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文檔簡介
工作分析與勝任 特征評估 中國四達人力資源基礎服務專家 第一節(jié) 工作分析 一、工作分析定義 采用一定的方法(訪談法、問卷法等)對組織內特定職位進行分析,確定該職位的主要信息(職位目的、職位關系、職位責任、工作環(huán)境、素質要求等)的過程 工作分析的六個導向 回答工作做什么 , 稱為任務導向分析; 回答工作要如何做 , 稱為行為導向分析; 回答任職條件是什么 , 稱為個人導向分析; 回答工作績效是什么 , 稱為目標導向分析; 回答工作環(huán)境是什么 , 稱為條件導向分析; 回答工作責任是什么 , 稱為責任導向分析 。 職位基本信息 職位分析的基本信息 職位名稱 職位代碼 所在部門 直接上級的職位名稱 工作地點 現任任職者的姓名 該職位的職位等級 該職位的薪點范圍 職位分析的時間 職位說明書的有效期 職位分析員人名或代碼 常見的工作標識 一、工作標識 常見的工作標識 職位名稱 指公司內部的工作崗位頭銜 .它應該能反映此職位的主要功能。如會計,銷售經理。 部門名稱 指各部門,辦公室。例如,人事部、財務部、維修部,如果是分公司,請注明名稱后,再同時寫明部門名稱。 分支部門 指各職能,各大部門下屬的分支機構或部門。如果沒有,該欄目可以省略。 常見的工作標識 直接主管 直接上級主管的工作頭銜 . 直接主管簽字和任職人簽字 在職位說明書編制完成之后,或新的任職者就任之前,直接主管將說明書交給下屬,雙方簽字確認。 職位說明書撰寫 /修改人姓名 職位說明書撰寫 /修改日期 一、基本信息 職位名稱 招聘配置主管 所在部門 人力資源部 目前任職者 黃 謙 職位等級 高級主管級 工作代碼 H0001 工作地點 3M公司總部 職位分析員 中南林業(yè)科技大學人力資源管理教研室 分析時間 2006年 9月 某公司職位說明書工作標識示例 二、工作概要 請使用一兩句簡捷概括的話,準確說明該崗位存在的原因是什么。 通常情況下一兩句話就足以說明,除非該崗位是由一個任職人同時完成著兩個或更多的不同的工作。 此部分的撰寫目的主要是從公司整體的角度看待該崗位的總體重要性,或者是該崗位對公司業(yè)務的獨特貢獻。 工作依據 工作行動 工作對象 工作目的 根據公司的銷售戰(zhàn)略 , 利用和調動銷售資源 , 管理銷售過程 、 銷售組織 、關系 , 開拓和維護市場 , 以促進公司經營目標和銷售目標的實現 銷售部經理 二、工作概要 完備性: 它表達了該職位所要取得的所有關鍵成果。 成果導向: 它是成果為導向,而非以過程為導向。即它要表達的是該職位要完成什么工作,以及為什么要完成這些工作,而非如何完成這些工作。 穩(wěn)定性: 工作職責僅僅包含該職位的穩(wěn)定性的工作內容,而不包含上級那些臨時授予的、動態(tài)性的工作內容。 獨立性: 每一項工作職責都直接指向一個唯一的工作成果,不允許職責與職責之間的交叉與重疊。 系統性: 同一職位的若干項工作職責之間必然存在著某種邏輯關系,而非任務的簡單拼湊與組合。 工作職責的基本特征 三、工作職責 正向目標 反向目標 支持目標 確保 保證 促進 提高 提升 完善 防止 避免 防范 致使 作為 供 支持 提供 利于 幫助 實現 控制 表達目標的常用詞 1、對計劃、制度、方案、文件等 編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見 2、針對信息、資料 調查、研究、收集、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反饋、轉達、通知、發(fā)布、維護管理 3、某項工作 (上級 ) 主持、組織、指導、安排、協調、指示、監(jiān)督、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估 