OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用.doc

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用【摘要】OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用各種協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建適合醫(yī)院使用的信息集成和信息服務(wù)的設(shè)施?？傮w目標(biāo):以確保系統(tǒng)實(shí)用、可靠、先進(jìn)為原則，建立以信息流轉(zhuǎn)為核心的，以業(yè)務(wù)處理相互支配的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；在統(tǒng)一的工作平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)信息共享，建立工作流程自動(dòng)化、圖文傳遞電子化、文檔一體化等的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，最終提高工作效率和管理水平。本文提出了醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能模塊，以及每個(gè)功能模塊的功能概述.【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化系統(tǒng)醫(yī)院信息化管理1OA系統(tǒng)簡(jiǎn)介辦公是我們每個(gè)人工作中接觸到的最多的事務(wù)，辦公自動(dòng)化并不是計(jì)算機(jī)和辦公業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)單結(jié)合，辦公自動(dòng)化僅僅是OA系統(tǒng)最初發(fā)展階段人們對(duì)其的理解。隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式從銷售型經(jīng)濟(jì)模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)型經(jīng)濟(jì)模式，行政辦公的內(nèi)容和方式也發(fā)生了許多的變化，從以前以文檔處理和工作流為主的管理方式，發(fā)展成為以知識(shí)的共享和交流，強(qiáng)調(diào)協(xié)作和團(tuán)隊(duì)精神的協(xié)同化的辦公和服務(wù),OA越來(lái)越成為這種變化的載體?，F(xiàn)今的OA帶來(lái)的不僅是行政業(yè)務(wù)的制度化、規(guī)范化和高效率，同時(shí)帶來(lái)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的知識(shí)獲取和交流、知識(shí)利用以及知識(shí)的管理等許多行政管理理念的變革。OA系統(tǒng)發(fā)展有以下三個(gè)階段：(1)以數(shù)據(jù)處理為中心的最初的文檔處理系統(tǒng)。這個(gè)階段強(qiáng)調(diào)的是對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力，它存在于行政辦公最初的信息化階段。(2)以工作流為中心的，日常行政辦公事務(wù)的處理。這種辦公業(yè)務(wù)的處理是基于通訊、協(xié)同操作、協(xié)同運(yùn)行的基礎(chǔ)之上，強(qiáng)調(diào)工作流程的自動(dòng)化和規(guī)范化，以及提高行政辦公效率、降低行政辦公成本。(3)知識(shí)管理和協(xié)作系統(tǒng)隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)和客戶之間聯(lián)系的越來(lái)越緊密，企業(yè)和客戶之間越來(lái)越需要進(jìn)行信息的交流和共享，同時(shí)企業(yè)員工也需要不斷的學(xué)習(xí)和獲取企業(yè)中潛在的或別人的知識(shí)，避免重復(fù)勞動(dòng)和重復(fù)錯(cuò)誤。因此辦公業(yè)務(wù)越來(lái)越多的是融入這種對(duì)企業(yè)所有知識(shí)進(jìn)行管理和使用的服務(wù)中。2OA系統(tǒng)的特點(diǎn)2.1實(shí)時(shí)通訊提供知識(shí)共享和交互環(huán)境，當(dāng)你有某個(gè)問(wèn)題需要與專家商量時(shí)，能夠及時(shí)通過(guò)基于網(wǎng)絡(luò)的電子協(xié)作，找到相關(guān)人員，與專家進(jìn)行深入交流。通過(guò)人的實(shí)時(shí)參與和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)更有效的協(xié)作2.2信息的廣泛的管理和集成OA系統(tǒng)中著重于文檔的組織和管理，方便用戶的檢索和查詢，在你有某個(gè)疑問(wèn)時(shí)，能夠及時(shí)地檢索出最有用的知識(shí)，正確解決問(wèn)題。2.3知識(shí)門(mén)戶的構(gòu)造隨著企業(yè)和客戶聯(lián)系的越來(lái)越緊密，企業(yè)內(nèi)部的信息和企業(yè)外部的信息的相互交融，信息化應(yīng)用和服務(wù)越來(lái)越多的轉(zhuǎn)到基于WEB的體系結(jié)構(gòu)上，企業(yè)的行政管理決策越來(lái)越依靠各種企業(yè)資源系統(tǒng)，如企業(yè)資源信息系統(tǒng)、客戶資源信息系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)等，這個(gè)階段的OA系統(tǒng)將是從企業(yè)各種資源中獲取各種信息，使辦公自動(dòng)化從業(yè)務(wù)處理為中心的聯(lián)機(jī)事務(wù)處理中進(jìn)展到以分析處理為中心的決策型辦公系統(tǒng)發(fā)展。