第5章 Word表格圖表編輯技巧.doc

第5章 處理表格和圖表的技巧1515.1 表格處理技巧1515.1.1 使用多種方法創(chuàng)建表格1515.1.2 插入、刪除行、列單元格1555.1.3 合并和拆分表格或單元格1575.1.4 利用表格邊框拆分表格1585.1.5 設置文字至表格線的距離1595.1.6 表格的表頭跨頁設置1595.1.7 防止表格跨頁斷行1615.1.8 根據內容或窗口調整表格1615.1.9 表格在頁面中的對齊位置和環(huán)繞方式1625.1.10 表格中特殊文字的排版1645.1.11 表格的邊框與底紋1665.1.12 繪制表格斜線表頭1675.1.13 設置表格列寬和行高1685.1.14 制作具有單元格間距的表格1705.1.15 數據排序1715.1.16 將表格轉換為文本1735.1.17 讓表格中的文字分散對齊1745.1.18 解決表格文字分散對齊的問題1755.1.19 在表格中按小數點對齊1765.1.20 為何指定表格寬度不起作用1775.1.21 給并列表格添加雙細線1775.1.22 解決表格線超出了頁面的問題1805.1.23 表格公式的使用1805.1.24 對一行或一列單元格求和1825.1.25 表格的復雜計算1835.1.26 在表格外計算表格內的數據1845.4.27 單元格的引用1855.4.28 使用表格公式應注意的事項1875.1.29 將Word表格拷貝到Excel中去1875.1.30 表格的行列互換1885.1.31 WPS與Word的表格轉換1895.2 圖表處理技巧1905.2.1 制作數據表及圖表1905.2.2 使用已有的數據創(chuàng)建圖表1925.2.3 導入其他文件創(chuàng)建圖表1925.2.4 更改圖表類型1935.2.5 自定義圖表類型1975.2.6 設置柱形圖表數據標志1985.2.7 設置餅圖圖表的數據標志2005.2.8 圖表在文檔中排版201201第5章 處理表格和圖表的技巧表格是一種簡明、概要的表意方式。其結構嚴謹，效果直觀，往往一張表格可以代替許多說明文字。因此，在編輯排版過程中，就常常要處理到表格。文檔表格還可以當作數據庫，對它們執(zhí)行簡單的數據庫功能，例如，數據的添加、檢索、分類、排序等，這些功能給用戶管理文檔表格提供了很大的方便，簡化了對表格的處理工作。如果用戶能夠熟練地運用文檔的數據庫功能，可以提高對表格的處理能力，從而提高工作效率。用戶可以將文檔中的數據以圖表的形式直觀地表達出來，這時就可以通過使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart對象來實現。5.1 表格處理技巧Word具有功能強大的表格制作功能。其所見即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以滿足制作中式復雜表格的要求，并且能對表格中的進行較為復雜的計算。Word中的表格在文字處理操作中有著舉足輕重的作用，利用表格排版對于文本排版來說，兩者有許多相似之處，也各有其獨特之處，表格排版功能能夠處理復雜的、有規(guī)則的文本排版，大大簡化了排版操作。因為表格可以看作是由不同行列的單元格組成，用戶不但可以在單元格中填寫文字和插入圖片。還可以用表格按列對齊數字，而且還可以對數字進行排序和計算；可見用表格創(chuàng)建引人入勝的頁面版式以及排列文本和圖形等。5.1.1 使用多種方法創(chuàng)建表格在使用Word排版或者編輯文檔的過程中，不但要修改表格，有時候，如要對一些文本有規(guī)則地排版，也可以使用插入表格的方法對文本進行格式化處理?？梢允褂孟旅娴?種方法創(chuàng)建普通或復雜表格。1使用【插入表格】按鈕創(chuàng)建表格使用【常用】工具欄上的插入表格按鈕，可以快速創(chuàng)建一般的表格，操作步驟如下：（1）將光標定位在插入表格的位置。（2）單擊常用工具欄上的插入表格按鈕上。（3）按住鼠標并拖動到所需的表格行和列格數。如圖5.1所示。圖5.1 使用【插入表格】按鈕創(chuàng)建表格（4）松開鼠標，這時就會在文檔中出現一個滿頁寬滿版的表格。2使用菜單命令創(chuàng)建表格使用菜單命令方法可以快速創(chuàng)建普通的或者可以套用內置格式的表格，操作步驟如下：（1）將光標定位在文檔中要插入表格的位置。（2）單擊【表格】|【插入】|【表格】命令，打開【插入表格】對話框。（3）在【列數】和【行數】輸入框中輸入表格的行和列的數量，如圖5.2所示。行數可以創(chuàng)建無限行，但列數的數量介于163之間。圖5.2 【插入表格】對話框（4）單擊【確定】按鈕，就可以按照填寫的數量來創(chuàng)建簡單的表格了。對于新建的表格，可以將表格中的每一個單元格看作是獨立的文檔來錄入文字，因此在單元格內錄入文本時，和普通文檔一樣，可以在此單元格中按【Enter】鍵另起一段，但光標仍在這一單元格中。3使用工具創(chuàng)建表格使用【繪制表格】工具可以創(chuàng)建不規(guī)則的復雜的表格，可以使用鼠標靈活地繪制不同高度或每行包含不同列數的表格，其方法是：（1）將插入點放到要創(chuàng)建表格的位置。