項(xiàng)目評估和控制ppt課件.pptVIP

第八章 項(xiàng)目評估和控制 1 項(xiàng)目溝通 第八章項(xiàng)目評估和控制 項(xiàng)目費(fèi)用控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制 項(xiàng)目控制概述 2 項(xiàng)目控制概述 項(xiàng)目控制 就是要時刻對每項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督 然后 對那些出現(xiàn) 偏差 的工作采取必要措施 以保證項(xiàng)目按照原定計(jì)劃執(zhí)行 使預(yù)定目標(biāo)按時和在預(yù)算范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn) 計(jì)劃是管理的核心 而控制是計(jì)劃得以順利執(zhí)行的核心 3 1項(xiàng)目控制循環(huán) 項(xiàng)目的進(jìn)度控制有四個步驟 建立基準(zhǔn)線計(jì)劃 跟蹤和記錄項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展 比較實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃 采取行動 1建立基準(zhǔn)計(jì)劃 2衡量進(jìn)展 3比較實(shí)際與計(jì)劃 4采取行動 4 2項(xiàng)目控制的流程 否 是 5 3項(xiàng)目控制手段和工具 控制手段 制定并遵守計(jì)劃不斷監(jiān)督必要時進(jìn)行調(diào)整溝通團(tuán)隊(duì)工作 可視化圖表工具 里程碑圖甘特圖費(fèi)用成本曲線資源負(fù)荷圖項(xiàng)目成本記錄工作績效圖項(xiàng)目報(bào)告表 6 項(xiàng)目溝通 第八章項(xiàng)目評估和控制 項(xiàng)目費(fèi)用控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制 項(xiàng)目控制概述 7 項(xiàng)目進(jìn)度控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制的依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃及其支持細(xì)節(jié)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施情況報(bào)告獲準(zhǔn)的項(xiàng)目進(jìn)度變更請求項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃書項(xiàng)目進(jìn)度控制的方法和工具進(jìn)度計(jì)劃變更控制系統(tǒng) 申請程序 批準(zhǔn)程序變更實(shí)施程序和責(zé)任等 進(jìn)展度量工具 圖表 8 0 5 10 15 工具之一項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖 時間坐標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖 9 累計(jì)完成任務(wù)量 Qb 時間 100 Tb Tc S型曲線比較圖 項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖之二 S型曲線比較圖 特點(diǎn) 簡單 提供了實(shí)時的追蹤信息 是一種很好的可視化方法 但不能對偏差的原因做出解釋 10 累計(jì)完成任務(wù)量 項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖之三 香蕉型曲線圖 11 項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖之四 里程碑圖 里程碑圖 表 里程碑 milestone 是一個特定的重要事件或項(xiàng)目階段 代表項(xiàng)目工作中一個重要階段的完成 優(yōu)點(diǎn)里程碑標(biāo)志著重要項(xiàng)目步驟的完成里程碑可以激發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的積極性里程碑提供了重新評估客戶好任何潛在變更的時機(jī)里程碑能夠?qū)Ω鞣N可交付成果進(jìn)行說明 使成員對項(xiàng)目有一個正確的認(rèn)識缺陷 12 波音公司XX項(xiàng)目的里程碑圖 13 項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖之四 跟蹤甘特圖 14 項(xiàng)目進(jìn)度動態(tài)曲線圖之五 