3醫(yī)院應(yīng)用OA系統(tǒng)的必要性因?yàn)槟壳昂芏噌t(yī)院都存在著一些問(wèn)題，由于醫(yī)院中部門(mén)繁多，傳統(tǒng)的管理方法往往會(huì)造成以下不良現(xiàn)象（1）簽核程序繁瑣，工作相互干擾；（2）人工操作難免疏忽與意外，造成遺失、延誤、缺席等；（3）制度制定后不易迅速執(zhí)行；（4）制度調(diào)整更加困難重重；（5）人事組織異動(dòng)，“適應(yīng)期”較長(zhǎng)；（6）難以掌控工作進(jìn)度，更無(wú)法分析流程合理度；（7）紙張表單難以查詢；（8）制度執(zhí)行人為影響大，效率、質(zhì)量低下。4OA辦公自動(dòng)化在醫(yī)院的應(yīng)用4.1信息交流平臺(tái)（1）通知:醫(yī)院工作人員可以使用自己應(yīng)有的權(quán)限在網(wǎng)上選擇對(duì)某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門(mén)或全體人員發(fā)送各種通知、通告、消息、留言等信息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的通知，即使一時(shí)沒(méi)在網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過(guò)任何信息，及時(shí)溝通、協(xié)同工作；（2）新聞:可以直接添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間了解公司信息，支持新聞分類和評(píng)論，可以直接上傳文件和圖片；（3）電子郵件:電子郵件功能可以以靈活的方式發(fā)送、接收和閱讀郵件、應(yīng)答及轉(zhuǎn)發(fā)郵件和設(shè)定跟蹤工作。電子郵件的使用，解決了由人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息的問(wèn)題，減少了消耗材料的使用，消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端；（4）個(gè)人文件夾柜:作為網(wǎng)上的文件柜，員工可以將自己平時(shí)積累的文摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、做過(guò)的工作、取得的成績(jī)、科研資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行知識(shí)管理，便于需要的時(shí)候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時(shí)間；5）文件傳送:傳送的可以把醫(yī)院正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關(guān)人員，提高文件的快速傳送，提高工作效率。（6）網(wǎng)上業(yè)務(wù)：該欄目是為醫(yī)院將來(lái)設(shè)置，如網(wǎng)上掛號(hào)、專家咨詢、費(fèi)用查詢、網(wǎng)上招標(biāo)。（7）遠(yuǎn)程辦公：提供的移動(dòng)辦公、網(wǎng)上辦公功能，即使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出差在外地，也能像在辦公室一樣高效率地處理事務(wù)。（8）個(gè)人論壇：為職工提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問(wèn)題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進(jìn)行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見(jiàn)等。（9）信息查詢：對(duì)各種常規(guī)醫(yī)療政策、藥品信息、醫(yī)療圖書(shū)資料等查詢?nèi)玑t(yī)療法規(guī)查詢、英漢字典、省衛(wèi)生廳網(wǎng)站鏈接、藥品查詢等實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收集，編輯和發(fā)布單位內(nèi)部的刊物?？锞庉媽⒂嘘P(guān)信息篩選、匯集成期刊，并在網(wǎng)上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。4.2針對(duì)醫(yī)院不同角色實(shí)現(xiàn)的功能4.2.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能實(shí)施查閱自己所需要查閱的資料。（例如：想查看某人的人事信息，不用象以往那樣，打電話找人事科的負(fù)責(zé)人，讓其翻箱倒柜找到資料送到自己辦公室，只需要打開(kāi)電腦，進(jìn)入我們的系統(tǒng)，它的一些相關(guān)信息就可以查詢到?；蛘呓o人事科長(zhǎng)發(fā)封郵件，讓其將資料發(fā)到自己郵箱中）能快速而準(zhǔn)確的規(guī)劃自己的任務(wù)安排工作（作為領(lǐng)導(dǎo)人，各種各樣的會(huì)議要求參加，但桌上一堆請(qǐng)柬和通知難免有所遺漏，但電腦就不一樣，用日歷的方式顯示每一天，幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有什么安排。當(dāng)中若有人打電話請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加什么活動(dòng)，也不必查本子和安排，只要看自己的時(shí)間安排就可以馬上給對(duì)方答復(fù)了）。