（2）單擊常用工具欄上的繪圖工具按鈕，即可打開如圖5.3所示的【表格與邊框】工具欄。如果屏幕上沒有【表格和邊框】工具欄，可以單擊【視圖】|【工具欄】|【表格與邊框】來啟動該對話框。圖5.3 【表格與邊框】工具欄（3）單擊工具欄上的【繪制表格】按鈕，鼠標將變成筆形指針，將指針移到文本區(qū)中，從要創(chuàng)建的表格的一角拖動至其對角，可以確定表格的外圍邊框。（4）在創(chuàng)建的外框或已有表格中，可以利用筆形指針繪制橫線，豎線，斜線，繪制表格的單元格。4手動添加表格用戶可以在不使用鼠標的情況下，利用鍵盤來手動添加表格，也就是利用+鍵和-鍵，自動套用格式來插入表格，它不使用表格的菜單或者命令按鈕，這可是別出心裁的一種辦法。也足見Word在字處理方面具有的權威性。使用此項功能前，應確認具有【自動套用格式】中的【表格】功能。方法是單擊【工具】|【自動更正選項】命令，切換到【鍵入時自動套用格式】選項卡，在【鍵入時自動應用】選項組中，在【表格】復選框前打上“”，如圖5.4所示。圖5.4 選中【表格】復選框在確認上述的操作后，再按下面的方法進行：（1）在要插入表格的位置輸入表示表格單元格左端的正號（+），再連續(xù)輸入負號（-），如下所示：+-+-+-+-+正號、負號使用全角和半角均可。這有些類似用正號和負號設置制表位。其實，負號并不是必需的，可以簡化到只用正號，也就是在+號中間只用空格代替即可，如輸入：+ + + + + + +（2）直至到達所需的單元格寬度，然后可以照此繼續(xù)輸入+號，直到輸入所需的列數，最后輸入+號表示最后單元格。（3）輸入完最后一個“+”后，按回車鍵，即可產生如下所示一個表格。（4）以上產生的表格只有一行，要增加表格行數，可把光標移到最后一個單元格內，按Tab鍵，即可得到如下所示的現行表格。5利用已存在的文本轉換成表格用戶可以在文檔中先輸入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗號）來劃分列，以段落標記（回車）來劃分行，或直接利用已經存在的文本轉換成表格，方法如下：（1）選定要轉換的文本。如圖5.5左圖所示。圖5.5 利用已存在的文本轉換成表格（2）單擊【表格】|【文本轉換成表格】命令。打開【文本轉換成表格】對話框。（3）在【文字分隔位置】選項組中選擇所需選項，從圖5.5左圖中可以看到，該文本中的每一句都用逗號分隔開，所以在這里應選擇【逗號】單選項，這里的逗號為半角逗號，如果要使用全角的逗號，可以在【其它字符】右邊的文本框中輸入指定的符號。如圖5.6所示。注意：在文本中插入的制表符（空格、逗號）是要相對應的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】選項組中就要選擇以空格來劃分表格的各個列。 圖5.6 【文本轉換成表格】對話框（4）在【“自動調整”操作】選項組中，選擇【根據內容調整表格】單選項。（5）單擊【確定】按鈕，即可生成一個含有文本的表格，如圖5.5右圖所示。5.1.2 插入、刪除行、列單元格用戶可以對已制作好的表格進行修改，比如在表格中增加、刪除表格的行、列及單元格，合并和拆分單元格等。要在表格中插入、刪除行或者列，可以使用鍵盤、菜單命令或工具按鈕的方法。1使用鍵盤快速編輯表格使用鍵盤可以快速編輯表格。（1）如果要在表格的后面增加一行，對結尾行來說，首先將光標移到表格最后一個單元格，然后按下Tab鍵。（2）如果要在位于文檔開始的表格前增加一行，可以將光標移到第一行的第一個單元格，然后按下Enter鍵。（3）把光標移到該表格所在的單元格的右邊，然后按下Enter鍵，可以在當前的單元格下面增加一行單元格，如圖5.7所示。 圖5.7 快速在表格中增加一行單元格（4）如果要刪除表格的行或列，可以選擇要刪除的行或列，然后按Ctrl+X鍵或回退鍵。2用菜單命令在表格中插入或刪除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：（1）將光標置于表格的要添加或刪除的單元格內。（2）選擇【表格】中的【插入】命令。打開如圖5.8所示的子菜單。圖5.8 【表格】中的【插入】子菜單（3）如選擇【列（在右側）】，則會在光標所在單元格的右側插入一列單元格，如選擇【列（在左側）】，側在則會在光標所在單元格的左側插入一列單元格。（4）如果在子菜單中選擇【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，則在光標所在的單元格上方或下方插入一列單元格。（5）如選擇【單元格】子菜單，則可以打開【插入單元格】對話框。在該對話框中選擇插入單元格的方式，就會以光標所在的單元格位置為準插入單元格、行或列。對結尾列來說，要在表格的最后一列右邊增加一列，可單擊最右列外側，然后單擊【插入列】按鈕。在表格中刪除行或者列的操作方法如下：（1）格不入將光標定位于表格內。（2）單擊【表格】|【刪除】命令，打開如圖5.9所示的菜單。圖5.9 【表格】|【刪除】子菜單（3）選擇【列】命令，將刪除光標所在的列。（4）選擇【行】，將刪除光標所在的行。（5）選擇【單元格】命令，就會打開如圖5.10所示的【刪除單元格】對話框。