對(duì)市政工程檔案管理方法的探討[權(quán)威資料]

對(duì)市政工程檔案管理方法的探討 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：隨著我國(guó)的城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。如何有序地管理好市政工程檔案既是工程本身的需要也是檔案部門的要求。 關(guān)鍵詞：市政工程；檔案；方法 Abstract: along with Chinas city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department. Keywords: municipal engineering； File； methods TU99 A 市政工程檔案的分類 市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)、手冊(cè)中規(guī)定的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標(biāo)文件、預(yù)算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄 (培訓(xùn)記錄、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單，合同臺(tái)帳，收發(fā)文本、采購(gòu)計(jì)劃 )也分為外來和自制兩類。 二 、檔案管理的方法 (一 )管理體制改革的分析 要定期對(duì)相關(guān)的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一批既符合市政工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國(guó)國(guó)情義兼容國(guó)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。 2001 年，國(guó)家檔案局為適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的改革開始制定基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范、國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范兩個(gè)文件，為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時(shí)服務(wù)，也為我們應(yīng)對(duì)工程建設(shè)體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)，我們可根據(jù)其要求，及時(shí) 學(xué)習(xí)和宣傳，并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點(diǎn)建設(shè)工程檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。 (二 )重視工程檔案管理工作 工程建設(shè)中一般對(duì)工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于 l 工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部 門。工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對(duì)資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施 _工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時(shí)間；四是工程建設(shè)中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時(shí)間；二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)務(wù)；三是為項(xiàng)目檔案管理帶來較大難度；另外，對(duì)工程質(zhì)量檢測(cè)單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設(shè)管理中，應(yīng)該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時(shí)間內(nèi)將內(nèi)業(yè)資料整理結(jié)束，為交工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。 (三 )制定出 工程檔案管理辦法 1檔案管理前的控制 為了讓管理工作順利的開展，須對(duì)各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規(guī)定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰(shuí)做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項(xiàng)。 2檔案管理中的控制 在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強(qiáng)對(duì)檔案管理的 事中控制。所謂實(shí)行專門管理和分散管理方式是指對(duì)公司各部門工作有綜合影響的檔案 (如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、公司的各種合同、公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)、手冊(cè)中的模板文件、部門規(guī)章、通知、報(bào)告、決議決定、合同、基建文件、項(xiàng)目施工與竣工圖 )采用專門管理，對(duì)于部門性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的檔案 (如培訓(xùn)記錄、部門工作計(jì)劃、各種工作底稿、收發(fā)傳遞記錄等、監(jiān)理文件、施工文件、考核記錄 )實(shí)行分散至各部門 (單位 )進(jìn)行管理，檔案管理部門定期監(jiān)督、檢查與總結(jié)。為此，我們?cè)诟鞑块T設(shè)立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎(chǔ)保 證。 (三 )加強(qiáng)對(duì)市政工程檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究 大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程梢案中運(yùn)用。現(xiàn)階段，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用 CAD 光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定 (CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，有些公司 也開始對(duì)照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。 (四 )建立檔案檢索系統(tǒng) 各部門應(yīng)有效利用部門的微機(jī)資源建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門 (公司 )的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協(xié)調(diào)工作能力；方便各部門 (單位 )對(duì)檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料；內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然 形成 (特定 )的編號(hào)。 (如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更 )。 (五 )及時(shí)做好傳遞和變更記錄 在檔案管理的過程中，如果經(jīng)常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄 (如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等 )，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取 及時(shí)，有效檔案資料或信息。 (六 )加強(qiáng)市政工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的素質(zhì) 隨著時(shí)代的變遷和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，市政檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。在迅速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍。首先，要注重人才。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使市政檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案 ：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)市政檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。 (七 )定期對(duì)資料進(jìn)行整理 由于資料整理比較繁雜，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。 (八 ) 嚴(yán)格把關(guān)市政檔案的驗(yàn)收 嚴(yán)格的把關(guān)是保證市政檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的丁程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。 三、結(jié)束語(yǔ) 總之，加入 W 工 O 后，我國(guó)的建筑市場(chǎng)將面臨嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制將進(jìn)行改革，市政工程檔案管理也會(huì)出現(xiàn)新情況同時(shí)會(huì)有較大的發(fā)展機(jī)會(huì)和空間。我們應(yīng)以加 入 W 工 O 為契機(jī)和動(dòng)力，積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外建設(shè)工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)和手段，充分利用我們的本土化優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)市政工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)完善建設(shè)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)市政工程檔案管理再上一個(gè)臺(tái)階。 閱讀相關(guān)文檔 :淺談水利工程中質(zhì)量檢測(cè)常見問題及處理措施 淺談建設(shè)單位對(duì)承包商的施工安全與管理措施 淺談水利水電工程施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理 淺談施工項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理 建筑工程項(xiàng)目造價(jià)管理研究 某商業(yè)中心結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)例分析 給排水系統(tǒng)施工中節(jié)能材料選擇及施工 如何做好信息時(shí)代下的檔案 管理工作 建設(shè)項(xiàng)目前期的投資控制分析 淺談園林施工管理措施 淺論臨水河道邊的深基坑支護(hù)結(jié)構(gòu)與施工技術(shù) 論在路橋建設(shè)中軟土地基的處理方式 淺談建設(shè)工程中