辦公用品管理辦法(暫行)

撫順新鋼鐵有限責(zé)任公司制度編號：A2392制度頁數(shù)：共11頁辦公用品管理辦法（暫行）編 制 人：魏東培審 核 人：錢宏霞批 準 人：萬如鐵 主辦單位：行政管理處發(fā)布日期：2018年3月30日生效日期：2018年3月30日第一章 總 則第一條 為加強撫順新鋼鐵有限責(zé)任公司辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范公司辦公用品管理，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，特制定本辦法。第二條 本辦法包括非生產(chǎn)性辦公用品及自動化辦公設(shè)備配置、使用、保管等。第三條 本辦法適用于撫順新鋼鐵有限責(zé)任公司所屬各單位。第二章 分類及基本配置標準第四條 辦公用品分類1、A類：單項價值在2000元（含）以上且使用2年以上的辦公自動化用品和非辦公自動化用品。自動化類辦公用品包括空調(diào)、投影儀、電視機、（筆記本）電腦、復(fù)印機、傳真機、打印機、音響設(shè)備、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、多功能一體機、掃描儀、繪圖儀、電子白板等； 非自動化類辦公用品包括老板臺桌椅、高檔書柜等。2、B類：單項價值50元（含）以上2000元以下且使用1年以上的辦公自動化用品和非辦公自動化用品。自動化類辦公用品包括碎紙機、電風(fēng)扇、打孔機、裝訂機、U盤、光驅(qū)、內(nèi)存條、UPS電源、無線網(wǎng)卡、移動硬盤等。非自動化類辦公用品包括辦公桌椅、辦公柜、沙發(fā)、茶幾、接待椅、書報架、飲水機、電話機、文件架、日歷架、辦公刀具等。3、C類：分為自動化辦公用品和非自動化辦公用品。自動化辦公用品易耗類包括墨盒、硒鼓、碳粉、鼠標、色帶、水晶頭、插座、網(wǎng)線、軟盤、刻錄盤等。非自動化辦公用品包括價值在50元以下的復(fù)印紙、打印紙等各種紙張、筆、筆記本、耳麥、計算器、訂書機、電池、抽桿夾、文件夾、裝訂針、回形針、圖釘、鼠標墊、大頭針、印泥、印油、票夾、尺、膠帶、白板筆、固體膠、一次性水杯、水筆(芯)、墨水、膠水、涂改液等。4、D類：公司對外委托印刷的常規(guī)性印刷品及臨時性印刷品。包括：生產(chǎn)記錄本、生產(chǎn)報表、考試卷紙、報銷表單、操作手冊、半月刊、企業(yè)宣傳畫冊等。第五條 辦公用品配置標準辦公用品配置標準見：附件1。第三章 管理職責(zé)第六條 職責(zé)劃分1、人力資源處：負責(zé)確定申請辦公用品人員的層級、崗位職責(zé)內(nèi)容。2、行政管理處：負責(zé)制定公司非自動化類辦公用品的配備標準，制度修訂；負責(zé)C類非自動化辦公用品年度預(yù)算審批、費用臺賬建立等日常管理；負責(zé)公司D類辦公用品的采購、審批、臺帳建立等日常管理。3、設(shè)備處：負責(zé)公司自動化辦公用品的配備標準、品牌選型、預(yù)算編制、臺帳建立，維護維修及C類自動化辦公用品（耗材）日常管理。4、供應(yīng)處：負責(zé)A類、B類辦公用品的采購、驗收、發(fā)放、退庫、報廢處理及未過保修期辦公用品的質(zhì)保維修及退貨處理。5、財務(wù)處：負責(zé)辦公用品費用核銷。6、各單位辦公用品兼職管理員：負責(zé)本單位C類非自動化辦公用品費用的預(yù)算；負責(zé)編制、申報本單位年度A、B、D類辦公用品計劃；負責(zé)本單位辦公用品日常管理；負責(zé)購買本單位C類非自動化辦公用品，負責(zé)對本單位辦公用品的回收及退庫，負責(zé)反饋本單位辦公用品的使用情況。第四章 日常管理第七條 費用管理1、各單位按本單位C、D類辦公用品使用實際，每年10月上旬將下一年度C、D類辦公用品預(yù)算上報行政管理處。C類辦公用品預(yù)算按各單位辦公人員人均每月 10 元標準核定。A、B類辦公用品走各單位物料費用。2、C類非自動化辦公用品由各單位自行采購，發(fā)生費用由部門一級正主管審批后到財務(wù)處報銷。3、C類非自動化辦公用品費用實行“定額管理、總額管控、超支自負”的原則，對于超出預(yù)算的辦公費用，需經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可報銷。申請流程見附件2。4、各單位需嚴格控制本單位D類印刷品費用，如季度費用超出預(yù)算，需寫出書面的情況說明，由一級主管簽字后上交行政管理處備案。第八條 辦公用品申請管理1、各單位新增A、B類非自動化辦公用品需由本單位一級主管批準后向行政管理處提出申請，申請表見附件3。行政管理處根據(jù)非自動化辦公用品基本配備標準進行核定，人力資源處需對人員崗位層級及職責(zé)進行確定。申請A、B類非自動化辦公用品2000元以下的由行政管理處一級主管批準后報供應(yīng)處采購配備，2000元（含）以上的由行政管理處主管經(jīng)理批準后報供應(yīng)處采購配備。申請流程見附件4。2、各單位新增A、B類自動化辦公用品需由本單位一級主管批準后向設(shè)備處提出申請，申請流程見附件3。