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文檔簡介
檔案工作安全管理初探 文/上??颂敳讳P鋼有限公司陸珠英 【摘要】隨著社會(huì)形勢不斷深入變化和檔案部門、檔案室功能定位的轉(zhuǎn)變,檔案安全管理面臨諸多新的挑戰(zhàn)。檔案保管機(jī)構(gòu)作為檔案安全體系建設(shè)的載體,必然要尋求安全管理模式的轉(zhuǎn)型與突破。 關(guān)鍵詞安全管理;實(shí)施路徑;發(fā)展趨勢 筆者擬通過對安全管理的應(yīng)用與方式進(jìn)行研究,結(jié)合檔案室安全管理特性,分析檔案機(jī)構(gòu)的安全管理模式,探索新興技術(shù)、管理手段在檔案機(jī)構(gòu)安全體系建設(shè)運(yùn)用中的必要性、可行性及具體實(shí)施路徑,達(dá)到保護(hù)檔案安全、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的目的。 一、現(xiàn)代安全管理的內(nèi)涵 現(xiàn)代安全管理是一門技術(shù)科學(xué),它是介于基礎(chǔ)科學(xué)與工程技術(shù)之間的綜合性科學(xué)。它強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐的結(jié)合,更重視科學(xué)與技術(shù)的全面發(fā)展?,F(xiàn)代安全管理的特點(diǎn)是把人、物、環(huán)境三者進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系,試圖控制人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)和環(huán)境的不安全條件,解決人、物、環(huán)境之間不協(xié)調(diào)的矛盾,排除影響工作效益的人和物質(zhì)的阻礙事件。從科學(xué)性和技術(shù)性這兩方面,給現(xiàn)代安全管理下定義:現(xiàn)代安全管理是研究人、物、環(huán)境三者之間的協(xié)調(diào)性,對安全工作進(jìn)行決策、計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào);在法律制度、組織管理、技術(shù)和教育等方面采取綜合措施,控制人、物、環(huán)境的不安全因素,以實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)為目的的一門綜合性學(xué)科。安全管理在解決系統(tǒng)中的安全問題上從兩個(gè)方面考慮:一是借助于法律制度、組織管理和教育控制人的不安全行為。二是借助于技術(shù)措施和管理控制物的不安全因素,改善作業(yè)環(huán)境。安全管理實(shí)質(zhì)上就是對人、物、環(huán)境的系統(tǒng)管理。 二、現(xiàn)代安全管理在檔案機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用 檔案室的安全管理作為檔案安全的組成部分之一,既遵循管理的普遍規(guī)律、服從管理的基本原理,又有其特殊的原理。檔案室的安全管理逐步由原來的事故管理發(fā)展到現(xiàn)在的隱患管理,凸出強(qiáng)化超前和預(yù)防管理,從建立在事故致因理論基礎(chǔ)上的管理發(fā)展到現(xiàn)代科學(xué)管理,從傳統(tǒng)的行政手段、經(jīng)濟(jì)手段以及常規(guī)的監(jiān)督檢查發(fā)展到現(xiàn)代的法治手段、科學(xué)手段和文化手段,從基本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理發(fā)展到以人為本、科學(xué)管理的技巧與方法,使檔案室在安全管理上有質(zhì)的飛躍。同時(shí),檔案室還需通過制定一系列安全管理法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)和較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩芾眢w系,如:安全管理組織體系、安全責(zé)任體系、安全管理信息體系、安全管理制度體系等,確立了“安全第一、預(yù)防為主”的安全方針,通過建立健全檔案部門、檔案室安全管理組織架構(gòu),對促進(jìn)檔案安全管理起重要作用。下面以企業(yè)單位檔案部門、室為例來談?wù)剻n案安全管理。 現(xiàn)今,各大企業(yè)單位檔案室也是我國檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)中不可忽視的分支,它既豐富了檔案資源、又便于收集、保管和利用,是公共檔案館外的補(bǔ)充與延伸。它不但是企業(yè)檔案的重要組成部分,也直接關(guān)系企業(yè)的傳承與創(chuàng)新。目前企業(yè)檔案部門、檔案室的安全管理防火、防盜、防災(zāi)害事故工作均由企業(yè)安全職能部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)。