4、思考行為 研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃、 5、直接行動 組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、控制、監(jiān)管、采用、生產、參加、闡明、解釋、 6、上級行為 許可、批準、定義、確定、指導、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定 7、管理行為 達到、評估、控制、協調、確保、鑒定、保持、監(jiān)督 8、專家行為 分析、協助、促使、聯絡、建議、推薦、支持、評估、評價 9、下級行為 檢查、核對、收集、獲得、提交、制作 10、其他 維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、經營、確認、概念化、合作、協作、獲得、核對、檢查、聯絡、設計、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、引導、傳遞、翻譯、操作、保證、預防、解決、介紹、支付、計算、修訂、承擔、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預測、比較、刪除、運用 職責描述的常用動詞 1、 必須采用 “ 動詞 +名詞 +目標 ” 或者 “ 工作依據動詞名詞目標 ” 的書寫格式; 2、必須盡量避免采用模糊性的動詞,如“負責”、“管理”、“領導”等; 3、必須盡量避免采用模糊性的數量詞,如“許多”、“一些”等,而盡可能表達為準確的數量; 4、必須盡量避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業(yè)化術語,尤其要盡量避免采用管理學專業(yè)的冷僻術語。如確實有采用術語的必要,須在職位說明書的附件中予以解釋; 5、當其存在著多個行動和多個對象時,如會在行動動詞和對象之間的關系引起歧義,需要進行分別表述。 職責描述的書寫規(guī)則 X 負責 預算工作 X 負責 培訓工作 . X 負責 倉庫保管工作 典型錯誤一 X 管理 MIS系統 X 管理 內部銀行的運作 . X 管理 人事配置工作 X 領導 公司的企業(yè)文化建設工作 X 領導 組織的薪酬與福利管理工作 X 領導 公司的對外宣傳工作 典型錯誤二 典型錯誤三 X 無條件完成領導交辦的其他工作 典型錯誤四 職責描述的典型錯誤 工作的目的 成果領域 A 成果領域 B 成果領域 C 成果領域 D 職責目標 a 職責目標 b 職責目標 c 職責目標 d 行動 行動 行動 行動 第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 基于戰(zhàn)略的職責分解步驟 關鍵成果領域 所要達成的目標 部門預算 確保部門預算與組織的戰(zhàn)略與整體預算保持一致 。 人力計劃 確保人力資源計劃與戰(zhàn)略 、 組織結構保持一致 。 招聘錄用 提高招聘工作的效果與效率 , 并確??諐彽年P鍵職位的能夠及時得到高質量的人員補充 。 人力配置 提高組織內各部門 、 各職位的人事匹配 。 培訓開發(fā) 提高培訓組織的效果與效率 。 薪酬管理 確保組織能夠有效的吸引 、 激勵和保留人才 。 績效管理 保證績效管理循環(huán)的正常運行 。 員工關系 避免員工不滿與勞動糾紛的發(fā)生 。 人力資源經理成果目標示例 流程型 并列型 網絡型 混合型 職位目標 類型 圖示 職責與職責之間相互并列 , 不存在順承關系 。 上一職責的工作成果構成下一職責完成的工作輸入 。 存在這某一核心職責 , 其它職責彼此并列 , 其成果成為該核心職責的工作輸入 上述幾種類型的混合體。應用范圍最廣。 