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項目管理小案例 案例 晚餐項目背景 在某月某日 某人WWW在家準(zhǔn)備晚餐 決定開始項目的時間是下午4點 涉及到的項目干系人就是WWW和他愛人YYY 項目啟動 好的開始是項目成功的一半 項目成功的標(biāo)準(zhǔn)就是實現(xiàn)項目目標(biāo) 而目標(biāo)就是在啟動時來確定 具體而言 此過程要分析干系人 確定項目目標(biāo)以及找出制約因素和假設(shè) 晚餐項目中干系人的識別非常簡單 即夫妻二人 妻子YYY是項目發(fā)起人 發(fā)起項目并提出對項目的要求 YYY也是團隊成員中的專家角色 WWW先生是項目經(jīng)理也是團隊成員 負(fù)責(zé)策劃實施整個項目 同時倆人都是客戶 假如決定外出吃飯 飯店也算是干系人 假如項目包括外出買菜 菜販子也屬于干系人 具體而言 他們都是供應(yīng)商 提供項目所需要的原材料和服務(wù) 分析干系人的需求和影響 項目成功的標(biāo)準(zhǔn)客觀上是實現(xiàn)項目目標(biāo) 主觀上是干系人滿意 滿意的前提是了解干系人需求 需要注意的是 一個是干系人不明確表達(dá)自己潛在的需求 項目經(jīng)理需要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求 另一點就是項目干系人往往需求不一致 而且有時候會矛盾 項目經(jīng)理需記錄下來他們各自需求 并進(jìn)行平衡 在大型項目中 如果涉及到很多方干系人 項目經(jīng)理還需要評估他們對項目的影響力和影響是正面的負(fù)面的 項目經(jīng)理需要高度關(guān)注哪些影響力較強的干系人 作為發(fā)起人和客戶 妻子YYY的需求是 希望丈夫獨立完成項目 能夠保證飯菜有一定的質(zhì)量水平 飯菜樣式搭配要合理 因為她晚餐后需要練習(xí)瑜伽 希望項目盡快完成 同時希望基于家里現(xiàn)有原材料進(jìn)行 作為項目經(jīng)理和團隊成員 丈夫WWW的需求是 希望全程得到專家的技術(shù)支持 建議關(guān)鍵任務(wù) 如炒菜 由專家親自完成 確定干系人目標(biāo) 1 范圍目標(biāo) 成果必須包括四菜 一湯和主食 米飯或饅頭 搭配上需要有葷有素 有飯有湯 有涼有熱 2 進(jìn)度目標(biāo) 項目必須在2小時內(nèi)完成 當(dāng)前時間是下午4點 完成時間為下午6點 這樣才能保證7點半?yún)⒓渝憻? 質(zhì)量目標(biāo) 營養(yǎng)豐富 美味可口4 成本目標(biāo) 直接成本是原材料成本 間接成本是水 電 氣 確定目標(biāo)優(yōu)先級 通常干系人會提出很多目標(biāo) 有些目標(biāo)有時候是矛盾的 比如希望范圍要多 進(jìn)度要快 成本要少 質(zhì)量要好 當(dāng)目標(biāo)較多時 需確定目標(biāo)的優(yōu)先順序 這樣做好處 可以集中精力滿足關(guān)鍵目標(biāo) 目標(biāo)優(yōu)化矩陣 找出制約要素 制約要素就是當(dāng)前存在的會對項目實施有限制的因素 晚餐案例的制約要素列表 1 必須使用家里現(xiàn)有原材料 2 工具有限 電飯鍋 鐵鍋 菜刀都只有一個 3 廚房面積有限 4 WWW的工作經(jīng)驗 能力 水平有限 找出假設(shè) 假設(shè)充滿不確定性 如果不成立就是風(fēng)險 假設(shè)需要漸進(jìn)明晰 開始了解少 在項目進(jìn)行中需要逐步確認(rèn) 完成案例假設(shè)條件列表 1 有電 有氣 有水2 鐵鍋 電飯鍋 菜刀 切菜板都是可用的3 原材料有蔬菜 有肉 項目啟動階段結(jié)束 在這個過程中 需要項目經(jīng)理具備的能力包括 溝通 和陌生干系人會面 迅速建立良好的關(guān)系 談判 用來共同確定目標(biāo) 說服 讓干系人相信你 聽從你的建議 觀察力 對環(huán)境的觀察 理解 決策力 準(zhǔn)確做出判斷 