文件管理程序流程圖形式.doc

程序文件 作業(yè)指導文件編號COP-01文件名稱：文件管理程序版 本A頁 碼7 OF 7修訂狀態(tài)版本修訂記錄編制審核批準生效日期A首次發(fā)行2006年11月1日發(fā)放部門份數(shù)簽收記錄發(fā)放部門份數(shù)簽收記錄受控狀態(tài)1 目的：為了能很好地管理本公司質量體系內的所有文件，使公司文件在發(fā)行、修改、回收等方面都做到有效地控制。2 使用范圍：本公司質量體系內所有文件以及所有與本公司產品質量有關的外部提供文件等。3 定義：3.1 外部文件3.1.1 與本公司質量活動有關的相關國家法令法規(guī)及以此為準的規(guī)定等。3.1.2 客戶提供的在技術方面的規(guī)格、要求等。3.1.3 ROHS標準及其它相關地區(qū)標準等。3.2 受控正本：即受控文件的原稿3.3 受控副本：即受控文件的復印件3.4 舊版文件：即文件修改以前的原稿及復印件。3.5 參考文件：即文件僅供參考如今后有何改動不作回收及修改通知的文件。3.6電子文檔：即用光盤、磁盤、電子硬件等記錄的文件。4 職責：4.1 行政部-文控中心：負責公司所有文件的分發(fā)回收控制。4.2 各部門文件制作人：負責相關文件的制作、修改及保管。4.3 各部門負責人：負責相關程序文件的審核、作業(yè)指導書的批準。4.4 管理者代表：負責手冊的審核以及程序文件的批準。4.5 總經理：負責質量手冊的批準。5 作業(yè)流程：序號流程圖流程說明負責人相關文件相關記錄1文件格式規(guī)定1、各部門文件制作人或負責人按照文件格式一覽表制訂好所需文件的初步格式后交文控中心?；救缦拢汗綥OGO及名稱用20號字宋體，標題用15號字宋體，正文標題用小四號宋體字，流程圖內容用5號宋體字，具體見文件格式一覽表。部門文件負責人文件格式一覽表2、文控中心對文件格式進行定稿確認,并對文件進行編號，編號要求見文件編號管理規(guī)定。3、將定稿的文件格式發(fā)至各相關部門。4、如有未按規(guī)定格式制作的文件，文控中心不予以收發(fā)。文控中心文件編號管理規(guī)定2文件的編制1、各部門按照文控中心定稿的文件格式制作各類文件。編制的文件需達到如下要求：A：符合性應結合并需包括所選標準條款的所有要求。B：可操作性應符合公司的實際情況，具體的控制要求應滿足公司需要。C：協(xié)調性文中與文件之間應相應協(xié)調，避免產生不一致處，針對編寫具體某一文件來說，應緊扣文件的目的和使用范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內的活動。 2、文件編寫規(guī)定：質量手冊由管理者代表編寫；：程序文件由部門負責人或安排其他人員編寫；：作業(yè)指導書、規(guī)范等由部門負責人編寫或安排其他人員編寫。部門文件制作人3、部門文件制作人將編制好的文件交部門文件負責人進行序號編寫。文件負責人3文件的審核1、各部門文件負責人將制作好的文件交審核權責人員會簽，保證文件的完整性。審核權責如下：質量手冊由管理者代表負責審核；：程序文件由各部門負責人審核；：作業(yè)指導書、規(guī)范等其他各類由各部門負責人審核。管理者代表各部門負責人4文件的批準1、將審核完的文件由各部門文件負責人交核準權限人員進行批準。權責如下：質量手冊由總經理批準；：程序文件由管理者代表批準；：作業(yè)指導及其他文件由各部門負責人負責批準?？偨浝砉芾碚叽砀鞑块T負責人5文件的確定1、各部門將核準后的文件交文控中心進行確定。確定的內容必須且不少于以下內容，不合乎者將文件返回原部門進行修改：A：文件的格式B：文件的標題C：文件編號、序號D：修訂版本及修訂內容（如無版本的文件可省此項）E：文件編寫者簽字。F：審批后的簽字。G：生效日期（如無生效日期，以最后批準日為生效日期）。文控中心6受控文件登記1、將確定合格的受控文件于兩天內登記在受控文件一覽表中。文控中心受控文件一覽表7文件發(fā)放1、將確定合格的文件或登記好的受控文件發(fā)放到相關部門，并且做好發(fā)放記錄。受控文件發(fā)放應注意以下內容：A：受控文件原稿背面蓋好“受控正本”章，受控文件副本正面蓋上“受控副本”章，將原稿保存在文控中心，將副本分發(fā)至相關部門，并且要求接受文件人員在接收文件的同時在受控文件發(fā)放清單上簽名以示已接收該文件。B：公司內不得使用加蓋印章的復印件，一經發(fā)現(xiàn)，文控中心有權收回銷毀。C：對于非受控文件，各部門領用時在原稿上簽名以示接收到。2、當客戶或其它外界需用相關文件時，在所復印的副本上加蓋參考章，所有蓋有參考章的文件，本公司將不再回收與管理，當文件有修改時，亦不作任何通知版本的更換。文控中心受控文件發(fā)放清單8文件使用狀況檢查1、各部門負責人(或授權人)不定期檢查各部門文件的執(zhí)行狀況。2、內部審核時全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。各部門負責人9文件更改1、受控文件需要更改時，由文件更改申請人填寫文件更改申請單說明更改原因，經權責人員批準后，可進行更改，也可與相關部門進行溝通協(xié)調后提交文件更改申請單，批準后進行更改。2、當文件需要作少量的更改時，更改人在副本上更改并簽上名字和日期，并及時通知文控中心對文件進行更改。文控人員根據(jù)受控文件一覽表更改副本并簽上名字和日期，辦法是將被更改的內容劃掉，并填寫新的內容，更改字跡應清晰，不得使用涂改液進行修改，更改處也不得再次更改。受控文件作少量更改后，文控中心須在修訂狀態(tài)欄注上相應記錄。文件更改申請人受控文件一覽表文件更改申請單10文件回收作廢1、新版本文件發(fā)放時，文控中心必須同時將所有的舊版文件回收，舊版正本文件蓋上“作廢文件”章，并在當天內登記到作廢文件銷毀清單，并將回收結果于當日內登記到受控文件回收清單上，文控中心至少保存一年，舊版文件復印件由文控中心作廢。2、由于其他原因文件要作廢時，文件編制部門提出申請，填寫領用取消文件申請單，文控中心進行作廢并在受控文件一覽表中予以刪除。文控中心各部門文件負責人作廢文件銷毀清單、領用取消文件申請單、受控文件回收清單11文件領用1、當各部門文件有破損或遺失時，各部門文件負責人必須填寫領用取消文件申請單，經部門負責人及管理者代表審批后，交文控中心補發(fā)。各部門文件負責人文控中心領用取消文件申請單12文件保管1、所有受控文件必須有受控文件一覽表。2、文控中心必須每年至少一次對各部門文件進行查核。3、各部門文件負責人將核準后的文件交文控中心同時，必須將電子檔案一并交文控中心進行管理，文控中心要對文件進行備份并每星期至少一次對其進行病毒查殺，以免文件受破壞。4、對于技術文件，文件負責人將文件用光盤進行刻錄備份，以免文件丟失，并且附上內容清單一并交文控中心進行管理，詳見技術文件和資料管理規(guī)定。文控中心各部門文件負責人技術文件和資料管理規(guī)定受控文件一覽表14文件定期評審1、在管理評審時，應對文件的適宜性進行審核及評審，如發(fā)現(xiàn)文件有不適宜，依照文件更改程序