直方圖 人力資源負(fù)荷圖 實(shí)際與計(jì)劃的對比 15 項(xiàng)目進(jìn)度控制的類型 按照不同管理層次對進(jìn)度控制的要求分為三類 項(xiàng)目總進(jìn)度控制 項(xiàng)目經(jīng)理等高層次管理部門對項(xiàng)目中各里程碑事件的進(jìn)度控制 項(xiàng)目主進(jìn)度控制 主要是項(xiàng)目部門對項(xiàng)目中每一主要事件的進(jìn)度控制 在多級項(xiàng)目中 這些事件可能就是各個分項(xiàng)目 項(xiàng)目詳細(xì)進(jìn)度控制 主要是各作業(yè)部門對各具體作業(yè)進(jìn)度計(jì)劃的控制 這是進(jìn)度控制的基礎(chǔ) 項(xiàng)目控制主要解決的問題是克服拖期 但實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃不符的情況還有另外一種 即工作的過早完成 一般來說 這是有益無害的 但在有些特定情況下 某項(xiàng)工作的過早完成會造成資金 資源流向問題 或支付過多的利息 16 項(xiàng)目溝通 第八章項(xiàng)目評估和控制 項(xiàng)目費(fèi)用控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制 項(xiàng)目控制概述 17 費(fèi)用控制 費(fèi)用控制要保證各項(xiàng)工作要在它們各自的預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行 費(fèi)用控制的基礎(chǔ)是事先就對項(xiàng)目進(jìn)行的費(fèi)用預(yù)算 費(fèi)用控制的基本方法是規(guī)定各部門定期上報(bào)其費(fèi)用報(bào)告 再由控制部門對其進(jìn)行費(fèi)用審核 以保證各種支出的合法性 然后再將已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算相比較 分析其是否超支 并采取相應(yīng)的措施加以彌補(bǔ) 18 1費(fèi)用控制的內(nèi)容 費(fèi)用控制是在項(xiàng)目實(shí)施過程中通過開展項(xiàng)目成本的監(jiān)督好管理努力將實(shí)際成本處于受控狀態(tài)被控制在項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)的工作監(jiān)控費(fèi)用執(zhí)行情況以確定與計(jì)劃的偏差確使所有發(fā)生的變化被準(zhǔn)確記錄在費(fèi)用線上避免不正確的 不合適的或者無效的變更反映在費(fèi)用線上就審定的變更 通知利益相關(guān)者采取措施 將預(yù)期的費(fèi)用超支控制在可接受的范圍內(nèi)費(fèi)用控制還應(yīng)包括尋找費(fèi)用向正反兩方面變化的原因 同時還必須考慮與其它控制過程 范圍控制 進(jìn)度控制 質(zhì)量控制等 相協(xié)調(diào) 19 2費(fèi)用控制的依據(jù) 費(fèi)用線實(shí)施執(zhí)行報(bào)告這是費(fèi)用控制的基礎(chǔ) 實(shí)施執(zhí)行報(bào)告通常包括了項(xiàng)目各工作的所有費(fèi)用支出 同時也是發(fā)現(xiàn)問題的最基本依據(jù) 改變的請求改變的請求可能是口頭的也可能是書面的 可能是直接的也可能是非直接的 可能是正式的也可能是非正式的 改變可能是請求增加預(yù)算 也可能是減少預(yù)算 20 3費(fèi)用控制的方法與技術(shù) 費(fèi)用控制改變系統(tǒng)通常是說明費(fèi)用線被改變的基本步驟 這包括文書工作 跟蹤系統(tǒng)及調(diào)整系統(tǒng) 費(fèi)用的改變應(yīng)該與其它控制系統(tǒng)相協(xié)調(diào) 實(shí)施的度量主要幫助分析各種變化產(chǎn)生的原因 掙得值分析法是一種最為常用的分析方法 費(fèi)用控制的一個重要工作是確定導(dǎo)致誤差的原因以及如何彌補(bǔ) 糾正所出現(xiàn)的誤差 附加的計(jì)劃很少有項(xiàng)目能夠準(zhǔn)確的按照期望的計(jì)劃執(zhí)行 不可預(yù)見的各種情況要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中重新對項(xiàng)目的費(fèi)用作出新的估計(jì)和修改 計(jì)算工具通常是借助相關(guān)的項(xiàng)目管理軟件和電子制表軟件來跟蹤計(jì)劃費(fèi)用 實(shí)際費(fèi)用和預(yù)測費(fèi)用改變的影響 21 掙得值方法1 8 掙得值方法是對項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用進(jìn)行綜合控制的一種有效方法 