采購業(yè)務(wù)發(fā) 票管理辦法.doc

采購業(yè)務(wù)發(fā)票管理辦法文件編號: 批準:采購業(yè)務(wù)發(fā)票管理辦法版次編制審核發(fā)布日期實施日期編制部門:密級: 秘密 機密 絕密 公開發(fā)布范圍:1 目的1.1規(guī)范整個采購貨物發(fā)票管理流程，提高對采購貨物發(fā)票開具時間的管理水平，有效控制供應(yīng)商超期開票或不開發(fā)票的風險，提高“三單匹配”工作效率，加強公司采購貨物發(fā)票在采購日常業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的管理。2 適用范圍2.1公司貨物采購涉及的發(fā)票管理。3 依據(jù)3.1無4 職責4.1采購工程師負責催交供應(yīng)商按時開具發(fā)票，負責接收發(fā)票，審核發(fā)票開具是否正確，并負責四單匹配。4.2采購部結(jié)算專員負責記錄匯總所接收發(fā)票并轉(zhuǎn)交財務(wù)。5 內(nèi)容5.1采購貨物發(fā)票管理遵循貨到票到的管理原則，如有特殊原因票未隨貨到，在交貨后半個月之內(nèi)必須開具，超期半個月的采購工程師要以書面函件的形式催要發(fā)票。5.2 “四單”不匹配不允許轉(zhuǎn)交財務(wù)部門?！八膯纹ヅ洹卑ú少徹浳锇l(fā)票采購入庫單采購訂單和收貨驗收單。其中，采購貨物發(fā)票必須票面金額清晰，并且附有所對應(yīng)貨物的清單，發(fā)票和清單統(tǒng)一加蓋符合規(guī)定的發(fā)票專用章；采購入庫單為收料室審核與簽字后的原件；在采購訂單和收貨驗收單方面，生產(chǎn)采購發(fā)票匹配時可不打印提交，但采購工程師必須保證采購訂單上有供應(yīng)商的蓋章回傳，收貨驗收單上有收料室人員的簽字；非生產(chǎn)采購發(fā)票時提交有供應(yīng)商蓋章回傳的采購訂單和有收料室人員簽字的收貨驗收單。由采購助理每月對采購訂單歸檔進行抽查，根據(jù)采購部制定的采購訂單管理制度，如訂單未蓋章回傳則由采購工程師承擔相關(guān)責任。5.3采購工程師自收到供應(yīng)商開具的合格貨物發(fā)票起，應(yīng)在五個工作日內(nèi)將發(fā)票三單匹配完畢提交結(jié)算專員；供應(yīng)商每月23日之前包括23日開具的合格發(fā)票采購工程師必須在當月25日前提交，如有其它原因不能按時提交，采購工程師必須反饋原因給結(jié)算專員，每周五反饋本周提交發(fā)票時間延誤原因情況表。5.4在采購工程師收到發(fā)票到發(fā)票轉(zhuǎn)交結(jié)算專員前須妥善保管，如在此期間內(nèi)發(fā)生發(fā)票丟失現(xiàn)象則由采購工程師承擔責任；轉(zhuǎn)交結(jié)算專員時應(yīng)辦理交接手續(xù)。5.5貨物不合格且無法在現(xiàn)場解決，需退換貨物，發(fā)票管理應(yīng)參照不合格品物料退換貨管理流程執(zhí)行。必須連同發(fā)票（采購工程師負責發(fā)票返回供應(yīng)商過程中的安全性）一起退回供商，如協(xié)商達成退換貨共識，在退貨退票的同時必須與供應(yīng)商簽訂退換貨協(xié)議。5.6 預付貨款的發(fā)票管理5.6.1預付貨款采購開票明細需與入庫貨物一致，在采購合同中約定分批交貨的，需要按照分次入庫金額分批開票，嚴格遵循貨到票到的原則，不允許按照預付貨款金額提前或延后開票。5.6.2預付貨款需記錄交付時間，在貨物入庫后半個月之內(nèi)必須開具發(fā)票。將超過貨物入庫一個月未開具發(fā)票的供應(yīng)商視為異常，要求供應(yīng)商出具書面的函件或郵件確認原因。5.6.3預付款發(fā)票管理納入采購工程師績效考核，貨物入庫一個月后未開具發(fā)票的供應(yīng)商對應(yīng)的采購工程師罰款壹佰元整并且績效評定不超過C；特殊預付貨款（如工程款）無法在規(guī)定時間內(nèi)回票，采購工程師需提供具體說明，部門經(jīng)理簽字確認歸檔，同時將確認回票的時間或者條件反饋給結(jié)算專員，以此作為考核的依據(jù)。5.6.4離職或轉(zhuǎn)崗需要有結(jié)算人員的簽核，如所負責的供應(yīng)商有暫估或預付款發(fā)票未回則不予辦理相關(guān)手續(xù)的簽核。5.7非預付款發(fā)票管理5.7.1采購工程師收到供應(yīng)商開具的合格發(fā)票后，必須在當天核實入庫情況，已入庫的取得入庫單；未入庫的，核實具體原因，跟蹤入庫情況，3個工作日內(nèi)取得入庫單。如因貨物質(zhì)量、規(guī)格等原因無法辦理入庫，經(jīng)質(zhì)量部判定后，按照不合格品物料退換貨流程將發(fā)票同貨物一起退回供應(yīng)商。5.7.2發(fā)票提交財務(wù)反饋無法匹配，內(nèi)部原因須當天解決且將發(fā)票再次轉(zhuǎn)交結(jié)算專員，如確認開具發(fā)票有誤需當天退回供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認收到發(fā)票之日起5個工作日內(nèi)重新開具，采購工程師收到發(fā)票后轉(zhuǎn)交結(jié)算專員。5.7.3采購工程師收到供應(yīng)商逾期提交的合格發(fā)票，如影響到供應(yīng)商記賬賬齡的必須要有書面的函件或郵件（采購工程師本人歸檔保存）確認原因可供后期查詢。5.7.4非預付貨款發(fā)票管理納入采購工程師績效考核。在貨物入庫后一個月之內(nèi)必須開具發(fā)票，貨物入庫一個月后未開具發(fā)票的，采購部對主管的采購工程師下達考核通知單，罰款壹佰元整,并轉(zhuǎn)人力資源部實施績效評定不得為A或B； 如供應(yīng)商原因所致發(fā)票不能及時開具，須書面反饋及告知供應(yīng)商因發(fā)票會導致的付款影響并讓其認可該影響；如內(nèi)部原因所致需向結(jié)算專員提交發(fā)票反饋表，確認原因