在其中選擇需要刪除的單元和方式，就會刪除以光標所在的單元格為基準的行或者列。圖5.10 【刪除單元格】對話框（6）如果選擇【表格】命令，則將整個表格都刪除掉。3使用工具按鈕添加或刪除行、列或者單元格在【表格與邊框】工具欄中，單擊【插入表格】按鈕，可以打開如圖5.11左圖所示的下拉菜單。如時要刪除單元格，也可在【表格與邊框】工具欄下找到相應的工具按鈕。圖5.11 【插入表格】中的菜單或按鈕 在此可以選擇【插入表格】或【插入單元格】等。在表格中插入一行或者一列單元格是很容易，如要在一個五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠標拖曳選中四行，然后單擊鼠標右鍵，選擇菜單中的【插入行】就可以“一舉四得”了。即是一下子插入了4行表格。當把光標定位到表格中或者選中多行、多列的時候，快捷按鈕欄中的【插入表格】按鈕就變成了【插入行】或者【插入列】，而且這一方法對于【插入多行】或者【插入多列】同樣的適用。5.1.3 合并和拆分表格或單元格1合并和拆分表格使用合并表格可使某幾個表格合并為一個。（1）如要合并上下兩個表格，只要刪除上下兩個表格之間的內容或回車符就可以了。（2）如要將一個表格拆分為上、下兩部分的表格，先將光標置于拆分后的第二個表格上，然后選擇菜單【表格】中的【拆分單元格】命令，或者按快捷鍵Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如圖5.12所示拆分表格前后的效果。 圖5.12 拆分單元格2合并和拆分單元格（1）如果要合并單元格，首先選擇需要合并的單元格，然后選擇【表格】菜單下的【合并單元格】命令，或單擊【表格和邊框】工具欄中的合并單元格按鈕，就可以合并單元格了。（2）要拆分單元格，先選擇要拆分的單元格，然后依次選擇【表格】、【拆分單元格】選項，或者單擊【表格和邊框】工具欄中的【拆分單元格】按鈕，打開【拆分單元格】對話框。在這個對話框中選擇要拆分的行與列數，按【確定】按鈕，就可以得到拆分的單元格了。如果選擇多個單元格，可以在【折分單元格】對話框中，選中【拆分前合并單元格】單選項，就可以得到平均拆分的效果。如果要拆分或合并較為復雜的單元格，可以使用【表格和邊框】工具欄中的【繪制表格】按鈕和【擦除】按鈕，在表格中需要的位置添加或擦除表格線，同樣也可以拆分、合并單元格。5.1.4 利用表格邊框拆分表格可利用制作表格邊框的辦法，將一個表格拆分為如圖5.13所示的左右兩部分的表格。圖5.13 利用表格邊框拆分表格這個辦法就較為復雜，操作步驟是：（1）選擇表格中間的一列。如圖5.14所示。圖5.14 選擇表格中間的一列（2）單擊【格式】菜單，選擇【邊框與底紋】子菜單，打開【邊框與底紋】對話框，切換到【邊框】選項卡。（3）在【設置】項目中，選中【全部】選項，再單擊【預覽】窗格下方的、三個按我鈕，把【預覽】窗口中單元格的三根橫線去掉，這時在預覽窗口中就可以看到表格橫線已經去掉。（4）單擊【確定】按鈕，退出【邊框與底紋】對話框設置。這時要拆分的表格就會分為兩個單元格，如果要隱藏虛線，可以單擊【表格】|【顯示虛框】命令，可以在顯示或隱藏虛線之間切換。隱藏虛線后折分表格的效果如圖5.15所示。圖5.15 隱藏虛線后折分表格的效果5.1.5 設置文字至表格線的距離可以設置整個表格中文字至表格線的距離，也可以調整單元格中文字與表格線的距離，其操作步驟是：（1）將光標置于表格的任意單元格中。（2）依次單擊【表格】|【表格屬性】命令。（3）在【表格屬性】對話框中選擇【表格】選項卡，然后單擊【選項】按鈕。打開【表格選項】對話框。（4）在【默認單元格邊距】區(qū)域中可以設置整張表格中的每一個單元格中文字至表格線的距離。 （5）如果要單獨調整某一個單元格的邊框距離，可以在【表格屬性】對話框中，單擊【單元格】選項卡，然后再單擊【選項】按鈕，可以打開與圖5.16所示的對話框。在該對話框中設置的選項僅對選定的單元格起作用。圖5.16 【單擊格選項】對話框設置【默認單元格邊距】是很具有實際應用意義的，比如用戶在頁眉上使用表格，在表格內鍵入文字并填充顏色，如果表格的【默認單元格邊框】左、右都按默認設置有0.19厘米，那么在表格的左、右都會留有0.19厘米的空隔，使用表格要加寬0.19厘米才能放下剛好寬度的文字。5.1.6 表格的表頭跨頁設置在制作表格時，為了說明表格的作用或內容，經常需要有一個表頭，如果一個表格行數很多，可能橫跨多頁，需要在后繼各頁重復表格標題，雖然使用復制、粘貼的方法可以給每一頁都加上相同的表頭，但顯然這不是最佳選擇，因為一旦調整頁面設置后，粘貼的表頭位置就不一定合適了，另外表頭的修改也成了麻煩事。下面就介紹簡單、方便方法，能圓滿地解決這一問題。 因為Word就能夠依據自動分頁符分頁，自動在新的一頁上重復表格標題。但如果在表格中插入了人工制表符，則Word 無法重復表格標題。下面用“通訊錄”一表來說明具體方法： （1）該表的表頭由“通訊錄”和表的第一行（以下一律簡稱為表頭）組成，如圖5.17所示。圖5.17 表頭由“通訊錄”和表的第一行組成（2）使用【表格和邊框】欄中的“鉛筆”工具，把“通訊錄”一行列入同一表格中（也可以使用“文字轉換成表格”的功能）。如圖5.18所示。 