行政費用報銷要求及模版.doc

行政費用報銷要求及模板2016年7月一、郵件題目要求：為方便搜索及查找費用審批郵件，請大家一定要在題目上標注出此次申報的費用總金額！XXX（區(qū)域/城市）XXX分公司/營業(yè)部XX費用報銷/付款/借款申請XXX元請注明所在城市及費用歸屬營業(yè)部名稱，應與報銷單右上角名稱一致。 另外為方便搜索及查找費用審批郵件，請大家一定要在題目上標注出此次申報的費用總金額！舉例如下：天津和平營業(yè)部*月份請注明歸屬月份。物業(yè)費付款申請*元石家莊鹿泉分公司*月份日常行政費用日常零星行政費用請匯總至同一郵件及報銷單申報，注意寫清費用明細（請見正文），報銷單摘要后的金額要按類別對應填寫；報銷申請*元山東濟寧分公司2016年暖氣費用借款申請*元二、日常行政費用報銷：（一）模板：您好，*營業(yè)部申請報銷*月份如并非同一個月的費用，請于以下明細中 逐 條 標明歸屬月份，以便記帳。日常行政費用共計*元，費用明細如下:1、辦公用品必須注明當月在職人數！請于附件上傳發(fā)票及商家蓋章明細，章應與發(fā)票上章的名稱相同；如發(fā)票上已打印出明細亦可。費用*元（當月在職*人）；2、保潔費用請于附件上傳發(fā)票及商家蓋章明細，章應與發(fā)票上章的名稱相同；如發(fā)票上已打印出明細亦可。*元；3、名片制作費用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作名片人員名單：*、*、*、*（也可將名單上傳于附件）4、工牌制作費用*元（*元/盒，*盒/人，*人）；制作工牌人員名單：*、*、*、*（也可將名單上傳于附件）5、打印紙費用*元（*包，平均*元/包）；6、快遞費用附件上傳快遞費用明細表*元；7、鼠標/鍵盤采購費用*元：鼠標/鍵盤*元：*個，平均*元/個；8、員工生日福利微金端100元/人（自動打入工資卡內）；河北端80元/人（申請報銷），以身份證號上日期為準，報銷時請上傳過生日員工身份證正面照片，并打印與相關票據一同粘貼郵寄。費用*元（*人，80元/人）：9、其他行政費用共計*元：（1）企業(yè)文化墻標準最高300元/套費用共計*元（均為品宣部下發(fā)樣式模板）：KT板（長*寬）：*元/個，*個，*元；洗員工照片（用于照片墻）：*元/張，*張，*元；（2）維修費用共計*元：維修卷簾門*元；維修電腦（做系統(tǒng)/更換硬件）*元（二）注意事項：開票抬頭名稱：達飛微金商務咨詢（北京）有限公司增值稅專用發(fā)票應填寫納稅識別號：91110105074134204H1、發(fā)票抬頭及稅號請見下文。無法開以微金總部名稱為抬頭的合規(guī)發(fā)票的，需要在相應費用后注明無法開票原因及準備了何類型票據作為抵票，郵件正文無此說明將不予報銷。2、新成立營業(yè)部辦公用品費用應攢至開業(yè)或達到開業(yè)費用額度時一起申報（額度請見下文第八項新成立營業(yè)部開業(yè)費用要求）。3、辦公用品費用標準：10元/每人/月（每個營業(yè)部每月只可申報一次，不累計，建議于月底申報），需要在郵件正文中注明采購當月的在職員工人數，郵寄來時必須提供商家蓋章的辦公用品清單，也可在發(fā)票上直接打印出明細。如在超市買的，開發(fā)票時超市收回小票，可以提前拍照，郵件上傳照片，郵寄時打?。蝗缭谖木咝〉曩徫餂]有發(fā)票的，請讓商家提供收據并且寫一個清單，然后附上抵票與報銷單據一同郵寄。4、打印紙費用標準：95元/箱，5包/箱，即均價不可超過19元/包，此費用不計在10元/人的辦公用品費用之內。5、保潔費用標準：300元/月（每個營業(yè)部每月只可申報一次，建議于月底申報）。