表制訂好所需文件的初步格式后交文控中心?；救缦拢汗綥OGO及名稱(chēng)用20號(hào)字宋體，標(biāo)題用15號(hào)字宋體，正文標(biāo)題用小四號(hào)宋體字，流程圖內(nèi)容用5號(hào)宋體字，具體見(jiàn)文件格式一覽表。部門(mén)文件負(fù)責(zé)人文件格式一覽表2、文控中心對(duì)文件格式進(jìn)行定稿確認(rèn),并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)要求見(jiàn)文件編號(hào)管理規(guī)定。3、將定稿的文件格式發(fā)至各相關(guān)部門(mén)。4、如有未按規(guī)定格式制作的文件，文控中心不予以收發(fā)。文控中心文件編號(hào)管理規(guī)定2文件的編制1、各部門(mén)按照文控中心定稿的文件格式制作各類(lèi)文件。編制的文件需達(dá)到如下要求：A：符合性應(yīng)結(jié)合并需包括所選標(biāo)準(zhǔn)條款的所有要求。B：可操作性應(yīng)符合公司的實(shí)際情況，具體的控制要求應(yīng)滿(mǎn)足公司需要。C：協(xié)調(diào)性文中與文件之間應(yīng)相應(yīng)協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致處，針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)緊扣文件的目的和使用范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)。 2、文件編寫(xiě)規(guī)定：質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表編寫(xiě)；：程序文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或安排其他人員編寫(xiě)；：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、規(guī)范等由部門(mén)負(fù)責(zé)人編寫(xiě)或安排其他人員編寫(xiě)。部門(mén)文件制作人3、部門(mén)文件制作人將編制好的文件交部門(mén)文件負(fù)責(zé)人進(jìn)行序號(hào)編寫(xiě)。文件負(fù)責(zé)人3文件的審核1、各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人將制作好的文件交審核權(quán)責(zé)人員會(huì)簽，保證文件的完整性。審核權(quán)責(zé)如下：質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表負(fù)責(zé)審核；：程序文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、規(guī)范等其他各類(lèi)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。管理者代表各部門(mén)負(fù)責(zé)人4文件的批準(zhǔn)1、將審核完的文件由各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人交核準(zhǔn)權(quán)限人員進(jìn)行批準(zhǔn)。權(quán)責(zé)如下：質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；：程序文件由管理者代表批準(zhǔn)；：作業(yè)指導(dǎo)及其他文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)?？偨?jīng)理管理者代表各部門(mén)負(fù)責(zé)人5文件的確定1、各部門(mén)將核準(zhǔn)后的文件交文控中心進(jìn)行確定。確定的內(nèi)容必須且不少于以下內(nèi)容，不合乎者將文件返回原部門(mén)進(jìn)行修改：A：文件的格式B：文件的標(biāo)題C：文件編號(hào)、序號(hào)D：修訂版本及修訂內(nèi)容（如無(wú)版本的文件可省此項(xiàng)）E：文件編寫(xiě)者簽字。F：審批后的簽字。G：生效日期（如無(wú)生效日期，以最后批準(zhǔn)日為生效日期）。文控中心6受控文件登記1、將確定合格的受控文件于兩天內(nèi)登記在受控文件一覽表中。文控中心受控文件一覽表7文件發(fā)放1、將確定合格的文件或登記好的受控文件發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，并且做好發(fā)放記錄。受控文件發(fā)放應(yīng)注意以下內(nèi)容：A：受控文件原稿背面蓋好“受控正本”章，受控文件副本正面蓋上“受控副本”章，將原稿保存在文控中心，將副本分發(fā)至相關(guān)部門(mén)，并且要求接受文件人員在接收文件的同時(shí)在受控文件發(fā)放清單上簽名以示已接收該文件。B：公司內(nèi)不得使用加蓋印章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，文控中心有權(quán)收回銷(xiāo)毀。C：對(duì)于非受控文件，各部門(mén)領(lǐng)用時(shí)在原稿上簽名以示接收到。2、當(dāng)客戶(hù)或其它外界需用相關(guān)文件時(shí)，在所復(fù)印的副本上加蓋參考章，所有蓋有參考章的文件，本公司將不再回收與管理，當(dāng)文件有修改時(shí)，亦不作任何通知版本的更換。文控中心受控文件發(fā)放清單8文件使用狀況檢查1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人(或授權(quán)人)不定期檢查各部門(mén)文件的執(zhí)行狀況。2、內(nèi)部審核時(shí)全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。各部門(mén)負(fù)責(zé)人9文件更改1、受控文件需要更改時(shí)，由文件更改申請(qǐng)人填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)單說(shuō)明更改原因，經(jīng)權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)后，可進(jìn)行更改，也可與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)后提交文件更改申請(qǐng)單，批準(zhǔn)后進(jìn)行更改。2、當(dāng)文件需要作少量的更改時(shí)，更改人在副本上更改并簽上名字和日期，并及時(shí)通知文控中心對(duì)文件進(jìn)行更改。文控人員根據(jù)受控文件一覽表更改副本并簽上名字和日期，辦法是將被更改的內(nèi)容劃掉，并填寫(xiě)新的內(nèi)容，更改字跡應(yīng)清晰，不得使用涂改液進(jìn)行修改，更改處也不得再次更改。受控文件作少量更改后，文控中心須在修訂狀態(tài)欄注上相應(yīng)記錄。文件更改申請(qǐng)人受控文件一覽表文件更改申請(qǐng)單10文件回收作廢1、新版本文件發(fā)放時(shí)，文控中心必須同時(shí)將所有的舊版文件回收，舊版正本文件蓋上“作廢文件”章，并在當(dāng)天內(nèi)登記到作廢文件銷(xiāo)毀清單，并將回收結(jié)果于當(dāng)日內(nèi)登記到受控文件回收清單上，文控中心至少保存一年，舊版文件復(fù)印件由文控中心作廢。2、由于其他原因文件要作廢時(shí)，文件編制部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)領(lǐng)用取消文件申請(qǐng)單，文控中心進(jìn)行作廢并在受控文件一覽表中予以刪除。文控中心各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人作廢文件銷(xiāo)毀清單、領(lǐng)用取消文件申請(qǐng)單、受控文件回收清單11文件領(lǐng)用1、當(dāng)各部門(mén)文件有破損或遺失時(shí)，各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人必須填寫(xiě)領(lǐng)用取消文件申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及管理者代表審批后，交文控中心補(bǔ)發(fā)。各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人文控中心領(lǐng)用取消文件申請(qǐng)單12文件保管1、所有受控文件必須有受控文件一覽表。2、文控中心必須每年至少一次對(duì)各部門(mén)文件進(jìn)行查核。3、各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人將核準(zhǔn)后的文件交文控中心同時(shí)，必須將電子檔案一并交文控中心進(jìn)行管理，文控中心要對(duì)文件進(jìn)行備份并每星期至少一次對(duì)其進(jìn)行病毒查殺，以免文件受破壞。4、對(duì)于技術(shù)文件，文件負(fù)責(zé)人將文件用光盤(pán)進(jìn)行刻錄備份，以免文件丟失，并且附上內(nèi)容清單一并交文控中心進(jìn)行管理，詳見(jiàn)技術(shù)文件和資料管理規(guī)定。文控中心各部門(mén)文件負(fù)責(zé)人技術(shù)文件和資料管理規(guī)定受控文件一覽表14文件定期評(píng)審1、在管理評(píng)審時(shí)，應(yīng)對(duì)文件的適宜性進(jìn)行審核及評(píng)審，如發(fā)現(xiàn)文件有不適宜，依照文件更改程序