由于多數(shù)企業(yè)檔案庫房由辦公室改建而成,往往因資金問題修建不達(dá)標(biāo),造成線路老化、消防設(shè)施缺損等安全隱患。雖制定了各類安全管理制度,但有章不循、有法不依,使制度多流于形式,淪為表面文章。此外,檔案交接時(shí)手續(xù)不嚴(yán)格,易造成檔案損壞和散失。檔案部門、檔案室工作人員安全意識(shí)淡漠,責(zé)任心不強(qiáng),也是企業(yè)檔案的安全問題之一。目前,企業(yè)檔案部門已意識(shí)到了自身的不足,基本加強(qiáng)了防盜設(shè)施建設(shè),安裝了防盜門窗,有些檔案室在重點(diǎn)部位加設(shè)紅外線防盜報(bào)警系統(tǒng)及防盜視頻監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)安全職能部門也加大了夜間值班巡邏,對庫房管理嚴(yán)格實(shí)行雙人制,對電氣設(shè)備和電線電路進(jìn)行統(tǒng)一管理,加大了檢查力度,強(qiáng)化了安全管理。如:我公司在檔案安全管理上做得比較好,在檔案室進(jìn)出的門上設(shè)有專職人員的門禁卡及紅外線報(bào)警裝置系統(tǒng),并在主要通道上裝有探測點(diǎn),8小時(shí)以外有公司保安人員每隔1小時(shí)定點(diǎn)刷卡,做好巡視檢查記錄。檔案室的安全要素不僅僅限于傳統(tǒng)意義上的選址安全、室?guī)旖ㄖ?、門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)、給排水設(shè)施、電源電器、檔案裝具、信息化管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全、機(jī)構(gòu)人員、規(guī)章制度、管理措施等,還應(yīng)增添突發(fā)應(yīng)急防范預(yù)案、安防技術(shù)革新運(yùn)用等關(guān)鍵要素。在結(jié)合現(xiàn)代安全管理理念的基礎(chǔ)上,打造行之有效的安全管理體系,從而確保檔案安全與社會(huì)穩(wěn)定。構(gòu)建與完善安全管理體系。檔案部門、室的安全建設(shè)原則是“以防為主,防治結(jié)合”。保障安全、防范風(fēng)險(xiǎn)是實(shí)踐之所需的各項(xiàng)工作之前提。 一是提高技術(shù)防范手段,加強(qiáng)安全管理。門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)為檔案室筑起了三道安全防護(hù)屏障,構(gòu)成了檔案室技防的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而檔案室由于室藏?cái)?shù)量大、類目繁多、齊全,進(jìn)出人員頻繁等特點(diǎn),對三大系統(tǒng)的安全指數(shù)又提出了更為嚴(yán)苛的要求?,F(xiàn)行的門禁按識(shí)別方式可分為感應(yīng)ID/IC卡門禁;生物識(shí)別門禁如:指紋識(shí)別門禁、人臉(面相)識(shí)別門禁、掌紋(掌形)識(shí)別門禁和虹膜識(shí)別門禁等;磁卡識(shí)別門禁和密碼識(shí)別門禁。門禁按數(shù)據(jù)的處理方式可分為獨(dú)立式門禁(無門禁數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和智能控制管理功能)和聯(lián)網(wǎng)式門禁(具有門禁數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能,配備管理軟件,可進(jìn)行智能控制管理),聯(lián)網(wǎng)式門禁主機(jī)又分為門禁一體機(jī)和門禁分體控制器。由于計(jì)算機(jī)處理指紋時(shí),只是涉及了指紋的一些有限信息,而且比對算法并不是精確匹配,其結(jié)果也不能保證100%準(zhǔn)確。但其安全性比相同可靠性級別的“用戶ID+密碼”方案的安全性高得多。在現(xiàn)實(shí)工作中,我們較多采用一個(gè)有效的辦法是比對兩個(gè)或更多的指紋,從而在不損失易用性的同時(shí),極大地提高了系統(tǒng)安全性。目前檔案室內(nèi)較多采用雙指紋門禁系統(tǒng)和獨(dú)立式門禁。如:人臉識(shí)別是門禁管理系統(tǒng)信息技術(shù)、電子通訊技術(shù)和生物識(shí)別技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物,是實(shí)現(xiàn)安全防范管理的有效措施,它具有獲取信息直接、隱蔽、安全性高等特點(diǎn),是一種易被人們接受的非侵犯人權(quán)識(shí)別方法,將其使用于門禁系統(tǒng),能進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理,消除安全隱患。人臉識(shí)別的引入,能規(guī)范外來人員出入,做好員工進(jìn)出辦公樓及庫房記錄、甚至可以完善考勤功能。門禁系統(tǒng)的技術(shù)革新,不僅能有效預(yù)防外來人員隨意進(jìn)出現(xiàn)象,更能使安全級別上升,提高員工遵章守紀(jì)意識(shí),大大提升工作效能。