6、快遞費報銷，郵件正文要寫清楚明細，寄來時在報銷單后邊要有發(fā)票及寫有金額的快遞單，兩者必須能對得上且缺一不可?？爝f費用自2016年1月起實行月報制度，每月只可申請報銷一次，申請時上傳快遞費用明細表。每月快遞費用累計較多營業(yè)部可自行與快遞公司簽署協(xié)議，保留好快遞底單，并于快遞費用明細表中作好記錄，累計至月底統(tǒng)一結帳并開發(fā)票，此費用可申請報銷，亦可申請對公付款。7、名片費用標準：10元/盒（一線城市15元/盒），2盒/人/月，注明制作人員名單。8、工牌費用標準：10元/套，1套/人，注明制作人員名單。三、差旅費報銷申請：（一）郵件題目及正文內容模板：題目： XXX分公司/營業(yè)部費用歸屬于哪個營業(yè)部就寫哪個營業(yè)部，注意應與報銷單右上角歸屬部門處一致。XXX（姓名）*月份出差*（地點）差旅費報銷申請XXXX元正文內容格式：您好，XXX（區(qū)域及城市）XXX分公司/營業(yè)部*（職級）*（姓名）職級和姓名可對應填寫多個。因*（事由）于2016.*.*至2016.*.*到*（地點）因城市級別不同標準則不同，請寫明出差地所在城市名稱。出差，現申請報銷差旅費共計*元，費用明細如下，請領導審批。（如：您好，天津寶坻營業(yè)部經理郭文杰、業(yè)務主管楊光然、肖全共3人同一營業(yè)部人員因同一件事到同一個地方出差，費用歸屬部門也相同的情況下，請匯總于同個郵件申報，按類別寫費用明細。因參加華北大區(qū)工作會議于2016.4.8至2016.4.10到石家莊出差，現申請報銷差旅費共計385元，費用明細如下，請領導審批。）1、車票費用共計*元：（1）火車票費用共計*元：16.*.* *至*火車票 動車/高鐵火車票為動車還是高鐵？二選一！*等座 *元/張 *人 共*元；16.*.* *至*火車票 動車/高鐵*等座 *元/張 *人 共*元如只有一人，可不寫。（2）長途汽車（大巴車）費用共計*元：16.*.* *至* *元/張 *人 共*元；16.*.* *至* *元/張 *人 共*元；2、打車費用打車票日期必須為出差期間的，并逐個票據寫明從哪里到哪里，費用是多少錢，如對應不上，則不予報銷。共計*元：16.*.* *至* *元；16.*.* *至* *元。3、住宿費用共計*元：16.*.* *（城市）*（酒店）住宿*天 *間如多人出差，一同出差的同性別人員必須住同一標間，并請說明*與*住同一間；如因不同性別各住單間，則請說明情況； *元/天 共*元。4、餐飲費用共計*元：（二）注意事項：1、出差費用應先經由誰審核：如出差申請單及費用報銷單上有出差人直屬上級領導簽字的，可直接提交報銷郵件；如無法簽字只能走郵件審批的，需要將出差行程及費用明細都發(fā)給出差人的直屬上級領導一同審批，如有需要分攤其他營業(yè)部的情況，也需要在郵件中注明，待其上級領導同意后再將郵件轉發(fā)給行政對接人進行審批，否則無領導同意郵件不予報銷。如：營業(yè)部在職人員出差，則只要營業(yè)部經理在報銷單上手簽字即可；營業(yè)部經理出差，由于直屬上級領導為城市經理或區(qū)域經理，不在身邊無法在報銷單上簽字，則必須先發(fā)郵件讓領導審核費用。2、費用歸屬：題目與報銷單右上角營業(yè)部名稱應一致城市經理以上領導出差，到哪個營業(yè)部出差，差旅費就應歸屬到相應營業(yè)部，則報銷單右上角亦應填寫此營業(yè)部，郵件題目上最前邊亦應為此營業(yè)部，三者必須一致；若是到自己管轄的上級區(qū)域或其他區(qū)域出差，則費用為區(qū)域內營業(yè)部分攤，報銷單右上角可寫“*區(qū)域分攤”，請上傳費用分攤表（出差領導本人簽字），并在郵件正文寫明分攤費用詳細（或正文放置分攤表截圖），一同交于其直屬上級審批。