某部門行政會(huì)議管理規(guī)范

行政會(huì)議管理規(guī)范一、決策會(huì)議 (一)參加的人員： 決策會(huì)議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理以上人員參加。 (二)決策的內(nèi)容： (1)確定管理目標(biāo)： 確定總的管理目標(biāo)，這是飯店長(zhǎng)期的，帶有戰(zhàn)略性的管理目標(biāo)。確定總的管理目標(biāo)后，會(huì)議還要研究長(zhǎng)期的、中期和短期的實(shí)施方案和計(jì)劃。研究世界先進(jìn)飯店的特點(diǎn)、它們的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)；本飯店的優(yōu)勢(shì)和短處；吸取優(yōu)秀飯店先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和辦法，克服自己的短處，發(fā)揮本飯店的優(yōu)勢(shì)；樹立信心和決心；一步一步接近和達(dá)到管理目標(biāo)。 (2)確定利潤(rùn)目標(biāo)： 確定年度營(yíng)業(yè)計(jì)劃和營(yíng)業(yè)指標(biāo)包括利潤(rùn)指標(biāo)。確定還債能力：對(duì)飯店的貸款、投資總額等，決定是按期還是提前還清貸款或投資。 (3)確定市場(chǎng)發(fā)展方向： 根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查和本飯店客情分析的情況和數(shù)據(jù)，決定業(yè)務(wù)拓展目標(biāo)和方向。 確定價(jià)格政策。 (4)確定飯店的發(fā)展： 確定飯店的發(fā)展是指擴(kuò)大飯店經(jīng)營(yíng)范圍，使飯店業(yè)務(wù)橫向發(fā)展。如成立管理公司，發(fā)展飯店管理業(yè)務(wù)，在其他地區(qū)建立或聯(lián)營(yíng)新飯店等。決策會(huì)議的內(nèi)容還有許多，如機(jī)構(gòu)的決策人事的決策等。二、業(yè)務(wù)會(huì)議 業(yè)務(wù)會(huì)議是指總經(jīng)理主持召開的某專業(yè)部門，或幾個(gè)部門一起開的業(yè)務(wù)會(huì)議。業(yè)務(wù)會(huì)議主要是傳達(dá)貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖發(fā)揮群眾智慧，共同分析和策劃業(yè)務(wù)活動(dòng)，進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通達(dá)到加強(qiáng)管理、實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的目的。 (一)市場(chǎng)銷售會(huì)議 這是總經(jīng)理主持召開的，由銷售部、餐飲部、客務(wù)部、房務(wù)部、訂房中心、財(cái)會(huì)部等部門經(jīng)理和工作人員參加的會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容主要是商討有關(guān)市場(chǎng)及其銷售問題，各業(yè)務(wù)部門向總經(jīng)理和會(huì)議報(bào)告并提供下述資料，以便總經(jīng)理掌握情況，進(jìn)行決策。 (1)提供市場(chǎng)信息和分析報(bào)告。 (2)提供同行業(yè)主要飯店的市場(chǎng)推銷情況，它的經(jīng)營(yíng)政策，手段和方法。 (3)提供本飯店的客情分析、外聯(lián)、客房預(yù)定等情況的報(bào)告。提供本飯店商品信譽(yù)的報(bào)告。 (4)提供同行的飲食信息和市場(chǎng)情況，宴會(huì)開座率及其客情分析。 (5)提供本地區(qū)各公司、單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中的訂房、訂餐情況報(bào)告。 會(huì)議通過上述提供的資料和情況報(bào)告，進(jìn)行業(yè)務(wù)分析和綜合研究，確定市場(chǎng)拓展方向和目標(biāo)，展開業(yè)務(wù)“公關(guān)”和市場(chǎng)銷售活動(dòng)。 (二)房務(wù)會(huì)議 這是總經(jīng)理召開的，由房務(wù)部、客務(wù)部、銷售部、財(cái)務(wù)部等部門經(jīng)理參加的業(yè)務(wù)會(huì)議。參加會(huì)議者必須提供下述資料和情況報(bào)告： (1)提供開房情況報(bào)告，如開房率，住客國(guó)籍分析、客情報(bào)告。 (2)提供長(zhǎng)住客和?？偷那闆r報(bào)告，以及客人的要求，客人對(duì)飯店商品的評(píng)估等。 (3)提供房間狀態(tài)報(bào)告，如好房、壞房、已修理房、待修理房等等。 (4)提供房務(wù)管理、員工素質(zhì)、員工狀況的報(bào)告。 (5)提出各部門在管理活動(dòng)中存在的一些疑難問題。 會(huì)議根據(jù)上述資料、報(bào)告、問題，進(jìn)行綜合分析研究，向各部門提出工作指標(biāo)，幫助部門解決疑難問題。 (三)餐飲會(huì)議 這是總經(jīng)理召開的有關(guān)餐飲方面的會(huì)議，參加人員以餐飲部經(jīng)理、餐廳經(jīng)理、行政總廚、大廚、酒水部經(jīng)理等為主。參加人員必須準(zhǔn)備下列資料： (1)飲食銷售的市場(chǎng)情況，同行業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的情況。 (2)本飯店飲食經(jīng)營(yíng)情況的資料各餐廳營(yíng)業(yè)狀況，營(yíng)業(yè)額及完成指標(biāo)數(shù)、成本控制等情況。 (3)提供客情分析報(bào)告、?？汀⑸⒖?、宴會(huì)、酒會(huì)、團(tuán)體包餐等情況的分析報(bào)告。 (4)提供餐飲部的服務(wù)、食品質(zhì)量、客人的投訴等情況報(bào)告。 (5)飲食的銷售和市場(chǎng)拓展情況，飲食銷售活動(dòng)中的新招等。 通過召開飲食業(yè)務(wù)會(huì)議，了解和掌握情況，進(jìn)行業(yè)務(wù)決策和工作策劃，使飲食銷售、飲食服務(wù)、食品質(zhì)量、利潤(rùn)指標(biāo)達(dá)到一個(gè)新的水平。 (四)工程會(huì)議 這是由總經(jīng)理主持召開的有關(guān)動(dòng)力工程方面的專業(yè)會(huì)議，參加會(huì)議的人員以動(dòng)力工程部、總工程師、工程師或經(jīng)理及各部經(jīng)理或負(fù)責(zé)人參加，參加者必須準(zhǔn)備下列資料： (1)設(shè)備的更新、更遷、維修保養(yǎng)、技術(shù)狀態(tài)等資料。 (2)有關(guān)飯店基本建設(shè)方面的新建、改建、擴(kuò)建資料。 (3)有關(guān)飯店改造、裝修、翻新等資料。 (4)有關(guān)動(dòng)力、能源等資料。 (5)有關(guān)綠化工程方面的資料。 動(dòng)力工程會(huì)議可以是就某個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行開會(huì)研究，也可以是綜合各部就動(dòng)力工程方面的問題進(jìn)行開會(huì)研究。通過會(huì)議傳達(dá)總經(jīng)理的意圖，溝通各方面業(yè)務(wù)聯(lián)系和情況，使飯店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)建立在穩(wěn)定安全可靠的基礎(chǔ)上。 (五)其他業(yè)務(wù)會(huì)議 除上述會(huì)議外，飯店還有許多其他業(yè)務(wù)會(huì)議，如人事會(huì)議，財(cái)會(huì)會(huì)議，培訓(xùn)會(huì)議，倉(cāng)庫(kù)管理會(huì)議，采購(gòu)會(huì)議、重要接待任務(wù)會(huì)議、安全保衛(wèi)、消防會(huì)議等等。三、早餐例會(huì) 這是總經(jīng)理及各部經(jīng)理參加的利用早餐時(shí)間而進(jìn)行的碰頭會(huì)，一般用十分鐘至半個(gè)小時(shí)左右，通過早餐碰頭會(huì)形式，就某些問題和事項(xiàng)進(jìn)行決策。 (一)進(jìn)行飯店上層管理人員之間的業(yè)務(wù)溝通。 (二)就某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行策劃和決策。 (三)除每人擔(dān)負(fù)的正常的業(yè)務(wù)工作外，總經(jīng)理就當(dāng)天需急辦的事情，進(jìn)行分工。 (四)總經(jīng)理傳達(dá)自己的工作意圖和工作指示。 (五)總經(jīng)理因事外出而交辦事情。四、經(jīng)理例會(huì) 這是由總經(jīng)理主持召開的飯店各部門經(jīng)理都參加的業(yè)務(wù)會(huì)議，通過這樣的會(huì)議發(fā)展縱向和橫向聯(lián)系，進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通。這種會(huì)議一般一周或兩周召開一 次。會(huì)議內(nèi)容有：（一）總經(jīng)理進(jìn)行工作講評(píng)，策劃和決策 (1)將會(huì)議周期間客人的表?yè)P(yáng)、投訴、建議的處理結(jié)果進(jìn)行講評(píng)并提出指令性意見。 (2)將會(huì)議周期間發(fā)生的事端和管理活動(dòng)中的一些情況，如對(duì)治安、消防安全、操作安全等方面進(jìn)行講評(píng)和指出指令性意見。 (3)將會(huì)議周期間管理活動(dòng)中的經(jīng)營(yíng)狀況，如銷售活動(dòng)，服務(wù)管理，衛(wèi)生管理，食品質(zhì)量及其他等等事項(xiàng)進(jìn)行講評(píng)和提出指令性意見。 (4)將會(huì)議周期間巡查、批閱文件報(bào)告中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行講評(píng)和提出指令性意見。 (5)將決策會(huì)議，業(yè)務(wù)會(huì)議，早餐例會(huì)和其他會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行傳達(dá)和貫徹。 (6)宣讀和傳達(dá)有關(guān)的文件資料。 (7)會(huì)議上總經(jīng)理就某些事情進(jìn)行決策并對(duì)以后的工作進(jìn)行策劃和安排。 (二)部門經(jīng)理參加會(huì)議的要求 (1)準(zhǔn)備有關(guān)投訴及處理結(jié)果的情況?正報(bào)。 (2)匯報(bào)工作中遇到的疑難問題，提出工作中需部門協(xié)調(diào)的要求，和需總經(jīng)理決策的問題等等。五、部門經(jīng)理會(huì)議 (一)部務(wù)會(huì)議 這是由部門經(jīng)理主持召開的對(duì)本部和各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行溝通、策劃和決策的會(huì)議。參加人員以部屬各部門負(fù)責(zé)人為主。部門例會(huì)一般一周或兩周舉行一次。 (1)參加會(huì)議人員要準(zhǔn)備自己部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)資料。 (2)對(duì)上一個(gè)周期進(jìn)行的工作策劃和決策進(jìn)行檢查，對(duì)未完成的，經(jīng)理可提出咨詢，部門負(fù)責(zé)人要解答，理由不充分者要受到批評(píng)或處罰。 (3)對(duì)下一個(gè)周期進(jìn)行工作策劃。 (4)對(duì)總經(jīng)理的工作策劃和經(jīng)營(yíng)決策進(jìn)行傳達(dá)和安排、布置實(shí)施。 (5)對(duì)本部門的工作進(jìn)行策劃和決策。 (二)業(yè)務(wù)例會(huì) 這是按業(yè)務(wù)系統(tǒng)由部門經(jīng)理主持召開的業(yè)務(wù)工作會(huì)議。所謂業(yè)務(wù)系統(tǒng)指的是幾個(gè)密切聯(lián)系的部門會(huì)議。如飲食部的中餐部各餐廳、中廚各廚房、宴會(huì)部、管事部、酒水部等；西餐各餐廳，西廚各廚房、宴會(huì)部、管事部、酒水部等，其他部門亦同。這種會(huì)議主要是進(jìn)行各部門之間的業(yè)務(wù)溝通、協(xié)調(diào)，達(dá)到提高工作效率，提高管理水準(zhǔn)的