文件控制程序(修改)

北京東明興業(yè)科技有限公司 文件控制程序DM/CX /01 A/02 質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件文件編號：DM/CX /01 受控狀態(tài)： 發(fā)布編號：文 件 控 制 程 序版 次/修訂： A/03 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 2019年2月20日發(fā)布 2019年2月20日實施北京東明興業(yè)科技有限公司BEIJING DONGMING XINGYE SCIENCE TECHNOLOGY CO.,LTD1 目的本程序?qū)举|(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫、發(fā)放、使用、修改和作廢等過程進(jìn)行控制，以確保各部門和工作場所使用的文件現(xiàn)行有效，并保持公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系運(yùn)行的符合性。2 適用范圍 適用于公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系所使用的文件控制。文件的分類如下：2.1 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊；2.2 程序文件；2.3 質(zhì)量技術(shù)類支持性文件：具體包括作業(yè)指導(dǎo)、檢查指導(dǎo)、包裝仕樣、包裝物標(biāo)準(zhǔn)、工藝條件等指導(dǎo)生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)書、指導(dǎo)書類支持文件。2.4 質(zhì)量、環(huán)境管理類支持文件為質(zhì)量技術(shù)類支持文件以外的所有質(zhì)量、環(huán)境的支持文件。具體為各部門運(yùn)行質(zhì)量/環(huán)境管理體系的常用實施細(xì)則：如管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定等； 2.5 外來文件：與質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、來自客戶的圖紙、色板、膠片等技術(shù)文件；相關(guān)的法律法規(guī)按照法律法規(guī)及其它要求的控制程序進(jìn)行控制。2.6 質(zhì)量、環(huán)境記錄；2.6 其他質(zhì)量/環(huán)境管理文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃或項目計劃、設(shè)計輸出文件或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；2.7 作廢文件：文件經(jīng)變更、換版或取消后現(xiàn)場不再使用的原來文件。3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量/環(huán)境管理手冊。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、批準(zhǔn)程序文件。3.3 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織編寫質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件。3.4 文件管理中心負(fù)責(zé)公司受控文件的歸檔、發(fā)布、管理。3.5 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.6 各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的收集整理和歸檔等。4 工作程序4.1文件的編寫與審批4.1.1 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊由品質(zhì)管理部組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由品質(zhì)管理部組織編寫，品管部部長審核，管理者代表批準(zhǔn)。相關(guān)支持性文件由各職能部門編寫、編寫部門部長批準(zhǔn)（技術(shù)類支持性文件由主管技術(shù)的主管級或以上人員批準(zhǔn)）。 涉及其它部門的支持性文件應(yīng)由管理者代表批準(zhǔn)、屬于編制部門日常主管范圍內(nèi)為完善本部門工作而要求其它部門協(xié)助完成而制定的相關(guān)規(guī)定由編制部門的主管副總經(jīng)理及以上人員批準(zhǔn)、設(shè)備操作規(guī)程和設(shè)備保養(yǎng)、點檢相關(guān)規(guī)定由設(shè)備部部長批準(zhǔn)。