企業(yè)檔案資料管理的重要性.doc

。企業(yè)檔案資料管理的重要性企業(yè)檔案是企業(yè)單位從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的文件、資料等，是一個(gè)企業(yè)正常發(fā)展不可替代的資產(chǎn)財(cái)富。房產(chǎn)檔案更是城市房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)發(fā)展的詳實(shí)記錄。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。下面結(jié)合日常工作實(shí)踐總結(jié)談?wù)勂髽I(yè)檔案資料管理的重要性及管理流程。一、企業(yè)為什么要建立健全檔案工作1、企業(yè)檔案很能反映出一個(gè)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，不僅僅是企業(yè)管理的第一手材料，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理，有助于企業(yè)增強(qiáng)技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。2、良好的企業(yè)檔案有助于企業(yè)在發(fā)展中增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；3、有助于企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動(dòng)的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，提升企業(yè)的文化品位。二、日常工作中檔案資料管理流程檔案資料管理工作概況可分六個(gè)環(huán)節(jié)，分別為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。 1、首先要把分散的資料接收、征集、集中起來(lái)，資料接收中要注意查看資料的原始性、完整性、合法性；2、收集起的檔案根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類整理；3、整理后就要根據(jù)檔案性質(zhì)來(lái)鑒定檔案的重要性與存放時(shí)間，可以參照企業(yè)檔案管理規(guī)范進(jìn)行鑒定；4、檔案的保管就需要有固定的空間及固定的保管人，把檔案按照類別入庫(kù)入盒，嚴(yán)格按照企業(yè)要求進(jìn)行保管；5、檔案統(tǒng)計(jì)工作，在我們工程內(nèi)部編排紙質(zhì)目錄臺(tái)帳與電子目錄臺(tái)帳，便于內(nèi)部管理及外人查閱；6、工程檔案，是房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部各大部門及政府部門利用較多的檔案，利用多也是工程檔案保管價(jià)值的體現(xiàn)，在提供利用中做好登記及正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系。不規(guī)范的企業(yè)檔案管理會(huì)在企業(yè)今后的管理過程中遺留很多隱患（比如：1、企業(yè)核心技術(shù)、資料被剽竊為他人所用；2、因?yàn)槠髽I(yè)檔案沒有密級(jí)和權(quán)限而導(dǎo)致員工最后成為自己的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；3、不同程度的發(fā)生泄密行為發(fā)生；4、運(yùn)營(yíng)費(fèi)用超出實(shí)際需要的費(fèi)用；5、很多事情發(fā)生后不能很快找到直接責(zé)任人，互相推委等）。三、如何規(guī)范檔案管理的建議和要求1、要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，納入到各部門日常工作中，使檔案工作與各項(xiàng)工作同步進(jìn)行。2、定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查，以標(biāo)準(zhǔn)指路，檔案資料較規(guī)范的年終設(shè)立專項(xiàng)優(yōu)秀獎(jiǎng)等。3、聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐陪訓(xùn)，提高檔案管理能力。4、建議分公司各部門設(shè)置專職或兼職檔案管理員。作為工程部的資料檔案管理人員，必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。夯實(shí)理論基礎(chǔ)，勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。 萬(wàn)晟工程部：居群艷T