合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院公文處理辦法

合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使我院公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、程序化，提高公文質(zhì)量和工作效率，根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號(hào)）有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，修定本辦法。第二條 本辦法中的公文是學(xué)院在實(shí)施教育教學(xué)管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是學(xué)院依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作；公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第四條 本辦法適用于學(xué)院黨政部門中的公文處理工作。合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院黨政辦公室（以下簡(jiǎn)稱“黨政辦”）是學(xué)院公文的管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各系（部）、處（室）的公文處理工作。各部門負(fù)責(zé)人主管本部門的公文處理工作，并確定一名專職人員負(fù)責(zé)該工作。第五條 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守公文處理辦法，并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的檢查和領(lǐng)導(dǎo)。第二章 公文種類和形式第六條 各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)其隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍、發(fā)文目的以及公文內(nèi)容、行文關(guān)系等，正確選用公文種類。適用于學(xué)院的公文種類主要有：（一）決議：適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。（二）決定：適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大活動(dòng)做出安排；獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員；變更或撤消二級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定等。（三）通告：適用于學(xué)院在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（四）通知：適用發(fā)布規(guī)章；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文；要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免黨政干部。學(xué)院制定的規(guī)章、制度措施和其他規(guī)范性文件根據(jù)實(shí)際內(nèi)容可分別冠以“規(guī)定”“辦法”“細(xì)則”等名稱，一般用“通知”形式印發(fā)。（五）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（六）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（七）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（八）批復(fù)：適用于答復(fù)學(xué)院內(nèi)各部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。（九）意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（十）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)。（十一）紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)黨委會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議或其他重要會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第七條 學(xué)院公文主要形式有：（一）學(xué)院文件。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)文件”“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院文件”的公文，主要適用于傳達(dá)部署學(xué)院黨政重要工作和全局性工作；發(fā)布重要決定；通報(bào)重要事項(xiàng)；處理關(guān)系學(xué)院全局的重大問題；需要上報(bào)的文件以及依照上級(jí)規(guī)定必須以學(xué)院名義發(fā)文的事項(xiàng)。（二）學(xué)院函件。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)”“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院”的信函式公文。用于學(xué)院向無隸屬關(guān)系的有關(guān)部門或單位請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，也可用于學(xué)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以學(xué)院名義對(duì)外聯(lián)系工作。（三）辦公室文件。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)辦公室文件”“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院辦公室文件”的公文。用于對(duì)學(xué)院內(nèi)各部門發(fā)文，主要用于傳達(dá)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)議定的工作意見，宣布、安排、布置常規(guī)的綜合性黨政事務(wù)工作。（四）處室函件。也稱為部門文件，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院處室函件”的公文。用于發(fā)布部門職權(quán)范圍內(nèi)的一般性工作。部門文件不能對(duì)學(xué)院外使用。（五）會(huì)議紀(jì)要。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中共合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要”“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院會(huì)議紀(jì)要”的公文。分別用于記載、傳達(dá)學(xué)院黨委會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議的決定事項(xiàng)和主要精神。為了提高工作效率，公文首頁紙由黨政辦統(tǒng)一印制。如遇事務(wù)性、臨時(shí)性工作，建議使用部門便箋、無發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)紙張（不標(biāo)識(shí)“文件”），以印發(fā)通知的形式進(jìn)行。公文形式應(yīng)當(dāng)與發(fā)文字號(hào)配套使用，不得混用。第三章 公文格式第八條 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。第九條 學(xué)院公文的版式按照黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB-T9704-2012）執(zhí)行。公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm）。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm1mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm,版心尺寸為156 mm225mm。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可適當(dāng)調(diào)整。第十條 版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭（份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等）、主體（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等）和版記（版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等）三部分。