邏輯關系 職責內在關系的四種類型 1、 收集 、 整理 、 分析主要政府政策及相關市場信息 , 編輯信息簡報 , 建立順暢的信息渠道 , 為領導進行戰(zhàn)略決策提供依據 。 2、 與業(yè)主溝通 , 收集業(yè)主項目招標意向 、 資質 、 標底等信息 , 融洽客戶關系 、 掌握客戶資源 , 以確保公司的項目投標的成功率 。 3、 擬制項目整體的策劃方案并根據項目所處的不同階段草擬和執(zhí)行策劃建議書 , 以實現對項目前期實施過程的具體細節(jié)進行預測和有效的監(jiān)控 4、 依據公司對項目標書的具體要求和業(yè)主的實際情況 , 參與制作標書 , 確保標書的新穎性 、 實用性和成功率 。 5、 投標結束后 , 牽頭匯總具體投標項目的投標總結和歸檔, 并逐漸建立客戶及競爭對手檔案 , 為下次竟標提供相關信息 。 6、 項目中期 , 與業(yè)主聯系 , 獲取業(yè)主對項目施工的意見反饋 , 以利于樹立公司的良好形象和業(yè)主的二次開發(fā) 。 前期調研階段 投標與競標階段 項目計劃階段 項目計劃階段 投標結束總結階段 項目執(zhí)行階段 流程型職責示例 某公司的市場部經理 1) 提供本院教授級以上人員的用車服務。 2) 提供財務用車、行政用車、外事用車服務。 3) 到校后勤處聯系車隊。 公務用車服務 1) 提供來訪者在出發(fā)地與學校之間的往返用車服務。 2) 根據來訪者需要,協助安排來客食宿 接待學院來客 1) 了解行政人員對辦公用品的需求。 2) 在金額規(guī)定范圍內,采購優(yōu)質適用的辦公用品。 3) 協助教務秘書選購相關教材,并提供運輸。 4) 到勞動部、勞動協會、教育部等有關機構取送文件和辦理相關手續(xù)。 行政服務工作 1) 采購固定資產 2) 登記固定資產卡片。 3) 報上級復批。 4) 日常維護固定資產。 5) 年底核查、清算固定資產。 固定資產 管理工作 基本職責 并列型職責示例 某高校院系辦公室主任 收集行業(yè)信息,分析行業(yè)的發(fā)展趨勢 收集競爭對手的信息,監(jiān)控競爭對手的動態(tài)與競爭策略 收集并傳達國家的產業(yè)政策與宏觀經濟信息,并分析其對本行業(yè)和本公司的戰(zhàn)略影響 分析組織內部的戰(zhàn)略資源,發(fā)現組織的優(yōu)勢與劣勢 起草公司的長期、中期戰(zhàn)略規(guī)劃與公司的年度經營計劃 分析組織內部的戰(zhàn)略變革因素,并形成對變革支持與阻力的判斷 網絡型職責示例 某公司的戰(zhàn)略分析高級主管 1)關鍵性: 即業(yè)績標準變量對該職責的最終完成效果的影響程度。影響程度越大,則該業(yè)績變量越可取。因此,最終結果標準比從關鍵控制點中尋找出來的過程性標準更好。 2)可操作性: 即業(yè)績標準是否可以轉化為實際能夠衡量的指標。包括是否可以收集到準確的數據或者事實來作為考核該標準的依據;是否可以量化,如果不能量化,則是否可以細化,以避免單純憑感覺打分的現象發(fā)生。 3)可控性: 即該業(yè)績變量受到任職者的工作行為的影響有多大,是更多受到任職者的控制,還是受到外部環(huán)境的控制。一般認為,如果任職者對該業(yè)績變量的控制程度小于 70%,則認為該變量必須舍棄。 4)上級職位的認可: 業(yè)績變量的選取還必須得到該職位的上級的認可。 四、業(yè)績標準 業(yè)績變量的篩選標準 五、 工作聯系 下屬人數 指可以支配和管理的人數。是直接管理和間接管理的全部員工數之和。 內部關聯 在完成工作時,該崗位會同公司內什么樣的主管上級 /同部門同事 /其它部門發(fā)生工作關系;也可以說是對該職位有或受該職位影響的單位或個體有哪些。 外部關聯 指因完成該崗位工作而必須發(fā)生聯系的所有公司以外的機構,包括供應商,客戶,上級單位,關系單位,政府機關等。 