目前檔案館的防盜監(jiān)控系統(tǒng)多以視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)為主,采用硬盤錄像機(jī)為核心的第二代準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng),利用視頻探測技術(shù)、監(jiān)視設(shè)防區(qū)域并實(shí)時(shí)顯示、記錄現(xiàn)場圖像,它主要包含前端設(shè)備、傳輸設(shè)備、處理/控制設(shè)備和記錄/顯示設(shè)備四部分。與傳統(tǒng)的模擬監(jiān)控模式相比,基于數(shù)字硬盤錄像機(jī)的準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng)不亞于一次飛躍,擺脫了傳統(tǒng)模擬監(jiān)控必須敷設(shè)光纜的局限性,使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)大為簡化。但是,由于其本身技術(shù)架構(gòu)的局限性,數(shù)字硬盤錄像機(jī)始終無法解決基于網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程集中監(jiān)控應(yīng)用中的圖像傳輸延時(shí)過長、無法實(shí)現(xiàn)多路同時(shí)監(jiān)控、集成性差等問題。 二是在消防系統(tǒng)方面,嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)要求辦事。按照檔案室建筑性質(zhì)、面積和高度,設(shè)置室內(nèi)外消防栓系統(tǒng)、水噴淋系統(tǒng)及重要部位的氣體滅火系統(tǒng),按設(shè)置要求配備消防水箱、消防泵、消火栓、報(bào)警閥組、噴頭、水流指示器、壓力開關(guān)及煙霧報(bào)警系統(tǒng)等。在xx年2月,美國數(shù)據(jù)安全企業(yè)鐵山公司(IronMountain)位于阿根廷首都布宜諾斯艾利斯市的檔案資料倉庫于當(dāng)?shù)貢r(shí)間5日上午起火坍塌,致9人遇難、6人重傷。xx年,藏有大量英國官方歷史文獻(xiàn)的英國國家檔案館附近發(fā)生火災(zāi),該檔案館隨后宣布暫時(shí)停止對公眾開放,以進(jìn)一步處理善后工作。所以檔案部門、檔案室消防設(shè)置時(shí),應(yīng)充分結(jié)合科技強(qiáng)消,通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算,強(qiáng)化防范和監(jiān)督管理措施的技術(shù)含量,確保檔案室消防標(biāo)準(zhǔn)有一定的前瞻性;并結(jié)合消防安全“四個(gè)能力”的建設(shè),在強(qiáng)化檔案部門、檔案工作人員自身消防安全能力上下功夫,從人防、技防,硬件、軟件等方面制定管用的措施,切實(shí)增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性。 三是構(gòu)建各類規(guī)章制度,落實(shí)責(zé)任。檔案工作的收集準(zhǔn)確性與完整性也和企業(yè)的生存有著密切的關(guān)系,它為企業(yè)生產(chǎn)的盈利穩(wěn)定做出了積極貢獻(xiàn)。也許很多人會(huì)不甚理解,檔案工作不就是保管一下文件資料嗎?顯然,這個(gè)觀點(diǎn)已不合時(shí)宜。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步,無論是企業(yè)單位還是廣大民眾,他們對檔案工作提出了更多的服務(wù)要求。也越來越依賴查閱檔案的真實(shí)記錄。因此,檔案工作的職能不僅僅局限于保管,更重要的是將檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用,將“死檔案”變成“活檔案”,讓有限的檔案資源充分發(fā)揮作用。所以,我作為一名企業(yè)基層檔案工作人員,不僅是保管檔案資料,更重要的是如何準(zhǔn)確地、完整地提供檔案的信息,為廣大利用者服務(wù)。也是鑒定我平時(shí)檔案工作中收集質(zhì)量的重要依據(jù),其重要性是不言而喻的。提供正確的信息,直接影響檔案的內(nèi)在利用效果,檔案資料收集后必須安全保管,制訂詳細(xì)的計(jì)劃,做到有章可循,有法可依。明確責(zé)任主體,來強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任性,不斷地提高自身素質(zhì),充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。 不斷加強(qiáng)檔案工作軟件和硬件建設(shè)。面對辦公條件有限、經(jīng)費(fèi)有限等狀況,因地制宜,想方設(shè)法,把檔案部門、室建設(shè)得小而精、功能全
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