利用選擇或缺省值來自動生成付款會計分錄.ppt

應付業(yè)務概述供應商的管理發(fā)票的管理付款的管理預付款的管理員工費用報銷創(chuàng)建日記帳分錄 Oracle應付帳款系統(tǒng)主要內(nèi)容 應付業(yè)務概述 Oracle產(chǎn)品和應付的集成 Oracle資產(chǎn) Oracle總帳 Oracle人力資源 Oracle現(xiàn)金管理 Oracle采購 Oracle應付 Oracle應付概述 輸入供應商 創(chuàng)建PO 輸入發(fā)票 審批發(fā)票 付款 生成日記帳分錄 和PO匹配 輸入請購單 Unit1 供應商 主要內(nèi)容 建立新供應商查詢供應商合并供應商 供應商 概述 輸入供應商 創(chuàng)建PO 輸入發(fā)票 發(fā)票審批 發(fā)票付款 創(chuàng)建日記帳分錄 和PO匹配 輸入請購單 供應商和供應商地點設置 聯(lián)系人 聯(lián)系人 付款地點 采購地點RFQ唯一地點 Tokyo NewYork 采購地點付款地點 聯(lián)系人 供應商 Paris 避免重復供應商 在供應商窗口設置一個新的供應商之前 要先確認系統(tǒng)中沒有該供應商存在 提交以下報表以確認系統(tǒng)中沒有重復的供應商 供應商報表供應商審計報表定期審核供應商 以達到如下結果 為了防止生成重復發(fā)票為了提高系統(tǒng)執(zhí)行速度為了提供準確的供應商報表 合并供應商 運行供應商審計報表 審核合并結果 ABCCorporation 合并供應商 明確是否有重復的供應商 保留審計痕跡 合并供應商合并供應商時 發(fā)票和PO同時被更新 更新所有發(fā)票或者僅僅是未過帳發(fā)票 拷貝舊供應商地點給新供應商或者閑置舊地點 系統(tǒng)自動提交報表來記錄合并信息 合并供應商 保留報表作為審計線索 對于合并供應商記錄 Oracle應付不保留在線的審計痕跡Oracle應付自動地打印采購訂單頁眉更新報表和供應商合并報表將這些報表作為審計線索 供應商報表 報表名說明供應商報表查看供應商 供應商地點和供應商聯(lián)系信息供應商審計報表可以幫助查看潛在的名稱相似的重復供應商新供應商 新供應商復核新供應商或新供應商地點地點報表供應商付款歷史報表查看單個或一組供應商付款歷史 包括無效付款供應商已付發(fā)票查看單個或一組供應商付款歷史 包括折扣歷史報表和部分付款 Unit2 發(fā)票 主要內(nèi)容 發(fā)票處理流程 概念發(fā)票的輸入發(fā)票和PO匹配應用費用報表資產(chǎn)發(fā)票經(jīng)常性發(fā)票其他發(fā)票管理功能發(fā)票會計分錄 發(fā)票的處理流程 概念 輸入發(fā)票 概覽 輸入供應商 輸入請求 創(chuàng)建PO 輸入發(fā)票或發(fā)票批 審批發(fā)票 付款 創(chuàng)建日記帳分錄 調(diào)節(jié)付款 和PO匹配 發(fā)票類型發(fā)票總帳日期發(fā)票稅金發(fā)票分布集 有關發(fā)票的幾個概念 Oracle應付發(fā)票類型 類型描述標準發(fā)票是指由于采購貨物或接受勞務從供應商處取得的發(fā)票 標準發(fā)票既可以和訂單匹配 也可以不匹配 貸項通知單指對于已開發(fā)票的貨物或勞務而從供應商處取得的紅沖發(fā)票借項通知單對于已開具的發(fā)票供應商未開紅沖發(fā)票 而由自已錄入的紅沖發(fā)票費用報表指對于雇員發(fā)生的相關費用的而開具的發(fā)票PO缺省和采購訂單匹配的發(fā)票 輸入PO號碼后 Oracle應付自動地提供供應商信息 預付支付給供應商或雇員的作為預付款的一種發(fā)票 視為發(fā)票 快速匹配和采購訂單匹配的發(fā)票 輸入PO號碼 Oracle應付自動地提供供應商信息并且和采購定單的每一個裝運行匹配 混合發(fā)票既可以和采購訂單又可以和發(fā)票匹配的發(fā)票 既可以輸入正數(shù) 也可以輸入負數(shù) 指定缺省的總帳日期 應付選項 總帳日期 發(fā)票 給每一個發(fā)票和發(fā)票批指定一個缺省的總帳日期 決定 發(fā)票日期 系統(tǒng)日期 缺省至 總帳日期 發(fā)票分配 缺省至 主要內(nèi)容 設置系統(tǒng)選項 稅收自動計算 YES NO 設置稅名稱 稅名稱 稅率 稅核算會計科目 發(fā)票稅金 輸入增值稅 VAT 稅收類型稅名稅率 定義供應商賦予稅名 定義稅名 輸入含增值稅發(fā)票 檢查稅費 發(fā)票分布集 利用發(fā)票分布集可以快速建立發(fā)票分配行 分布集行50 01 200 300050 03 140 2600 