內外 聯系對象(部門或單位) 聯系的主要內容 與公司總部各部門的聯系 財務部 薪酬預算、薪酬發(fā)放 行政部 文件、檔案管理 總部各部門 人員招聘、培訓、調動、考核 與公司子公司的聯系 子公司人事部 業(yè)務指導 子公司總經理 業(yè)務協商 與公司外部單位的聯系 人才市場、高校、獵頭公司 人員招聘 外部培訓機構 人員培訓 五、 工作聯系 示例 某公司的人力資源部經理 六、工作壓力因素與工作環(huán)境 維度 具體界定 選擇 工作時間的波動性 定時制: 一個工作周期內 ( 管理人員一般為一個月 , 或者更長 ) 基本上 , 工作量沒有太大的變化 , 比如出納員 。 適度波動: 一個工作周期內 , 出現以天計的工作忙閑不均的情況 。 比如工資發(fā)放的主管 , 在月末比較忙 , 而平時工作比較簡單 。 周期性: 在長期的工作過程中 , 出現強烈的反差 , 比如市場人員 , 在投標前期工作極其緊張 , 但是交接工程部門以后 , 相對輕松 。 出差時間的比重 經常出差 , 占總時間的 40 以上 出差較為頻繁 , 占總時間的 20 40 出差時間不多 , 占總時間的 10 20 很少出差 , 占總時間的 6 10 偶爾出差 , 占總時間的 0 5 工作負荷 輕松: 工作的節(jié)奏 、 時限自己可以掌握 , 沒有緊迫感 。 正常: 大部分時間的工作節(jié)奏 、 時限可以自己掌握 , 有時比較緊張 , 但持續(xù)時間不長 , 一般沒有加班情況 。 滿負荷: 工作的節(jié)奏 、 時限自己無法控制 , 明顯感到緊張 , 出現少量加班 。 超負荷: 完成每日工作須加快工作節(jié)奏 , 持續(xù)保持注意力的高度集中 , 經常感到疲勞 , 有經常的加班現象 。 工作環(huán)境 空氣 油污 粉塵 液體 氣體 噪音 溫度 通風 照明 火花飛濺 鐵屑飛濺 電弧光 地面清潔 設備清潔 警覺程度 危險程度 緊張程度 下列各指標按照工作環(huán)境條件的惡劣程度 , 從低到高分為 5個等級 。 等級越低 , 工作條件越好;等級越高 , 工作條件越惡劣 。 1 空氣:指工作時間內 , 崗位周邊環(huán)境的空氣質量 。 清新 1 2 3 4 5 污濁 2 油污:指工作崗位和工作臺面上油污的多少 。 無 1 2 3 4 5 有 3 粉塵:指工作崗位周圍空氣中粉塵的多少 。 少 1 2 3 4 5 多 4 液體:指操作時經常接觸到的化學液體的有害程度 。 無害 1 2 3 4 5 有害 5 氣體:指操作時經常接觸到的化學氣體的有害程度 。 無害 1 2 3 4 5 有害 6 噪音:指工作環(huán)境周圍 ( 半徑 30米內 ) 較大聲音的程度 。 小 1 2 3 4 5 大 7 溫度:指工作場所的溫度是否適宜 。 適宜 1 2 3 4 5 不適宜 8 通風:指在有煙霧或其他不良氣味的工作環(huán)境中空氣的流動情況 。 好 1 2 3 4 5 不好 9 照明:指工作場所的光照程度 。 明 1 2 3 4 5 暗 10 火花飛濺:指操作時是否有火花濺出 。 無 1 2 3 4 5 有 11 鐵屑飛濺:指操作時是否有鐵屑濺出 。 無 1 2 3 4 5 有 12 電弧光:指操作時是否產生電弧光 。 無 1 2 3 4 5 有 13 地面清潔:指工作崗位所在地面的清潔程度 。 潔 1 2 3 4 5 臟 14 設備清潔:指操作時所用的設備 、 模具 、 夾具 、 工具 、 量具 、 輔具的清潔度 。 潔 1 2 3 4 5 臟 15 警覺程度:指在操作中是否需要隨時注意周圍所發(fā)生的一切 。 小 1 2 3 4 5 大 16 危險程度:指萬一由于操作不慎給操作人員或他人造成的危險的程度 。 小 1 2 3 4 5 大 17 緊張程度:指時間上的持續(xù)作業(yè)和上下工序間的連續(xù)作業(yè)所形成的壓力 。 