4.1.2 與質(zhì)量/環(huán)境管理活動有關(guān)的重要行政文件(如人事任命、機(jī)構(gòu)設(shè)置變動等）職能部門編寫后由總經(jīng)理批準(zhǔn)。并按行政文件的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)布、管理。4.1.2 規(guī)定的相關(guān)文件審批權(quán)限為最低權(quán)限，職位比規(guī)定的審批人員高的可以行使文件的審批權(quán)。4.2 文件的編號4.2.1 質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件、支持文件和質(zhì)量、環(huán)境記錄按文件編號規(guī)則進(jìn)行編號，各職能部門編寫的支持文件由編制部門按文件編號規(guī)則編號。4.2.2 外來文件和資料由文件管理中心按外來文件編號規(guī)則編號。4.3 文件和資料的標(biāo)識4.3.1 受控文件A. 本公司將質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件、質(zhì)量技術(shù)類支持文件、質(zhì)量環(huán)境管理類支持性文件作為受控文件進(jìn)行管理。受控文件應(yīng)按編號加蓋“受控文件”印章。公司范圍內(nèi)的部門和人員及其他獲準(zhǔn)的單位和人員均應(yīng)使用受控文件。4.3.2 非受控文件用于咨詢單位或與其他對外交流的單位和人員時使用非受控文件，發(fā)放時應(yīng)加蓋“非受控文件”印章。4.3.3 舊版文件需要保留的作廢文件標(biāo)明“作廢保留”，不需要保留的作廢文件標(biāo)明“作廢”。4.4 文件和資料的接收、歸檔、發(fā)放4.4.1 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件、質(zhì)量技術(shù)類支持文件由文件管理中心歸檔發(fā)放，并填寫文件歸檔/分發(fā)記錄。質(zhì)量、環(huán)境管理類支持性文件由編寫部門進(jìn)行發(fā)放并填寫文件管理表，文件發(fā)放前到文件管理中心加蓋“受控文件”印章后進(jìn)行發(fā)放，并到文件管理中心進(jìn)行歸檔。4.4.2 收到外來技術(shù)文件和資料的部門識別其適用性，并填寫文件歸檔/分發(fā)申請表后，交文件管理中心歸檔。文管中心填寫文件管理清單，并按其指定的發(fā)放范圍發(fā)放文件復(fù)印件，并記錄于文件管理清單。4.4.3 文件的發(fā)放范圍：A、質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件按照管理者代表批準(zhǔn)的質(zhì)量/環(huán)境管理手冊清單、程序文件清單進(jìn)行發(fā)布，發(fā)布編號詳見文件管理編號規(guī)則。B、內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)： a、成型、涂裝等條件表、作業(yè)指導(dǎo)書，發(fā)放相關(guān)生產(chǎn)部門；b、檢查指導(dǎo)書發(fā)放品管部，由品管部發(fā)放生產(chǎn)部門及相關(guān)檢查課系；受入檢查指導(dǎo)書發(fā)放品管部。c、包裝仕樣書發(fā)放品管部、計劃部，由品管部發(fā)放生產(chǎn)部門及相關(guān)檢查課；d、包裝物標(biāo)準(zhǔn)書發(fā)放品管部、資材部、計劃部；e、其它標(biāo)準(zhǔn)性文件發(fā)放到相關(guān)部門。C、外來文件：a、產(chǎn)品圖：需由東明制作或修理模具后生產(chǎn)的產(chǎn)品圖發(fā)放模具部、工程技術(shù)部、品管部；客戶提供模具，東明生產(chǎn)的產(chǎn)品圖發(fā)放品管部、工程技術(shù)部。b、模具圖：需由東明制作或修理的模具圖發(fā)放模具部。c、其它標(biāo)準(zhǔn)：如色板、膠片等發(fā)放品管部.無法復(fù)印時，由文件管理中心保管，各部門借閱。D、有特殊要求的按具體要求進(jìn)行發(fā)放。4.5 文件和資料的更改、收回、換版以及評審4.5.1如質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件內(nèi)容不適宜公司發(fā)展現(xiàn)狀或不能指導(dǎo)質(zhì)量、環(huán)境管理活動時,進(jìn)行修改、更新。4.6.14.5.2 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件需要修改時（不作版本變更），提出部門向品管部提出文件變更申請。