35機(jī)關(guān)通信管理程序

LOGO XXX（集團(tuán)）總公司綜合管理體系程序手冊(cè)編碼：070520035 版次：4修改次數(shù)：0受控狀態(tài)：受控 批準(zhǔn)人：XXX批準(zhǔn)日期： 2001-03-09實(shí)施日期：2001-03-12 XXXX（集團(tuán)）總公司 機(jī)關(guān)通信管理程序_1范圍本程序規(guī)定了XXX（集團(tuán)）總公司對(duì)通信設(shè)備及費(fèi)用管理的具體內(nèi)容,適用于XXX(集團(tuán))總公司對(duì)集團(tuán)總公司機(jī)關(guān)所管理的通信設(shè)備和費(fèi)用的管理工作。2職責(zé)2.1由總裁辦公室行政管理處對(duì)XXX（集團(tuán)）總公司所管理的通信設(shè)備進(jìn)行管理并制定相關(guān)要求。2.2由總裁辦公室行政管理處委托XXX信息科技公司收集、統(tǒng)計(jì)、分析XXX（集團(tuán)）總公司各部門及集團(tuán)總公司所管理的通信設(shè)備資料，計(jì)算、匯總通信費(fèi)用，并對(duì)XXX（集團(tuán)）總公司各部門及集團(tuán)總公司所管理的通信設(shè)備進(jìn)行保管、維護(hù)。2.3負(fù)責(zé)增加新通信設(shè)備的申請(qǐng)與辦理工作。2.4負(fù)責(zé)淘汰設(shè)備的報(bào)廢工作。2.5對(duì)XXX（集團(tuán)）總公司所管理通信設(shè)備(移動(dòng)電話、無(wú)線尋呼機(jī)和電話)的使用有監(jiān)督的職責(zé)，如有損壞或遺失，有權(quán)責(zé)令使用者照價(jià)賠償。3程序3.1通信設(shè)備管理程序工作步驟執(zhí)行人員控制要求參照文件記錄檔案01現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研總裁辦公室1各部門使用需求；2集團(tuán)總公司通信設(shè)備使用情況及需求02確定需求來(lái)源總裁辦公室1匯總調(diào)研情況2分析需求，確定范圍03制定計(jì)劃總裁辦公室1根據(jù)集團(tuán)總公司及各部門需求，制定購(gòu)置計(jì)劃a名稱、用途b功能、性能c品牌、規(guī)格d數(shù)量e價(jià)格2根據(jù)上年度通信費(fèi)用使用情況,制定通信費(fèi)用預(yù)算年度計(jì)劃及任務(wù)下達(dá)程序計(jì)劃費(fèi)用預(yù)算04通信設(shè)備的購(gòu)置總裁辦公室、財(cái)金部、監(jiān)督部通信設(shè)備的購(gòu)置執(zhí)行“行政管理程序”行政管理程序05通信設(shè)備的委托代管總裁辦公室、財(cái)金部、監(jiān)督部1按計(jì)劃每年對(duì)總公司需要委托代管的通信設(shè)備開(kāi)列清單2確定通信設(shè)備的維護(hù)和代管的相應(yīng)要求，主要包括：a通行設(shè)備維修、維護(hù)、保管、報(bào)廢b通信費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、分類c應(yīng)急情況處理d教授使用方法e充分考慮質(zhì)量、環(huán)境和勞動(dòng)安全的要求3確定侯選公司并對(duì)侯選公司提出的維護(hù)支持方案比較分析，或采取招投標(biāo)方式確定意向在總公司機(jī)構(gòu)改革初期及考慮集團(tuán)整體利益最大化，目前暫定“XXX科技信息公司”為代管公司4談判并草擬合同，合同中還應(yīng)充分考慮環(huán)境和勞動(dòng)安全的因素5合同評(píng)審并簽報(bào)報(bào)批6正式簽定合同環(huán)境因素/職業(yè)安全衛(wèi)生風(fēng)險(xiǎn)控制程序簽報(bào)合同06公布技術(shù)支持方式總裁辦公室1在OA中公布代管公司的具體維護(hù)方案，將其納入總公司綜合質(zhì)量管理體系。2公布代管公司中具體各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)的聯(lián)系人和聯(lián)系方式，如熱線電話等記錄07使用過(guò)程中的監(jiān)控總裁辦公室1及時(shí)向代管公司宣布總公司關(guān)于環(huán)境和勞動(dòng)安全方面的重大方針和政策2對(duì)委托代管期間出現(xiàn)的糾紛和重大問(wèn)題進(jìn)行調(diào)解3針對(duì)代管公司提出的修改完善內(nèi)容做出響應(yīng)4驗(yàn)證是否達(dá)到預(yù)期目的5執(zhí)行綜合管理體系過(guò)程控制程序綜合管理體系過(guò)程控制程序08跟蹤管理總裁辦公室1在OA中不定期征求對(duì)代管公司的意見(jiàn)和建議2收集整理意見(jiàn)與建議后反饋代管公司，要求其提出糾正與預(yù)防措施3對(duì)糾正與預(yù)防措施進(jìn)行驗(yàn)證綜合管理體系過(guò)程控制程序記錄09代管公司評(píng)價(jià)總裁辦公室、財(cái)金部、監(jiān)督部1組成評(píng)價(jià)小組2根據(jù)委托代管合同進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)主要內(nèi)容有：a合同履行情況b技術(shù)力量c服務(wù)質(zhì)量d價(jià)格e環(huán)境和勞動(dòng)安全的因素3完成評(píng)價(jià)報(bào)告報(bào)主管副總裁評(píng)價(jià)報(bào)告10通信費(fèi)用總裁辦公室1通信費(fèi)用預(yù)算報(bào)財(cái)金部審批2將財(cái)金部下達(dá)的通信費(fèi)用預(yù)算,分?jǐn)偟礁鞑块T3由各部門對(duì)本部門的費(fèi)用進(jìn)行控制4年終匯總各部門費(fèi)用使用情況,出具匯總報(bào)告報(bào)主管行政費(fèi)用的領(lǐng)導(dǎo)匯總報(bào)告本過(guò)程所規(guī)定的程序，在執(zhí)行過(guò)程中通過(guò)年度計(jì)劃和任務(wù)下達(dá)控制程序?qū)ζ湫蔬M(jìn)行監(jiān)控，由各級(jí)管理人員對(duì)所管轄的下級(jí)人員的操作過(guò)程進(jìn)行控制，由監(jiān)督部門和各相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)過(guò)程存在效率低下、遺漏、重疊、失控等問(wèn)題，由主管部門牽頭相關(guān)部門參加進(jìn)行整改，制定預(yù)防和糾正措施方案并實(shí)施。涉及程序文件修改的按照文件處理和控制程序和綜合管理體系過(guò)程控制程序進(jìn)行修改完善，必要時(shí)進(jìn)行流程再造。4定義4.1通信設(shè)備:是指用戶交換機(jī)、無(wú)線尋呼機(jī)（BP機(jī)）、移動(dòng)電話（手機(jī)）、無(wú)線對(duì)講機(jī)、數(shù)字電話機(jī)、模擬電話機(jī)、錄音電話機(jī)、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多軌錄音機(jī)、計(jì)費(fèi)設(shè)備、交換機(jī)維修終端、配線架、會(huì)議電話設(shè)備和通信線路等設(shè)備。4.2通信線路：是指分機(jī)線路、直線線路、中繼線路、專線、網(wǎng)絡(luò)線路、