小 1 2 3 4 5 大 是完成 一項工作 的基本條件 要求 技 能: competence,主要指心智、行為、人際等方面的潛能和素質 skill 主要指操作性實務方面的技術能力, 重點關注外語、計算機、具體業(yè)務流程和設備操作方面 工作經驗:從事從崗位需要的相關工作經驗 教育背景:學歷、專業(yè)背景等,如: XX及以上 學歷, XX或 XX專業(yè)畢業(yè) 七、任職條件(資格) 其他要求:指執(zhí)業(yè)資格、性別、黨派、身體狀況等 不代表現有人員的情況,而是指勝任此崗位所需的條件。 職前培訓:指上崗前需要接受的相關制度、法規(guī)等培訓 29 DocID Hewitt Associates 中管網制造業(yè)頻道 練習 請基于撰寫職位描述的撰寫指導原則,以您自己的職位填寫一份空白的職位問卷來草擬職位描述。 工作分析的工具 職務說明書 基本資料 ( 1) 職務名稱; ( 2) 直接上級職位; ( 3) 所屬部門; ( 4) 工資等級; ( 5) 工資水平; ( 6) 所轄人員; ( 7) 定員人數; ( 8) 工作性質 。 工作描述 工作概要 工作活動內容:活動內容;時間百分比;權限等 工作職責 工作結果 工作關系:受誰監(jiān)督;監(jiān)督誰;可晉升 、 可轉換的職位及可升遷至此的職位;與哪些職位有聯系 。 工作人員運用設備和信息說明 31 DocID Hewitt Associates 中管網制造業(yè)頻道 任職資格說明 最低學歷; 所需培訓的時間和科目; 從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗 。 一般能力 興趣愛好 個性特征 性別 、 年齡特征 。 體能要求: 工作姿勢 對視覺 、 聽覺 、 嗅覺有何特殊要求 精神緊張程度 體力消耗大小 。 工作環(huán)境 工作場所 工作環(huán)境的危險性 職業(yè)病 工作時間特征 工作的均衡性 工作環(huán)境的舒服程度 工作分析的工具 職務說明書 二、工作分析的基本過程 1、確定目的 工作分析的內容取決于工作分析的目的和要求 招聘側重點:該崗位的工作職責;對任職者的要求。 績效側重點:衡量每項工作任務的標準。 薪酬側重點:對崗位的量化評估以確定職務的相對價值。 培訓側重點:每項工作任務應達到的要求內容和水平。 二、工作分析的基本過程 2、收集信息 組織結構圖 工作流程圖 職業(yè)分類標準(職位名稱詞典) 現有崗位描述 職業(yè)名稱詞典中使用的九種職業(yè)類別 1、專業(yè)人員、技術人員和管理人員 2、辦事員和信貨員 3、服務 4、農業(yè)、漁業(yè)、林業(yè)及相關行業(yè) 5、加工 6、機械貿易 7、法律工作 8、建筑 9、其他 計劃和執(zhí)行與人事活動的所有階段有關的政策。招募、面試和選拔員工以填補空缺職位。計劃并進行新員工的上崗引導以培養(yǎng)對公司目標的積極態(tài)度。記錄保險費用、養(yǎng)老金計劃和像雇傭、提升、調動和解雇這樣的人事變動。調查偶然事故和為保險受益人準備報告。在勞動力市場進行工資調查研究以確定具有競爭力的工資水平。編制人事工作預算。會見員工及主管人員以處理意見。為因某種原因而離職的員工寫離職通告并進行離職面談以確定隱藏在離職后面的原因。準備報告和推薦手續(xù)以減少曠工和人員流動。與外部供應商接觸以便為員工提供服務,如食堂、交通和重新安置等服務??梢詫κ芄蛦T工的特征進行跟蹤以便向政府進行報告??梢耘c勞動工會的商務代表協商集體談判協議。 1 6 6. 1 1 7. 0 1 8 基本職業(yè)類型( 1表示專業(yè)、技術和管理人員) 基本職業(yè)類型中的門類( 16表示行政管理方面的職業(yè)) 基本職業(yè)類型中門類的組別( 166表示人事管理方面的職業(yè)) 關于數據的難度( 1表示需要對數據進行協調) 關于人員的難度( 1表示需要與人員進行協商) 關于事情的難度( 7表示需要對事情進行處理) 如果前六位數字相同則用它來區(qū)分一種特定的職業(yè) 某煉鋼廠計劃科綜合統計員的崗位經濟責任制 職責: 在科長的領導下,按照專業(yè)管理制度和上級有關規(guī)定,負責全廠生產、經濟、技術指標綜合統計工作,歸口數據管理。 