山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院系部檔案管理辦法.doc

山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院系部檔案管理辦法 為加強系部等教學(xué)單位的檔案（以下簡稱系部檔案）管理，確保教學(xué)資料收集齊全、管理規(guī)范、利用方便，根據(jù)中華人民共和國檔案法（中華人民共和國主席令第58號）和高等學(xué)校檔案管理辦法（中華人民共和國教育部令第27號）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實際，制定本辦法。一、總則（一）系部檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分。必須堅持對現(xiàn)實和歷史負責(zé)的原則，切實做好系部檔案管理工作。（二）系部檔案在學(xué)院綜合檔案室的統(tǒng)一指導(dǎo)下，由各系部設(shè)分室保管。系部檔案是系部職能活動的原始記錄，主要包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研和實驗室工作中形成的各種文件材料。系部檔案文件中凡需向?qū)W院綜合檔案室報送的，應(yīng)將正本上報，系部留存副本。（三）系部檔案與系部工作同步管理。各系部要將檔案工作納入系部工作計劃，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，以保證每項重要工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。（四）系部主管教學(xué)工作的系主任或副主任，負責(zé)本部門檔案管理的監(jiān)督、檢查工作，系部教學(xué)秘書具體負責(zé)本部門教學(xué)文件材料的收集和管理工作。應(yīng)把檔案工作納入其崗位職責(zé)，在經(jīng)費、裝具等方面給予支持，確保系部檔案工作順利開展。系部教學(xué)秘書工作變動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。（五）學(xué)院綜合檔案室，應(yīng)積極主動地做好系部檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要將系部檔案工作納入學(xué)校檔案工作的年度評比，對做出成績的予以表彰和獎勵。二、系部建檔范圍與保管期限（一）各系部在教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，均屬系部檔案。 （二）系部檔案的保管期限分為永久、長期（30年）和短期（5至10年）。凡是反映系部主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校和社會有長遠利用價值的，列為永久保管；凡是在較長時期內(nèi)有查考價值的，列為長期保管；凡是在較短時期內(nèi)有查考價值的，列為短期保管。（三）系部應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的具體歸檔范圍及其保管期限，參見附件1山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表。三、系部檔案管理程序（一）平時收集：系部負責(zé)黨群、行政、教學(xué)、科研、實驗室和學(xué)生工作的各人員應(yīng)參照系部歸檔范圍，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)職能，建立預(yù)立卷文件夾（盒），在平時工作中將辦理完畢需要歸檔保存的文件材料及時歸卷，防止散失。根據(jù)教學(xué)文件的收集管理規(guī)律，原則上相同內(nèi)容的文件組成一盒（袋）。同一內(nèi)容的文件材料較多時，可分別組成若干盒（袋），也可以根據(jù)材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一、材料較少的文件合成一盒（袋）。（二）立卷整理：每年10月底前，系部各部門相關(guān)人員，將上一學(xué)年度形成的歸檔文件，按問題分門別類，視材料多少組成一卷或數(shù)卷。案卷可以用卷皮裝訂，也可以用文件夾（袋）裝入。案卷封面填寫能夠反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容的標(biāo)題。卷內(nèi)文件按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律或重要程度排序，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄置于首頁。試題試卷按課程以“班”為單位整理裝袋。畢業(yè)設(shè)計、實驗實訓(xùn)報告按專業(yè)以“人”為單位整理成冊。（三）編目保管：每年11月底前，系部教學(xué)秘書對接收的檔案，按黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研和設(shè)備六大類分別編號裝盒，入柜存放。編號方法視檔案材料多少而定，少則每類編一個大流水號，多則每類每年編一個流水號，檔案盒脊背上標(biāo)注盒內(nèi)檔案的形成年度（或針對年度）、主題內(nèi)容和案卷起始號。試卷、論文可按自然狀態(tài)單獨排架編目。科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)完成歸檔工作。（四）移交歸檔：需移交學(xué)院綜合檔案室的檔案材料，系部教學(xué)秘書于次學(xué)年寒假前向?qū)W院綜合檔案室移交。學(xué)院綜合檔案室保存原件，系部檔案室保存復(fù)印件。歸檔移交時要認真填寫移交目錄，交接雙方核對無誤后履行簽字手續(xù)，移交目錄隨檔案保存。（五）提供利用：要積極發(fā)揮系部檔案在教學(xué)、科研及管理工作中的憑證作用和查考作用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密。借用檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，嚴(yán)防丟失和損壞。（六）鑒定銷毀：對保管期限已滿的檔案，要進行保存價值鑒定，凡無需再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)系部主管檔案工作的負責(zé)人審批后銷毀；若還有保存價值，應(yīng)按重新劃定的保管期限繼續(xù)保管。四、系部檔案管理質(zhì)量要求（一）歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。（二）歸檔的文件材料必須是原件（定稿）, 重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份提供利用。（三）歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確地反映系部各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，符合自然形成規(guī)律。（四）歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整、審查簽字手續(xù)完備，手寫的文字材料填寫過程中一律使用黑色碳素墨水的鋼筆填寫，不得復(fù)印。禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。歸檔的教學(xué)文件材料一般均為a4紙，圖件按此規(guī)格折疊；對非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件（如試卷）應(yīng)專柜保管，但需填寫與其它教學(xué)文件相一致的盒（袋）編號?？傮w來講，歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn) 科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求 和 文書檔案案卷格式 的要求。（五）電子文件的歸檔，要按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范 (gbt 18894-2002)執(zhí)行。應(yīng)遵守以下原則：1、電子文件和紙質(zhì)文件歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時存檔。2、同時做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。四、附則（一）本辦法自公布之日起施行。（二）本辦法由學(xué)院辦公室負責(zé)解釋。附件：山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表 二九年九月一日山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表類 目 名 稱保管期限 一、黨群類檔案1上級和學(xué)院下發(fā)的有關(guān)黨群工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部黨總支工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查統(tǒng)計材料長期3系部黨總支會議記錄、民主生活會記錄長期4系部黨員名冊、黨建工作及黨員教育、獎懲材料長期5系部發(fā)展黨員及黨員轉(zhuǎn)正材料長期6系部教代會會議文件及工會活動材料長期7系部黨群活動中形成的其它有保存價值的材料二、行政類檔案1上級和學(xué)院下發(fā)的有關(guān)行政工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)、簡報等永久3系部規(guī)章制度、調(diào)查匯報、統(tǒng)計資料永久4系部沿革、大事記、宣傳冊及社會媒體宣傳報道材料永久5系部會議記錄、紀(jì)要長期6系部職權(quán)范圍內(nèi)的人事任免、崗位聘任材料長期7系部聯(lián)合辦學(xué)的協(xié)議、合同等有關(guān)材料長期8系部外事、慶典活動的文件、代表性照片永久9系部獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、錦旗等實物（獲省部級及其以上的，需在學(xué)院綜合檔案室登記備案）永久10系部行政管理活動中形成的其它有保存價值的材料 三、學(xué)生類檔案1上級和學(xué)院下發(fā)的有關(guān)學(xué)生工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2. 學(xué)生的高中檔案、體檢表短期3.學(xué)生的學(xué)籍管理材料：入學(xué)登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片及成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）的材料，畢業(yè)生登記表，在校學(xué)生名冊長期4.學(xué)生的黨團組織檔案材料短期5學(xué)生的獎懲記錄材料長期6系部團總支、學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、簡報等長期7學(xué)生管理制度、學(xué)風(fēng)建設(shè)、思想政治教育工作材料長期8學(xué)生科研成果統(tǒng)計材料、優(yōu)秀成果樣品永久9學(xué)生社團活動材料（簡介、重要活動、典型刊物等）永久10生源統(tǒng)計分析、畢業(yè)生就業(yè)工作及質(zhì)量跟蹤材料永久11畢業(yè)設(shè)計及評審材料優(yōu)秀的長期一般的短期12畢業(yè)班集體合影照片（并將數(shù)碼照片及與照片位置相對應(yīng)的姓名發(fā)送到學(xué)院綜合檔案室網(wǎng)頁“畢業(yè)照片上傳”專區(qū)）永久13校友聯(lián)誼及知名校友的有關(guān)材料 永久14其它有保存價值的學(xué)生工作文件和聲像材料四、教學(xué)類檔案1上級和學(xué)院下發(fā)的有關(guān)教學(xué)工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部教學(xué)工作會議材料、教學(xué)管理規(guī)章制度長期3系部專業(yè)指導(dǎo)委員會人員名單、聽課記錄長期4.招生計劃、專業(yè)介紹、新生名冊、招生工作總結(jié)等長期5學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及特色專業(yè)、精品課程建設(shè)文件長期6教學(xué)計劃、方案和教學(xué)大綱、教學(xué)改革方案、總結(jié)長期7.課堂教學(xué)材料：課程安排表、教學(xué)進度表、教師任課安排，典型講義、教案長期8自編、主編教材的正本，各專業(yè)使用教材目錄長期9教學(xué)檢查、評估、評比表彰材料長期10教師工作量的規(guī)定、核算、登記材料 長期11.教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎勵材料，教學(xué)情況調(diào)查表長期12.教師培訓(xùn)進修的計劃、考核和總結(jié)，教師掛職鍛煉的有關(guān)材料長期13教師業(yè)務(wù)檔案材料永久14.系部承辦的各類培訓(xùn)班、進修班形成的文件和材料長期15教育實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)計劃、大綱、總結(jié)，實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)講義、實習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實習(xí)報告等短期16實驗實訓(xùn)教學(xué)大綱、實驗實訓(xùn)報告及有關(guān)材料長期17試題、試卷及試卷分析材料短期18其它有保存價值的教學(xué)文件材料 五、科研類檔案1上級和學(xué)院下發(fā)的有關(guān)科研工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部科研成果統(tǒng)計表、成果匯編永久3系部科研工作計劃、總結(jié)長期4系部舉辦的學(xué)術(shù)活動及學(xué)會工作材料長期5系部承辦、協(xié)辦的國際學(xué)術(shù)會議的文件材料永久6系部承擔(dān)的科研課題項目材料在項目結(jié)題后由課題負責(zé)人交教學(xué)研究室向?qū)W院綜