《組團(tuán)計(jì)調(diào)作業(yè)規(guī)程》PPT課件.ppt

接待社是相對(duì)組團(tuán)社而言的，通常是指受組團(tuán)社委托，按照組團(tuán)社的計(jì)劃和要求來完成組團(tuán)社對(duì)游客承諾的接待內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)的旅行社。 而接待類計(jì)調(diào)是指在接待社中負(fù)責(zé)按照組團(tuán)社計(jì)劃和要求確定旅游用車等區(qū)間交通工具、用餐、住宿、游覽、派發(fā)導(dǎo)游等事宜的專職人員。按組團(tuán)社的地區(qū)差異可分為國內(nèi)接待計(jì)調(diào)和國際人境接待計(jì)調(diào)。,地接計(jì)調(diào)作業(yè)規(guī)程,接計(jì).swf 一、報(bào)價(jià) 根據(jù)對(duì)方詢價(jià)編排線路，以報(bào)價(jià)單提供相應(yīng)價(jià)格信息（報(bào)價(jià)）； 二、計(jì)劃登錄 接到組團(tuán)社書面預(yù)報(bào)計(jì)劃 ，將團(tuán)號(hào)、人數(shù)、國籍、抵/離機(jī)（車）、時(shí)間等相關(guān)信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中。如遇對(duì)方口頭預(yù)報(bào)，必須請(qǐng)求對(duì)方以書面方式補(bǔ)發(fā)計(jì)劃，或在我方確認(rèn)書上加蓋對(duì)方業(yè)務(wù)專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認(rèn)件； 三、編制團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表 編制接待計(jì)劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時(shí)間、住宿酒店、餐廳、參觀景點(diǎn)、地接旅行社、接團(tuán)時(shí)間及地點(diǎn)、其他特殊要求等逐一登記在團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中； 四、計(jì)劃發(fā)送 向各有關(guān)單位發(fā)送計(jì)劃書，逐一落實(shí)。,1、用房：根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送訂房計(jì)劃書并要求對(duì)方書面確認(rèn)。如遇人數(shù)變更，及時(shí)做出更改件，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對(duì)方書面確認(rèn)；如遇酒店無法接待，應(yīng)及時(shí)通知組團(tuán)社，經(jīng)同意后調(diào)整至同級(jí)酒店。 2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊(duì)發(fā)送訂車計(jì)劃書并要求對(duì)方書面確認(rèn)。如遇變更，及時(shí)做出更改件，以傳真方式向協(xié)議車隊(duì)發(fā)送，并要求對(duì)方書面確認(rèn)。 3、用餐：根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送訂餐計(jì)劃書。如遇變更，及時(shí)做出更改件，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對(duì)方書面確認(rèn)。 4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送團(tuán)隊(duì)接待通知書并要求對(duì)方書面確認(rèn)。如遇變更，及時(shí)做出更改件，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對(duì)方書面確認(rèn)。 5、返程交通：仔細(xì)落實(shí)并核對(duì)計(jì)劃，向票務(wù)人員下達(dá)訂票通知單，注明團(tuán)號(hào)、人數(shù)、航班(車次)、用票時(shí)間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時(shí)通知票務(wù)人員,五、計(jì)劃確認(rèn) 逐一落實(shí)完畢后（或同時(shí)），編制接待確認(rèn)書，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。 六、編制概算 編制團(tuán)隊(duì)概算單。注明現(xiàn)付費(fèi)用、用途。送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，填寫借款單，與概算單一并交部門經(jīng)理審核簽字，報(bào)總經(jīng)理簽字后，憑概算單、接待計(jì)劃、借款單向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借款。 七、下達(dá)計(jì)劃、委派導(dǎo)游 編制接待計(jì)劃及附件。由計(jì)調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊(duì)計(jì)劃專用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取計(jì)劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫的陪同報(bào)告書、游客（全陪）填寫的質(zhì)量反饋單、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當(dāng)面點(diǎn)清并由導(dǎo)游人員簽收。 