圖5.18 把“通訊錄”一行列入同一表格中（3）利用【邊框和底紋】對話框，設置“通訊錄”行單元格為如圖5.19所示的虛線。圖5.19 把“通訊錄”行單元格設置為虛線（4）選擇組成表頭的全部內容后，執(zhí)行【表格】|【標題行重復】命令，即可實現在每頁上生成一個相同表頭的愿望。 但值得注意的是，只有第一頁上的表頭才可以修改，并且第一頁上的表頭修改后，以后各頁跟著自動改變。 但如果在文檔中插入了換頁符，則在下一頁就不會出現重復標題。注，重復表格標題只有在【頁面視圖】狀態(tài)下才能看到。另外，還有一個辦法是，依次單擊【表格】|【表格屬性】菜單，再單擊【行】選項卡，在這個對話框中選中【在各頁頂端以標題行形式重復出現】復選框，如圖5.20所示。圖5.20 表格屬性對話框5.1.7 防止表格跨頁斷行通常情況下，Word允許表格行中文字的跨頁拆分，這就可能導致表格內容被拆分到不同的頁面上，影響了文檔的閱讀效果。防止表格跨頁斷行的方法是，首先選定需要處理的表格。執(zhí)行【表格】菜單中的【表格屬性】命令，在【表格屬性】對話框中單擊【行】選項卡中清除如圖5.20所示中的【允許跨頁斷行】復選框，然后單擊【確定】即可。此后，Word表格中的文字就不會再出現跨頁斷行的情況，方便了用戶的閱讀。5.1.8 根據內容或窗口調整表格 在向表格中輸入文字的時候，可能會注意到，當輸入的某行文字比較長時（最典型的比如網站的地址等），表格的列寬會自動調整。默認狀態(tài)下，這一功能是打開的。如果發(fā)現自己的表格沒有這一功能，可以在選定表格的情況下，依次選擇【表格】|【自動調整】|【根據內容調整表格】（如圖5.21所示）。圖5.21 根據內容調整表格菜單有了這一功能，無須我們手動調節(jié)，Word就可以自動調節(jié)以文字內容為主的表格，使表格的欄寬和行高達到最佳配置。如圖5.22所示是沒有調整前的表格，如圖5.23所示是根據內容調整的表格。圖5.22 沒有調整前的表格圖5.23 根據內容調整表格如果選擇【根據窗口調整表格】菜單，則表格的內容就會文檔窗口寬度同樣的跨度，當表格超出了頁面寬度時，就會縮至頁面一樣的大小，如圖5.24所示。圖5.24 根據窗口調整表格如果選擇【固定列寬】菜單，則可以指定表格的寬度。如果選擇【平均分布各行】菜單，則會自動調整表格各行具有相同的高度，效果如圖5.25所示。圖5.25 平均分布各行的表格如果選擇【平均分布各列】菜單，則會自動調整表格各列單元格具有相同寬，效果如圖5.26所示。圖5.26 平均分布各列的表格5.1.9 表格在頁面中的對齊位置和環(huán)繞方式表格可以象圖形一樣處理，可以直接使用鼠標來縮放表格。只要在表格中單擊，表格的右下角就會出現一個調整句柄，將鼠標指針指向該句柄時，鼠標指針變?yōu)樾毕虻碾p向箭頭，然后按住鼠標左鍵拖動。在拖動過程中，會出現一個虛框表示改變后表格的大小，拖動到合適位置放開就可。表格也可以象圖片一樣讓文字環(huán)繞，如果將表格拖放到段落的文字當中，文字就會環(huán)繞表格。1表格在頁面中的對齊位置 表格可以像文字那樣設置各種頁面對齊方式，從而為排版帶來極大的方便。表格在頁面中的對齊位置可以有三種，“左對齊”、“居中”和“右對齊”，分別如圖5.27、圖5.28、圖5.29所示。圖5.27 表格在頁面中左對齊圖5.28 表格在頁面中居中對齊圖5.29 表格在頁面中右對齊設置表格的對齊方法有兩種。第一種方法是：（1）把光標置于表格中，或者選中整個表格。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，選擇【表格】選項卡。（3）在【對齊方式】選項組下選擇需要的三種對齊方式，如果要設置左對齊表格的縮進量，可在【左縮進】微調框中輸入或選擇適當的數值，如圖5.30所示。圖5.30 在【對齊方式】選項組下選擇表格的對齊方式另外一種辦法是將整個表格選中，如圖5.28所示，然后單擊【格式】工具欄中的【居中】、【右對齊】等按鈕，就可以像對齊文字那樣對齊表格。2表格在文檔中的文字環(huán)繞在日常文字處理工作中，難免會碰到要在表格周圍繞排文字的情況，表格周圍繞排文字大致有以下4種方法： （1）在表格兩邊插入文本框，要繞排的文字放在文本框中。（2）將原表格兩邊增加沒有邊框的列，將要繞排的文字放在兩邊的列中。 （3）將表格放在圖文框中，將圖文框設為【環(huán)繞】方式，這樣圖文框周圍就能繞排文字了。 （4）利用【表格屬性】對話框設置環(huán)繞。方法是在圖5.30的【表格】選項卡中，在【文字環(huán)繞】選項組中選擇【環(huán)繞】選項，即可實現表格與文字繞排。如果要精確設置表格的環(huán)繞方式，以及設置表格與文字之間的距離，只有選擇【文字環(huán)繞】下邊的【環(huán)繞】選項后，此時單擊【定位】按鈕，可以打開如圖5.31所示的【表格定位】對話框，然后按以下步驟進行：圖5.31 【表格定位】對話框（1）在【水平】選項組的【位置】中，可以輸入一個精確的數值，也可以從列表框中直接選擇所需要的位置；另外，還可以在【相對于】列表框中設置表格相對頁面左右邊界、頁邊距以及分欄的距離。（2）在【垂直】區(qū)的【位置】中，用戶可以輸入一個精確的數值，也可以從列表框中直接選擇所需要的垂直位置距離；另外，還可以在【相對于】列表框中設置表格相對頁面上下邊界、頁邊距以及段落的距離。