掙得值方法的三個基本參數(shù) 計(jì)劃工作量的預(yù)算費(fèi)用 BCWS 即BudgetedCostforWorkScheduled 新改為PV 計(jì)劃價值 BCWS是指項(xiàng)目實(shí)施過程中某階段計(jì)劃要求完成的工作量所需的預(yù)算工時 或費(fèi)用 計(jì)算公式為 BCWS 計(jì)劃工作量 預(yù)算定額 BCWS主要是反映進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)當(dāng)完成的工作量而不是反映應(yīng)消耗的工時 或費(fèi)用 22 掙得值方法2 8 掙得值方法的三個基本參數(shù) 已完成工作量的實(shí)際費(fèi)用 ACWP 即ActualCostforWorkPerformed 新改為AC 實(shí)際費(fèi)用 ACWP是指項(xiàng)目實(shí)施過程中某階段實(shí)際完成的工作量所消耗的工時 或費(fèi)用 ACWP主要是反映項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際消耗指標(biāo) 23 掙得值方法3 8 掙得值方法的三個基本參數(shù) 已完工作量的預(yù)算成本 BCWP 即BudgetedCostforWorkPerformed 新改為EV 實(shí)現(xiàn)價值 BCWP是指項(xiàng)目實(shí)施過程中某階段按實(shí)際完成工作量及按預(yù)算定額計(jì)算出來的工時 或費(fèi)用 即掙得值 EarnedValue BCWP的計(jì)算公式為 已完工作量 預(yù)算定額 24 掙得值方法4 8 掙得值方法的四個評價指標(biāo)費(fèi)用偏差 CostVariance CV CV是指檢查期間BCWP與ACWP之間的差異 計(jì)算公式為CV BCWP ACWP 當(dāng)CV為負(fù)值時表示執(zhí)行效果不佳 即實(shí)際消費(fèi)人工 或費(fèi)用 超過預(yù)算值即超支 反之當(dāng)CV為正值時表示實(shí)際消耗人工 或費(fèi)用 低于預(yù)算值 表示有節(jié)余或效率高 25 CV 0表示完成某工作量時 實(shí)際資源消耗低于計(jì)劃值 如圖1 CV 0表示完成某工作量時 實(shí)際資源消耗高于計(jì)劃值 如圖2 CV 0表示完成某工作量時 實(shí)際資源消耗等于計(jì)劃值 費(fèi)用偏差CV BCWP ACWP 26 掙得值方法5 8 掙得值方法的四個評價指標(biāo)進(jìn)度偏差 ScheduleVariance SV SV是指檢查日期BCWP與BCWS之間的差異 其計(jì)算公式為SV BCWP BCWS 當(dāng)SV為正值時表示進(jìn)度提前 SV為負(fù)值表示進(jìn)度延誤 27 28 掙得值方法6 8 掙得值方法的四個評價指標(biāo)費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo) CostPerformedIndex CPI CPI是指預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用值之比 或工時值之比 計(jì)算CPI BCWP ACWP當(dāng)CPI 1表示低于預(yù)算CPI 1表示超出預(yù)算CPI 1表示實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用吻合 29 掙得值方法7 8 掙得值方法的四個評價指標(biāo)進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo) SchedulePerformedIndex SPI SPI是指項(xiàng)目掙得值與計(jì)劃值之比 計(jì)算SPI BCWP BCWS當(dāng)SPI 1表示進(jìn)度提前SPI 1表示進(jìn)度延誤SPI 1表示實(shí)際進(jìn)度等于計(jì)劃進(jìn)度 30 BCWS 項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用或計(jì)劃工程投資額BCWP 完成項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用或?qū)崿F(xiàn)工程投資額ACWP 完成工作實(shí)際費(fèi)用或消耗工程投資額BCWP ACWP 費(fèi)用偏差CVBCWP BCWS 進(jìn)度偏差SVBCWP ACWP CPI費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo)BCWP BCWS