3、達飛費用報銷制度差旅費用標準審核對照程序：（1）先看第5頁最上邊的職級解釋的表，從右邊找到出差人員所屬職務，對照左邊的職級解釋進行標準定位；（2）第5頁下邊的表為交通工具標準，按照剛對應出的職級解釋定位，查找出差人可乘坐的交通工具；（3）查看第6頁的城市列表，查詢出差城市為幾類城市；（4）再回到第4頁，根據對應的職級解釋，查看在出差的幾類城市里出差的標準，費用不可超出此標準。4、開車自駕出差路費如何報銷：開車自駕，易出事故且費用不好衡量，因此不建議開車自駕出差，行政亦不報銷加油費。如因特殊情況只能開車出差，則須在郵件正文說明情況，費用采用“孰低原則”（即按火車票往返費用總合，與1.2元/公里費用相比較，以其較低費用為報銷標準），同時需要寫明行車路線及每段公里數，包括出差地市區(qū)內行車路線及公里數。城市經理以上領導區(qū)域內開車巡店，費用則按1.2元/公里報燃油費。5、住宿費用：住宿標準是根據出差人的職級進行評定的，集團要求一同出差的同性別人員必須住同一標間，此標間的價格標準以職級較高一方人員的標準為準，但不可以兩人標準相加后的金額作為其住宿標準。如，營業(yè)部經理在一類城市的出差住宿標準為350元/間，則表示此營業(yè)部經理只能住宿單價標準在350元以內的房間，即使兩位營業(yè)部經理同住此房間，也只能按照350元/間的標準進行審核；若是一位營業(yè)部經理與大區(qū)總監(jiān)在一類城市出差同住一標間，則審核時將以大區(qū)總監(jiān)500元/間作為二人住宿標準。請各位內勤轉告營業(yè)部經理，并于出差前提醒。酒店住宿需要發(fā)票及蓋章酒店水單（兩者缺一不可，且兩者印章上公司名稱應相同）。住宿費水單中若含有其他附加小商品費用，則不在差旅費用報銷范圍內；食品或餐費，請單獨開具餐飲票及明細，不與住宿費混計，則可以差旅伙食標準報銷。6、差旅發(fā)票問題：差旅相關發(fā)票日期應與出差區(qū)間對應。如有票據丟失等特殊情況，請于郵件中說明情況，并用同類型發(fā)票作為抵票，否則不予報銷。四、團建費預算申請、報銷申請應于團建前先向人事薪酬核算部團建對接人進行申請，收到人事回復結余額度后進行團建活動，注意控制費用，于團建后在原申請郵件基礎上向行政部對接人申請報銷，注意上傳并打印團建活動照片。：營業(yè)部團建前發(fā)起申請，上傳申請表人事部回復營業(yè)部，給出可用額度營業(yè)部按可用額度控制費用進行團建營業(yè)部團建后于申請郵件基礎上發(fā)起報銷申請，上傳報銷表行政部審核通過后回復營業(yè)部，抄送人事部及總裁辦總裁辦抽查，如實際人數與申報不符，請營業(yè)部回復個人說明財務部收到報銷單+發(fā)票+表單+活動照片+郵件全文審驗合格予以報銷詳見郵件審批流程圖：（一）模板：1、申請格式（請直接向人力資源中心綜合端人事管理部團建對接人提交申請）：團建費申請題目：*營業(yè)部*月團建費申請正文內容格式：您好，*營業(yè)部申請開展*月份團建活動，費用預算為*元，附件已上傳團建活動費用申請表，請審核，謝謝。2、報銷格式：（必須在原申請郵件基礎上轉發(fā)給行政對接人申請報銷）題目改為：*營業(yè)部*月團建費報銷申請*元正文內容格式：您好，*營業(yè)部于*月*日已開展團建活動，實際花銷金額為*元，附件已上傳團建活動費用報銷申請表、報銷申請單、相關票據及活動照片，請批準報銷，謝謝。