（3）在【距正文】區(qū)中，設置表格與周圍正文的距離。（4）單擊【確定】按鈕。5.1.10 表格中特殊文字的排版表格制作完成之后要在相應的單元格中輸入文字，這就涉及到文字在單元格中的排列問題，這一方式處理得好壞直接影響到表格的美觀。在Word的【格式】工具欄中有一個【水平居中】按鈕，使用起來十分方便，大家對它早已很熟悉了。下面僅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的幾種處理方法作介紹。1設置文字方向Word表格的每個單元格，都可以單獨設置文字的方向，這大大豐富了表格的表現力。方法是選中表格中的任一單元格，然后單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇【文字方向】，打開如圖5.32左圖所示的【文字方向-表格單元格】對話框。根據需要選擇一種文字方向，可以在【預覽】窗口中看到所選方向的式樣，最后單擊【確定】按鈕，就可以將選中的方向應用于單元格的文字，如圖5.32右圖所示。 圖5.33 設置表格中文字的不同方向2表格文字居中的處理在Word中，既可以使用單元格中文字橫排時水平居中與垂直居中的處理，也可以使用表格中的文本或圖片所在單元格、行或列進行水平居中和垂直居中的處理。用戶可以根據不同的內容，排版不同的表格，如圖5.34上圖所示的表格就明顯沒有圖5.34下圖所示的表格好看。圖5.34 表格文字居中處理的效果要進行表格文字居中的處理的辦法有多種，既可以使用【表格和邊框】工具欄，又可以使用【表格屬性】對話框，更可以使用右鍵快捷菜單。使用它們的工具欄、對話框和菜單如圖5.35所示。 圖5.35 設置單元格居中的各種方法5.1.11 表格的邊框與底紋利用邊框、底紋和圖形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和頁面，達到對文檔不同部分的興趣和注意程度。用戶可以把邊框加到頁面、文本、表格和表格的單元格、圖形對象、圖片和 Web 框架中?？梢詾槎温浜臀谋咎砑拥准y，可以為圖形對象應用顏色或紋理填充。要設置表格邊框與底紋顏色有多種方法，但都是在選中表格的全部或部分單元格之后進行的，一種方法是選擇【格式】菜單下的【邊框和底紋】命令；第二種方法是單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇【邊框和底紋】菜單命令；第三種方法是依次選擇【表格】|【表格屬性】|【表格】選項卡，在打開的對話框中選擇【邊框和底紋】按鈕。無使用哪一種方法，其道理都是殊途同歸。用戶可以多種方法都嘗試一下。1設置表格邊框（1）選定要設置格式的表格。把鼠標移到表格的左上角，當表格左上角變成有的標記時，單擊鼠標即可選定整個表格。如果需要選定某一個單元格，可以用將鼠標移到該單元格左邊框外，當鼠標指針變成時，單擊鼠標，可選擇單獨一個單元格。（2）在選定的表格上單擊鼠標右鍵，后彈出的快捷菜單中選擇【邊框和底紋】。打開【邊框與底紋】對話框。（3）單擊【邊框】選項卡，在【設置】區(qū)域中有5個選項，可以用來設置表格四周的邊框（邊框格式采用當前所選線條的【線型】、【顏色】和【寬度】設置）。它們是【無】、【方框】、【全部】、【網格】和【自定義】這5個選項。用戶可以根據需要選擇。（4）單擊【線型】下邊的上下按鈕，可以選擇邊框的線型，單擊【顏色】下邊的下拉列表框，可以選擇表格邊框的線條顏色，單擊【寬度】下邊的下拉列表框，用來選擇表格線的磅值大小。（8） 在【預覽】區(qū)域下邊的或，可以設置表格是否是虛實線。（9）在【應用于】框中的設置確定要應用邊框類型或底紋格式的范圍。如要繪制全部實線，可以選擇所有框線按鈕，如要全部虛線，可以選擇無框線按鈕。如要使表格外框線為虛線，內框線為實線，可以選中內側框線按鈕等等。也可以使用【表格和邊框】工具欄中的【表格自動套用格式】命令來快速地美化表格的設計。如果選中某部分單元格，則選擇的命令按鈕只對某部分單元格有效，這樣可以使任意表格中的單元格實現實線與虛線。2設置表格底紋同樣，設置表格底紋的方法也是先選定需要設置底紋和填充色的單元格，然后在【邊框和底紋】中切換到【底紋】選項卡，在【填充】下邊的顏色表中可以選擇底紋單擊填充色，如果選擇【無填充色】則刪除底紋顏色，在【圖案】區(qū)域中可以選擇圖案的【樣式】和【顏色】選項，選擇設置要在【應用于】下拉列表框中的設置確定要應用邊框類型或底紋格式的范圍。這樣，可以任意設置填充一個表格，最后會得到各式各樣的填充效果。5.1.12 繪制表格斜線表頭斜線表頭是復雜表格經常用到的一種格式，除了可以使用如圖所示的【表格和邊框】工具欄中的來繪制斜線表頭外，Word的表格也有自動繪制斜線表頭的特殊功能。表格的斜線表頭一般表格的第一行的第一列。在設置表格斜線表頭前，要將該斜線表頭的單元格拖動到足夠大，然后執(zhí)行下述的操作：（1）將插入點定位在要繪制斜線表頭的單元格中。（2）單擊【表格】【繪制斜線表頭】命令。（3）當出現對話框后，在【表頭樣式】下拉列表中選擇一種樣式（共有5種可選擇）。