公司物資采購流程管理制度.doc

公司物資采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求進(jìn)一步規(guī)范物資加強(qiáng)與各部門間的配合特制訂本制度 一、請(qǐng)購及其規(guī)定 1請(qǐng)購的定義 請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程 2請(qǐng)購單的要素 完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括以下要素： （1）請(qǐng)購的部門； （2）請(qǐng)購單填寫人； （3）請(qǐng)購的日期及需求時(shí)間； （4）請(qǐng)購的物品名； （5）請(qǐng)購的物品數(shù)量； （6）請(qǐng)購的物品規(guī)格； （7）請(qǐng)購的物品用途； （8）請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注； （9）請(qǐng)購部門主管； （10）請(qǐng)購單審核人； （11）公司總經(jīng)理 3請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定 （1）請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門； （2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單辦公用品及包材采購物料的請(qǐng)購應(yīng)統(tǒng)一填寫物料申請(qǐng)表； （3）食品的采購訂單應(yīng)由采購主管審核后再由采購專員提報(bào)至供應(yīng)商與供應(yīng)商確認(rèn)到貨信息后填寫計(jì)劃到貨日期如遇缺貨要及時(shí)通知采購主管從其它渠道調(diào)貨請(qǐng)購部門提報(bào)的其它請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門待采購部簽字后請(qǐng)購部門備份； （4）其它涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交該清單的電子文檔也需一并提交； （5）遇公司經(jīng)營(yíng)、生活急需的物資公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況可以電話或其他形式請(qǐng)示征得同意后提報(bào)采購部門簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ) （6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品請(qǐng)購部門必須作出書面說明 （7）其它請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門主管簽字后報(bào)采購部 二、請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn) （1）采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2）接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購名稱規(guī)格等不完整清晰不采購庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有超儲(chǔ)庫存； （4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門 2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定 （1）對(duì)于請(qǐng)購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門； （4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議 三、詢價(jià)及其規(guī)定 1詢價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 4對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 5詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)； 6在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 四、比價(jià)、議價(jià) 1對(duì)廠商的供應(yīng)能力交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)； 2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析是否其他供應(yīng)商的價(jià)格最低所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況設(shè)定議價(jià)目標(biāo)； 4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等 五、入庫 （1）采購物資到達(dá)倉庫后由倉庫驗(yàn)貨員嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)查看物品的包裝與日期散裝食品應(yīng)做質(zhì)量判定再按照采購清單驗(yàn)收物資； （2）倉庫驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格品應(yīng)不予入