總賬系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ).ppt

第2章 總賬系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)（二）,第3節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置 第4節(jié) 會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù),啟動總賬系統(tǒng),使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)。第一次進(jìn)入總賬系統(tǒng)時，首先定義建賬向?qū)?，可以利用建賬向?qū)瓿沙醪劫~套參數(shù)設(shè)置。進(jìn)入總賬系統(tǒng)窗口，可以通過“設(shè)置”菜單中的“選項”，設(shè)置與實際不符的各種參數(shù)。 方法：執(zhí)行“開始”|“程序”|“用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.11”|“財務(wù)系統(tǒng)”|“總賬”命令（或直接單擊桌面上的“用友財務(wù)及企管軟件UFERP-M8.11”中“財務(wù)系統(tǒng)”，再單擊“總賬”選項），打開“注冊總賬”對話框 ，輸入或選擇相關(guān)的賬套、會計年度、操作日期、用戶名及其密碼，單擊“確定”按鈕即可。,三、總賬系統(tǒng)初始設(shè)置,(一)設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù) (二)設(shè)置會計科目 (三)設(shè)置憑證類型與結(jié)算方式 (四)輸入期初余額,(一)設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)-1.憑證控制參數(shù),(1)制單序時控制。由于系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存是不按憑證號順序排列而按日期順序排列，如果不按序時制單將容易造成“憑證假丟失”現(xiàn)象。如果特殊需要可將其改為不按序時制單，但在制單時憑證號必須嚴(yán)格按日期順序排列。 (2)資金及往來赤字控制。在制單時，當(dāng)現(xiàn)金、銀行科目的最新余額為負(fù)時，系統(tǒng)將予以提示。,(一)設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)-1.憑證控制參數(shù),(3)使用其他系統(tǒng)受控科目。如果某科目為其他系統(tǒng)的控制科目（如客戶往來科目為應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的控制科目），一般為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其控制系統(tǒng)使用該科目進(jìn)行制單，總賬系統(tǒng)不能使用此科目進(jìn)行制單，但如果確實需要在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，可選擇此項。 (4)支票控制。如果在制單時未輸入支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供支票登記簿功能。 (5)出納憑證必須由出納簽字。出納人員可以通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對。,(一)設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)-2.賬簿控制參數(shù),包括“打印位數(shù)寬度”、“明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印方式”、“憑證、賬簿套打”、“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”、“正式賬每頁打印行數(shù)”區(qū)域。選中“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”后，還應(yīng)通過“明細(xì)權(quán)限”去設(shè)置相應(yīng)的明細(xì)科目查詢權(quán)限。在“明細(xì)賬打印格式”選項區(qū)域，單擊“按年排頁”單選按鈕。賬簿打印位數(shù)、每頁打印行數(shù)均按軟件的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。 在“明細(xì)賬打印格式”選項區(qū)域，單擊“按年排頁”單選按鈕。 賬簿打印位數(shù)、每頁打印行數(shù)均按軟件的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。,(二)設(shè)置會計科目,會計科目是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一種分類，無論是記賬憑證的填制，賬簿的輸出還是報表的編制都是圍繞會計科目進(jìn)行的。手工處理帳務(wù)時，會計科目均以文字形式表示，除一級科目由財政部或其他部門統(tǒng)一規(guī)定代碼外，二級以下的科目均無代碼，這種文字形式的科目對計算機處理來說至少有三個缺點： （1）占用大量的內(nèi)外存儲空間，浪費計算機的內(nèi)外存儲資源。 （2）文字型的科目不便于計算機分類處理，會計科目是帳務(wù)系統(tǒng)中用于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，是某類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類標(biāo)志，要求具有準(zhǔn)確性、確定性和唯一性。對于計算機來說，文字的科目有二義性，文字多一個空格，計算機就會認(rèn)為是兩個不同的會計科目。 （3）文字型會計科目不便于輸入。,(二)設(shè)置會計科目,會計科目按其所屬的層次可分為一級科目（總帳科目），二、三級科目（明細(xì)科目），一級科目由國家統(tǒng)一規(guī)定，會計科目的設(shè)計主要是進(jìn)行明細(xì)科目的設(shè)計。各單位必須根據(jù)國家會計制度的規(guī)定使用總賬科目，可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定明細(xì)科目。會計科目的設(shè)置要滿足會計報表編制的要求。 1.建立會計科目的原則 2.建立會計科目時設(shè)置的主要項目 3.增加、修改和刪除會計科目的要求與限制 4.設(shè)置會計科目輔助項目,1.建立會計科目的原則,(1)會計科目的設(shè)置必須滿足會計核算與宏觀管理和微觀管理的要求。 (2)會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求。 (3)會計科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和完整性。 (4)會計科目要保持相對穩(wěn)定。 (5)設(shè)置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。,2.建立會計科目時設(shè)置的主要項目,(1)會計科目編碼。 (2)會計科目名稱。 (3)科目類型。 (4)賬頁格式。 (5)輔助賬設(shè)置。,3.增加、修改和刪除會計科目的要求與限制,增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則、編碼不能重復(fù)、編碼不能越級；科目一經(jīng)使用,即已輸入憑證，不允許作科目升級處理。 修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則。 修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額(設(shè)為0),才能修改或刪除該科目。 科目一經(jīng)使用，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理。,4.設(shè)置會計科目輔助項目,一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。可以進(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及項目核算等。 管理費用應(yīng)設(shè)成部門核算。 生產(chǎn)成本設(shè)成項目核算。 應(yīng)收賬款設(shè)成客戶往來核算。 應(yīng)付賬款設(shè)成供應(yīng)商往來核算。 輔助賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設(shè)置輔助賬類。,補充：使用項目核算編制現(xiàn)金流量表,1.創(chuàng)建項目大類 2.編制項目分類 3.建立項目目錄 4.制定項目核算科目,5.指定會計科目,指定會計科目是指定出納的專管科目。系統(tǒng)中只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬?，F(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬，銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。,(三)設(shè)置憑證類型與結(jié)算方式,1.設(shè)置憑證類型 設(shè)置憑證類別的內(nèi)容主要包括憑證類別代碼和憑證類別名稱。 憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類. 系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據(jù)實際情況自行定義。如果選擇了“收 付 轉(zhuǎn)”的分類方式，應(yīng)根據(jù)憑證分類的特點進(jìn)行相應(yīng)限制條件的設(shè)置，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性。限制科目數(shù)量不限，科目間用逗號分隔。填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。,(三)設(shè)置憑證類型與結(jié)算方式,2.設(shè)置結(jié)算方式 該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級。 必須按照結(jié)算方式編碼級次的先后順序錄入。 結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。結(jié)算方式設(shè)置主要內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標(biāo)志等。 票據(jù)管理標(biāo)志是軟件為輔助銀行出納對銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。,設(shè)置憑證類型與結(jié)算方式,3.設(shè)置外幣及匯率 匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。在此可以對本賬套所使用的外幣進(jìn)行定義，以便在制單或進(jìn)行其他有關(guān)操作時調(diào)用。 使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入該月的記賬匯率。否則將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤。 使用浮動匯率的單位，在填制當(dāng)天的憑證前，應(yīng)預(yù)先錄入當(dāng)天的記賬匯率。 “外幣*匯率=本位幣”的折算方式是指直接匯率。 “外幣/匯率=本位幣”的折算方式是指間接匯率。,(四)輸入期初余額,1.確定方向輸入余額 輸入的內(nèi)容主要包括：余額方向和余額。 輸入余額和方向時,不能對科目進(jìn)行增、刪、改的操作。如要增、刪、改科目必須在設(shè)置會計科目功能中進(jìn)行。 2.試算平衡 期初余額輸入后，必須進(jìn)行上下級科目間余額的試算平衡和一級科目余額試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性，檢驗過程直接由計算機自動進(jìn)行。,(四)輸入期初余額,3.年初結(jié)轉(zhuǎn) 年初結(jié)轉(zhuǎn)是在舊的會計年度結(jié)束，新的會計年度開始時,為保持會計數(shù)據(jù)處理的連續(xù)性,將上一年度的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)為新會計年度的期初余額。 第一次使用賬務(wù)系統(tǒng)或沒有上年數(shù)據(jù)時，不能進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。第二年使用賬務(wù)系統(tǒng)時,首先建立賬簿,然后調(diào)整會計科目,最后結(jié)轉(zhuǎn)上年余額,系統(tǒng)將自動結(jié)轉(zhuǎn)各賬戶余額、往來未達(dá)賬等。,四、會計數(shù)據(jù)備份與恢復(fù),(一)會計數(shù)據(jù)備份 會計數(shù)據(jù)備份（即賬套輸出），即會計數(shù)據(jù)備份是將財務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