（4）分別在【行標題一】（右上角的項目）、【列標題一】（左下角的項目）和【行標題二】（中間格的項目）【列標題二】填入表頭的標題名稱，如圖5.36所示。圖5.36 輸入斜線表頭的標題項目（5）在【字體大小】下拉列表框中選擇表頭的字體。（6）單擊【確定】按鈕退出，就會添加斜線表頭，如圖5.37所示。圖5.37 繪制斜線表頭的效果如果表頭標題文字太大，則會出現一個【輸入斜線表頭】的提示框。這時單元【確定】按鈕，只會添加表頭斜線而不添加標題文字；如果單擊【取消】按鈕，就會返回到對話框中。由于這種方法制作的表頭斜線是由繪圖工具的直線、文本框等組成，因此如果要取消制作了的斜線表頭，需先單擊【繪圖】工具欄中的【選擇對象】圖標按鈕，拖動鼠標選擇所有斜線及標題材內容，按Delete鍵就可以刪除了。5.1.13 設置表格列寬和行高在實際操作時，Word把表格的每一個單元格看作一個獨立的文檔，而表格的每一列可看作是一個分欄?？梢愿鶕恳粰诘男枰?，設置欄寬、列間距與行高。1用鼠標改變改變列寬與行高當用Word 編輯表格時，經常涉及到更改表格列寬的問題，下面介紹更改列寬和行高最快速且最直接的方法：（1）確認當前在【頁面】視圖狀態(tài)下，如果不是，可以單擊【視圖】|【頁面】命令。（2）將光標精確地定位于表格的列或行單元格線上，這時光標會變成兩條靠近的平行線，使鼠標指針變成|形狀，此時，按住鼠標拖動網格線至想要的位置，如圖5.38所示。（4）松開鼠標按鈕，網格線就被重新定位。 圖5.38 按住鼠標拖動網格線至想要的位置當使用網格線來更改列寬時，表格的總寬度保持不變。Word會相應地增大或減小相鄰列的寬度（這與使用標尺更改列寬正好相反）。但是，如果按下Shift鍵的同時拖動，則整個表格的寬度會更改，而此時其他列寬將保持不變。 如果在按下Alt鍵的同時將該列向右或左拖動，則在移動網格線時，會在標尺上看到以英寸顯示的精確列寬。這兩個鍵同時使用時，可同時實現這兩種效果。 2使用標尺更改表格列寬與行高同樣，使用文檔的標尺更改列寬，操作步驟如下：（1）確認在【頁面】視圖狀態(tài)下。（2）單擊【視圖】【標尺】命令，顯示Word的標尺。（3）把光標定位在表格的內部，選中表格。（4）按住鼠標拖動想要移動網格線相應的水平標尺上的暗色區(qū)（如果將光標懸停于該暗色區(qū)，則會看到“移動表格列”的提示），如圖5.39所示。圖5.39 使用標尺更改表格列寬與行高（5）繼續(xù)按下鼠標按鈕的同時，將暗色區(qū)（及相應的網格線）拖向期望的位置。（6）松開鼠標按鈕，這樣網格線就被重新定位。 當使用Word的標尺來更改列寬時，表格的總寬度會相應的擴展或是壓縮（這與使用網格線更改列寬正好相反）。但是，如果在按下Shift鍵的同時拖動，則表格的整個寬度保持不變，且Word僅調整與所選列相鄰的列，以便再次更改。 如果按下Alt鍵的同時向右或向左拖動該列，則在移動網格時，會在標尺上以英寸顯示精確的列寬。 同時按這兩個鍵可產生這兩種效果。 3使用【表格屬性】對話框框設置行高與列寬如果要精確地設置表格行高與列寬的位置，可以用【表格】|【表格屬性】命令來進行設置。方法如下：（1）選定需調整寬度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入點置于該列中。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，彈出【表格屬性】對話框，再選擇【行】或【列】選項卡。（3）選中【指定寬度】復選框，在后面的微調框中指定行高或列寬的數值，在【列寬單位】右邊的下拉列表框中選定單位（或在【行高值】右邊的列表框中選擇是【最小值】還是【固定值】。如要設置其它列的寬度，可以單擊【上一行】（【前一列】）或【下一行】（【后一列】）按鈕，如圖5.40所示。（4）最后單擊【確定】按鈕完成。 圖5.40 使用【表格屬性】對話框框設置行高與列寬4平均分布各列表格的各列單元格一個表格經過多次改變列寬之后，可能使表格的各列寬度不等，影響美觀。這時可以使表格的某些列的列寬相等。方法是請參看5.1.8節(jié)。5.1.14 制作具有單元格間距的表格用戶可以將一張如圖5.41左圖所示表格設置為如圖5.41右圖所示的具有單元格間距的表格。圖5.41 制作具有單元格間距的表格操作方法如下：（1）將光標置于表格的任意位置上。（2）依次單擊【表格】|【表格屬性】|【表格】命令或選項卡。（3）單擊【選項】按鈕。（4）在打開的【表格選項】對話框。選中【充許調整單元格間矩】復選框，并在右側微調框中輸入需要的數值，如0.12厘米，如圖5.42所示。（5）連續(xù)單擊【確定】按鈕。最后得出的如圖5.41右圖所示效果。圖5.42 選中【充許調整單元格間矩】復選框5.1.15 數據排序在編輯表格的文檔中，經常要用到排序功能，Word 提供較強的對表格進行處理的各種功能，包括表格的計算、排序、由表格中的數據生成各類圖表等。Word提供了列數據排序功能，但是不能對行單元格的數據進行橫向排序。數據的排序有升序和降序兩種，按類型分，一般可以分為按拼音和筆畫排序兩種，另外，還有一種是對表格中的【計算列】進行排序，此為特殊情況。1簡單排序Word可以方便地對選定的表格進行數據排序。