必要情況下幫助干系人做出選擇 協(xié)調(diào) 和不同干系人溝通 召集會議等 項目計劃 規(guī)劃 定義范圍范圍就是做什么不做什么 在計劃的開始 首先需要和干系人交流 確定項目的具體成果有哪些 以及項目的邊界 然后 可以使用WBS 工作分解結(jié)構(gòu) 來有效組織成果 定義活動 在晚餐項目中 對要得到的米飯進(jìn)行了深入思考 發(fā)現(xiàn)得到米飯需要淘米 下米 煮飯三個活動 在借助專家的協(xié)助 我對其他成果進(jìn)行分析 列出了得到成果所需必要的活動 并對必要性進(jìn)行了評估 是否必要就看是否能產(chǎn)生成果 而且成果要么是WBS低層的工作包 要么就是必要的過程性成果 估算活動資源和歷時 使用了專家判斷 通過請教專家 估算了每個活動的資源和活動 實踐中 專家判斷是常用的方法 假如項目經(jīng)理本身有豐富經(jīng)驗 也可以直接估算每個活動的資源數(shù)量 最終累加每個活動的資源可以確定項目總體資源數(shù)量 歷時我們采用分鐘作為單位 關(guān)鍵路徑為 洗排骨 燉排骨 裝盤 歷時為121分鐘 項目的要求是120分鐘 超過1分鐘 怎么辦 需要作進(jìn)度壓縮 進(jìn)度壓縮的方法有四個 A趕工 增加資源投入 B快速跟進(jìn) 把本來先后順序的 調(diào)整為同時進(jìn)行 C砍范圍 例如在這個項目中 如果必須120分鐘 就不裝盤了 就鍋啃 D技術(shù)改進(jìn) 縮短歷時 A和B不可行 C不文雅 D沒有找到方案 最終經(jīng)過召開變更控制委員會 重大干系人組織 討論決定 項目基準(zhǔn)調(diào)整為在121分鐘完成 完成項目進(jìn)度表 在晚餐項目中 因為項目總體歷時為2小時 所以時間標(biāo)尺以10分鐘為單位 在實踐中可以根據(jù)項目歷時進(jìn)行調(diào)整 如果項目歷時比較長 時間標(biāo)尺可以按月 周 天來表示 也可以根據(jù)需求調(diào)整 如果給企業(yè)高層看 可以看按季度 月的 如果指導(dǎo)實施人員 可以按周 天 甚至小時都可以 確定項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 項目的質(zhì)量包括三方面 第一 成果的質(zhì)量 即項目產(chǎn)品需要達(dá)到的技術(shù)要求 第二個 過程的質(zhì)量 即項目過程是否規(guī)范 第三個 原材料的質(zhì)量 即項目中所使用設(shè)備 原材料的品質(zhì) 成果的質(zhì)量就是飯菜是否可口 過程的質(zhì)量就是項目中炒菜 洗菜 切菜動作是否符合最佳實踐 原材料的質(zhì)量就是洗的菜是否干凈 切的菜是否大小均勻合適 制定項目人力資源計劃 制定項目采購計劃 多數(shù)項目都會涉及到采購 區(qū)別在于采購的數(shù)量和比例不同 一般采購的內(nèi)容包括服務(wù) 原材料 設(shè)備等 采購計劃需要解決 一 買什么不買什么 二 什么時間買 三 買多少 四 采用什么購買方式或流程 五 需要采用的合同類型 如何管理合同 大宗采購 六 具體付款的方式和時間 七 如何作合同收尾等問題 應(yīng)對風(fēng)險 第一 識別風(fēng)險 就是找出哪些地方可能出現(xiàn)風(fēng)險 第二 分析風(fēng)險 評估風(fēng)險發(fā)生的可能性 概率 和影響 后果 對風(fēng)險進(jìn)行排序 第三 應(yīng)對風(fēng)險 找出風(fēng)險征兆 做好應(yīng)對措施和備選計劃 第四 監(jiān)控風(fēng)險 隨時監(jiān)控項目是否發(fā)生 如果發(fā)生應(yīng)對措施效果如何 如果需要再采取備選方案 項目執(zhí)行與監(jiān)控 執(zhí)行計劃在完成計劃編寫之后 項目經(jīng)理需要將計劃分發(fā)給每個團隊成員 然后給成員提供需要的資源 由成員開始執(zhí)行計劃 此過程除非項目經(jīng)理還兼職技術(shù)角色 通常需要做的事情不多 假如你在此階段非