SPI進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo) 掙得值方法8 8 31 掙得值方法幾個參數(shù)的計(jì)算1 2 估計(jì)EAC EstimateatCompletion 按照完成情況估計(jì)在目前實(shí)施情況下完成項(xiàng)目所需的總費(fèi)用EAC EAC 實(shí)際支出 按照實(shí)施情況對剩余預(yù)算所作的修改 這種方法通常用于當(dāng)前的變化可以反映未來的變化時 EAC 實(shí)際支出 對未來所有剩余工作的新估計(jì) 這種方法通常用于當(dāng)過去的執(zhí)行情況顯示了原有的估計(jì)假設(shè)條件基本失效的情況下或者由于條件的改變原有的假設(shè)不再適用 EAC 實(shí)際支出 剩余的預(yù)算 適用于現(xiàn)在的變化僅是一種特殊的情況 項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為未來的實(shí)施不會發(fā)生類似的變化 32 掙得值方法幾個參數(shù)的計(jì)算2 2 估計(jì)ETC EstimatetoCompletion 按照完成情況估計(jì)完工尚所需的 見EAC方法 BAC 總預(yù)算基準(zhǔn)線 33 有效使用掙值管理注意事項(xiàng) 有效利用掙值管理的關(guān)鍵是要提供準(zhǔn)確實(shí)時的項(xiàng)目信息 特別是工作包完成的百分比 常見的法則有0 100法則 如果某項(xiàng)活動沒有完成 則它的完成百分比為0 全部做完則是100 該法精確度差 適用于時間短的工作包 50 50法則 一項(xiàng)活動開始后就可以認(rèn)為已經(jīng)完成50 全部完成 才認(rèn)為是完成了100 同樣適用于時間短的工作包 完成百分比法則 基于三分法 0 33 67 100 或四分法 0 25 50 75 100 或更細(xì)致的百分比 適用于時間較長的工作包 34 例 水星項(xiàng)目 水星項(xiàng)目 計(jì)劃歷時8個月 預(yù)算成本118000美元 開始時間是1月份 以下是6月份收集的數(shù)據(jù) 試評價項(xiàng)目進(jìn)展情況 35 水星項(xiàng)目進(jìn)展評價 進(jìn)度偏差計(jì)劃值 PV 103掙值 EV 44進(jìn)度績效指數(shù)0 43 EV PV 完工估算時間1 0 43 8 18 7月結(jié)論 項(xiàng)目不能如期完工 項(xiàng)目進(jìn)度落后10個月 成本偏差實(shí)際成本 AC 78掙值 EV 44成本績效指數(shù)0 56 EV AC 完工估算成本1 0 56 118000 210714美元結(jié)論 項(xiàng)目成本超支 超支210000美元 36 案例討論 計(jì)劃費(fèi)用 周 實(shí)際費(fèi)用 完成百分比 37 項(xiàng)目溝通 第八章項(xiàng)目評估和控制 項(xiàng)目費(fèi)用控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制 項(xiàng)目控制概述 38 項(xiàng)目溝通管理 項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時 正確地提取 收集 傳播 存儲以及最終進(jìn)行處置 保證項(xiàng)目信息暢通 溝通計(jì)劃是良好溝通的基礎(chǔ) 39 溝通方式 言語溝通 體語溝通 40 溝通渠道 正式溝通渠道 鏈?zhǔn)?Y式 環(huán)式 輪式 全通式 41 各種溝通渠道的比較 42 項(xiàng)目管理溝通流向 43 項(xiàng)目溝通計(jì)劃和技術(shù) 制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃的原則 召集項(xiàng)目組主要成員制定溝通計(jì)劃 識別項(xiàng)目的利益相關(guān)者及其對信息的需求各是什么 決定交流的頻率 方式 信息發(fā)送者是誰 決定項(xiàng)目會議的頻率 時間 地點(diǎn)等 44 例 汽車門鎖開發(fā)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃書 45 例 婚禮項(xiàng)目溝通計(jì)劃 溝通目標(biāo) 保證整個婚禮過程的每個環(huán)節(jié) 客人到場 新娘出門 婚禮車隊(duì)游街 賓館接待 婚宴儀式 離開賓館 到達(dá)新房等 順利進(jìn)行 溝通任務(wù) 將整個活動的安排通知所有項(xiàng)目利益相關(guān)方各個項(xiàng)目利益相關(guān)方 如新人 司機(jī) 司儀 賓館經(jīng)理等 之間的工作事項(xiàng)溝通溝通方式 電話 信件 上門通知 口頭 