設(shè)備處根據(jù)自動化辦公用品基本配備標準進行核定，人力資源處需對人員崗位層級及職責(zé)進行確定。申請A、B類自動化辦公用品2000元以下的由設(shè)備處一級主管批準后報供應(yīng)處采購配備，2000元（含）以上的由設(shè)備處主管經(jīng)理批準后報供應(yīng)處采購配備。申請流程見附件4。3、各單位如需要對正常使用而損壞的非自動化辦公用品進行更換，應(yīng)向行政管理處提出更換申請，行政管理處批準后報供應(yīng)處采購更換；對正常使用而損壞的自動化辦公用品進行更換，應(yīng)向設(shè)備處提出更換申請，設(shè)備處批準后報供應(yīng)處采購更換。對于廢舊辦公用品，按公司制度進行回收和處理。4、D類辦公用品由本單位每季度最后一個月填寫印刷品申請表，見附件6。計劃申請下季度常規(guī)性印刷品的種類及數(shù)量，由使用單位一級主管審批后上報行政管理處。臨時性印刷品可根據(jù)實際情況進行臨時計劃審批。申請流程見附件5。5、行政管理處印刷品管理人員將各單位上報的下季度印刷品申請計劃進行審核后報上級主管審批后進行印刷，同時，每半年梳理一次各單位印刷品品種。6、各單位如有新增印刷品種類需填寫新增印刷品審批表，見附件7。由使用單位一級主管審批后報行政管理處審核。第九條 辦公用品使用管理1、行政管理處每半年組織一次對各單位A、B類辦公用品管理使用維護情況進行檢查，要求帳與卡相符合，卡與物相對應(yīng)，對辦公用品丟失的，費用由辦公用品的領(lǐng)用人員承擔(dān)。2、員工對所使用的辦公用品負保管責(zé)任。正常使用損壞的應(yīng)及時申報修理或辦理更換手續(xù)，因質(zhì)量問題且沒過質(zhì)保期限的由供應(yīng)商負責(zé)維修。正常使用損壞的由各單位維修人員自行維修，如遺失或使用不當損壞應(yīng)按價賠償。3、辦公用品不得私自轉(zhuǎn)讓、調(diào)換或變?yōu)榧河?。員工因崗位異動等涉及辦公用品搬遷時，應(yīng)征得本部門主管同意并報行政管理處審批登記。4、各單位嚴禁私自印制各種D類印刷品，如有此類情況發(fā)生，其費用由各單位自行承擔(dān)。5、各單位需按時計劃申請印刷品的種類及數(shù)量，如沒有按時計劃申請，需向行政管理提交情況說明，其造成后果由使用單位自行承擔(dān)。第五章 辦公用品卡管理第十條 辦公用品卡管理1、公司A、B類辦公用品的維護和管理責(zé)任全部落實到人，實行辦公用品卡管理。A、B類辦公用品登記卡由公司行政管理處負責(zé)統(tǒng)一制作并蓋章后定量發(fā)放到各單位。2、A、B類辦公用品從領(lǐng)用開始建立臺帳，確保帳、卡、物相符。領(lǐng)用或負責(zé)保管辦公用品的員工必須本人逐項在登記卡上簽字，確定責(zé)任人?？S人走，物變卡變，變更責(zé)任人要重新登記，交回辦公用品時要在登記卡上進行注銷，負責(zé)收回辦公用品的管控人員要簽字確認。3、新入企員工由人力資源處根據(jù)崗位性質(zhì)，通知所在單位辦公用品管理員憑人力資源處的員工入企通知單提出辦公用品申請，到行政管理處領(lǐng)取辦公用品登記卡，按照規(guī)定填寫后交到行政管理處審核蓋章。4、員工崗位異動時，必須將領(lǐng)用的辦公用品交回原單位的管控人員，由原單位的管控人員核查，收回辦公用品，并在辦公用品登記卡上確認簽字后，送到行政管理處審核。同時接收單位，根據(jù)崗位性質(zhì)，由接收單位辦公用品管控人員到行政管理處領(lǐng)取辦公用品登記卡，并按照規(guī)定填寫后交到行政管理處審核蓋章。5、員工離職時，需將所有登記在辦公用品卡內(nèi)的辦公用品移交本單位辦公用品管理員核查，并將登記卡交回行政管理處審核，然后才能辦理相關(guān)調(diào)動手續(xù)。第六章 附 則第十一條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，原2010年9月20日發(fā)布的辦公用品管理細則（暫行）（編號為：A3168）同時廢止。第十二條 本辦法經(jīng)總經(jīng)理核定后發(fā)布，修訂時亦同。附件1：辦公基本配備標準表層級辦公房間辦公用品A類B類C類公司高管套間空調(diào)1臺大板臺桌椅1套筆記本電腦單人雙人沙發(fā)及茶幾1套飲水機1臺辦公柜1個書柜1個電話機1部無線網(wǎng)卡移動硬盤按部門實行總額控制，平均每名辦公人員每月費用10元一級正主管單間小板臺桌椅1套筆記本電腦辦公柜1個書柜1個電話1部接待椅2把茶幾1個風(fēng)扇1臺無線網(wǎng)卡一級副主管1-2人1間小板臺桌椅1套筆記本電腦辦公柜1個書柜1個電話1部每個房間接待椅2把茶幾1個風(fēng)扇1臺機關(guān)管理人員2-3人1間臺式電腦辦公桌椅1套辦公柜1個電話每2人1部每個房間接待椅2把茶幾1個風(fēng)扇1臺非自動化辦公用品由設(shè)備處確認配備標準，其它辦公用品依據(jù)崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)需要履行審批手續(xù)進行配置附件2：C類辦公用品審批流程附件3：辦公用品申報表單位姓名工號申請辦公用品數(shù)量原有辦公用品情況（沒有填無）備注附件4：A、B