質(zhì)量/環(huán)境管理手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后（程序文件由品質(zhì)管理部部長審核，管理者代表批準(zhǔn)），由文件管理中心進(jìn)行修改、歸檔發(fā)布，原文件作廢收回，并填寫文件歸檔/分發(fā)記錄、文件修訂記錄，銷毀文件填寫文件銷毀記錄，少量的修改不作版本的變更。對質(zhì)量/管理手冊、程序文件換版時由文件管理中心直接修改質(zhì)量/管理手冊、程序文件而不必填寫提出文件變更申請、文件修訂記錄。4.5.3質(zhì)量、環(huán)境管理類 支持性文件中局部少量的修改，編寫部門在更改內(nèi)容下面用“”表示，并將更改的內(nèi)容記錄在文件管理表中，版次不變更。文件更改或修改篇幅較大時，應(yīng)進(jìn)行換版，新版本換發(fā)后原版本文件作廢。文件版次變更情況應(yīng)在文件目錄中明確顯示。修改過的文件到文件管理中心進(jìn)行歸檔。并將作廢文件交回文件管理中心進(jìn)行作廢處理。4.5.4 標(biāo)準(zhǔn)書、指導(dǎo)書等質(zhì)量技術(shù)類支持性文件需要更改時，原編制部門進(jìn)行更改，由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)，經(jīng)文件管理中心歸檔后發(fā)布。同時由文件管理中心收回原發(fā)布的所有更改前的文件，并記錄于文件歸檔/分發(fā)記錄中。4.5.5 為了便于追溯和查詢，由文件管理中心保存1份舊版技術(shù)文件并加蓋“作廢保留”印章。4.5.6 文件和資料更改后在文件清單中加以注釋，以便隨時識別現(xiàn)行修訂狀態(tài)。4.5.7 品質(zhì)管理部組織對質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的評審，可在年度的管理評審會上進(jìn)行。4.6 文件和資料的借閱臨時借閱文件的人員，需要在文件借閱清單表上進(jìn)行登記，借閱人員需及時歸還所借文件。 4.7 文件和資料的管理4.7.1 文件管理中心a）質(zhì)量/環(huán)境管理手冊：質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件的發(fā)布填寫文件管理表，并編制質(zhì)量/環(huán)境管理手冊清單、程序文件清單，與質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件一同歸檔。b）質(zhì)量技術(shù)類支持文件：填寫文件歸檔/分發(fā)記錄。c）匯總公司質(zhì)量、環(huán)境管理類支持文件，并填寫支持性文件清單。d) 外來文件填寫文件管理清單，保證最有效版本的查閱。4.7.2 各部門文件管理a）發(fā)布到各部門的質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、程序文件：由部長保存、管理。b）質(zhì)量、環(huán)境管理類支持性文件：編制、修改、銷毀、分發(fā)支持性文件，文件編寫部門填寫文件管理表。各部門匯總本部門的質(zhì)量、環(huán)境管理類支持性文件并填寫支持性文件清單。C) 各部門匯總本部門使用的標(biāo)準(zhǔn)書、指導(dǎo)書等質(zhì)量技術(shù)類支持性文件、外來技術(shù)類文件并填寫部門受控文件清單。4.7.3 文件和資料歸檔后應(yīng)保存在通風(fēng)、干燥處，并定期進(jìn)行檢查和防范，保證防潮、防霉、防蛀、防火、防鼠害等，消防條件也應(yīng)達(dá)到要求。4.7.4 公司內(nèi)部不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件和復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文件管理中心收回銷毀。4.7.5 當(dāng)現(xiàn)場使用的受控文件嚴(yán)重破損時，使用人應(yīng)到文件管理中心辦理更換手續(xù)，以舊換新，文件仍按原文件分發(fā)編號。4.7.6 當(dāng)文件丟失或工作需要追加領(lǐng)用體系文件時使用部門提出文件領(lǐng)用申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，從文件管理中心領(lǐng)取。4.7.7 公司內(nèi)所有的工作現(xiàn)場只使用有效的“受控”文件，不能使用“作廢”文件。4.8 文件的保存期4.8.1 受控文件原件在文件管理中心長期保存。需保留的受控文件的作廢本文件的保存期限執(zhí)行文件保存期限管理規(guī)定的要求。4.8.2質(zhì)量、環(huán)境記錄依據(jù)記錄清單由各部門進(jìn)行保存、銷毀。5 相關(guān)文件5.1文件編