工作標準: 綜合統計、編制報表、圖表。月報于次月 6日前報出,季、年報表于季后第 1月 7日前、次年 1月 10日前報出,每月 15日前完成圖表上墻,每月 28日前提出產品、品種及主要經濟指標預測,準確率達 99% 負責結算煉鐵廠生產原料、燃料耗用量。每月 1日與燒結廠、原料處結算燒結礦、廢鐵數量,做到準確無差錯。 負責收集國內外同行業(yè)有關生產經濟指標等資料。每月 20日前將 16個單位主要指標登入臺賬,填寫圖表上墻。 負責提出統計分析,每月 28日前完成。 建立健全數據管理制度,建立廠級數據庫,使全廠數據管理系統化、規(guī)范化。 任職條件: 必須熟悉上級有關統計規(guī)章制度、統計方法,并嚴格執(zhí)行,懂得煉鐵生產工藝及主要設備生產能力,掌握企業(yè)管理的一般知識和工業(yè)統計理論知識及統計計算技能。 二、工作分析的基本過程 3、選擇職位 對公司比較重要的職位 所選職位的組合能反映出公司的組織結構 所選取的職位比較穩(wěn)定 沒有比較頻繁的變化 能夠盡可能代表更多類似的職位 二、工作分析的基本過程 4、進行分析 由人力資源工作者進行 360度評價 二、工作分析的基本過程 5、核對信息 6、撰寫說明書 撰寫職位說明書 撰寫非典型職位說明書 形成崗位責任說明書體系 三、常用的工作分析方法 1、現場觀察法 優(yōu)點:適于由身體活動構成的工作 缺點:腦力勞動、偶發(fā)事件難于觀察 2、所需最低學歷 A小學 B初中 C技校高中 D大專 E大專以上 1、所需最低工作熟練程度等級 A 初級工 a. 1級 b. 2級 c. 3級 B 中級工 a. 1級 b. 2級 c. 3級 C 高級工 a. 1級 b. 2級 c. 3級 12、 緊張程度 高 1 2 3 4 5 低 10、觀察 高 1 2 3 4 5 低 7、觸摸 頻次高 1 2 3 4 5 低 6、聽力 強 1 2 3 4 5 弱 3、 眼手靈活性 高 1 2 3 4 5 低 1、 工作姿勢 A 站 B 坐 C 蹲 D1 空走 D2 搬物直走 D3 彎腰搬物走 3、相同或相似崗位工作經驗 A 半年 B一年 C兩年 D兩年以上 (接下頁) 三 身心活動 2、 加工或裝配的零部件及零件號 四 任職資格 1、設備與用具 13、 計算程度 難 1 2 3 4 5 易 二 設備與產品 11、注意力 集中 1 2 3 4 5分散 7、 具體工作任務 9、分析 高 1 2 3 4 5 低 6、 崗位在工序中的作用及其重要性 A 一般崗 B 關鍵崗 C質控崗 D 關鍵質控 8、記憶 強 1 2 3 4 5 弱 5、工序類型 A 部裝 B 主線 C 其他 5、視力等級 好 1 2 3 4 5 差 4、 4、眼手腳協調性 高 1 2 3 4 5 低 3、流水線類型 2、 1、崗位名稱 1、 2、 體力負荷 一 崗位 產品名稱 產品名稱 工序名稱 工序名稱 量具 輔具 模具 設備 數量 型號 名稱 推拉 搬 拿 公斤 備注 50 25 50 10 25 5 10 3 5 1 3 負重 次數 職位分析觀察表 2、設備運行前準備 設備試運行 A 需要 B 不需要 設備保養(yǎng) A 需要 B 不需要 1、 原材料 A 需要準備 B 不需要 需要多長時間 A 少于 10分鐘 B 10 15分鐘 C 15 20分鐘 D 20分鐘以上 8、噪音 大 1 2 3 小 十一 需要說明的其他問題 5、氣體 有害 1 2 3 無害 4、液體 有害 1 2 3 無害 3、粉塵 多 1 2 3 少 1、外部配件 原料、毛坯的質量對本崗位工作的影響 A 嚴重 B 不嚴重 C無影響 表現在哪些方面 2
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