發(fā)請柬等項(xiàng)目溝通任務(wù)的時間安排何時發(fā)送請貼 口頭 書面 何時通知司機(jī)和賓館經(jīng)理等責(zé)任人婚禮助手負(fù)責(zé)發(fā)送請貼 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)新人 司機(jī) 司儀 賓館經(jīng)理等溝通費(fèi)用安排和資源保障其它如信息收集或發(fā)送權(quán)限 假設(shè)或約束條件等 婚禮負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目利益相關(guān)者包括新郎新娘 雙方親屬 朋友 婚禮助手 伴郎伴娘 賓館聯(lián)系人 司儀 婚禮車隊(duì)的司機(jī)等人 46 項(xiàng)目溝通形式 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 又稱項(xiàng)目績效報(bào)告或項(xiàng)目階段性評審報(bào)告 是描述項(xiàng)目各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況和取得的成果 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告一般有固定的報(bào)告期 根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)可以選擇一天 一周 一個月或更長的時間 一份標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告主要包括以下內(nèi)容 本報(bào)告期間取得的主要成果和達(dá)到的關(guān)鍵性目標(biāo) 項(xiàng)目工作量完成情況以及里程碑實(shí)現(xiàn)情況 與計(jì)劃相比 項(xiàng)目的成本 進(jìn)度和工作范圍的實(shí)施情況 以及完成工作的質(zhì)量情況 前期遺留問題的解決情況 本報(bào)告期間發(fā)生的問題及存在的隱患 計(jì)劃采取的改進(jìn)措施及理由 下一個報(bào)告期內(nèi)期望達(dá)到的目標(biāo)及預(yù)期實(shí)現(xiàn)的里程碑 47 項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告格式 從7月1日到9月30日的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告內(nèi)容表1自上次報(bào)告以來的成績2項(xiàng)目實(shí)施的當(dāng)前情況 1 成本 2 進(jìn)度 3 工作范圍3對以前明確的問題解決的進(jìn)展4自上次以來的問題或潛在的問題5計(jì)劃糾正措施6下一報(bào)告期內(nèi)預(yù)期實(shí)現(xiàn)的里程碑 48 各種項(xiàng)目進(jìn)度控制報(bào)表 關(guān)鍵點(diǎn)檢查報(bào)告 49 項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告 50 任務(wù)完成報(bào)告 51 重大突發(fā)性事件的報(bào)告 52 項(xiàng)目變更申請報(bào)告 53 項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告 IBM 54 項(xiàng)目管理報(bào)告 IBM 55 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告 56 項(xiàng)目溝通形式 項(xiàng)目會議1 4 項(xiàng)目會議是平衡沖突 解決問題 促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)的有效工具 會議按內(nèi)容劃分可以有 項(xiàng)目啟動會議 階段性評審會議 解決問題會議 技術(shù)和設(shè)計(jì)評審會議 項(xiàng)目總結(jié)會議 57 項(xiàng)目溝通形式 項(xiàng)目會議2 4 會議類型 指導(dǎo)委員會 項(xiàng)目組 工作組 會議頻率 每4周一次 會議目的 向關(guān)鍵利益方和高級管理人員匯報(bào)進(jìn)展解決需要更高層支持的問題 協(xié)調(diào)資源需求并解決任何工作組工作中發(fā)生的問題 明確短期目標(biāo) 制定具體工作計(jì)劃 通報(bào)工作組中每個組員取得的進(jìn)展確定哪些問題要向項(xiàng)目組匯報(bào)并由其解決 每2周一次 每周一次 按項(xiàng)目管理的層次可以分為 58 項(xiàng)目溝通形式 項(xiàng)目會議3 4 自上次會議以來的主要成就 進(jìn)度狀況 實(shí)