（二）注意事項：1、團建活動不可為聚餐形式，且發(fā)票不可全為餐票，否則不予以報銷；2、如無法提供發(fā)票需要用抵票的情況，請在團建活動費用報銷申請表中寫明；五、辦公電器固定資產采購申請請上傳行政電腦采購申請單（“電腦配置”請詳細填寫）、電器采購清單及財務固定資產清單（1臺電器1個SN碼，請分開寫明）。（一）模板：1、新營業(yè)部采購電腦及其他辦公電器設備等固定資產申請格式：您好：*分公司為新成立營業(yè)部，目前在職人員共計*名，人數已經區(qū)域人事審核通過應根據實際在職人數按比例采購，請先按職能端和業(yè)務端分類寫明人數，并提交至區(qū)域人事審核，通過后申報至行政對接人審核。：其中營業(yè)部經理1名、職能端內勤1名、業(yè)務端人員*名，目前部門業(yè)務人員扔在不斷擴充。現按集團標準申請在*公司采購營業(yè)部經理用筆記本電腦1臺*元、臺式電腦*臺*元（均價*元/臺，職能端內勤1人配置*臺、業(yè)務端*人配置*臺），其他辦公電器設備*元，費用共計*元，均在集團標準范圍內，現申請于法務審核通過的合同上蓋章若批量購買或費用較高還需要將采購合同發(fā)法務部審核。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵寄進行報銷（或為：請向先商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域審核已通過，請領導批準采購/付款。2、老營業(yè)部采購電腦申請格式：您好：因*公司已由原在職*人增加至*人，人數已經區(qū)域人事審核通過需要根據實際在職人數按比例采購，請先按職能端和業(yè)務端分類寫明人數，并提交至區(qū)域人事審核，通過后申報至行政對接人審核。若批量購買或費用較高還需要經過區(qū)域領導層級審核并將采購合同發(fā)法務部審核。：其中營業(yè)部經理1名、內勤1名、業(yè)務人員*名，目前部門業(yè)務人員扔在不斷擴充，原有電腦*臺配備使用情況如下：（1）筆記本1臺營業(yè)部經理1名，（2）臺式電腦1臺內勤人員1名（3）臺式電腦*臺業(yè)務人員*名根據集團采購臺式電腦業(yè)務端3:1的比例，*位業(yè)務人員應用*臺電腦，現共用*臺電腦，已無法滿足工作需要，故現準備于*公司增加采購*臺臺式電腦*元（含稅單價平均*元/臺），均在集團標準范圍內，現申請于法務審核通過的合同上蓋章若批量購買或費用較高還需要將采購合同發(fā)法務部審核。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵寄進行報銷（或為：請向先商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域審核已通過，請領導批準采購/付款。3、老營業(yè)部采購其他電器類固定資產申請格式：您好：*公司現因*原因急需采購以下電器類固定資產，準備于*公司采購，費用共計*元，采購明細如下，均在集團標準范圍內，現申請于法務審核通過的合同上蓋章。我部準備先行墊付購買，待收到發(fā)票后郵寄進行報銷（或為：請總部先向商家支付采購款，待收到發(fā)票后郵寄進行沖抵），區(qū)域審核已通過，請領導批準采購/付款。（二）注意事項：1、固定資產采購，須先申請后執(zhí)行，如未經同意擅自采購，則不予報銷。2、采購空調請寫明營業(yè)部放置空調的空間面積、空調的適用面積，以作為采購空調數量的參考；3、電腦采購申請表例子：4、財務電器類固定資產清單必須填寫SN碼，每臺電器SN碼均不同，故一臺電器對應填寫一個SN碼；“使用人”填寫應按“責任到人”、“誰使用就寫誰”、“誰保管就寫誰”等原則填寫，如公用則請寫營業(yè)部經理姓名（注意一定要寫姓名）；5、行政固定資產申請單需要在名稱處粘貼實物圖片。