能查看下屬所管轄的各個(gè)科主任的工作計(jì)劃或者是工作匯報(bào)信息。能聽(tīng)到醫(yī)院各個(gè)層次的員工直接發(fā)給你的意見(jiàn)或者建議（作為一個(gè)開(kāi)明而負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人，總想聽(tīng)他人對(duì)工作或者是院務(wù)工作的看法和意見(jiàn)，平時(shí)的見(jiàn)面和電話不一定能表述明白，但是文字卻是最佳媒介）。與普通員工一起參與網(wǎng)上討論與學(xué)術(shù)探討（針對(duì)任何人開(kāi)放的各色論壇是大家暢所欲言的場(chǎng)所）。政務(wù)公開(kāi)，可指定職務(wù)代理人（將自己的行蹤公之于眾，或者指定自己不在時(shí)普通事務(wù)的處理人員，避免因人不在而導(dǎo)致某些審批項(xiàng)目受到耽誤的情況發(fā)生）。4.2.2科室主管能查看下屬所管轄員工的工作計(jì)劃、工作匯報(bào)或工作日志。能快速而準(zhǔn)確的規(guī)劃自己的任務(wù)安排工作（做為中層管理人員，他們的任務(wù)來(lái)自幾個(gè)方面：院領(lǐng)導(dǎo)的指派，其他部門(mén)主管的委托、自己部門(mén)下屬的匯報(bào)，及自己的任務(wù)安排）。對(duì)下屬工作人員指派任務(wù)監(jiān)控具體項(xiàng)目的進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的普通事務(wù)處理和電子審批操作。對(duì)一些普通的公共事務(wù)，且由本部門(mén)員工提出的申請(qǐng)進(jìn)行審批（例如：部門(mén)大事記的登記歸檔、部門(mén)公告的發(fā)布審核工作等）4.2.3普通員工能通過(guò)電子郵件對(duì)領(lǐng)導(dǎo)反映問(wèn)題，和表達(dá)自己的意見(jiàn)?？焖俦憬莸墨@取信息和資料。到自己喜歡的論壇與人進(jìn)行交流和溝通，學(xué)習(xí)到更多知識(shí)和內(nèi)容?？吹筋I(lǐng)導(dǎo)給自己下達(dá)的明確的任務(wù)書(shū)。實(shí)時(shí)監(jiān)控自己的申請(qǐng)項(xiàng)目和需要他人審批的內(nèi)容（例如：自己的請(qǐng)假申請(qǐng)已經(jīng)遞交，要等領(lǐng)導(dǎo)和人事處的批復(fù)。平常的話對(duì)此將無(wú)法知道結(jié)果，而現(xiàn)在只要打開(kāi)電腦就知道領(lǐng)導(dǎo)是否已經(jīng)同意）。很多文字和書(shū)面的任務(wù)完成簡(jiǎn)單方便（例如：領(lǐng)導(dǎo)要求院長(zhǎng)辦公室的某人將今年人事部門(mén)今年的用車情況匯報(bào)一下。以往的話，將查詢大量的資料，然后在電腦里打好，然后打印輸出后拿到領(lǐng)導(dǎo)那里。而現(xiàn)在只要通過(guò)系統(tǒng)簡(jiǎn)單查詢一下，將結(jié)果用郵件發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)即可）4.2.4新員工任何一個(gè)新員工都可以通過(guò)系統(tǒng)中的新員工快速導(dǎo)航，找到自己崗位的職責(zé)說(shuō)明書(shū)。對(duì)于新人需要查看的全院性的規(guī)章制度，部門(mén)規(guī)章制度等信息可以隨時(shí)調(diào)閱查詢。自己所要辦理的各項(xiàng)手續(xù)，到什么部門(mén)，聯(lián)系人是誰(shuí)等都可以查詢到，這樣親切而周到的環(huán)境能讓員工迅速溶入集體中來(lái)。4.2.5院外人員這里主要指病人和病人家屬?？梢酝ㄟ^(guò)醫(yī)院的門(mén)戶，查詢到醫(yī)院每天的開(kāi)診時(shí)間，坐堂專家，醫(yī)療特色、交通指南等各類信息。方便就診和提高醫(yī)院形象?？梢酝ㄟ^(guò)直接的網(wǎng)絡(luò)上的信訪部門(mén)的通道，反映問(wèn)題，對(duì)醫(yī)療、護(hù)理等進(jìn)行投訴或建議。5OA辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院發(fā)展突出的四個(gè)功能5.1整合醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院的人力資源、客戶資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用。5.2加快信息流通，職能部門(mén)下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無(wú)任何中間環(huán)節(jié)。5.3規(guī)范辦公流程，建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，讓醫(yī)院充滿活力，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。5.4提高辦事效率，通過(guò)OA管理部門(mén)可以有效協(xié)調(diào)多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，信息流通速度成倍提高。6小結(jié)通過(guò)醫(yī)院對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用將工作人員從繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)處理更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了醫(yī)院辦事效率和對(duì)信息的可控性，使醫(yī)