分布集行0 01 100 30000 02 200 26000 03 200 4000 發(fā)票分布行0 01 100 30000 01 200 26000 02 200 4000 發(fā)票分布行50 01 200 300050 03 140 2600 完整分布集 框架分布集 或 供應商 指定分布集給供應商 發(fā)票 1000 完整分布集 框架分布集 只有會計科目信息 沒有具體的金額分配比例 有會計科目信息和具體的金額分配比例 發(fā)票輸入 使用工作臺模式 輸入批 概覽 輸入一個發(fā)票批 批文件 復核批控制報告 批控制形式 批控制形式 批名 JS03041998日期 03 04 98 控制發(fā)票數(shù)量 20控制發(fā)票總額l 2 600 78實際發(fā)票數(shù)量 19實際發(fā)票總額l 2 200 78計數(shù)差額 1合計差額 400 00輸入人 JohnSmithEntryTime elapsed 15minutesNotes Invoice 300941forsupplierABCCorporationwasaduplicate 復核和維護發(fā)票批 提交批控制報表以審核處理的準確性和效率 查看職員輸入發(fā)票批的數(shù)量和批實際總額和控制總額之間的差異 發(fā)票信息 明細信息 缺省信息 基本信息 信息 供應商信息 發(fā)票信息 付款計劃行 發(fā)票分配行 類型描述項目記錄向供應商購物或勞務收費金額稅記錄購買商品或勞務而產(chǎn)生的稅額運費記錄供應商的運輸費用雜項費用記錄一張發(fā)票的各項雜項費用 發(fā)票分配類型 將發(fā)票與采購訂單匹配 發(fā)票和采購訂單匹配 概要 發(fā)票批 輸入發(fā)票 審批發(fā)票 發(fā)票和采購訂單匹配 發(fā)票歸檔 過帳發(fā)票 復核發(fā)票 匹配設置選項 二重匹配三重匹配四重匹配 發(fā)票數(shù)量4價格 150 00 訂單數(shù)量4價格 150 00 二重匹配 訂單數(shù)量3價格 150 00 接收數(shù)量3價格 150 00 三重匹配 發(fā)票數(shù)量3價格 150 00 訂單數(shù)量2價格 150 00 接受數(shù)量2價格 150 00 四重匹配 發(fā)票數(shù)量2價格 150 00 接收數(shù)量2價格 150 00 匹配 應用借 貸項發(fā)票 匹配借 貸項發(fā)票至指定發(fā)票分配行和采購訂單分配行 或將貸項金額按比例分配到與采購訂單裝運 與貸項 借項通知單匹配 關聯(lián)的所有采購訂單Oracle應付自動使用借 貸項發(fā)票抵減正常發(fā)票 以減少或清除到期應付供應商款總額 應用費用報表 費用報表處理 輸入費用報表 應用預付款 通過提交應付發(fā)票引入建立發(fā)票 支付員工款 設置費用報表分錄 定義費用報表模板 輸入員工 地址 定義雇員作為供應商 資產(chǎn)類發(fā)票 資產(chǎn)發(fā)票 資產(chǎn)標識 發(fā)票批準 過帳 經(jīng)常性發(fā)票 經(jīng)常性發(fā)票 概覽 您可以為可能收不到發(fā)票的定期業(yè)務費用 如租金 輸入發(fā)票 輸入經(jīng)常性發(fā)票 定義特殊會計日歷定義經(jīng)常性發(fā)票模板生成基于模板的發(fā)票通過經(jīng)常性發(fā)票模板 您可以 指定經(jīng)常性發(fā)票生成的時間間隔 定義隨著期間按固定百分比增加或減少的經(jīng)常性發(fā)票 其他發(fā)票管理功能 掛起 審批 調(diào)整 取消 帳戶掛起原因No資金掛起原因Mixed信息不足No發(fā)票掛起原因Yes匹配掛起原因Mixed期間掛起原因No采購請求掛起原因No差異掛起原因Mixed 掛起類型 查看在審批發(fā)票時系統(tǒng)自動置于的掛起類型 預先定義用戶定義手工釋放掛起類型 審批發(fā)票 輸入發(fā)票 審批發(fā)票 和采購定單匹配 發(fā)票文檔 發(fā)票過帳 發(fā)票查詢 概覽 發(fā)票批 輸入發(fā)票 審批發(fā)票 和PO匹配 發(fā)票文檔 查看發(fā)票 接收發(fā)票 發(fā)票過帳 借方資產(chǎn)或費用 貸方負債 1 和PO匹配2 使用發(fā)票分布集3 手工輸入 1 財務級缺省2 供應商級缺省3 供應商地點級缺省4 發(fā)票級缺省 生成方法 生成方法 發(fā)票會計分錄 利用選擇或缺省值來自動生成發(fā)票會計分錄 Unit3 付款 主要內(nèi)容 付款概覽手工支付 執(zhí)行付款批返款預付款管理執(zhí)行停止 