6、采購電腦必須寫明在職總人數、內勤及業(yè)務人員詳細人數，根據集團職能端1:1比例、業(yè)務端3:1比例寫明申請明細，營業(yè)部經理審核通過后，交由區(qū)域人事對所寫人數進行審核，再經區(qū)域經理、大區(qū)總監(jiān)層級審核后再向行政部報審。7、如有合同約定分批次付款的情況，則需要在最初就寫明付款總額及每批次付款比例及金額，經層級審核后再到行政，否則在申請第二付款時還需要重新進行層級審核。六、房租及稅費：房租原則上要求必須開具發(fā)票（具體比例等情況可與財務溝通后確定），如需后期到稅務局代開，則需要在房租申請郵件中說明如開票金額、發(fā)票抬頭等情況，還需說明是否拆分合同，其產生的稅費可單獨走費用付款或報銷流程。七、水電、物業(yè)費：如果是物業(yè)代繳的，不能開具總公司抬頭的發(fā)票的，需要提供蓋有物業(yè)公章或財務章的收據、繳費通知書和物業(yè)繳費總發(fā)票的復印件；如可由物業(yè)開具發(fā)票的，發(fā)票抬頭實在開不了公司的名字，就開房東的名字或者門牌號（需要證明與營業(yè)部店面相對應），但需要郵件正文說明情況；如果房東不是物業(yè)而是個人，無法蓋章，則需要房東出具按手印的收據/收條，及其身份證復印件，并在郵件正文說明情況。八、新成立營業(yè)部開業(yè)費用申報開業(yè)費用前，不可單獨申請報銷辦公用品及保潔用品費用，開業(yè)費用只可申報一次。要求：【開業(yè)經費標準】：費用包括前期開業(yè)采購辦公用品、保潔用品、禮儀費用等， 合作加盟營業(yè)部開業(yè)經費額度：10000元公司直營營業(yè)部開業(yè)經費額度：3000元【開業(yè)招待費用標準】：開業(yè)招待費用標準為20桌以內（含20桌），直接發(fā)給行政對接人審核；如超出標準桌數則按照營銷費用管理辦法，報銷時需同時發(fā)給行政對接人與營銷費對接人，營業(yè)部按照計劃外費用報銷流程進行上報逐級審批，每月業(yè)務管理部根據相應費用金額沖抵超出部分，由營業(yè)部營銷費用先行扣減。報銷開業(yè)招待費時，需提供開業(yè)活動照片，邀請客戶數量、桌數及用餐照片。一、二線城市： 1800元/桌（含酒水）三、四線城市： 1300元/桌（含酒水）（一）模板：您好：*區(qū)域/城市*營業(yè)部為新成立直營/加盟因費用額度標準不同，請說明是直營還是加盟營業(yè)部。營業(yè)部，職場位于*市（為*類城市），現申請報銷于*年*月*日開業(yè)經費*元、招待費用*元（平均*元/桌，共*桌），共計*元，費用明細如下，采購明細、相關單據及開業(yè)照片均已上傳至附件，請領導批準報銷。一、開業(yè)經費共計*元：1、開業(yè)當天布置及禮儀費用*元；2、開業(yè)前期辦公用品費用*元；3、開業(yè)前期保潔用品費用*元；二、開業(yè)當天招待費用*元：共計*桌，平均*元/桌（含酒水）。邀請人員共計*人，名單：*、*、*、*、*、*、*、*、*。（二）注意事項：1、申報開業(yè)費用前，不可單獨申請報銷辦公用品及保潔用品費用，開業(yè)費用只可申報一次；2、因費用額度標準不同，請說明是直營還是加盟營業(yè)部； 3、請說明營業(yè)部所在城市，以便于審核招待費用標準。4、注意所有采購物品，若發(fā)票上無明細的，則需要商家蓋章明細；九、備用金借款的申請及沖抵每月備用金總額度為2000元。自借款申請至沖抵均應在同一郵件流程中進行，即先申請借款，沖抵時要在申請郵件的基礎上申報。：（一）模板： 1、申請格式：您好，*區(qū)域/城市*營業(yè)部上月備用金結余*元，現申請*月備用金借款*元，則可用額度