方法是將插入光標定位到表格中欲排序的列上；單擊如圖5.43所示的【表格和邊框】工具欄上的【升序】按鈕，可使光標所在列以升序排列；單擊【數據庫】工具欄上的【降序】按鈕，可使光標所在列以降序排列。 圖5.43 表格和邊框工具欄對于簡單排序，如果表格列中的內容是純中文，默認按筆畫順序排序；如果表格列中的內容是中文、英文和數字相混合的，默認的排序順序是數字、英文、中文。2復雜排序復雜排序靈活多變，適用面廣，實用性強；簡單排序簡單易行，但實用性差。如果要以一列為主索引列，再選一列或兩列作為次級索引列進行排序，必須使用復雜排序。當只有一個索引列時，兩種方法都可以使用，但是，如果對中文字符欲按拼音順序排序時，必須使用復雜排序。復雜排序操作步驟如下：（1）將插入點置于要進行排序的表格中。（2）單擊【表格】菜單中的【排序】命令，出現如圖5.44所示的【排序】對話框。（3）在【主要關鍵字】下邊的下拉列表框中選擇第一個排序的域名。（4）在【類型】列表框中，選定排序類型，如【筆畫】、【拼音】、【數字】或【日期】。（5）選擇【升序】單選項，進行升序排序，選擇【降序】單選項，進行降序排序。（6）在【使用】下拉列表框中選擇要根據其進行排序的單詞或域，默認為【段落數】。（7）如果要用更多的列作為排序的依據，可以在【次要關鍵字】和【第三關鍵字】選項組中重復（3）至（6）的步驟。（8）單擊【選項】按鈕，可以打開如圖5.45所示的【排序選項】對話框。在此對話框中： 【分隔符】選項組：可以選擇使用排序記錄中的域分隔符。但不能使用段落標記作為域分隔符，因為Word已將段落標記預留為記錄分隔符。如果當前選擇是Word 表格，則“分隔組中的域”選項不可用。 【排序選項】選項組：可以指定排序是否限制在所選列中以及是否區(qū)分大小寫字母。當選中表格的中部分的列時，【僅對列排序】單選按鈕有效，否則默認為對不整個表格進行排序。 【排序語言】：可以單擊要在 Word 中應用其排序規(guī)則的語言，在這里可以選擇港、澳、臺和新加坡等地區(qū)語言進行排序。 圖5.44 【排序】對話框 圖5.45 【排序選項】對話框（7）單擊【確定】按鈕即可進行排序。注意，如果是按【姓氏筆畫】排序時，不是按【姓名筆畫】的遞增（或遞減）排列。 3表格中計算列的排序如果按正常步驟進行計算列排序操作，先將插入點定位于【平均分】列或選中該列，再單擊工具欄上的【降序】按鈕，將得不到正確結果。但同樣的操作應用于其他各列（非計算列），排序結果正常?？梢?，對于表格的計算列進行排序，其操作較為特殊。對于表格的計算列，要使用工具欄按鈕對其進行正確的排序（升序或降序），必須設置該列各單元格計算結果的格式（最好使用格式符號【0】），并保證其設置的一致性。此外要保證該列中有一個空的單元格，如果沒有的話，請在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，將插入點定位于該列中或選中該列。如果要按升序排序，根據空單元格位置的不同情況，直接單擊1次或2次【升序】按鈕，可得到正確的結果（如果空單元格在標題行之后、該列所有數據之前，單擊1次【升序】按鈕即可；如果空單元格在標題行之前或該列數據的中間或最后面，則要單擊2次【升序】按鈕）。如果想直接單擊【降序】按鈕實現降序排序是行不通的，必須先單擊1次或2次【升序】按鈕（空單元格在標題行之前單擊2次，否則單擊1次），再單擊1次【降序】按鈕，才能得到正確的降序排序結果。 另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作為排序依據（或稱為關鍵字），各列的排序方式可分別指定為升序或降序。其具體操作步驟如下：先選定表格中需要進行排序的數據清單，然后選擇【表格】|【排序】命令，在打開的【排序】對話框中設定相應的排序依據及其類型與排序方式，再根據選中的數據清單是否包含標題行分別選中【有標題行】或【無標題行】，最后單擊【確定】按鈕關閉對話框。在使用過程中可以發(fā)現，以上操作對非計算列有效，對計算列（如，【平均分】）無效。因此，為使【排序】命令能對表格中的計算列進行正確排序，只要設法將計算列轉換為非計算列即可。事實上，表格的計算是以在表格中插入【域】的形式實現的，計算公式為【域代碼】，而計算結果則為【域結果】。通過選中計算列，選擇【編輯】|【復制】命令，再選擇【編輯】|【選擇性粘貼】命令，在打開的【選擇性粘貼】對話框中選中【粘貼】|【無格式文本】，再單擊【確定】按鈕關閉對話框。此時，通過復制和選擇性粘貼將平均分列由計算列轉換為非計算列，可保留【域結果】（即計算結果）將【域】刪除，從而使計算列成為非計算列。即可使用【排序】命令對其實現正確的排序處理。 最后再說明一點，在排序的表格中，如果含有合并單元格，不能使用【表格】工具欄上的排序按鈕進行排序，但可通過【表格】|【排序】命令進行，只要事先選中需要進行排序的數據行即可。5.1.16 將表格轉換為文本在Word中，利用已存在的文本可以轉換為表格，相反，表格中的文本也可以輕易地轉換為純文本。1將普通表格文字轉換為文本文字如果現在想將已有表格的文字轉換為文本文字，可以使用下面的方法：（1）選定要轉換成文本的表格，可以是表格的一部分，也可以是整個表格。（2）依次單擊【表格】|【轉換】|【表格轉換成文本】命令。打開【表格轉換為文本】對話框。