八、編制結(jié)算 全程跟蹤 填制公司團(tuán)隊(duì)結(jié)算單，經(jīng)審核后加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。于團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收 。,九、報(bào)帳 團(tuán)隊(duì)行程結(jié)束，通知導(dǎo)游員憑接待計(jì)劃、陪同報(bào)告書、質(zhì)量反饋單、原始票據(jù)等及時(shí)向部門計(jì)調(diào)人員報(bào)帳。計(jì)調(diào)人員詳細(xì)審核導(dǎo)游填寫的陪同報(bào)告書，以此為據(jù)填制該團(tuán)隊(duì)費(fèi)用小結(jié)單及決算單，交部門經(jīng)理審核簽字后，交財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財(cái)務(wù)部報(bào)帳。 十、登帳 部門將涉及到該團(tuán)的協(xié)議單位的相關(guān)款項(xiàng)及時(shí)登錄到團(tuán)隊(duì)費(fèi)用往來明細(xì)表中，以便核對(duì)。 十一、歸檔 整理該團(tuán)的原始資料，每月底將該月團(tuán)隊(duì)資料登記存檔，以備查詢。,組團(tuán)，是指客源地的旅行社通過各種招攬手段形成的本地旅游團(tuán)體或零散客，將其送往指定的旅游目的地游覽，或委托當(dāng)?shù)亟哟缲?fù)責(zé)完成所約定的旅游活動(dòng)過程。 組團(tuán)社指客源地的旅行社，通過各種招攬方式組團(tuán)，向游客提供符合其需求的旅游產(chǎn)品，并就其旅行中的有關(guān)事項(xiàng)與游客協(xié)商后，簽訂旅游合同，并監(jiān)督約束旅游目的地接待社的接待活動(dòng)，從而保障整個(gè)旅游活動(dòng)順利進(jìn)行。 組團(tuán)計(jì)調(diào)是在組團(tuán)社內(nèi)負(fù)責(zé)操作組團(tuán)流程的專職人員。,組團(tuán)計(jì)調(diào)作業(yè)規(guī)程,組計(jì).swf 一、接受報(bào)名： 簽訂組團(tuán)旅游合同，全額收款，交財(cái)務(wù)部入帳，填寫交款記錄，成團(tuán)。 二、編制（預(yù)報(bào)）計(jì)劃： 向目的地接待社詢價(jià)的同時(shí)編制出團(tuán)計(jì)劃團(tuán)隊(duì)接待通知書；向行程中的各接待社發(fā)出預(yù)報(bào)。 三、編制結(jié)算： 1.編制概算，報(bào)財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后開始作業(yè)； 2.憑概算單、組團(tuán)合同、地接社確認(rèn)件、正式計(jì)劃團(tuán)隊(duì)接待通知書填寫借款單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，報(bào)財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后領(lǐng)取借款。 四、訂票作業(yè)： 仔細(xì)落實(shí)并核對(duì)計(jì)劃，向票務(wù)人員下達(dá)團(tuán)隊(duì)訂票單，注明團(tuán)號(hào)、人數(shù)、航班(車次)、用票時(shí)間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時(shí)通知票務(wù)人員。,五、書面確認(rèn)： 督促接待社在最短的時(shí)間內(nèi)（824小時(shí)）書面確認(rèn)。確認(rèn)重點(diǎn)為：機(jī)（車、船）票、用房、用車、結(jié)算等。 六、發(fā)出正式計(jì)劃： 早于出發(fā)前發(fā)出正式計(jì)劃，要求：正式打印，加蓋計(jì)劃專用章，一式兩份（發(fā)出、留存各一份）。督促回執(zhí)。 七、選派導(dǎo)游： 向?qū)в谓淮哟?jì)劃，確定團(tuán)隊(duì)接待重點(diǎn)及服務(wù)方向; 八、最終確認(rèn)： 出發(fā)前24小時(shí)與對(duì)方核對(duì)計(jì)劃 ，要求對(duì)方最終確認(rèn)。向?qū)Ψ酱咭Y(jié)算單。 九、付款： 確認(rèn)團(tuán)隊(duì)質(zhì)量無異議，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，（允許預(yù)付）將團(tuán)款匯入地接社帳,十、報(bào)帳： 團(tuán)隊(duì)行程結(jié)束，一周內(nèi)清帳。填寫決算單，連同概算單一式兩份、組團(tuán)合同、地接社確認(rèn)件、地接社結(jié)算單、團(tuán)隊(duì)接待通知書原始憑證，交公司財(cái)務(wù)部報(bào)帳； 十一、登帳： 部門將涉及到該團(tuán)的協(xié)議單位的相關(guān)款項(xiàng)及時(shí)登錄到團(tuán)隊(duì)費(fèi)用往來明細(xì)表中，以便核對(duì)。 十二、歸檔： 整理該團(tuán)的原始資料，每月底將該月團(tuán)隊(duì)資料登記存檔，以備查詢。,組團(tuán)計(jì)調(diào)操作流程組團(tuán)計(jì)調(diào).swf 1. 策劃/設(shè)計(jì)產(chǎn)品 2. 向協(xié)作單位詢價(jià) 3. 核價(jià)、包裝產(chǎn)品 4. 編制團(tuán)號(hào)、制定出團(tuán)計(jì)劃 5. 通過媒體、外聯(lián)、門市各種渠道銷售 6. 接受報(bào)名，確定出團(tuán)人數(shù)，落實(shí)交通 7. 向接待社發(fā)傳真確認(rèn)最終行程及結(jié)算方式 8. 等待接待社回傳確認(rèn)出團(tuán)事項(xiàng) 9. 派發(fā)陪同、