頁碼位于版心外。（一）涉密公文應(yīng)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限。緊急公文，根據(jù)緊急程度分別標(biāo)注“特急”“加急”。（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（三）公文的發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)代字由院辦確定，發(fā)文順序號(hào)由院辦編排（處室函件發(fā)文順序由發(fā)文部門編排）。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”和“字”。聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦部門發(fā)文字號(hào)，不得有兩個(gè)發(fā)文字號(hào)。1.以學(xué)院名義發(fā)文。（1）涉及學(xué)院黨政全局性、綜合性問題，發(fā)文字號(hào)為“院黨字號(hào)”“院字號(hào)”；（2）部門以學(xué)院名義制發(fā)的文件發(fā)文字號(hào)為“院字號(hào)”，如教務(wù)處以學(xué)院名義的發(fā)文，發(fā)文字號(hào)為“院教字號(hào)”。 2.以黨辦、院辦名義發(fā)文，發(fā)文字號(hào)為“黨辦號(hào)”“院辦號(hào)”。3.學(xué)院各部門發(fā)文且蓋部門印章的，略去學(xué)院簡(jiǎn)稱，標(biāo)注部門發(fā)文代字（部門簡(jiǎn)稱）。比如，教務(wù)處發(fā)布有關(guān)教學(xué)方面的公文用“教務(wù)號(hào)” 。4.函件。院級(jí)函件，編號(hào)為“院函號(hào)”；部門函件，部門自行編號(hào)，一般為“部門簡(jiǎn)稱+函號(hào)”。院級(jí)公文和院辦發(fā)文由院辦統(tǒng)一掌握文號(hào)；部門發(fā)文，各部門自行編號(hào)。同一發(fā)文形式（指同一種公文版頭），按統(tǒng)一順序編號(hào)。文號(hào)、印章須與相應(yīng)的公文版頭一致使用。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。（四）上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。學(xué)院內(nèi)部發(fā)文時(shí)，標(biāo)題中可略去學(xué)院名稱。除法規(guī)、規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置。（六）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。學(xué)院黨委對(duì)學(xué)院內(nèi)各級(jí)黨組織、學(xué)院對(duì)各處（室）、系（部）發(fā)文，用“各黨總支”和“各系、部,機(jī)關(guān)各單位”的統(tǒng)稱，必要時(shí)適當(dāng)調(diào)整。主送機(jī)關(guān)用3號(hào)仿宋體字編排在標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)移至版記。（七）公文首頁必須顯示正文。用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。規(guī)章制度中依次采用章、節(jié)、條、款層次。（八）公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如：“附件：1. ”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（九）公文應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，并署會(huì)議通過或負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章與署名機(jī)關(guān)相符。以學(xué)院黨委和學(xué)院行政名義制發(fā)的公文，使用“中共合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院委員會(huì)”“合肥信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院”印章。以部門名義制發(fā)的公文，使用與部門名稱一致的部門印章。1.加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一部門制發(fā)的公文，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行。2.聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行內(nèi)。3.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢?，使公文生效標(biāo)識(shí)不能與正文同處一頁時(shí)，應(yīng)通過調(diào)整公文的行間距等措施，使二者同處一頁。不得采用將生效標(biāo)識(shí)單獨(dú)放在一頁并在其左上方標(biāo)注“此頁無正文”的方法解決。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明完整的年、月、日，月、日不編虛位（即1不編為01）?！皼Q定”等公文在不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)時(shí)，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)左空兩格標(biāo)注于成文時(shí)間的下一行。如屬請(qǐng)示件或工作需要，應(yīng)當(dāng)在該處注明聯(lián)系人和電話。（十二）附件另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂、發(fā)送?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，格式要求同正文。（十三）抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素構(gòu)成公文的版記。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。1.抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，可以是上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)排列順序上一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，依照先上級(jí)、再平級(jí)、后下級(jí)的次序。抄送機(jī)關(guān)一般用4號(hào)仿宋體字，編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。2.如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將抄送二字改為主送外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有抄送機(jī)關(guān)又有主送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行，之間不加分隔線。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。4.版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。（十四）公文頁碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線（“”）；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。第十一條 公文的特定格式（一）信函格式。公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式，常用于通知、批復(fù)、函等文種的公文中。信函格式公文如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，份號(hào)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，密級(jí)和保密期限、緊急程度自上而下分行排列。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距2行。信函格式公文首頁不顯示頁碼。信函格式公文的版記中不加印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期及分隔線。（二）紀(jì)要格式。紀(jì)要標(biāo)志由“紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。第四章 行文規(guī)則第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。