無效付款設置現(xiàn)金控制 概覽 輸入供應商 生成PO 輸入發(fā)票 發(fā)票審批 付款 生成日記帳分錄 和PO匹配 輸入請購單 付款調(diào)節(jié) 設置付款銀行 主要內(nèi)容 銀行名稱分行名稱銀行帳戶會計信息付款單據(jù) Oracle應付支付方式 支付方式 支票 Clearing 電子資金轉帳 電匯 手工遠期付款 定義 遠期付款 給供應商的付款票據(jù) 公司內(nèi)部主體間付款 不用產(chǎn)生付款文檔 要求銀行在指定未來日期付款的支付單據(jù) 通過電子傳遞付款至供應商銀行 聯(lián)系銀行將資金要求通過電匯付款至供應商銀行 供應商指定要求銀行在將來指定未來日期付款的支付單據(jù) 使用工作臺模式 手工付款 執(zhí)行付款批 手工付款 手工付款是在系統(tǒng)外部創(chuàng)建付款 如以下兩種手工付款方式 支票電匯現(xiàn)金 要付款的發(fā)票 選擇發(fā)票 建立付款 格式化付款 確定付款 打印支票 付款批 概覽 返款 返款 收取供應商或員工的退款例 公司對供應商A存在200元的應付帳款 同時還存在一張1000元的貸項通知單 實際上供應商A對公司存在800元的負債 這時可以利用返款功能輸入 800的付款 同時去核銷余額為200元的應付發(fā)票和1000元的貸項通知單 預付款管理 預付款管理內(nèi)容 預付款輸入確定預付款何時應用輸入預付款分配信息審批 支付預付款使用發(fā)票去核銷或取消核銷預付款應用費用報表核銷預付款 預付款步驟 概覽 輸入預付款狀態(tài) 未審批 審批預付款狀態(tài) 未付 支付預付款發(fā)票狀態(tài) 可用 選擇發(fā)票核銷一或多張預付款 選擇預付款并應用于一或多張發(fā)票 預付款 審批 支付預付款 輸入預付款狀態(tài) 未審批 審批預付款狀態(tài) 未付 支付預付款狀態(tài) 可用的 選擇發(fā)票核銷一或多張預付款 選擇預付款并應用于一或多張發(fā)票 使用預付款狀態(tài)報表去檢查未核銷預付款明細 確定并檢查可用的預付款 可用預付款 核銷金額 核銷 取消核銷 在發(fā)票工作臺取消預付款 如果預付款已被支付 則只有當取消付款后才能取消預付款 除非預付款從未被核銷 否則對應的付款是不允許被取消的 在發(fā)票界面查看預付款取消信息 取消預付款 停止 無效付款 停止和取消付款 概覽 銀行帳戶余額不足 錄入錯誤的付款信息 使用停止和取消付款的情況 利用選擇或缺省值來自動生成付款會計分錄 借方負債 發(fā)票負債科目 生成方法 貸方現(xiàn)金獲得折扣 系統(tǒng)級設定科目 銀行會計科目 生成方法 生成方法 付款會計分錄的生成 Unit4 報表 會計 和審計 主要內(nèi)容 報表 報告集完成AP會計周期AP其他功能 公司間業(yè)務 外幣等 報表 報表名稱 提交報表 完成AP會計周期 傳送資產(chǎn)明細信息至Oracle資產(chǎn)傳送帳戶明細至總帳關閉應付會計周期調(diào)節(jié)周期應付事項清除記錄 主要內(nèi)容 AP周期循環(huán) 檢查 解決AP問題 轉移未解決問題至下一會計期 關閉應付周期 調(diào)節(jié)應付事項 日記帳分錄過帳 檢查傳送結果解決過帳問題 在應付輸入資產(chǎn)信息 提交成批增加程序 檢查結果 將附加過入資產(chǎn) 將資產(chǎn)信息傳送至FA 提交成批增加 調(diào)節(jié)應付帳款活動 使用以下報表調(diào)節(jié)已過帳付款 發(fā)票與應付帳款試算平衡 已過帳發(fā)票登記已過帳付款登記應付帳款試算表應付試算表 本期 應付試算表余額 上期 已過帳發(fā)票登記 已過帳付款登記 使用其他會計功能 平衡公司間交易記錄以非發(fā)票幣種付款輸入 支付多種貨幣發(fā)票檢查未實現(xiàn)匯兌損益使用文檔序列 使用公司間帳戶 Invoicefor 150501505050 Company01Company02Company03ExpensesAPExpensesExpenses Step1 Step2 Company01Company02Company03IntercompanyIntercompanyIntercompanyReceivablePayablePayable Intercompany1005050BalancingEntry 使用多幣種 概覽 設置付款選項使用多幣種 過帳 設置供應商缺省貨幣 設置多幣種銀行帳戶 輸入外幣發(fā)票 付款 使用文檔序列號 手工或自動輸入發(fā)票和付款文檔序列號通過文檔序列號可以審核發(fā)票的連續(xù)性 以下幾類單據(jù)必須自動生成文檔