（3）在【文字分隔符】區(qū)域中選定你定義的分隔符號，如果選用的符號上面沒有，則在【其它字符】框中輸入。Word將以指定的分隔符來分隔表格的文字。（4）單擊【確定】按鈕，就將文本轉換為表格。相反，對于具有規(guī)則分隔符的文本也可以使用此方法來轉換為表格。2將特殊分隔符的文本轉換為表格利用Word表格菜單中的【將文字轉換為表格】功能可以方便地將具有常規(guī)分隔符文字轉換為表格。但是，對于由某些專用程序形成的具有非常規(guī)分隔符的數據文件，如數據之間是由若干個空格分隔的文件，則【將文字轉換為表格】的功能變得無能為力。如果在數據之間采用手工加入常規(guī)分隔符，當數據很多時，工作量非常大。在這種情況下，可以先用Excel將此種格式的數據轉存具有制表符為分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打開此文件，則可方便地轉換為Word表格。5.1.17 讓表格中的文字分散對齊分散對齊是Word提供的一種特殊的文字對齊方式，它主要是通過自動調整文字之間的距離來達到各個單元格中文本對齊目的的（即讓表格中的文字平均分布于每個單元格中），采用該種文字對齊時的效果比采用其它對齊方式好得多。如在編輯一個表格時，采用常規(guī)的左對齊、右對齊或居中方式都顯得不太美觀，手工調整文字位置也不太方便，而采用分散對齊方式則可讓表格中的文字整齊排列，效果就比采用其它對齊方式要好得多。為此，我們只需選定相關單元格，然后單擊快捷工具欄上的“分散對齊”按鈕即可，非常方便。在Word中，除了可以將表格按內容（或窗口）相匹配，從而使表格顯得既整齊又美觀。但有了這些功能還不夠，在如圖5.46所示的表格中，還可以按“按文字匹配”（也就是分散對齊）設置使表格更美觀。圖5.46 不美觀的表格文字（1）選定需要進行匹配的列； （2）單擊【格式】|【段落】命令，或者單擊【格式】工具欄中的對齊方式按鈕，將將段落的對齊方式設置為【分散對齊】。 （3）單擊【表格】|【自動調整】|【根據內容調整表格】命令。 最后會得到整齊的表格，如圖5.47所示。圖5.47 設置后的整齊表格匹配單元格中的文本還有另外一種方法，操作步驟如下：（1）選中要設置的表格或單元格，（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令。（3）在打開的【表格】對話框，單擊【單元格】選項卡。（4）單擊【選項】按鈕，打開如圖5.48所示的【單元格選項】對話框。圖5.48 【單元格選項】對話框（5）在【選項】選項組下選中【適應文字】復選框。（6）單擊【確定】按鈕。此時就會看到在表格中縮減的字體字符大小，顯示在單元格中鍵入的所有文字可以適應列寬。如果表格中的文字越多，在屏幕上顯示的字體就越小，當光標定位在某個單元格中時，該單元格內的文本下邊就會顯示一條綠色的下劃線，如圖5.49所示。圖5.49 適應文字的單元格但表格中的實際字號并不改變，如果單擊【格式】|【字體】命令，切換到【字符間距】選項卡，就會發(fā)現，實際上表格中的文字是按照單元格內排放字數多少來進行字符的縮放。5.1.18 解決表格文字分散對齊的問題表格中的文字分散對齊也有它的不足之處，那就是它一般都是以單元格兩端的表格線為標準，將所有文字平均分布于單元格中，這就存在一個文字距離表格線過近的問題。該問題在單元格的寬度較窄時還不太明顯，而當單元格較寬時就顯得尤為突出了。如將表格拉寬之后，它就會變得很不美觀。要是在采用分散對齊方式時可以讓文字與兩端的表格線保持一定的距離無疑會美觀得多。這一看似簡單的要求卻并不容易辦到，甚至在單元格中添加空格也無法解決這一問題。下面介紹利用Word的隱藏表格線功能解決此問題。Word具有一項WPS等文字處理軟件所不具備的獨特的功能，就是可以設置任意表格線為虛線，它只是在打印時可以不打印出來，但對表格的其它各種功能卻絲毫沒有影響。利用這一功能，用戶可以在相關單元格的兩端各自添加不打印出來的表格虛線，然后在虛線表格之間輸入所需文字內容，最后將這些文字設置為兩端對齊方式，這樣我們就可以達到相應效果了，具體操作如下：（1）將光標移至需要插入表格的位置。（2）執(zhí)行【表格】|【插入表格】命令，打開【插入表格】對話框。（3）在【列數】和【行數】框中分別輸入4和5。（4）單擊【確定】按鈕，就插入一個5行4列的表格（多出的兩列即用于解決文字的分散對齊問題）。（5）在表格的第2列（注意，必須是第2列，而不是第1列）中輸入有關表格內容（6）打開【表格和邊框】工具欄。（7）選中表格的第2列內容。（8）單擊【表格和邊框】工具欄中的【外圍框線】按鈕，打開表格框線列表，然后單擊【左框線】和【右框線】按鈕，設置單元格的左框線和右框線為虛線。（9）此時，可以看到該表格第2列的左框線和右框線已經由原來的實線變成了虛線，這一變化對表格排序、計算等功能沒有什么影響，但這兩條表格線在今后的打印過程中卻不會打印出來（就像不存在一樣），利用這虛線的表格線進行文字的分散對齊就可以實現較好的文字對齊效果。（10）單擊快捷工具欄上的【分散對齊】按鈕，使表格第2列中的所有文字全部按分散對齊方式排列。（11）在打印預覽功能的配合下適當調整表格第1列和第3列的寬度，使之盡量顯得美觀一些即可大功告成。除了上文提出的解決方法外