學(xué)院內(nèi)屬于各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由部門自行行文或聯(lián)合行文；各部門在自己職權(quán)范圍內(nèi)可以相互行文。第十四條 各類公文應(yīng)貫徹黨政分開的原則，確因工作需要，黨政工團(tuán)組織、相關(guān)部門，可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文。第十五條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得多頭報(bào)送，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)，也不得抄送個(gè)人?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”要分別行文，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第十六條 為了保持公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，學(xué)院要精簡(jiǎn)文件，能通過電話、網(wǎng)站、郵件等形式傳達(dá)的，不再印發(fā)文件。凡能通過面對(duì)面或口頭協(xié)商解決的問題，應(yīng)當(dāng)不再行文。領(lǐng)導(dǎo)講話，除部署全局性工作外，一般不印發(fā)公文。第五章 發(fā)文辦理第十七條 發(fā)文辦理是指以學(xué)院和各部門名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十八條 草擬，是發(fā)文的第一道程序，按照發(fā)文內(nèi)容不同，文件由不同的主辦部門草擬。以學(xué)院名義發(fā)文，全院綜合性文件由院辦負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門草擬，單一業(yè)務(wù)性文件由業(yè)務(wù)歸屬部門草擬；以部門名義發(fā)文，由該部門負(fù)責(zé)草擬；對(duì)于涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍的文件，主辦部門應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商草擬。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及學(xué)院的職責(zé)權(quán)限。情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（二）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（三）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)說明緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（四）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)標(biāo)計(jì)量單位。（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（六）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（七）草擬公文應(yīng)先填寫發(fā)文稿紙。文稿一律采用A4紙張打印，并附電子文本。第十九條 審核，會(huì)簽。（一）部門以學(xué)院名義制發(fā)的公文，先由本部門負(fù)責(zé)人審核，交黨政辦從內(nèi)容、格式等方面進(jìn)行核稿。對(duì)不符合要求的公文，黨政辦可將文稿退回?cái)M稿單位進(jìn)行修改。（二）凡涉及幾個(gè)部門工作的院級(jí)公文，先由主辦部門會(huì)同有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核并簽署意見，再送黨政辦進(jìn)行核稿。不得將意見不一致的文稿交學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文送交黨政辦核稿的時(shí)間應(yīng)比正式發(fā)文時(shí)間提前2天以上。（三）部門公文，由部門負(fù)責(zé)人核稿。第二十條 公文簽發(fā)。（一）院級(jí)公文，經(jīng)黨政辦核稿后呈學(xué)院黨委書記、院長(zhǎng)或分管副院長(zhǎng)簽發(fā)，一般本著誰主管誰負(fù)責(zé)的原則；重要的請(qǐng)示、報(bào)告由書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署意見、姓名和日期。非特殊情況，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)黨政辦審核的文稿。（二）部門公文，由各部門主要負(fù)責(zé)人（或委托副職）簽發(fā)有效。其中涉及專門重要事項(xiàng)的由分管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，涉及全局重要事項(xiàng)的需送主要院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加簽。（三）經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的文稿，正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（四）文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不準(zhǔn)改動(dòng)。如確需改動(dòng)，必須重新核稿，并報(bào)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審定。第二十一條 繕印，用印，登記，分發(fā)。黨政辦負(fù)責(zé)以學(xué)院黨委、學(xué)院行政和院辦名義發(fā)出的公文的繕印工作，正式公文的排版、印刷、上網(wǎng)工作由黨政辦承擔(dān)。文件印刷完畢，經(jīng)黨政辦負(fù)責(zé)人核對(duì)無誤，加蓋印章、存檔、登記、分發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文由該部門負(fù)責(zé)以上事務(wù)。第六章 收文辦理第二十二條 收文辦理指學(xué)院黨政機(jī)關(guān)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、分送、批辦、承辦、催辦等程序。第二十三條 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)學(xué)院的行文，一般由黨政辦簽收、啟封；黨政辦負(fù)責(zé)人按公文內(nèi)容確定屬辦件或閱件，辦件請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)“閱示”，閱件請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)“閱”。短文當(dāng)天批閱，急件隨到隨批。黨政辦負(fù)責(zé)收文辦理的秘書按批辦意見分別送達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門。第二十四條 上級(jí)來文要求學(xué)院貫徹執(zhí)行的，按院領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，根據(jù)涉及范圍的大小，可采取下列方式之一傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行：（一）將原文復(fù)印或翻印送至有關(guān)部門傳閱；（二）學(xué)院發(fā)布實(shí)施意見并附原文；（三）學(xué)院制訂和發(fā)布實(shí)施細(xì)則、辦法并附原文；（四）在一定范圍內(nèi)召開會(huì)議傳達(dá)。第二十五條 涉密公文傳遞和傳輸應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)保密要求。第二十六條 上級(jí)政府及其部門召開會(huì)議所發(fā)的公文，除明確發(fā)給與會(huì)人員的外，參加會(huì)議的學(xué)院人員必須在會(huì)后及時(shí)將公文原件全部交黨政辦保管。學(xué)院各部門收到的上級(jí)政府及其部門的公文，全部將公文原件交到黨政辦保管。第二十七條 黨政辦收到各部門上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合本辦法的公文，黨政辦負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見并送院領(lǐng)導(dǎo)批示。第二十八條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回黨政辦并說明理由。涉及多個(gè)部門辦理的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與協(xié)辦